إدارة المعرفة: كيف نحول الفوضى المعلوماتية إلى إبداع؟

في عالم الشّركات اليوم، إدارة المعرفة أشبه بمحاولة تنظيم مكتبةٍ ضخمةٍ، حيث لا تكفي رفوف الكتب لترتيب كلّ الأفكار والخبرات، الفكرة بسيطة: كيف نجعل كلّ ما نعرفه داخل المؤسّسة قابلاً للاستخدام في الوقت المناسب؟ إدارة المعرفة هي فنّ تحويل الفوضى المعلوماتيّة إلى مصدر إلهامٍ وابتكار، ومع أنّ التّكنولوجيا تساعد كثيراً في تخزين البيانات، إلا أنّ التّحدي الحقيقيّ هو كيفيّة الاستفادة منها، وإلّا فستنتهي المعرفة مثل كتبٍ قديمةٍ مليئةٍ بالغبار، فكيف نحوّل دون ذلك؟

ما هي إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة هي عمليّةٌ منهجيّةٌ تقوم بها الشّركات لجمع وتنظيم ومشاركة المعرفة والمعلومات التّي يحتاجها الموظفون لأداء أعمالهم بكفاءة. سواءً كان ذلك من خلال المستندات التّقنيّة، الأسئلة الشّائعة، الأدّلة التّدريبيّة أو الموارد الدّاخليّة الأخرى، فإنّ الهدف هو تسهيل الوصول إلى هذه المعرفة وإتاحتها لجميع الموظّفين في الوقت المناسب.

لكنّ عمليّة إدارة المعرفة ليست مجرّد تخزين بيانات؛ إنّها تشمل أدواتٍ وتقنياتٍ متنوّعةٍ لتحليل المعلومات، ضمان تدفّقها، وتقديمها بطريقةٍ فعّالةٍ، ويكمن التّحدي الرّئيس هنا في اختيار أو تطوير نظام إدارة معرفة يتناسب مع هيكل وأهداف الشّركة، ويحفّز الموظّفين على تبادل هذه المعرفة بنشاط ^[1].

إدارة المعرفة: حالات الاستخدام والنّجاح

شهدت ممارسات إدارة المعرفة نجاحاً كبيراً عندما تمّ تطبيقها بشكلٍ فعّالٍ في مجالاتٍ محدّدة. باستخدام الأدوات والاستراتيجيّات المناسبة، حيث يمكن تعزيز الكفاءة والابتكار داخل المؤسّسات. 

إليكم بعض أهم حالات الاستخدام التّي أثبتت فيها إدارة المعرفة قيمتها ^[2]:

توظيف وتدريب الموظفين الجدد

إحدى أكبر التّحديات التّي تواجه الشّركات عند توظيف موظفين جدد هي التّغلب على المنحنى التّعليمي الكبير، عوضاً عن إغراق الموظّفين الجدد بكمٍّ هائلٍ من المعلومات خلال الأسابيع الأولى، تُقدّم أنظمة إدارة المعرفة دعماً مستمراً، إذ تتيح هذه الأنظمة للموظفين الجدد الوصول إلى معلوماتٍ مفيدةٍ في أيّ وقتٍ يحتاجون إليها، ممّا يقلّل من التّوتر ويزيد من سرعة اندماجهم في بيئة العمل. 

بمرور الوقت، يصبح الموظّفون أكثر ثقةٍ وكفاءة، ممّا يعزّز من إنتاجيتهم وقدرتهم على المساهمة في تحقيق أهداف الشّركة.

المهام اليوميّة للموظفين

في بيئات العمل السّريعة والمتحوّلة، يحتاج الموظّفون إلى الوصول السّريع والدّقيق للمعلومات الحاسمة، هنا يأتي دور تطبيق إدارة المعرفة؛ فهي تضمن أنّ كلّ موظّفٍ لديه إمكانيّة الوصول إلى الأجوبة الصّحيحة والمعلومات الدّقيقة في الوقت المناسب، هذا الأمر لا يساعد فقط في تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات، بل يتيح للعاملين التّركيز على الأنشطة التّي تدفع عجلة الابتكار وتحقيق الأرباح. 

فعندما يمتلك الموظّفون الأدوات اللّازمة لاتخاذ قراراتٍ مستنيرةٍ، يكونون أكثر كفاءةً وقدرة على الابتكار.

خدمة العملاء الذاتيّة

أظهر العملاء مراراً وتكراراً رغبتهم في العثور على الإجابات بأنفسهم، بدلاً من الاتصال بدعم العملاء، عندما يتمّ تطبيق إدارة المعرفة بشكلٍ صحيح، يمكن للشّركات تقديم حلول ذاتيّة تخفّض من تكاليف دعم العملاء وتعزّز رضاهم، حيث توفر هذه الأنظمة إمكانيّة الوصول إلى قاعدةٍ معرفيّةٍ شاملة، ممّا يسمح للعملاء بالعثور على الحلول بأنفسهم بسرعةٍ وسهولة. 

التّفكير خارج الصندوق

على الرّغم من أن إدارة المعرفة تُطبَّق غالباً في مجالات تقليديّة مثل دعم العملاء والتّدريب، إلّا أنّ هناك إمكانيّاتٍ واسعةٍ لاستخدامها في الابتكار واستكشاف أفكارٍ جديدة.

على سبيل المثال، يمكن للمؤسّسات إنشاء منصّاتٍ تعاونيّةٍ تمكّن الموظّفين من مشاركة الأفكار والرّؤى بسهولة، ممّا يعزّز من ثقافة الابتكار ويحفّز على التّفكير الإبداعي، هذه الأنظمة توفر بيئةٍ غنيّةٍ بالتّعاون، حيث يمكن للمجموعات تبادل الأفكار وتطوير حلولٍ مبتكرةٍ تعزز التّنافسيّة في السّوق.

التّحول الرّقمي

الإدارة الجيدة للمعرفة تلعب دوراً حاسماً في نجاح التّحول الرّقمي للمؤسسات، فالقدرة على تنظيم وتحليل الكم الهائل من المعلومات المتاحة يساعد المؤسسات على اتخاذ قرارات استراتيجيّة أفضل، كما أنها تسهل على الفرق المختلفة التّواصل والتّعاون بفعاليّة، حتى عندما تكون هذه الفرق منتشرة جغرافياً. 

ما هي إدارة المعرفة؟ إدارة المعرفة هي العمليّة التّي تهدف إلى جمع وتخزين ومشاركة المعرفة داخل المؤسّسة لضمان استفادة الجميع منها بشكلٍ فعّال، إن هذا التّكامل بين التّكنولوجيا والمعرفة يعزّز من مرونة المؤسّسة، ويؤهلها لمواكبة التّغيرات السّريعة في بيئة الأعمال. 

وهكذا يمكن القول إنّ الإدارة الجيدة للمعرفة ليست مجرد أداةٍ تقنيّة، بل هي استراتيجيّةٌ شاملةٌ تهدف إلى تحسين الكفاءة وتعزيز الإبداع داخل المؤسّسات، وبفضل تطبيقاتها المتنوّعة، يمكن للشّركات من مختلف الصّناعات الاستفادة منها لتحقيق نجاحاتٍ كبيرةٍ وابتكارٍ مستدام.

أنواع المعرفة: كيف تبني المؤسّسات كنزها الفكري؟

في عالم الأعمال سريع التّغير، تُعد المعرفة القوة الحقيقيّة التّي تُمكّن الشّركات من التّكيف مع المتغيرات وتحقيق التّفوق، ولكن ما هي المعرفة؟ إنها أكثر من مجرد معلومات؛ هي الفهم العميق الذي تكتسبه الأفراد والمنظمات من خلال الخبرات والتّعلم المستمر، ولفهم هذا المفهوم بشكل أفضل، يجب أن نغوص في الأنواع المختلفة للمعرفة وكيفيّة تداخلها في حياتنا اليوميّة، وفي العمليات المؤسسيّة، لكن دعونا أولاً، نفهم أكثر عن المعرفة، ومن أين تأتي؟

المعرفة تبدأ من البيانات الخام؛ تلك الأرقام والمعلومات المجرّدة التّي لا معنى لها بدون سياق، عندما يتمّ وضع هذه البيانات في إطارٍ معين، وتُستخدم لفهم أو تحليل موقف أو مشكلةٍ معيّنةٍ، تتحوّل إلى معلومات، وعندما تُعمَّق هذه المعلومات من خلال التّجربة والفهم، تتحوّل إلى معرفة، إذاً، إدارة المعرفة هي العمليّة التّي تنقلنا من "الحقائق" إلى "الفهم" ومن ثمّ إلى "الحكمة".

أربعة أنواع من المعرفة

للمعرفة أنواع متعددة، ولكن يمكن تقسيمها إلى أربع فئاتٍ رئيسة: المعرفة الصّريحة، المعرفة الضّمنيّة، المعرفة الكامنة، والمعرفة المدمجة، سنأخذك في جولةٍ للتّعرف على كلّ نوع، وكيف يساهم في نجاح المؤسّسات ^[1].

المعرفة الصريحة: الأسهل للوصول... والأكثر شيوعاً

المعرفة الصّريحة هي تلك المعرفة الموثّقة والمدونة، والتّي يمكن تخزينها بسهولة والوصول إليها، تجدها في الكتب، الوثائق، كتيبات الإرشادات، مقاطع الفيديو التّعليميّة، وقواعد البيانات، إنّها مثل خريطة الكنز؛ تخبرك بالخطوات التّفصيليّة للوصول إلى هدف معين.

مثال على هذه المعرفة هو دليل المستخدم لجهاز معين، أو فيديو تعليمي يوضح كيفيّة استخدام برنامج جديد، كونها منظّمةٍ بشكلٍ جيّد، فإنّ نظم إدارة المعرفة تجد سهولةً في التّعامل مع هذا النّوع من المعرفة، وفي أيّ مؤسّسةٍ، هذه هي المعلومات التّي يُطلب من الموظّفين قراءتها وتعلمها لاستخدامها في حياتهم العمليّة.

المعرفة الضمنيّة: الخبرة التّي لا يمكن توثيقها بسهولة

إذا كانت المعرفة الصّريحة هي الكتب التّي تقرأها، فإنّ المعرفة الضمنيّة هي تلك الحكمة الّتي لا يمكن كتابتها بالكامل، إنّها تعتمد على الحدس، التّجربة، والممارسة، لذا فإنّها تأتي مع الوقت وتراكم التّجارب، وهي ما يجعل الفرد أو القائد قادراً على اتّخاذ قراراتٍ ناجحةٍ بناءً على مواقفٍ معينة.

على سبيل المثال، قدرة قائد فريق مبيعات على معرفة الوقت المناسب لإطلاق عرضٍ تسويقي جديد، أو القدرة على اتّخاذ قرارٍ صائبٍ في موقفٍ معقٍّد، هي أمثلة على المعرفة الضمنيّة، ما يجعلها صعبة النّقل هو أنّها توجد في ذهن الشّخص، وتستند إلى سنواتٍ من الخبرة والتّجربة، كذلك يصعب تحويلها إلى وثائقٍ مكتوبةٍ أو مقاطع فيديو، وغالباً تحتاج الشّركات إلى جهودٍ مضاعفة لتحويل هذه الخبرة إلى شكلٍ ملموسٍ يمكن مشاركته.

المعرفة الكامنة: تطبيق المعرفة الصريحة في الواقع

المعرفة الكامنة هي الجسر الذي يربط بين النّظريّة والتّطبيق، فهي الطريقة التّي تُستخدم بها المعرفة الصريحة لتطبيقها في مواقف حياتيّة حقيقيّة، بعبارةٍ أخرى، هي تحويل المعرفة المكتوبة إلى فعلٍ ملموس.

على سبيل المثال، يمكن لموظّف أن يقرأ عن كيفيّة إدارة مشروعٍ معين، ولكن عندما يبدأ في تنفيذ تلك المعرفة على أرض الواقع، يظهر هنا الفارق بين المعرفة النّظريّة والتّطبيق العمليّ، هذه المعرفة تتشكّل مع الممارسة، وهي التّي تصقل مهارات الأفراد في فهم كيف يتم تطبيق المفاهيم المكتوبة على أرض الواقع.

المعرفة المدمجة: في عمق العمليات المؤسّسيّة

المعرفة المدمجة ليست مكتوبة في مستنداتٍ أو مخزّنةٍ في ذهن شخص واحد، إنها جزء لا يتجزأ من الثقافة التّنظيميّة والعمليات اليوميّة في أي شركة، يمكن أن تجدها في طريقة سير العمل، الإجراءات الرّوتينيّة، وحتى في السّياسات التّي تتبعها المؤسسة.

تُدمج هذه المعرفة بشكل رسمي من خلال مبادرات الإدارة، أو بشكل غير رسمي مع مرور الوقت أثناء قيام المؤسّسة بتطبيق وتطوير أنواع المعرفة الأخرى، على سبيل المثال، قد تتضمّن هذه المعرفة تفاصيل حول الطّريقة الأمثل لتنفيذ عمليّةٍ معيّنةٍ بشكلٍ متكرّر، أو لماذا يتمّ تنفيذ إجراءٍ معيّن بطريقة محددة دون غيرها.

هذا النّوع لا يكون واضحاً جداً في بدايّة العمل داخل المؤسّسة، فهو متأصلٌ في الثّقافة، ويُكتسب مع مرور الوقت والتّعامل مع العمليّات المختلفة، قد تجد الموظفين الجدد يكتشفون المعرفة المدمجة تدريجياً أثناء تعاملهم مع العمليات اليوميّة.

إذاً، فهم أنواع المعرفة المختلفة يساعد المؤسّسات على إدارة وتوظيف المعلومات بشكلٍ أكثر فعاليّة، ممّا يعزّز الكفاءة والإنتاجيّة، ويساعد في تحقيق الأهداف طويلة المدى، ومع ذلك لا يخلّ الأمر من بعض التّحديات.

تحدّيات إدارة المعرفة: عقبات أمام التّغيير والابتكار

رغم الفوائد الكبيرة التّي توفرها إدارة المعرفة، هناك مجموعةٌ من التّحديات التّي تواجه المؤسّسات في تطبيق هذه الأنظمة بفعاليّة ^[2]. 

مقاومة التّغيير

ربما يكون التّحدي الأكبر هو مقاومة التّغيير، فالعديد من الموظّفين معتادون على طرق عملٍ معيّنة، ويشعرون بالرّاحة في اتباعها، ممّا يجعل من الصعب على المدراء إقناعهم بضرورة تبنّي طرقٍ جديدةٍ لمشاركة المعلومات في مساحات عمل مشتركة، كما أن هذه المقاومة قد تُبطئ تبني الأنظمة الجديدة، وتجعل المشاركة الفعالة للمعلومات أكثر تعقيداً.

التّكنولوجيا القديمة

إلى جانب مقاومة التّغيير، يبرز تحدٍ آخر يتمثّل في التّكنولوجيا القديمة، مع التّطور المستمرّ في الأدوات التّكنولوجيّة، قد تواجه الشّركات صعوبةً في مواكبة آخر التّحديثات والابتكارات، ممّا يؤدّي إلى استخدام أنظمةٍ قديمةٍ لا تواكب الاحتياجات المتغيّرة للبيئة المؤسّسيّة.

المخاوف الأمنيّة

المخاوف الأمنيّة واحدةٌ من أكبر التّحديات، التّي تُشكل عائقاً أمام إدارة المعرفة، فمع انتشار المعلومات داخل الأنظمة المختلفة، تصبح مسألة تحديد مستويات الصلاحيّة، ومن يحقّ له الوصول إلى البيانات أمراً بالغ الأهميّة لضمان حمايّة المعلومات الحسّاسة.

المعلومات القديمة 

هي تحدٍ آخر يواجه المؤسّسات، حيث تتغيّر المعلومات بشكلٍ سريع مثلما تتطوّر التّكنولوجيا، لذا، يجب أن تحرص المؤسّسات على تحديث محتوى قواعد بياناتها بشكل دوري للحفاظ على جودتها وملاءمتها للوضع الحالي.

المعلومات الدقيقة

مع الكم الهائل من المعلومات المتاحة، يواجه المستخدمون تحدياً كبيراً في تحديد المعلومة الدّقيقة التّي يحتاجونها في الوقت المناسب، وهو ما يعرف بالتّشبع المعلوماتي، إذ إن كثرة البيانات قد تؤدّي إلى تبديد الوقت في البحث بدلاً من استخدامها بشكلٍ فعّال، لكن هنا من المهم جداً معرفة ما هي إدارة المعرفة بشكلٍ جيد، فربما يكون معرفة الجواب سبيلاً مهماً للتغلّب على هذا التّحدي.

توفّر هذه التّحديات، رغم صعوبتها، فرصة للمؤسسات لتبنّي استراتيجيات إدارة المعرفة بطرقٍ أكثر ابتكاراً، ممّا يدفعها نحو تحسين العمليات الدّاخليّة وزيادة الإنتاجيّة.

أدوات إدارة المعرفة: سرّ الابتكار والتّواصل الذكي

في عالم الأعمال الحديث، تعتمد الشّركات النّاجحة على أكثر من مجرد جهود فرقها البشريّة، إنّها تستفيد من أدوات إدارة المعرفة التّي تعمل في خلفيّة المشهد، تجمع وتنظم البيانات، وتحولها إلى رؤىً قابلةٍ للّتنفيذ، كما أنّ هذه الأدوات ليست مجرد مستودعاتٍ للمعلومات؛ بل هي الرّكيزة التّي تتيح تبادل المعرفة بسلاسة بين الموظفين وأصحاب المصلحة، مما يعزز التّعاون والابتكار.

لنلقِ نظرة على 4 أنواع رئيسيّة من أدوات إدارة المعرفة التّي تُمكّن المؤسسات من الاستفادة القصوى من مواردها الرّقميّة ^[3]:

قواعد المعرفة: بنك المعلومات الذكي

قاعدة المعرفة ليست مجرّد مساحة لتخزين المعلومات، بل هي محطةٌ مركزيّةٌ تمكّن الجميع من الوصول إلى إجاباتٍ دقيقةٍ وسريعة، سواءً كانت الأسئلة الشّائعة أو المشكلات الفنيّة المعقّدة، تتيح هذه الأداة الوصول إلى الحلول بفضل تنظيمها الذّكي، وبهذا الشّكل، تقلّل من العبء على فرق الدّعم الفني، إذ يمكن للعملاء والموظّفين على حدٍّ سواء الحصول على الدّعم ذاتياً.

أنظمة إدارة التّعلم (LMS): منصة التّطوير المستمر

لا يقتصر دور أنظمة إدارة التّعلم على تخزين الدّروس والاختبارات؛ بل هي جسرٌ يعبر من خلاله الموظّفون نحو تطوير مهاراتهم، وبفضل هذه الأنظمة، يمكن للشّركات تقديم برامج تدريبيّةٍ مخصّصة، تتبع أداء المتعلّمين، وضمان التّطور المستمرّ داخل المؤسّسة، إنّها ليست مجرد أداة، بل فرصة لتوسيع المعرفة وتحقيق النّمو المهني.

برامج إدارة الوثائق: المستودع الآمن للتعاون

مع تزايد حجم البيانات داخل المؤسسات، تصبح إدارة الوثائق أمراً حيوياً، إذ تتيح هذه الأدوات للشّركات إنشاء وتخزين المستندات بأمان، مع ضمان سهولة الوصول إليها في أي وقت، ومن خلال تعزيز التّعاون بين الفرق، تصبح عمليّة التّحكم في الوثائق أسهل وأسرع، ممّا يضمن سير العمل بسلاسة.

أنظمة إدارة المحتوى (CMS): الحل السّهل لنشر المحتوى

بدلاً من تعقيدات بناء المواقع من الصّفر، توفر أنظمة إدارة المحتوى للشّركات أدوات جاهزة لنشر المحتوى الرّقمي على الإنترنت دون الحاجة إلى معرفة تقنيّة متقدّمة، وبفضل هذه الأنظمة، يمكن للشّركات التّركيز على تقديم محتوىً ذي جودة عاليّة، مع الاستفادة من القوالب الجاهزة لإدارة المواقع بسرعةٍ وكفاءة.

باختصار، أدوات إدارة المعرفة هي الأساس الذي تستند إليه المؤسّسات الذكيّة لتوجيه المعرفة، وتحويلها إلى قوةٍ إنتاجيّة، فهي تتيح للشركات التّعاون الفعّال، الابتكار المستمر، والتّفوق في عالم تنافسي لا مجال فيه للتأخر عن الرّكب.