تحسين الإنتاجية: استراتيجيات للتعامل مع التحديات البيئية

أنت معتادٌ على تحسين أداء عملكَ، فقد حدّثتَ بيئة عملكَ بانتظامٍ وحسّنت عمليّات سيره، ولكن هل فكّرت في كيفيّة تأثير بيئة عملكَ المباشرة على قدرتكَ على إكمال المهام بنجاحٍ وانتظامٍ؟ يُمكن أن يتأخّر إنجاز المهامّ أو يعوقه أو يوقفه أدنى التّغييرات البيئيّة، فخذ مثالاً: كيف ستتعامل في مكان عملكَ مع انقطاعٍ غير متوقّعٍ للإنترنت؟

على الرّغم من أنّك لا تستطيع منع ظهور حالاتٍ أقلّ من المثاليّة في عملكِ، إلّا أنّه يُمكنك الاستعداد لكيفيّة التّعامل معها ومواصلة عملكَ عندما تحدث حتماً. وفيما يلي 3 طرق عمليّةٍ لتحسين المهام في عملك وإنجاز مسؤوليّاتك على أكمل وجهٍ.

حدّد أساسيات المهمة

ليست كلّ المهام متشابهةً، فبعضها يُمكن إنجازه دفعةً واحدةً، بينما يتطلّب البعض الآخر مزيداً من التّخطيط والتّحضير. علاوةً على ذلك، تعتمدُ القدرة على إنجاز مهمّةٍ ما بفعاليّةٍ في أيّ وقتٍ على عوامل بيئيّةٍ معيّنةٍ، إذ تبدو كتابة رسالة بريد إلكتروني على حاسوبٍ مكتبيٍّ مهمّةً بسيطةً. ومع ذلك، فإنّ هذا هو الحال فقط إذا كانت الجهاز في وضع التّشغيل، وكان الحاسوب مزوداً بنظامٍ تشغيلٍ محدّثٍ، وكانت لوحة المفاتيح متوفّرةً.

إذن، ما هي المتطلّبات الأساسيّة لإتمام المهمّة؟ وما هي المواد والموارد والعناصر المادية اللّازمة لإكمالها بنجاحٍ؟ قد تبدو هذه خطوةٌ غير ضروريّةٍ، لكن تحديد هذه المتطلّبات الأساسيّة سيساعدك على إدارة عملكَ بشكلٍ أفضل عندما تواجه مواقفَ أقلّ من المثاليّة.

وضع خطط فعّالة للتحسين

بعد تحديد واحدٍ أو اثنين من أساسيّات المهمّة، فإنّ الخطوة التّالية هي وضع استراتيجيّةٍ لتحسينها، إذ ستساعد على هذه الاستراتيجيّات على إنجاز المهمّة بطريقةٍ معيّنةٍ، اعتماداً على الظّروف البيئيّة المحيطة، والفكرة هنا في تطوير سير العمل سواء كانت البيئةُ مثاليّةً أو غير مثاليّةٍ أو فائقة المثاليّة.

على سبيل المثال، لنفترض أنّك تريد تطوير استراتيجيّةٍ لكتابة تقرير مشروعٍ، ستكون الظّروف المثاليّة عند العمل على جهاز حاسوبٍ مكتبيٍّ والباب مغلقاً، والمواد المرجعيّة بجانبك، ولا توجد اجتماعات أو مكالمات هاتفيّة مجدولة للسّاعتين القادمتين، إذ ستستمرّ في العمل كما هو مخطّطٌ له. أمّا في حال الظّروف غير المثاليّة -تلك الظّروف التي تعيق أو تعرقل أو تقاطع ظروف العمل- فماذا لو كان المكتب صاخباً أو كان الهاتف يرنّ أو كانت المواد المرجعيّة غير متوفّرةٍ ؟يمكنك أخذ الحاسوب المحمول إلى مكان عملٍ آخر، والعمل على جزءٍ معيّنٍ من التّقرير، والعمل من الذّاكرة حتى تتمكّن من دمج المواد المرجعيّة في تقريركَ.

قد تشمل الظّروف المثاليّة أيّ شيءٍ يسمح لك بالنّموّ والازدهار والتّوسّع، فماذا لو كان المكان هادئاً ولم يتم إجراء مكالماتٍ هاتفيّةٍ وكانت المادة المرجعيّة كاملةً؟ يمكنك إجراء تجربةٍ أو تسجيل عرضٍ تقديميٍّ لتقريرٍ ما، والعمل على تقريرٍ آخر، وإغلاق الملفّات وأرشفتها. الفكرة هنا في أن تكون مبدعاً في سير عملكَ وأن تُقدّم خطواتٍ قابلة للتّنفيذ في كلّ حالةٍ.

إدارة عقليّة عملك

الخطوة الأخيرة هي تنفيذ استراتيجيةّ التّحسين. في بعض الأحيان يكون الشّيء الوحيد الذي يُمكنك التّحكم فيه في العمل هو عقليّتك، فبدلاً من التّوتر أو الانحراف عن المسار الصّحيح عندما لا تسير الأمور وفقاً للخطّة، كن واضحاً بشأن المشكلة المطروحة وخطواتك التّالية، إذ يُمكن أن يكونَ ذلك بسيطاً مثل "أنا لا أعمل في ظروفٍ مثاليّةٍ في المكتب اليوم، وسأعمل في منطقة الاستراحة وأبدأ بالجزء الأوسط من التّقرير".

قد يكون التّصريح بشيءٍ يبدو واضحاً في الظّاهر قويّاً في بعض الأحيان؛ لذلك ابتهج بالوضع الذي أنت فيه قبل كلّ شيءٍ، ولا تدع الظّروف الخارجيّة تُغيّر عنوان سير عملكَ تماماً، وابقَ عقلانيّاً وابحث عن حلولٍ مختلفةٍ واتّبع نهجاً مرناً، فهذا هو سرّ استدامة إنتاجيّة العمل.