التدريب عن بعد: كيف تُطلق العنان لإمكانيات موظفيك؟

أثبت التدريب عن بعد للموظفين قوَّته التَّحويليَّة الفائقة وقدرته على تغيير مسار الشَّركات من جميع الصّناعات والأحجام، فمع التَّحوُّل المتزايد للعمل عن بعد والمميزات المتنوّعة الَّتي يُوفّرها لكلٍّ من المؤسَّسات والأفراد، أصبح إطلاق كلّ إمكانات العمل ضرورةً قصوى لتحقيق المزيد من التَّوازن بين الحياة والعمل، مع زيادة الإنتاجيَّة والرّبحيَّة في الوقت ذاته.

فكيف يساعدك التدريب عن بعد للموظفين على تجنُّب المشكلات الشَّائعة لهذا النَّوع من العمل؟ وما الممارسات الأساسيَّة الَّتي يُمكن أن تحقِّق لك أقصى فوائد من التَّدريب؟ وما التَّحديَّات الشَّائعة عند تدريب الموظفين عن بعد؟ وما هي أهمُّ الأدوات والدَّورات الَّتي يمكنها مساعدتك في تحقيق هدفك؟

لماذا من الضروري الاهتمام بالتدريب عن بعد للموظفين؟

يساعدك التدريب عن بعد للموظفين على تجنُّب الكثير من المشكلات الشَّائعة للعمل من المنزل أو على الإنترنت، فمع غياب التَّفاعل إلى انخفاض المحفّزات والإحباط وتراجع القدرة على الالتزام ومواكبة متغيرات العمل وغيرها، يمكن للتَّدريب الفعَّال أن يساعدك في تحقيق مجموعةٍ شديدة الأهميَّة من الأهداف: ^[1]  

توفير الوقت

يوفّر التدريب عن بعد للموظفين الكثير من الوقت لكلٍّ من الموظَّف وصاحب العمل، فمع هذا النَّوع من التَّدريب لن تحتاج إلى توجيه تعليماتٍ لكلّ موظَّفٍ على حدة، بل تُنشئ فقط مادة تدريبٍ جاهزةً، ويمكنك إضافة عناصر مختلفةٍ عليها كلَّ فترةٍ عند الحاجة، ومن ثُمَّ إرسالها إلى جميع الموظَّفين في الوقت ذاته للاطلاع عليها وتحديد وقت النّقاش بها أو تلقِّي الاستفسارات عبر الإميل والإجابة عليها للجميع.

المزيد من التّحكم والمرونة

إنَّ المرونة والتَّحكُّم في الوقت من أهمّ مميزات العمل عن بعد، ويمكن للتَّدريب الفعَّال أن يزيدَ من مزايا هذه المرونة، فالموظَّف قادرٌ على اختيار وقت التَّدريب الَّذي يلائمه وفقاً لجدوله الزَّمنيّ وقدرته على الاستيعاب، إنَّ التَّحكُّم والمرونة من أهمّ عوامل زيادة الإنتاجيَّة، ويختلف الأمر تماماً عن جلسات التَّدريب التَّقليديَّة الَّتي تتم في وقتٍ محدَّدٍ للجميع بصرف النَّظر عن ظروفهم الشَّخصيَّة، فلا تحقّق الاستفادة منها.

تحقيق التوازن بين العمل والحياة

قد أصبح أصحاب العمل أكثر وعياً بكثيرٍ بأهميَّة مساعدة موظَّفيهم على تحقيق التَّوازن بين العمل والحياة، فهذا ينعكس إيجاباً على مستوى رضا الموظَّف والولاء الوظيفيّ، وبالتَّالي الإنتاجيَّة وارتفاع معدَّلات الإبداع، ويزيد التَّدريب الفعَّال عن بُعدٍ من هذه الميزة من خلال تزويد الموظَّفين بالأدوات اللَّازمة لتسريع عمليَّة الإنتاج والتَّفرُّغ لجوانب أُخرى في الحياة.

سهولة تتبّع أداء الموظفين

نظراً لأنَّ كلَّ البيانات تُرسل عبر الإنترنت، فإنَّ التدريب عن بعد يزيد من سهولة تتبُّع أداء الموظَّفين وقياس مدى استفادتهم من التَّدريب والجوانب الَّتي تحتاج إلى المزيد، وهذا يُقلِّل من تأثير واحدةٍ من أهم مشكلات العمل من المنزل ألا وهي غياب المتابعة المستمرَّة، ولكن من خلال التَّحليل المناسب لفوائد التَّدريب ومدى انعكاسه على جودة العمل، فإنَّ صاحب العمل يحصل على النَّتيجة الَّتي يرغب بها دون الحاجة إلى الإشراف المستمرِّ.

مواجهة التّحيّز المعرفيّ

يتسبَّب العمل عن بعد في عزلة الموظَّفين، ممَّا يجعلهم أسرى لنوعٍ محدَّدٍ من المعرفة الصَّعبة تغييرها مقارنةً بما يحدث عند التَّفاعل يوميّاً وجهاً لوجه؛ لذا يساعد التَّدريب الفعَّال في الحدِّ من هذه المشكلة عبر الاطلاع على أحدث طرق العمل واتّجاهاته في المجال.

تحديّات التدريب عن بعد للموظفين

يحتوي التدريب عن بعد للموظفين على مجموعةٍ مهمَّةٍ من التَّحديَّات الَّتي يجب الوعي بها واتِّخاذ أفضل السُّبل لتفاديها وتحقيق أفضل استفادة منه، فالأمر أكبر بكثيرٍ من مجرَّد عرض شرائح على الموظَّفين والتَّحدُّث إليهم، ومن أهمّ التَّحديَّات الَّتي تُقلّل من كفاءة التَّدريب: ^[4]  

صعوبة الوصول إلى معلومات التدريب

وهو من أكثر المشكلات الشَّائعة في التدريب عن بعد، فقد يستغرق الموظفون الجُدد وقتاً طويلاً لتحديد موقع مستندات التّدريب والاطّلاع عليها، خصوصاً إذا لم تكن مُخزّنةً في موقعٍ مركزيٍّ؛ لذا يمكن تجنُّب إضاعة الوقت عبر منح التَّفاصيل الكاملة والواضحة لطريقة الوصول إلى برنامج التَّدريب أو طريقة عمله أو البرامج اللَّازمة لتشغيله، كما أنَّ الاستثمار في نظامٍ لإدارة التَّعلُّم يساعد في تخزين جميع مواد التَّدريب الإلكترونيّ في مكانٍ واحدٍ، وبالتَّالي تسريع العمليَّة وإزالة الحواجز والسَّماح للموظَّفين بالوصول للمحتوى في الوقت الَّذي يتلاءم معهم.

المشكلات الفنيّة

مهما كان الاتّصال سريعاً وحتَّى مع توفُّر أفضل التَّقنيَّات، فلا يوجد ضمان على الإطلاق لعدم تعرض الموظَّفين لبعض المشكلات الفنيَّة في المنزل، بدءاً من انقطاع التّيار الكهربائيّ إلى تذبذب الإنترنت أو مشكلاتٍ في الأجهزة نفسها؛ لذا يمكنك كصاحب عملٍ التَّقليل من المشكلات الفنيَّة عبر إتاحة الوصول لمواد التَّدريب من أجهزةٍ متنوِّعةٍ مثل الجهاز اللَّوحيّ والهاتف المحمول والكمبيوتر وغيرها، بحيث يَسهُل على الموظَّف الاندماج مهما كانت المشكلة الَّتي يواجهها.

عدم القدرة على الإشراف

يُعدّ نقص الإشراف من التَّحديَّات الرَّئيسيَّة أمام رؤساء الفرق عند تدريب الموظفين عن بعد، إذ يتعرَّض البعض لتشتيت الذِّهن أكثر بكثيرٍ من الآخرين، بينما قد يشعر الموظَّف بالملل أو بعدم القدرة على التَّواصل عن بعد؛ لذا من المهمّ هنا تخصيص بعض الوقت للتَّحدُّث مع الموظَّفين وفهم أسلوب التَّعلُّم الأفضل لهم والتَّقنيَّات المتوفّرة؛ لكي يتمكَّن المُشرف من إنشاء محتوى جذابٍ يتلاءم مع أكثر من نمطٍ من أنماط التَّعلُّم سواء البصريّ أو السَّمعي أو الحسيّ.

عوامل التّشتيت المتنوّعة

لا يتمتَّع كلّ العاملين في المنزل بمساحة عملٍ هادئةٍ للغاية ومنعزلةٍ، بل هناك أطفال وحيوانات أليفة أو أفراد العائلة، فضلاً عن رسائل البريد الإلكترونيّ وغيرها؛ لذا يجب معرفة الأوقات الملائمة للموظَّفين للانخراط في التَّدريب، أو توفيره بساعاتٍ مرنةٍ يُنظّمها الموظَّف وفقاً لوقته، وإذا لم يُكن هذا متاحاً، فيجب التَّنبيه مُبكِّراً على أهميَّة الاندماج الكامل والبعد عن المشتّتات.

مشكلات الجدولة

من الصَّعب للغاية تحديد وقتٍ للتَّدريب، ويكون ملائماً للجميع، سواء كانوا يعملون في النّطاق الزّمنيّ نفسه، أو في بلادٍ متفرقةٍ؛ لذا يمكن التَّخلُّص من هذه المشكلة عبر اتّباع النَّهج المرن والتَّأكُّد من تسجيل جلسات التَّدريب أو أن تكون مكثَّفةً للغاية بحيث لا تتعارض كثيراً مع بقية أنشطة الموظَّف أو التزاماته الأُخرى، ممَّا يُقلِّل من الاستفادة من التَّدريب.

مشكلات التّعامل مع أدوات التّعلّم عن بعد

قد يحتاج التَّدريب عن بعد إلى مهارةٍ في التَّعامل مع بعض الأدوات التَّقنية والبرامج الحديثة، وهذا قد يسبَّب مشكلةً للأشخاص غير المتمرّسين في مجال التّقنيات الحديثة؛ لذا يُمكن منح الموظَّفين فرصةً في البداية للتَّعرُّف على الأدوات المطلوبة وشرحها بإيجازٍ أو توجيههم لمصادر بسيطةٍ لشرح طريقة عمل الأداة قبل بدء التَّدريب للتَّأكُّد من مشاركتهم بكفاءةٍ.

شاهد أيضاً: 3 طرق لشحن وتعزيز العمل عن بعد

أفضل ممارسات التدريب عن بعد للموظفين

التدريب عن بعد للموظفين عبارةٌ عن مجموعةٍ من الممارسات لرفع مهارات الموظَّفين العاملين رقميّاً بصرف النَّظر عن موقعهم، ويُنفّذ عبر الفصول الافتراضيَّة والنَّدوات عبر الإنترنت وطرق التَّعلُّم الإلكترونيّ الأُخرى، وهو يُوفّر فرص تعلُّمٍ مرنةٍ لقدرته على تجاوز عوائق المناطق الزَّمنيَّة والمواقع، ويسمح لجميع الموظَّفين بالوصول إلى المعلومات الضَّروريَّة في أيّ وقتٍ من اللَّيل والنَّهار، ومن أهمّ الممارسات الَّتي تساعدك في بناء تدريبٍ فعَّالٍ للموظفين والاستفادة أكثر من مميزات العمل عن بعد: ^[1]

تحديد أهداف واقعيّة وواضحة

يجب أن تكونَ نتائج التّدريب قابلةً للقياس على المدى الطَّويل والقصير، وهذا بهدف تقييم فعاليَّته بإيجابيَّةٍ ليس فقط بالنّسبة لمهارات الموظَّفين، ولكن للشَّركة ككلٍّ، فهل تهدف إلى تحسين أداء الموظَّفين، أم سدّ فجوة المعرفة، أو تعلُّم مهاراتٍ جديدةٍ، وغيرها من الأهداف، ومن الطُّرق الشَّهيرة المتَّبعة لتحديد أهدافٍ واقعيَّةٍ هي طريقة SMART، وهي اختصارٌ لخمسة عناصر أساسيَّةٍ:

• S أي Specific أو محدَّدة، بحيث تكون أهداف التَّدريب ذات نطاقٍ ضيقٍ، وليس شديد الاتّساع.
• M أي Measurable بمعنى أن تكون نتائج التَّدريب قابلةً للقياس.
• A أي Attainable أو قابلة للتَّحقيق، بحيث تكون الأهداف واقعيَّةً تراعي الوقت والموارد المطلوبة ومدى توفُّرها.
• R أي Relevant أو ذات صلةٍ، بحيث تُحدِّد الأهداف التَّدريبيَّة مدى الفوائد الَّتي ستجنيها شركتك من هذا التَّدريب.
• T أي Time-bound، بحيث يكون للأهداف موعدٌ نهائيٌّ، لا يهم كان شهراً أو سنةً، ولكن يجب تحديد سقفٍ زمنيٍّ لتحقيق هذه النَّتائج لمعرفة مدى فاعليَّة التَّدريب.

إعداد لقاءٍ تمهيديٍّ قبل التدريب

يجب وضع قواعد أساسيَّةً عندما تبدأ التدريب عن بعد، فلا تتوقَّع أن يتعرَّف كلّ الموظَّفين على القواعد أو النَّتائج المتوقَّعة منهم تلقائيّاً، بل يجب تحديدها في جلسةٍ تمهيديَّةٍ قبل التَّدريب تخبرهم خلالها عن فترة التَّدريب والهدف منهم والأمور المطلوبة منهم، مع الاتّفاق قدر الإمكان على طرق حلِّ المشكلات الطَّارئة، مثل: انقطاع الاتّصال بالإنترنت، أو طريقة المشاركة في المحادثات أو أسلوب طرح الأسئلة، وهل سيكون طوال الوقت، أو في مواعيد محدَّدةٍ، وغيرها من قواعد توفِّر عليك الكثير من الجهد عند بدء التَّدريب.

استخدام تنسيقات تدريبٍ متنوّعة

أنماط التَّعلُّم مختلفةٌ للغاية بين البشر حتَّى من نفس العمر أو المدينة أو البيئة، بل أيضاً الأشقاء طرق تعلُّمهم مختلفةٌ؛ لذا لا تتوقَّع أن يستجيب كلُّ الموظَّفين عن بعد لطريقة تعلُّمٍ واحدةٍ لا تتغيَّر، فهذا يُقلّل بشدَّةٍ من كفاءة التَّدريب؛ لذا احرص على استخدام طرق تدريبٍ متنوّعةٍ بين الفيديو والجلسات الافتراضيَّة والتَّعلُّم الجزئيّ بعرض محتوىً صغير الحجم ومتكرّر، ويمكنك إدخال التَّعلُّم الصَّوتيّ أو أوراق العمل القابلة للطَّباعة أو الواقع المعزّز وغيرها من الطّرق وفقاً للتَّقنيَّات المتاحة لفريقك ومدى سهولة الوصول إليها، وكلَّما حرصت على خلق تجربةٍ شخصيَّةٍ ومراعاة أنماط التَّعلُّم المختلفة، حصلت على نتائج أكثر قوَّةً من التَّدريب مع زيادة مشاركة الموظّفين.

الاستعانة بالتّعليم التّفاعلي

عند تصميم تدريبٍ عن بعد للموظَّفين، فمن الضَّروريّ التَّغلُّب على ثقافة التَّدريب التَّقليديَّة الَّتي تقتصر على عرض شرائح رتيبةٍ وأدلَّةٍ وأرقام مملَّةٍ، ولكن يجب الاستعانة بالتَّعليم التَّفاعليّ بإضافة القصص الرَّقميَّة واستخدام مقاطع فيديو تفاعليَّةٍ بزاوية 360 درجة، فكلَّما زادت المادة التَّفاعليَّة ارتفعت معدَّلات الاحتفاظ بالمعلومات وتخزينها؛ وبالتَّالي تحسين مشاركة الموظَّفين، كما يساعد تصميم بيئات محاكاةٍ، بحيث يحاكي التَّدريب مواقف العالم الحقيقيّ، على تمكين الموظَّفين من التَّدريب بحريَّةٍ وواقعيَّةٍ، ويمكن استخدام تقنيَّات اللَّعب بدمج عناصر محدَّدةٍ من الألعاب في برنامج التَّدريب.

اتّباع التّعلُّم الجزئيّ

لم يعد من الملائم على الإطلاق تصميم برامج تدريبٍ شديدة الطُّول تكون كلَّ سنةٍ أو عدَّة سنواتٍ، بل يساعدك التَّعليم الجزئيّ في ضمان مواكبة الموظَّفين لأحدث التَّطورات مع التَّغلُّب على عوامل التَّشتُّت وتراجع الانتباه؛ لذا قسَّم عناصر التَّدريب إلى وحداتٍ صغيرة الحجم لتقديم المعلومات المناسبة واستيعابها دون إرهاق الموظَّف بالكثير من المعلومات.

إنشاء دوراتٍ تدريبيّةٍ ملائمةٍ للهواتف المحمولة

لا يجب افتراض أنَّ الموظَّف عن بعد قادرٌ على الوصول إلى جهاز الكمبيوتر طوال الوقت، كما ويوفّر إنشاء برنامج تدريبيٍّ ملائمٍ للهاتف المحمول معدَّلات مشاركة أكبر مع التَّخلُّص من مجموعةٍ كبيرةٍ من تحديَّات العمل عن بعد مثل انقطاع التّيار الكهربائيّ أو ضعف شبكة الإنترنت أو عدم وجود ملائم للاستماع لعناصر التَّدريب، كما يُوفِّر قدراً أكبر من المرونة.

طلب الملاحظات والتّقييم

يعدُّ طلب الملاحظات من أفضل الممارسات لتأسيس تدريبٍ فعَّالٍ للموظفين عن بعد، أو في مكان العمل، فهي تساعد في قياس تأثير برامج التَّدريب على المؤسَّسة وفهم التَّحسينات المطلوبة، ويمكنك طرح أسئلةٍ مثل ما الَّذي تعلَّمته من التَّدريب؟ وهل كانت المادة مفيدةً لك؟ وهل كان البرنامج تفاعليّاً وجذّاباً؟ وكيف يمكنك تقييم جودة جلسة التَّدريب ووضوحها؟ وكلَّما كانت الملاحظات دون ذكر أسماءٍ، كانت النَّتيجة أفضل.

قياس فاعليّة التّدريب

وهو أمرٌ لا يمكن إهماله، ويتمّ بمجموعة طرقٍ، مثل مراقبة مستويات التَّعلُّم وتغيُّرات السُّلوك ومدى التَّفاعل ورضاء الموظَّفين، والتَّأثير على الإنتاجيَّة أو تقليل الأخطاء، وردود الفعل على التَّدريب والتَّطبيق والتَّنفيذ للمعلومات والتَّوجيهات المطلوبة وغيرها، مع تسجيل كلّ النَّتائج للاستفادة منها في التَّدريبات المقبلة والتَّعلُّم من الأخطاء.

أدوات ضرورية لتدريب الموظفين عن بعد

عند اختيار التدريب عن بعد للموظفين قد يبدو الأمر صعباً ومعقَّداً لمن ليس لديهم خبرةٌ في تنفيذ تلك التَّدريبات، ولكن مع الأهميَّة المُطلقة لهذا الأمر وانتشاره المتزايد، فإنَّ هناك عشرات الأدوات الَّتي يمكنك الاستعانة بها لتصميم تدريبٍ جذَّابٍ ومفيدٍ، ويُحقِّق أهداف شركتك مع زيادة مهارات الموظَّفين، ومن أهمّ هذه الأدوات: ^[2]  

أدوات إعداد التّعلُّم الإلكترونيّ

تتوفَّر الكثير من البرامج والأدوات والتَّطبيقات الَّتي تساعدك على إعداد برنامج تعلُّمٍ إلكترونيٍّ مميزٍ وفقاً لمجالك المهنيّ وأهدافك لتنتج لك كميّةً كبيرةً من المحتوى الرَّقميّ المتنوّع بين المستندات ومقاطع الفيديو والتَّسجيلات الصَّوتيَّة وغيرها، ومن هذه الأدوات يُمكن ترشيح كلٍّ من: ^[3]  

• برنامج Elucidat: وهو يساعد الفرق على إنشاء برنامج تعليمٍ إلكترونيٍّ سريعٍ وسهلٍ عبر الاستفادة من خبرات الموظَّفين في الوقت ذاته.
• برنامج Articulate 360: لإنتاج دوراتٍ تعليميَّةٍ إلكترونيَّةٍ بسيطةٍ وسريعةٍ.
• برنامج Evolve: وهو مصمَّمٌ للفرق الَّتي تحتاج إلى المزيد من التَّعاون معاً مع ضرورة قضاء بعض الوقت في المناقشات، وهو يحتاج إلى بعض الوقت لتعلُّم طريقة استخدامه، ولكنَّه مفيدٌ على المدى الطَّويل.
• برامج Camtasia: وهي مجموعة تحرير الفيديو الأكثر استخداماً لتسجيلات الشَّاشة أو البرامج التَّعليميَّة أو عروض المنتجات.

أنظمة إدارة التّعلُّم

وهي توفِّر حلولاً متكاملةً لتطوير دورةٍ تدريبيَّةٍ مخصَّصةٍ وبديهيَّةٍ، مع إمكانيَّة الوصول لها من أيّ مكانٍ، بالإضافة لتتبُّع تقدُّم الأفراد وتقديم الملاحظات لتحسين تجربة التَّعلُّم، ومن أهمّ هذه الأنظمة:

• منصَّة TalentLMS: لتدريب 40 شخصاً وتوفير جلسات تعلُّمٍ مباشرةٍ وإجراء اختباراتٍ تفاعليَّةٍ ومسابقاتٍ قصيرةٍ.
• منصَّة learnupon: وهي توفِّر مجموعة أدواتٍ لإنشاء برامج تدريبٍ للموظَّفين ومراقبتها وقياس نتائجها، مع تحديد القواعد المعرفيَّة وتتبُّع التَّحليلات.
• منصَّة Eduflow: وهي توفِّر قوالب جاهزةً لبرامج التَّدريب، كما تُتيح إنشاءها من الصِّفر مع القدرة على تقسيم التَّدريب لوحداتٍ أصغر، وهي شديدة السُّهولة.

أدوات مؤتمرات الفيديو

مع تنوُّع برامج لقاءات الفيديو، فقد يكون من الصَّعب اختيار الأنسب لفريقك؛ لذا اختر أفضل البرامج الَّتي تزيد من قوَّة التَّفاعل، وتسمح بالمناقشات والتَّعليقات مع مرونةٍ بين الصَّوت فقط أو الصُّوت والصُّورة، وتكون ملائمةً لجميع أنواع الأجهزة مع ميزات عملٍ احترافيَّةٍ، مثل: Google Meets وMicrosoft Teams وZoom.

شاهد أيضاً: لماذا يرفض الكثيرون العمل بذكاء وليس بجهد؟

أهم الدورات لتدريب فعال للموظفين عن بعد

تُحدِّد كلُّ مؤسَّسةٍ أو شركةٍ دورات التَّدريب الأكثر ملاءمةً لأهدافها وبرنامجها وطبيعتها وعدد موظَّفيها، ولكن هناك أموراً أساسيَّةً يُمكن للتَّدريب عليها أن يُسهِم في نتائج قويَّةٍ ملموسةٍ ومنها: ^[5]  

• ثقافة العمل عن بعد: بما تحتاج إليه من قدرةٍ على التَّنظيم وطريقة التَّواصل الفعَّال وكيفيَّة تحقيق التَّوازن وغيرها من مشكلاتٍ يمكن أن تواجهها المؤسَّسة من فريق العمل عن بُعدٍ.
• الأمن السّيبرانيُّ: من المهمّ تثقيف الموظَّفين بشأن تهديدات الدُّخول اليوميّ على الإنترنت واستخدام كلمات مرور نظام الشَّركة في الأماكن العامَّة وغيرها من مخاطر.
• ثقافة وسياسات الشَّركة: لا يتشارك الموظَّفون عن بُعدٍ نفس المساحة الماديَّة، لكن من الضَّروريّ أن تتكوَّن لديهم نفس الثَّقافة، ومع الافتقار إلى الاتّصال الفرديّ اليوميّ، فمن المفيد إجراء دوراتٍ تدريبيَّةٍ كلَّ فترةٍ؛ للتَّأكيد على سياسات الشَّركة وتوضيح قيم المؤسَّسة وأهدافها.