اللجنة: آلية فعالة لاتخاذ القرارات وتعزيز التعاون المؤسسي

تعتبر اللجنة، أو ما يُعرف بـ"Committee"، من الركائز الأساسيّة في هيكلة المؤسّسات الحديثة، حيث تلعب دوراً محوريّاً في تعزيز الشّفافيّة، وتوزيع المسؤوليّات، واتّخاذ القرارات المستنيرة، إذ تُشكَّل اللجان لمعالجة قضايا محدّدةٍ تتطلّب تضافر جهودٍ وخبراتٍ متعدّدةٍ، ممّا يسهم في تحقيق أهداف المؤسّسة بكفاءةٍ وفعاليّةٍ.

تعريف مفهوم اللجنة

اللجنة هي مجموعةٌ من الأفراد (اثنان أو أكثر) يجتمعون لتحقيق هدفٍ معيّنٍ، مثل: اتّخاذ قرارٍ أو حلّ مشكلةٍ أو جمع معلوماتٍ أو فحص متقدّمين لوظيفةٍ، إذ يتطلّب تشكيل اللجان خبراتٍ وتخصّصاتٍ مختلفةً، ممّا يعزّز جودة القرارات المُتّخذة.

أنواع اللجان

تتنوّع اللجان داخل المؤسّسات بناءً على طبيعة المهامّ الموكلة إليها، ويُمكن تصنيفها إلى:

• اللجان الدّائمة: تُنشأ لمعالجة مهامٍّ مستمرّةٍ، وتُعتبر جزءاً ثابتاً من هيكل المؤسّسة، مثل: لجان المراجعة واللّجان التّنفيذيّة.
• اللجان المؤقّتة (أو الخاصّة): تُشكَّل لمعالجة قضيّةٍ أو مشروعٍ محدّدٍ، وتُحلّ بعد إتمام المهمّة، مثل: لجان التّحقيق أو لجان تنظيم الفعاليّات.
• اللجان الاستشاريّة: تُقدِّم المشورة والتّوصيات للإدارة، دون أن تمتلك سلطة اتّخاذ القرار النّهائيّ، مثل: اللّجان الفنيّة أو لجان الخبراء.
• اللجان التّنفيذيّة: تُكلَّف بتنفيذ قراراتٍ محدّدةٍ أو إدارة مشاريع معيّنةٍ، وتتمتّع بسلطةٍ تنفيذيّةٍ ضمن نطاق اختصاصها.

فوائد تشكيل اللجان

تُساهم اللجان في المؤسّسات بعدّة فوائد، منها:

• تعزيز الشّفافيّة: من خلال مشاركة مجموعةٍ من الأفراد في عمليّة اتّخاذ القرار، ممّا يقلّل من احتماليّة التّحيّز ويعزّز الموضوعيّة.
• توزيع المسؤوليّات: يُسهِّل توزيع المهامّ على أعضاء اللّجنة، ممّا يقلّل العبء على الإدارة العليا، ويضمن متابعةً دقيقةً للمهامّ.
• تنوع الخبرات: يجمع أعضاء اللّجنة بين مختلف التّخصّصات والخبرات، ممّا يؤدّي إلى قراراتٍ أكثر شموليّةً وفعاليّةً.
• تعزيز المشاركة: يُتيح لأعضاء المؤسّسة فرصة المشاركة في صنع القرارات، ممّا يزيد من التزامهم ورضاهم الوظيفيّ.

تحديات عمل اللجان

على الرّغم من الفوائد المتعدّدة للجان، إلّا أنّها قد تواجه بعض التّحديّات، مثل:

• التّأخير في اتّخاذ القرارات: قد يؤدّي تعدّد الآراء والمناقشات المطوّلة إلى بطءٍ في عمليّة اتّخاذ القرار.
• تضارب المصالح: قد تنشأ خلافاتٌ بين الأعضاء نتيجةً لاختلاف المصالح أو الأولويّات.
• عدم وضوح الأدوار: قد يؤدّي غياب تحديدٍ واضحٍ لأدوار ومسؤوليّات الأعضاء إلى ارتباكٍ أو تداخلٍ في المهامّ.

أفضل الممارسات لعمل اللجان

لضمان فعاليّة عمل اللجان، يُنصح باتّباع الممارسات التّالية:

• تحديد أهدافٍ واضحةٍ: للمهمّة الموكلة إلى اللّجنة لضمان تركيز الجهود وتحقيق النّتائج المرجوّة.

• اختيار الأعضاء المناسبين: بناءً على خبراتهم ومهاراتهم لضمان تقديم قيمةٍ مضافةٍ لعمل اللجنة.

• تدوين محاضر الاجتماعات: لتوثيق القرارات والتّوصيات ومتابعة تنفيذها.

• تقييم الأداء الدّوريّ: لمراجعة فعاليّة اللجنة وإجراء التّحسينات اللّازمة.

تُعتبر اللجان من الأدوات الاستراتيجيّة الّتي تعتمدها المؤسّسات لتعزيز التّعاون، وتوزيع المسؤوليّات، واتّخاذ القرارات المستنيرة، فمن خلال تشكيل لجان فعّالة، تتمكّن المؤسّسات من الاستفادة من تنوّع الخبرات، وتعزيز الشّفافيّة، وتحقيق أهدافها بكفاءةٍ أعلى. ومع ذلك، يتطلّب نجاح عمل اللجان تخطيطاً دقيقاً، وتحديداً واضحاً للأدوار، والتزاماً بأفضل الممارسات لضمان تحقيق النّتائج المرجوّة.