كيف تضع حدوداً مع موظفيك دون فقدان الكفاءات؟

تجيب الكاتبة أليسون غرين في موقع Inc.com عن استفساراتٍ تتعلّق بمشاكل الإدارة والعمل، بدءاً من كيفيّة التّعامل مع مديرٍ متحكّمٍ وصولاً إلى نصائح حول التّحدّث مع الموظّفين بشأن القضايا الشّخصيّة.

استفسار من قارئ

لديّ شركةٌ صغيرةٌ وسريعة النّموّ، ويعمل لديّ موظّفتان إداريّتان -أميليا ومولي- تمّ تعيينهما معاً منذ خمسة أشهرٍ، وهما يعملان في نفس المكتب، مجرّد غرفةٍ واحدةٍ (نبحث عن مساحةٍ أكبر)، يقع في ولايةٍ أخرى غير الّتي يقع بها مكتبي الرّئيسيّ.

منذ الأسبوع الأوّل، ظهرت بينهما خلافاتٌ واضحةٌ، إذ إنّ أميليا هادئةٌ ومنغلقةٌ، بينما مولي صاخبةٌ ومسيطرةٌ. وعلى الرّغم من اختلاف طباعهما، إلّا أنّهما يؤدّيان عملهما بكفاءةٍ، ويتعلّمان سريعاً ولا يرتكبان أخطاءً كثيرةً.

تواجهني صعوبةٌ مع مولي، فإنّها تطلب الكثير من الاهتمام والتّوجيه، وتحبّ النّميمة. نظراً لانشغالي الشّديد، ليس لديّ وقتٌ طويلٌ للمحادثات الجانبيّة أو مناقشة أمورٍ تسير بسلاسةٍ. منذ البداية، أوضحت أنّني متاحٌ للإجابة على الأسئلة وشرح العمليّات، ولكن لا يمكنني الرّدّ فوراً بسبب طبيعة عملي المزدحم.

مؤخّراً، أرسلت لي مولي بريداً إلكترونيّاً تسأل فيه إن كنت بخيرٍ؛ لأنّها لم تتلقَّ مني أيّ ردّ منذ فترةٍ، على الرّغم من أنّنا تبادلنا البريد الإلكترونيّ في اليوم السّابق، وتحدّثنا على الهاتف قبل ذلك بيومين! أشعر أنّها ترغب في قضاء وقتٍ طويلٍ على الهاتف معي، وتحتاج إلى ثناءٍ مستمرٍّ على كلّ مهمّةٍ صغيرةٍ تنجزها، حيث تمتدّ كلّ محادثةٍ هاتفيّةٍ لأكثر من ساعةٍ بسبب حديثها المطوّل، في حين أرى أنّ خمس دقائقٍ من الحديث الجانبيّ كافيةٌ.

أخبرتها عدّة مرّاتٍ أنّها تقوم بعملٍ رائعٍ، ولكنّي لا أستطيع ولن أقوم بالحديث معها يوميّاً عبر الهاتف، فذلك غير ضروريٍّ. المكالمات الأسبوعيّة كافيةٌ، كما أنّي لا أحتاج إلى الرّدّ على كلّ بريدٍ إلكترونيٍّ يضاف اسمي فيه كـ "نسخةٍ كربونيّةٍ". بالإضافة إلى ذلك، يبدو أنّ مولي تشعر بالغيرة من أميليا؛ فإنّها ترسل لي ملاحظاتٍ غير ضروريّةٍ مثل: "هل تعلم أنّها غادرت مبكّراً اليوم؟، "هل تعتقد أنّ أميليا تقوم بعملٍ جيّدٍ؟" (وتبدو غير مقتنعةٍ عندما أقول نعم).

كذلك تنزعج إذا تحدّثت مع أميليا لفترةٍ أطول منها، رغم أنّ طبيعة عملي تتطلّب ذلك، كما أنّني أكّدت لها عدّة مرّاتٍ أنّي راضٍ عن أداء كلا التّنظيمين، وأنّي أرغب في بقائهما معاً، وسألتها إذا كانت طبيعة أميليا الهادئة تؤثّر على عملها، ولكنّها نفت ذلك.

تؤدّي مولي عملها جيّداً دون إشرافٍ مكثّفٍ، وأحتاج منها أن تتقبّل ذلك بدلاً من طلب الاهتمام المستمرّ. ولكن أخشى أن يؤدّي وضعي للحدود إلى إحباطها ورحيلها، وهو ما لا أريده؛ لأنّها قويّةٌ في الجوانب العمليّة من وظيفتها.

ردّ أليسون غرين:

أحياناً يكون الموظّفون ممتازين في أداء المهامّ، لكن سلوكهم يحتاج إلى تصحيحٍ. كمديرٍ، لا يمكنك تجاهل المشكلات السّلوكيّة خوفاً من فقدان الموظّف. في الواقع، معظم الموظّفين لا يرحلون بسبب التّوجيه الصّريح، ولكن إذا غادرت مولي مجرّد أنّك وضعت حدوداً واضحةً، فذلك يعني أنّها لم تكن مناسبةً لهذا الدّور منذ البداية. على الأرجح، إذا كنت واضحاً بشأن توقّعاتك، ستستوعب الرّسالة وتعدّل سلوكها، وهي تستحقّ أن تعرف ما يجب تغييره لكي تنجح في عملها.

في لقائك القادم مع مولي، يمكنك قول شيءٍ مثل: "بعد مرور خمسة أشهرٍ على عملك معنا، أودّ أن نراجع طريقة التّواصل بيننا. نظراً لانشغالي، أحتاج إلى تخصيص محادثاتنا للمراجعات الأسبوعيّة. إذا كان هناك أمرٌ عاجلٌ، بالطّبع يمكننا التّحدّث خارجها، ولكنّي أودّ أن تحتفظي بأيّ أمورٍ غير ضروريّةٍ لمحادثاتنا الأسبوعيّة. لقد بدأنا نتحدّث أكثر من اللّازم عبر الهاتف، وأحتاج إلى تقليل ذلك حتّى أتمكّن من إدارة وقتي بشكلٍ أفضل".

ثمّ اسألها إذا كانت ترى أيّ صعوباتٍ في هذا التّغيير. إذا لم تكن واضحةً، قدّم أمثلةً عمليّةً مثل: "حديثنا حول X وY الأسبوع الماضي لم يكن مستعجلاً؛ لذلك مستقبلاً، أودّ منك الاحتفاظ بمثل هذه الأمور لاجتماعاتنا الأسبوعيّة، أمّا بالنّسبة لموضوع Z، فكان عاجلاً لأنّك لم تستطيعي التّقدّم دون إجابتي؛ لذلك في مثل هذه الحالات، يمكنك الاتّصال بي مباشرةً".

أما إذا استمرّت المشكلة، عليك تطبيق الحدود بحزمٍ ووضوحٍ: "أنا مشغولٌ اليوم، ضعي هذا على جدول اجتماعنا القادم". وعند المكالمات الطّويلة: "ليس لديّ الكثير من الوقت اليوم، فلننتقل مباشراً للأسئلة المهمّة". أمّا قبل بدء المكالمات، حدّد المدّة بوضوحٍ: "لديّ عشر دقائق فقط، ثمّ يجب أن أعود للعمل". وتذكّر أنّك أنت الّذي يحدّد وتيرة التّواصل، وليس الموظّف، إذ لديك السّلطة لإنهاء المحادثات عند الحاجة، وعندما تبدأ مولي في نقل أخبار أميليا، كن حازماً:

• المرّة الأولى: "أنا أثق بأميليا لإدارة وقتها، لا داعي لمتابعتها".
• المرّة الثّانية: "أطلب منك عدم تقديم تقريراتٍ عن أميليا، رجاءً لا تفعلي ذلك مرّةً أخرى".
• المرّة الثّالثة: "لقد طلبت منك مراراً عدم التّحدّث عن أميليا، لكنّك تواصلين ذلك، فما السّبب؟"

أمّا إذا سألتك عن أداء أميليّا، فقل: "لقد سألتيني ذلك من قبل، هل لديك مشكلةٌ محدّدةٌ تؤثّر على عملك؟" استمع لها، فمن الممكن أن تكون لديها ملاحظاتٌ صحيحةٌ، ولكن إذا لم تقدّم أيّ نقاطٍ واضحةٍ، فقل: "إذا كان لديك ملاحظاتٌ مستقبليّةٌ، أخبريني بها مباشرةً، ولكنّي لن أناقش أداء زميلتك معك".

في المرّات الأولى، استخدم نبرةً وديّةً، ولكن إذا استمرّت المشكلة، اجعل رسالتك أكثر جديّةً. الحزم ليس قسوةً، بل طريقةٌ لحماية وقتك وضمان بيئة عملٍ أكثر إنتاجيّةً.

شاهد أيضاً: 3 استراتيجيات للتعرف على الأشخاص السامين في أقل من خمس دقائق