إدارة الأزمات: كيف تُبلّغ فريقك بقرارات صعبة لا توافق عليها؟

إبلاغ الفريق بقرارٍ مُحبطٍ سيكون أمراً صعباً بالتَّأكيد، والأمر الأكثر صعوبةً هو أن يكون ذلك القرار ضدَّ قناعاتك أساساً، من الممكن أن يزداد الوضع تعقيداً حين تمتلك حسَّاً إنسانيَّاً وضميراً بعيداً عن آلة العمل، لكن لا بأس هوِّن الأمر عليك قليلاً، وتعال نكتشف ما يمكن أن يقدِّمه الخبراء لنا لمواجهة الموقف والمساعدة في اكتشاف استراتيجيَّات إبلاغ الفريق بقرارٍ لا توافق عليه.

في البداية وقبل الخوض في التَّفاصيل عليك أن تحمي نفسك داخليّاً، وتبتعد عن المقارنات والتَّفكير الذي قد يجلب لك الكآبة والإحساس بالذَّنب، تذكَّر أنَّك لست صاحب القرار ولا تملك أيَّ خيارٍ للتَّأثير فيه، تذكَّر أيضاً أنَّك تستطيع استباق مثل هذه الأمور، حين تبني فريق عملٍ مُتفهّمٍ أُسريٍّ في كثير من جوانبه، وليس فقط مجرَّد آلةٍ للعمل.

احذر الغضب

سواءً كان القرار يخصُّ تسريح عمّالٍ، أو تخفيض أجورهم أو أيَّام العطل، فإنَّ الأمر يتطلَّب منك الاستعداد التَّام، كما يقول الأستاذ الجامعيُّ في علم النَّفس التَّنظيميّ، رون كاروتشي.

كاروتشي الذي يعمل في مساعدة المدراء التَّنفيذيين على مواجهة التَّحديات والتَّنظيم والقيادة، يُضيف في كتابه "كيف تتحدَّث مع فريقك حول قرارٍ لا توافق عليه"، ينبغي على المدراء المكلَّفين بالمهمَّة، أن ينظِّموا عواطفهم ويتَّبعوا نهجاً مدروساً في المحادثة مع الفريق.

الخطوة التَّالية، يجب أن تتضمَّن جمع المعلومات المتوفّرة، والطَّلب من الإدارة العليا أن توضِّح كيفيَّة توصُّلها للقرار، وما هي المعايير التي استخدمتها، كذلك البدائل التي تمَّ النَّظر فيها، وينصح كاروتشي المدراء بألّا ينتقدوا الإدارة العليا أمام الموظَّفين، وفي الوقت ذاته يجب أن يتيحَ لهم إمكانيَّة التَّعبير عن خيبة أملهم، كذلك أن يتعاطفَ معهم، لكن من المهمّ جداً الابتعاد عن الغضب والاستياء.

والأمر الأكثر أهميَّةً بحسب كاروتشي، هو أن يتذكَّر المدير بأنَّ مهمَّته تكمن في شرح القرار وليس الدّفاع عنه، وفي الحقيقة أنّ هذا يضع المدير في موقفٍ لا يُحسد عليه، فأن تكون في وجه المدفع هي مهمَّةٌ شاقَّةٌ بكلّ تأكيدٍ، لكن لا بأس هناك العديد من الأمور التي قد تساعد أيضاً. ^[1]  

خطوات إبلاغ القرار الذي لا توافق عليه

مهما بدت المهمَّة صعبةً، بالإمكان تجاوزها باتِّباع خطواتٍ منتظَّمةٍ، تقدِّمها لنا خبيرة الموارد البشريَّة، ميشيل كانكوسكي، وتتضمَّن ما يلي: ^[2]  

الاستعداد

في هذه الخطوة، يجب تحديد الوقت والمكان المناسبين لإيصال القرار، هل يجب إبلاغهم به بينما أنت جالسٌ خلف مكتبك، أم يجب أن تذهبَ إليهم بنفسك، وتكون معهم؟

قبل ذلك لا تنسَ، أن تجهِّز أجوبة الأسئلة التي تعتقد بأنَّ فريقك سيطرحها عليك، تدرَّب جيداً على الإجابات، واحرص على إزالة الكلمات السَّلبيَّة، أو تلك التي قد تحتمل معنىً ضمنيّاً غير جيدٍ.

حافظ على احترام الإدارة العليا

مهما يكن القرار صعباً، احذر من تقليل احترام الإدارة العليا أو مهاجمتها، بطريقةٍ أو بأخرى أنت جزءٌ منها، بخلاف ذلك أخبر الموظَّفين بالخيارات الأُخرى المطروحة ودعهم يقارنون بأنفسهم. على سبيل المثال، أخبرهم بأنَّ هذا القرار لصالح استمرار الشركة، وبحال تمَّ تأجيله أو استبداله بآخر، فإنَّ خيارات إغلاق الشَّركة تصبح أكثر.

ربَّما غالبيَّة الموظَّفين لا يريدون تخفيض أجورهم على سبيل المثال، لكن بالتَّأكيد جميعهم لا يريدون خسارة وظائفهم بحال تمَّ إغلاق الشَّركة على سبيل المثال، وبحال كان أفراد فريقك يعلمون بأنَّك غير موافقٍ على القرار تستطيع استغلال هذه النَّاحية بطريقةٍ إيجابيَّةٍ، كأن تقول لهم: "بالتَّأكيد لست مع هذا القرار لكن لا بأس، فلنجرِّب الأمر لفترةٍ، ثمَّ نقترح تعديلاتٍ بناءً على سير العمل".

كن محدَّداً

لا تتجاهل مخاوف الفريق، وامنحهم الوقت الكافي لتشرحَ لهم القرار وكيف سيؤثِّر عليهم، كن صادقاً معهم لأقصى درجةٍ ممكنةٍ، وامنحهم حريَّة اتِّخاذ القرار المناسب لهم، حتَّى لو كان ترك العمل، وستجد أنَّهم سيتفاعلون عاطفيّاً معك.

لا ترسل رسائل مختلطةً

عليك الانتباه لأدقّ التَّفاصيل، بما في ذلك إشاراتك غير اللَّفظيَّة خلال المناقشة، حاول أن تكون هادئاً ومباشراً، وبنفس الوقت واقعيّاً وواثقاً، وانتبه جيداً لإيماءات جسدك التي قد تكشف أموراً لا تودُّ إظهارها لفريقك.

ضع نفسك مكان الفريق

تساعدك هذه الخطوة، على توقُّع ردات الفعل والأسئلة التي قد يطرحها عليك أعضاء الفريق، وكلَّما كنت ناجحاً في توقُّع ردَّات فعلهم وأسئلتهم، كلَّما كانت المهمَّة أسهل.

تذكَّر الموظفين الذين يعملون من المنزل

قد لا يتواجد كافة أعضاء الفريق في مكانٍ واحدٍ، خصوصاً مع وجود موظَّفين يعملون عن بعدٍ من منازلهم، لذا سيكون من المهمِّ جداً الانتباه من سيل الشَّائعات، فحين تخبر موظَّفيك في الشَّركة، قد يتحدَّثون مباشرةً مع زملائهم البعيدين الذين قد تصلهم أفكارٌ مغلوطةٌ.

لمواجهة هذه المشكلة، قُم بعقد اجتماعٍ على زووم أو أيّ تطبيقٍ آخر، مع موظَّفيك البعيدين، مباشرةً بعد إبلاغ موظَّفيك في الشَّركة بالقرار، لا تتح المجال لأيِّ شائعةٍ أو سوء تفاهمٍ قد يؤدِّي إلى ما لا تحمد عقباه لاحقاً.

السَّماح بالتَّنفيس لا النقاش

امنح موظَّفيك الوقت الكافي للتَّنفيس عن غضبهم وإحباطهم، خُذ النّقاش إلى جانبك وكُن احترافيّاً ومركَّزاً، لا تمنحهم أيَّ بارقةِ أملٍ بأنَّ الموضوع قابلٌ للنّقاش، فقط أخبرهم أنَّ القرار اتُّخذَ ولا رجعة عنه، ثمَّ استمع لمخاوفهم وحاول تطمينهم، وإذا وجدت أنَّ هناك شخصاً أو اثنين يواجهون صعوبةً في تقبُّل القرار، لا تتردَّد من عقد اجتماعٍ فرديٍّ معهم لاحقاً.

ضع حدّاً للأخبار المغلوطة

تأكَّد من أنَّ الشَّائعات لن تبدأ بمجرَّد مغادرتك الاجتماع مع موظَّفيك؛ لذا أخبرهم بشكلٍ مباشرٍ أنَّك ناقشت معهم كلَّ أبعاد القرار، وفي حال احتاجوا لطرح المزيد من الأسئلة فإنَّ مكتبك مفتوحٌ، ثمَّ اطلب إليهم الاستمرار بعملهم الرَّائع كما كان قبل معرفة القرار، وطمأنهم بأنَّ كلَّ شيءٍ سيتحسن.

لا تقدّم أجوبةً انفعاليّةً

خلال الاجتماع، ربَّما يطرح عليك أحدهم سؤالاً غير متوقَّعٍ، عليك تجنُّب إغراء إنشاء جوابٍ، عوضاً عن ذلك أخبره بوضوحٍ أنَّك لا تمتلك إجابةً ولم تتوقَّع مثل هذا السُّؤال، وأخبره بأنَّك ستفكِّر في السُّؤال وربَّما تناقشه مع الإدارة العليا، ثمَّ تردُّ وفق المعلومات إمَّا بشكلٍ مباشرٍ أو عبر البريد الإلكترونيّ.

شاهد أيضاً: 7 استراتيجيات ذهبية لضمان نجاح أي اجتماع

الثّقة أولاً وأخيراً

إنَّ كلَّ النَّصائح السَّابقة، ربَّما لن تكون مفيدةً بحال كان قائد الفريق لا يحظى بثقة أفراد فريقه، بخلاف ذلك فإنَّ المهمَّة ستكون أسهل بكثيرٍ حين يكونون واثقين به وبخياراته وحديثه.

الأستاذة في كليَّة هارفارد للأعمال، فرانسيس فراي، تحدَّثت في إحدى محاضراتها عن مثلث الثّقة، وتعني الأشياء الثَّلاثة التي يحتاج النَّاس إليها للوثوق بأيّ شخصٍ كان، وهي: ^[3]  

• الأصالة.
• التَّعاطف.
• الصَّرامة.

أوَّل خطوتين مهمَّتين جداً في عمليَّة الإبلاغ، أمَّا الثَّالثة فهي مهمَّة جداً حين يتعلَّق الأمر بمعالجة القرار والنّقاش حوله، فحتَّى لو لم يقتنع أحدهم به، فإنَّه حين يرى الدِّقة في المنطق، غالباً سيثق في صانع القرار وبخياراته.

ثق بأنَّك ستجتاز المهمَّة بسلامٍ، أن تكون في وجه المدفع، ذلك اختبارٌ صعبٌ، إلَّا أنَّه أحد التَّجارب التي تمنحك المزيد من القوَّة والثّقة، لمواصلة عمليَّة النَّجاح والتَّطوّر المهنيّ.