كيف تدير المحادثات الحسّاسة في العمل بأسلوبٍ فعّالٍ؟

لتنمية الأعمال بنجاحٍ، لا مفرّ من إجراء مُحادثاتٍ ذات مخاطر عاليةٍ. لكن إذا لم يتمّ تنظيمُها بالشّكل الصّحيح، فقد تتسبّبُ في رُدُود فعلٍ عاطفيّةٍ أو دفاعيّةٍ من قبل أعضاء الفريق، أو قد تُؤدّي إلى سُوء فهم نواياك. لذلك، من الضّرُوريّ تنظيمُ هذه المُحادثات بطريقةٍ تُحافظُ على التّوافُق بين الجميع.

تلك اللّحظاتُ الّتي تتطلّبُ نقاشاً حول الأداء الضّعيف، أو مُواجهة الصّراعات، أو مُناقشة القضايا الحسّاسة، قد تبدُو مُرهقةً بسبب المشاعر الّتي قد تُثيرُها. ولكن على مرّ السّنين، تمّ تطويرُ طريقةٍ بسيطةٍ مُؤلّفةٍ من ثلاثة أجزاءٍ لتسهيل هذه المُحادثات الصّعبة وضمان سيرها بفعّاليّةٍ. هذا يُساعدُ في تحقيق فهمٍ مُشتركٍ بين الطّرفين، ويُوفّرُ بيئةً مُناسبةً للعمل.

1. تقديمُ السّياق

أوّلُ خُطوةٍ هي توفيرُ سياقٍ واضحٍ. يجبُ أن تفهم الأطرافُ سبب هذه المُحادثة والدّافع إليها. بهذه الطّريقة، يتمُّ إعدادُ أساسٍ قويٍّ للمُناقشة، ممّا يُقلّلُ من احتماليّة سُوء الفهم، ويُوفّرُ بيئةً تعاوُنيّةً.

مثالٌ على ذلك: "أردتُ أن أتحدّث معك حول بعض التّأخيرات الّتي لاحظتُها في الجداول الزّمنيّة للمشرُوع مُؤخّراً. أعتقدُ أنّهُ من المُهمّ مُعالجةُ هذا الأمر الآن، حتّى لا يُؤثّر على أداء الفريق بأكمله."

2. تحديدُ الهدف

بعد تقديم السّياق، يجبُ أن تُوضّح نواياك وأهدافك. الهدفُ هُنا هُو أن يعرف الطّرفُ الآخرُ أنّك تبحثُ عن حُلُولٍ بنّاءةٍ، وليس مُجرّد النّقد. عندما تتّفقُ الأطرافُ على الهدف، يُصبحُ من الأسهل الوُصُولُ إلى حلٍّ جماعيٍّ.

مثالٌ على ذلك: "هدفي هُنا هُو فهمُ رُؤيتك ومعرفةُ كيف يُمكنُنا تحسينُ العمليّات لتجنُّب التّأخيرات في المُستقبل. أُريدُ أن نكُون على توافُقٍ لضمان النّجاح المُستمرّ للفريق."

3. توصيلُ الرّسالة الرّئيسة

الخُطوةُ الأخيرة هي إيصالُ النّقطة الأساسيّة بوضوحٍ. يجبُ أن تكُون الرّسالةُ مُباشرةً، دُون مُواربةٍ، لشرح ما ترغبُ في تحقيقه. الحفاظُ على الوُضُوح والشّفافيّة هُنا ضروريٌّ لضمان أنّ تظلَّ المحادثة منتجةً.

مثالٌ: "لاحظتُ أنّنا تأخّرنا في تسليم ثلاثة مشاريع خلال الشّهرين الماضيين. أودُّ مناقشة الخطوات الّتي يُمكنُ اتّخاذُها لضمان عدم تكرار ذلك في المُستقبل، وما هي المساعدةُ الّتي قد تحتاجُها".

لماذا ينجحُ هذا النّهجُ؟

تنجحُ هذه الطّريقة؛ لأنّها تعتمدُ على الشّفافيّة والتّعاون. غالباً ما تسوءُ  المحادثاتُ الصّعبةُ بسبب التّسرُّع أو الافتقار إلى التّخطيط. لكن عند تقديم السّياق وتوضيح الهدف وتوصيل الرّسالة بوضوحٍ، يصبحُ من السّهل التّوصلُ إلى حلولٍ بنّاءةٍ.

لا يُحسّنُ هذا الإطارُ المحادثة فحسب، بل يعزّزُ الثّقة والانفتاح داخل الفريق، ممّا يتيحُ فُرصاً أكبر للنُّموّ والتّفاهُم. فلا يجبُ أن تكُون المحادثاتُ الصّعبةُ مصدراً للتّوتُّر؛ بل يمكنُ أن تكون وسيلةً لتحسين العلاقات وتحقيق نتائج أفضل.

في المرّة القادمة الّتي تجدُ فيها نفسك تُواجهُ مُحادثةً صعبةً، تذكّر هذا الإطار: السّياق، الهدف، الرّسالة. إنّهُ نهجٌ يساعدك على الحفاظ على التّوافُق داخل الفريق والتّركيز على تحقيق أهدافٍ مُشتركةٍ. فلا داعٍ للخوف من المُحادثات الصّعبة؛ بل يُمكنُ أن تجعلها فُرصاً لبناء فرقٍ أقوى وتحقيق نجاحٍ أكبر.