كيف تطلب ساعات عمل إضافية دون إغضاب الموظفين؟

تناقش الكاتبة أليسون جرين، عبر موقع Inc.com، قضايا حسّاسةً وشائعةً تتعلّق بالإدارة وبيئة العمل، مثل كيفيّة التّعامل مع رئيسٍ متسلّطٍ أو حلّ مشكلاتٍ شخصيّةٍ قد تؤثّر على فريق العمل، مثل رائحة الجسم أو التّوتّر بين الزّملاء، وبأسلوبها العمليّ والبسيط، تقدّم نصائح تساعد المديرين والموظّفين على تجاوز التّحدّيات اليوميّة في أماكن العمل.

ومن بين الأسئلة الّتي طرحت عليها، جاء سؤالٌ من صاحب مشروعٍ صغيرٍ يواجه تحدّياً خاصّاً: أدير مشروعاً صغيراً، وعادةً ما يكون عبء العمل تحت السّيطرة ضمن أسبوع عملٍ مدّته 40 ساعةً. ولكن في بعض الأحيان، يأتينا مشروعٌ مهمٌّ بموعدٍ نهائيٍّ ضيّقٍ جدّاً، ويؤثّر عادةً على موظّفٍ مختلفٍ في كلّ مرّةٍ.

أواجه صعوبةً في طلب بذل جهدٍ إضافيٍّ من الموظّفين ليومٍ أو يومين عند الحاجة، فلست متأكّداً ممّا يعتبر طلباً عادلاً في مثل هذه الحالات، فما هي القواعد الّتي يجب اتّباعها؟ غالباً ما أقرّر أن أتحمّل العمل الإضافيّ بنفسي بدلاً من مطالبة الموظّفين ببذل جهدٍ إضافيٍّ، مبرّراً ذلك بأنّي سأحتفظ بهذا الطّلب للأوقات الحرجة حقّاً. ولكن الحقيقة أنّ هذا اليوم لا يأتي أبداً، وتحمّلي لهذا العمل الإضافيّ أصبح يشتّتني عن وظائفي الأساسيّة.

يُستبعد خيار توظيف شخصٍ إضافيٍّ؛ لأنّ العمل الإضافيّ لا يظهر دائماً في نفس المجال التّشغيليّ، وغالباً ما يتطلّب العمل الزائد معرفةً متعمّقةً بمشروعٍ معيّنٍ. (إضافةً إلى أنّ جميع الموظّفين، باستثناء واحدٍ، يتقاضون رواتب ثابتةً، ولا يخضعون لقوانين السّاعات الإضافيّة).

في ظلّ هذه الظّروف، هل يجوز لي طلب جهدٍ إضافيٍّ من الموظّفين عند الضّرورة؟ وإذا كان ذلك ممكناً، كيف يمكنني تقديم هذا الطّلب بطريقةٍ مناسبةٍ؟

ردّت أليسون جرين:

يمكنك بالتّأكيد طلب جهدٍ إضافيٍّ من الموظّفين وتوقّع استجابتهم عندما يتطلّب الأمر ذلك. ولكن إذا كان هذا الأمر يحدث بانتظامٍ، حيث يعمل الموظّفون بشكلٍ مستمرٍّ لساعاتٍ تتجاوز ما تمّ الاتّفاق عليه عند توظيفهم، أو إذا كانوا يضطرّون دائماً لإلغاء خططهم الشّخصيّة بسبب العمل، فعليك مراجعة الوضع. في هذه الحالة، يجب أن تطرح أسئلةً مثل: هل تحتاج إلى تعديل التّوقّعات من البداية، حتّى يعلم الموظّفون طبيعة الالتزامات المطلوبة؟ هل يجب أن تكون صريحاً بشأن تغيّر احتياجات العمل مع الموظّفين (وتعديل التّعويضات وفقاً لذلك)؟ أم هل ينبغي عليك التّفكير في توظيف دعمٍ إضافيٍّ؟

أمّا إذا كانت الحاجة لجهدٍ إضافيٍّ مؤقّتةً، بحيث يطلب من أحدهم العمل لبضع ساعاتٍ إضافيّةٍ خلال أسبوعٍ معيّنٍ، فإنّ ذلك يعتبر أمراً طبيعيّاً جدّاً في أغلب الوظائف المهنيّة، خاصّةً تلك المعفاة من قوانين السّاعات الإضافيّة. في مثل هذه الحالات، يمكنك أن تتوقّع من الموظّفين التّكيّف مع هذه المتطلّبات بكلّ مرونةٍ.

ولكن عليك إبلاغ فريقك بحاجتك إلى هذا الجهد الإضافيّ بوضوحٍ! في بعض الحالات، يكفي أن تكلّفهم بالمهمّة بشكلٍ مباشرٍ، إذ يمكنك أن تقول، على سبيل المثال: "هل يمكنك إنجاز المهمّة (X) بحلول يوم الخميس؟"، ثمّ تضيف بحسب السّياق: "أعلم أنّ الموعد النّهائيّ ضيّقٌ، ولكنّ العمل وصل إلينا للتّوّ اليوم"، أو "أخبرني إذا كنت بحاجةٍ إلى تعديل مواعيد تسليم مهامٍّ أخرى لتوفير الوقت لهذه المهمّة".

تجنّب إعلان جملٍ مثل: "ستحتاجون للعمل لساعاتٍ إضافيّةٍ لإنجاز ذلك"؛ لأنّ هذا الأمر قد يكون ضروريّاً في بعض الأحيان، وقد لا يكون كذلك بدلاً من ذلك، ثق بقدرة موظّفيك المحترفين على إدارة جداولهم الزّمنيّة وتدبير طريقة العمل المناسبة، بما في ذلك اتّخاذ قرار العمل لساعاتٍ إضافيّةٍ إذا استدعى الأمر. (الاستثناء الوحيد هنا هو الموظّف غير المشمول بقوانين الإعفاء من السّاعات الإضافيّة؛ عليك مناقشة كيفيّة التّعامل مع هذا الأمر معه بشكلٍ مباشرٍ).

إذا أردت إعلام فريقك بوجود فترة ضغط عملٍ متوقّعةٍ، يمكنك القول: "ستكون الأسابيع القليلة القادمة مزدحمةً جدّاً، وسأرسل لكم مشاريع أكثر من المعتاد، وقد يتطلّب ذلك بذل ساعات عملٍ إضافيّةٍ، ولكنّه أمرٌ مؤقّتٌ فقط حتّى نهاية الشّهر".

إذا اعترض أحد الموظّفين، فوضّح لهم الأمر بالقول: "يتّسم عملنا بتقلّباتٍ طبيعيّةٍ، فهناك أوقاتٌ تتطلّب جهداً مكثّفاً، وأخرى يكون فيها عبء العمل أخفّ. نسعى دائماً لجعل فترات الضّغط المكثّف قصيرةً، مع الحفاظ على أن تكون معظم الأسابيع ضمن حدود 40 ساعة عملٍ. ولكن، في بعض الأحيان، قد تفرض طبيعة العمل علينا أسابيع أطول من المعتاد".

وأضف: "إذا شعرت يوماً بأنّ فترات العمل المكثّف تستمرّ لفترةٍ أطول من اللّازم، أو أصبحت وكأنّها الوضع الطّبيعيّ الجديد، فلا تتردّد في الحديث معي لنبحث سويّاً كيفيّة إعادة ترتيب الأولويّات".

هذا كلّ ما في الأمر! على الأغلب، عندما تكلّف الموظّفين بالمهامّ المطلوبة، سيتعاملون مع الوضع بسلاسةٍ دون أيّ استغرابٍ. هذا أمرٌ طبيعيٌّ تماماً في أغلب الوظائف المهنيّة، ومن الواضح أنّك بعيدٌ كلّ البعد عن استغلال هذا الوضع أو إساءة استخدامه.