تحديات الإدارة الحديثة: أسئلة شائكة وإجابات حاسمة

تُجيب أليسون غرين -كاتبةٌ في موقع Inc.com- عن مجموعةٍ من الأسئلة المُتعلّقة بقضايا الإدارة ومكان العمل، إذ يتنوّع موضوع المقال بين كيفيّة التّعامل مع مديرٍ يتدخّل في تفاصيل الأمور، إلى كيفيّة معالجة مواقف حسّاسةٍ مثل ظهور مشكلةٍ في مظهر أحد المرشّحين خلال مقابلة عملٍ عبر الفيديو، وأخيراً مسألة الرّدّ على رسائل الشّكر بعد المقابلة، وهنا نستعرض تفاصيل الأسئلة وإجابات غرين عليها:

1. من يجب أن يخبر الموظفين عن الزيادات في الرواتب؟

لقد كنُتُ مديرةً في شركتي لمدّة 13 عاماً، مع فريقٍ يتألّف من خمسة موظّفين، أجتمع معهم في اجتماعاتٍ فرديّةٍ كلّ أسبوعٍ إلى أسبوعين، حيث نراجع المشاريع، ونطوّر الاستراتيجيّات لتجاوز العقبات ومناقشة ما يعمل وما لا يعمل، مع تسليط الضّوء على كيفيّة التّخطيط لمستقبلهم المهنيّ. مؤخّراً، أجرينا مراجعاتنا السّنويّة حيث أضع خطط التّطوير السّنويّ لهم؛ هذه المراجعات مفصّلةٌ جدّاً، إذ تُبنى على المحادثات الّتي أجريناها طوال العام. وفي ختام المراجعات، يتمّ صياغة رسالةٍ رسميّةٍ من قسم الموارد البشريّة تتضمّن زيادة الراتب السّنويّة ورسالةً عامّةً من نوع "سعداء بوجودك معنا". يقوم قسم الموارد البشريّة دائماً بصياغة هذه الرّسائل، بينما يوقّع المشرف المباشر عليها ويسلّمها يدويّاً لكلّ شخصٍ.

هذا العام، أخذت المديرة الجديدة -وهي جديدةٌ في المنصب- الرّسائل من قسم الموارد البشريّة ووقّعتها وسلّمتها بنفسها، وقد علِمتُ بذلك بعد أن تمّ الأمر. شعرت بالصّدمة وكأنّني قد تمّ استبعادي من العمليّة، فقد كُنتُ أعمل مع كلّ هؤلاء الأشخاص طوال العام، أطرح الأسئلة، أبحث عن الأجوبة، أضع الخطط، وأجري محادثاتٍ صعبةً عند الحاجة. أعتقد أنّ لي الحقّ في إيصال الأخبار الجيّدة، فهل أنا مخطئةٌ؟

ردّ غرين:

أنت لست مخطئةً. يجب أن يكون إيصال أخبار الزّيادات جزءاً من المحادثات الّتي تضعين فيها هذا القدر من الطّاقة. كما يمكن أن يكون أحد أكثر جوانب الإدارة متعةً. ومن الغريب أن تُقدم مديرتك على هذا التّدخّل، وتأخذ هذا الدّور منك. إذا كانت هي دائماً تقوم بذلك بهذه الطّريقة، فمن المحتمل أنّها لم تفكّر بأنّك قد تفضّلين القيام بذلك بنفسك. ليس الأمر جدلاً كبيراً، فبعض الجهات تعتمد هذا الأسلوب في التّعامل، ولكن من المعقول أن تشرحي لها بأنّك ترغبين في المستقبل بالقيام بذلك بنفسك كجزءٍ من المحادثات الّتي تجرينها بالفعل، وأن تسأليها إن كان بإمكانها ترك الأمر لك.

2. مرشّحٌ للوظيفة يرتدي قميصاً شفّافاً في مقابلة فيديو

كان من بين المواقف الّتي قد تحدث أثناء مقابلات العمل عبر الفيديو، أن يظهر أحد المرشّحين أو المرشّحات بملابس قد لا تكون ملائمةً تماماً، سواءً بسبب عدم إدراكهم لطبيعة الإضاءة أو لأنّهم لم يتحقّقوا جيّداً من مظهرهم أمام الكاميرا. على سبيل المثال، قد يرتدي أحد المرشّحين قميصاً يبدو مناسباً في المنزل، لكنّه يظهر شفّافاً أو غير رسميٍّ بدرجةٍ كبيرةٍ عند تشغيل الكاميرا.

في مثل هذه الحالات، قد يجد القائم بالمقابلة نفسه في موقفٍ محرجٍ، متسائلاً عن كيفيّة التّعامل مع الأمر، فهل يتجاهله ويقيّم المرشّح بناءً على كفاءته ومهاراته فقط، أم أنّ هناك طريقةً لبقةً لتنبيهه دون التّسبّب في إحراجه؟

قد يكون الخيار الأكثر حكمةً هو التّركيز على الجوانب المهنيّة للمرشّح، وعدم الحكم عليه بناءً على خطأ غير مقصودٍ في المظهر. ومع ذلك، يظلّ التّساؤل قائماً حول ما إذا كان من المناسب لفت نظر المرشّح إلى الأمر، خاصّةً إذا كان ذلك قد يؤثّر على فرصه المستقبليّة في مقابلاتٍ أخرى، فكيف يمكن التّعامل مع مثل هذه المواقف بطريقةٍ تحفظ المهنيّة واللّباقة في الوقت ذاته؟

رد غرين:

افترض أنّ ما حدث كان خطأً غير مقصودٍ في اللّباس، فمن المستبعد جدّاً أن يكون شخصٌ ما قد تعمّد الظّهور بهذه الطّريقة خلال مقابلة العمل. وبالتّالي، لا يوجد منطقٌ في محاسبته على هفوةٍ غير مقصودةٍ في مظهره.

إذا كان يتصرّف بمهنيّةٍ، ويتمتّع بحسن تقديرٍ، فلا يجب أن يتحوّل هذا الموقف إلى "مشكلةٍ كبيرةٍ"، أمّا إذا كان لدى المقابِل تحفّظاتٌ أخرى حول مهنيّة المرشَّح، فيمكن فهم سبب تساؤله عمّا إذا كان هذا الموقف جزءاً من صورةٍ أكبر. وفي هذه الحالة، يجب التّركيز على تلك المخاوف الأخرى وتقييمها بمثل إجراء مقابلةٍ ثانيةٍ للحصول على مزيدٍ من المعلومات، أو اتّخاذ قرارٍ بشأن ملاءمته للوظيفة. وعلى الرّغم من فهم الدّافع لإبلاغه، فإنّ هذا من تلك المواقف الّتي يفضّل فيها التّصرّف بلطفٍ وكأنّ الأمر لم يحدث.

3. هل يجب أن أردّ على رسائل الشكر التي يرسلها المرشحون بعد المقابلة؟

عندما يرسل لي مرشّحٌ قابلته سابقاً بريداً إلكترونيّاً يعبّر فيه عن شكره، هل من الضّروري أن أردّ عليه؟ عادةً، لا أردّ على رسائل الشّكر الإلكترونيّة، تماماً كما لا أردّ على ردود موظّفيّ عند إرسال شيءٍ لهم؛ لأنّ الجميع يتلقّون بالفعل عدداً كافياً من الرّسائل. ومع ذلك، عندما يوجّه إليّ أحدهم شكراً بشكلٍ شخصيٍّ، أجيب تلقائيّاً بعباراتٍ مثل: "على الرّحب والسّعة" أو "سررت بذلك".

ردّ غرين:

هذا أمرٌ اختياريٌّ. لست مضطرّاً لذلك، وكثيرٌ من أصحاب العمل لا يفعلون ذلك. الآداب هنا مشابهةٌ لآداب الشّكر في مناسباتٍ أخرى، فإذا أرسل شخصٌ ما رسالة شكرٍ على هديّةٍ، فلا يتوقّع منك أن ترسل له شكراً على شكره. وبينما لا ينبغي أن تعدّ رسائل الشّكر بعد المقابلة رسائل شكرٍ حقيقيّةً (أو على القليل لا ينبغي أن تكون كذلك عند القيام بها بشكلٍ جيّدٍ)، فإنّ البروتوكول يظلّ مشابهاً.

ومع ذلك، إذا كان لديك الوقت للرّدّ، سيكون هذا التّصرف لفتةً لطيفةً وكريمةً. وإذا كان المرشّح من الأشخاص الّذين تحاول جذبهم، فإنّك ستولي أولويّةً أكبر للرّدّ؛ لأنّك تريد أن يستمرّ شعورهم بالارتباط والحماس بشأن الوظيفة. وإذا أخذ شخصٌ ما الوقت لكتابة رسالةٍ مدروسةٍ وذات مضمونٍ حقيقيٍّ، فسيكون من المناسب الاعتراف بذلك أيضاً. ليس من الضّروريّ أن يكون الرّدّ مطوّلاً، فقط قُل شيئاً مثل: "كان من الرّائع مقابلتك أيضاً، وسنتواصل معك قريباً".