كشوف الرواتب الشهرية: 4 استراتيجيات وتقنيات فعّالة لتسهيلها

بقلم هيذر وايلد Heather Wilde، مديرة التّكنولوجيا التّنفيذيّة في theDifference

يمكنُ أن تكونَ إدارة كشوف الرواتب نقطةَ ضغطٍ كبيرةً لأيِّ صاحب عملٍ؛ ولكنَّها قد تصبحُ أكثر صعوبةً عند إدارة فريقٍ دوليٍّ؛ ولكن في الوقت نفسه، هناك أشياءٌ قليلةٌ تفوقها أهميَّةً؛ ففي النِّهاية، بغضِّ النَّظر عن مقدار ما تفعله لتحقيقِ أقصى قدرٍ من مشاركة الموظَّفين؛ فإنَّ أعضاء فريقكَ يريدون الحصولَ على أموالٍ مقابل عملهم. ^[1]  

وهم يريدون (ويستحقون) أن تسيرَ هذه العمليَّة بسلاسةٍ قدر الإمكان، مع تزايد عدد روَّاد الأعمال الَّذين يسعون للوصولِ إلى مجموعةِ المواهبِ العالميَّة، ويمكن لتكنولوجيا دفع الأجور المناسبة أن تُحدِث فرقاً كبيراً في المساعدة في معالجة كشوف الرواتب العالميَّة على النَّحو الصَّحيح.

شاهد أيضاً: الإمارات تقود دول الخليج في اعتماد العملات المشفرة لسحب رواتب الموظفين

1. أتمتة العمليَّات اليدويَّة

تعدُّ الأتمتة واحدةً من أكثر السِّمات المفيدة لتكنولوجيا دفع الأجور العالميَّة؛ حيث تساعدُ في تقليل مخاطر الخطأ عند معالجة البيانات يدويّاً؛ إنَّ توفيرَ الوقت النَّاتج عن أتمتة أنشطة كشوف الرَّواتب المتكرِّرة، يمكن أن يتيحَ أيضاً لفرق الموارد البشريَّة إعادة توجيه جهودهم إلى عملٍ أكثر تأثيراً.

ومن الأمثلة الرَّائعة على ذلك دراسة الحالة التي أجرتها شركة Papaya Global، وهي منصَّة دفع أجورٍ عالميَّة؛ كان لدى شركة الأمن السيبراني SentinelOne أكثر من 2000 موظَّفٍ في 33 دولةً، ولكن على الرَّغم من هذا النُّموِّ السَّريع، استمرت عمليّات كشوف الرواتب في استخدام جداول بيانات Excel، الأمرُ الذي يتطلّب صيانةً يدويّةً موسّعةً، حتّى المهام -مثل: تعديلات الرّواتب والمكافآت- كانت تتطلَّب تدقيقاً وتحديثاً شاملين.

ومع ذلكَ؛ فإنَّ تحديثَ برنامج الرَّواتب لديها سمح لهذه العمليَّات وغيرها بأن تصبحَ مؤتمتة بالكامل، ممّا يضمن دقَّة البيانات الكاملة والمزامنة التِّلقائية عند إضافة التَّحديثات إلى النِّظام، وقد أدّت الرُّؤية الكاملةُ لعمليَّات كشوف الرَّواتب إلى تحسين هذه العمليَّات.

2. ضمان الامتثال للوائح القوانين المحليَّة

لكلِِّ دولةٍ قوانينها وتشريعاتها الفريدة فيما يتعلَّق بالتَّوظيف والرُّواتب، يمكن أن يغطِّي هذا كلَّ شيءٍ بدءاً من الحدِّ الأدنى للأجور ومتطلَّبات استحقاقات الموظَّفين، وحتَّى كيفيَّة تحديد البلدان للفَرق بين الموظَّفين والمقاولين المستقلِّين.

يعدُّ قانون الضَّرائب مسألةً مهمِّةً بشكلٍ خاصٍّ عند التَّعامل مع كشوف الرَّواتب العالميَّة؛ حيث يجب على الشَّركات الالتزام بقوانين الضَّرائب لكلِّ بلدٍ تمارسُ فيه أعمالها أو تستخدم موظَّفين، ويمكن أن تتراكمَ العقوباتُ الضَّريبيَّة على الرَّواتب بسرعةٍ؛ ممّا يسبِّب مشاكل ماليَّةً ولوجستيَّةً خطيرةً لشركتكَ.

يضمن العديد من مزوّدي تكنولوجيا دفع الأجور الامتثالَ العالميّ من خلال دمج البيانات التَّنظيميَّة في أنظمتهم بمساعدة الفِرق القانونيَّة وفِرق التَّوظيف المحليَّة، كما تساعد عمليَّات إنشاء العقود المحليَّة وجمع وثائق الامتثال أصحابَ العمل على تجنّب النِّزاعات القانونيَّة والعقوبات.

3. إدارة استحقاقات الموظفين والتعويضات بشكل مناسب

يمكن أن تختلفَ قوانين التَّعويضات والاستحقاقات والتَّوقُّعات بشكلٍ كبيرٍ من بلدٍ إلى آخر، عند بناء فريقٍ عالميٍّ، يجبُ عليكَ معرفة هذه التَّوقُّعات لجذب أفضل المواهب، على سبيل المثال، في إسبانيا والبرتغال، يتمُّ دفع المكافآت الإلزاميَّة للشَّهر الثَّالث عشر والرَّابع عشر (مكافآتٌ برواتبِ أشهرٍ إضافيَّةٍ في نهاية السَّنة) خلال فصل الصَّيف وفي عيد الميلاد، في بلدانٍ أخرى، قد لا تكون هذه إلزاميَّة؛ لكنّها ما تزال عُرفاً ومفتاحاً لجذب المواهب والاحتفاظ بها.

يمكن أن تؤدّي قوانين وتشريعات التَّوظيف المحليَّة إلى معالجة بعض رواتب الموظَّفين أسبوعيَّاً بدلاً من كلِّ أسبوعين، ويمكن أن تؤثِّرَ الضَّرائب المحليَّة والرُّسوم الأُخرى على المبلغ الذي ستحتاج إلى تقديمه كراتبٍ تنافسيٍّ؛ وممّا يزيد من التَّعقيد هو تغيُّر أسعار الصَّرف، والذي يمكن أن يغيِّر بشكلٍ كبيرٍ نفقات الرَّواتب على مدار العام، حتَّى لو ظلَّ راتب الموظَّف كما هو.

يمكن أن تساعدكَ تقنيّة الدَّفع الصَّحيحة في تتبّع هذه المتغيِّرات وغيرها من متغيِّرات الدَّفع المعقَّدة، ممّا يسهُّل حساب عروض الأجور المناسبة ومعالجة كشوف الرَّواتب في الوقت المتوقَّع لكلِّ موظَّفٍ.

4. تتبّع إجازات الموظّف مدفوعة الأجر

لكلِّ دولةٍ تشريعاتها وتوقّعاتها الخاصَّة فيما يتعلَّق بالإجازات مدفوعة الأجر، ويمكن أن تختلفَ العطلات الرَّسميَّة أيضاً من مكانٍ إلى آخر، في حين أنَّ إجمالي أيَّام الإجازة يمكن أن يصلَ إلى 10 أيّامٍ في الولايات المتَّحدة؛ فإنَّ معظم الدُّول الأوروبيَّة لديها ما يصل إلى 30 يوماً إجازة مدفوعة الأجر سنويَّاً.

إنَّ التَّحدِّي المتمثِّل في تتبُّع وإدارة إجازات الموظَّفين يتزايد بشكلٍ كبيرٍ عندما تقوم بالتَّوظيف من المزيد من البلدان؛ ولحسن الحظِّ، فإنَّ تكنولوجيا كشوف الرَّواتب تجعل من السَّهل تتبع حضور الموظَّفين وتعديل الرَّواتب وفقاً لذلك.

باستخدام تقنية كشوف الرَّواتب لإدارة الجانب الماليِّ للأمور، يمكن لقسم الموارد البشرية لديك التَّركيز على معالجة طلبات الإجازة والموافقة عليها مع الثِّقة في أنَّها لن تعطِّل عمليَّات كشوف الرَّواتب.

شاهد أيضاً: كيف تساعد التكنولوجيا رواد الأعمال في حل نزاعات الأجور وساعات العمل؟

بسّط معالجة كشوف الرَّواتب العالميَّة وتحقيق أقصى استفادة من موهبتك

باستخدام تقنية الدَّفع الصَّحيحة، لا داعي أن تصبحَ معالجة كشوف الرَّواتب العالميَّة مصدر إزعاجٍ لك أو لموظّفيكَ، من خلال ضمان عمليَّات كشوف رواتب تتّسم بالكفاءة والدِّقة، يمكنكَ زيادة الرِّضا فيما بين فريقكَ الدُّوليّ والاحتفاظ به مع تمكين قسم الموارد البشريَّة لديكَ من قضاء وقتٍ أكبر في التَّركيز على احتياجات الموظَّفين؛ تخلَّص من العمل المزدحم، عندها سيكون كلُّ شيءٍ آخر في مكانه الصَّحيح.

لمزيدٍ من النصائح في عالم المال والأعمال، تابع قناتنا على واتساب.