هل ترغب في زيادة إنتاجيتك؟ توقيت مهامك هو مفتاح نجاحك

إحدى تقنيات الإنتاجيّة الّتي بدأت في تطبيقها منذ سنواتٍ، وقبل أن أكتشف أنّ علم الأعصاب يوصي بها أيضاً، هي تنظيم جدولي اليوميّ بناءً على تقلّبات وظائف الدّماغ. باختصارٍ، أخصّص المهامّ الّتي تتطلّب إبداعاً وتركيزاً ذهنيّاً في الأوقات الّتي يكون فيها دماغي في أفضل حالاته، مثل الفترة الّتي تلي وجبة الإفطار مباشرةً.

حيث أترك المشكلات المعقّدة الّتي يصعب حلّها لمنتصف اليوم، عندما أخرج للجري، أمّا المهامّ الرّوتينيّة، مثل: تصحيح الأوراق، وجمع الأبحاث، وإجراء الاجتماعات غير المهمّة، أو الرّدّ على الرّسائل الإلكترونيّة، فأخصّصها لفترة بعد الظّهر، عندما لا يكون عقلي في أقوى حالاته. وبعد أن نشرتُ كتابي السّابع عشر "اندفاع الدّماغ" (Brain Rush) في يوليو الماضي، استخدمت هذا النّظام في تنظيم وقتي خلال العام الّذي مرّ بين توقيع عقد الكتاب وصدوره. في الحقيقة، كانت هذه الطّريقة فعّالةً جدّاً.

على سبيل المثال، عندما كُنتُ أعمل على كتابة فصلٍ من فصول الكتاب، كُنتُ أبدأ بعد الإفطار بكتابة المسودّة الأولى. كان يتضمّن ذلك قراءة أبحاثي، وتحديد الأجزاء الأكثر أهمّيّةً، واختيار ما أرغب في أن يعرفه القرّاء، ثمّ كتابة المسودّة. عادةً ما كُنتُ أجمع الأبحاث، وأجري المقابلات في فترة بعد الظّهر. وإذا واجهتني مشكلاتٌ معقّدةٌ لم أتمكّن من حلّها، كانت الإجابات تظهر فجأةً في ذهني أثناء جريي في منتصف اليوم. حيث جعلني تنظيم أيّامي بناءً على هذه الأنشطة أكثر إنتاجيّةً، ممّا ساعدني في تقليل الضّغط المرتبط بالمواعيد النّهائيّة، وزاد من فعّاليّتي في إنجاز المهامّ الأكثر أهمّيّةً.

 بالإضافة إلى ذلك، هناك باحثٌ في علم الأعصاب يوصي بهذه الطّريقة في تنظيم الأنشطة اليوميّة بما يتماشى مع تقلّبات حالة الدّماغ. ووفقاً لديفيد روك، مؤسّس ورئيس معهد نيروليدرشيب، فإنّ السّبب وراء إنتاجيّة الأشخاص النّاجحين وقلّة توتّرهم في العمل هو أنّهم "يديرون أدمغتهم بشكلٍ أفضل". 

فأوضح روك بأنّ قدرة النّاس على اتّخاذ القرارات محدودةٌ. ووجد أنّ الأشخاص النّاجحين يقومون بترتيب مهامّهم بشكلٍ جيّدٍ، حيث يخصّصون الأوقات الّتي يعمل فيها دماغهم بأفضل حالاته -عادةً في الصّباح- للمهامّ الصّعبة والمهمّة. أمّا المهامّ الرّوتينيّة والأقلّ أهمّيّةً، فيؤجّلونها إلى فترة بعد الظّهر عندما يبدأ دماغهم في التّباطؤ. كما أشار إلى أنّ الأشخاص النّاجحين يعرفون جيّداً متى يجب عليهم التّوقّف عن محاولة حلّ المشكلات بأنفسهم، ويتركون أدمغتهم "اللّاواعية" تجد الحلول تلقائيّاً.

وبخصوص السّعادة والإنتاجيّة، خلصت أبحاث روك إلى أنّ النّاس سيستفيدون بشكلٍ أكبر من قدرتهم المحدودة على اتّخاذ القرارات اليوميّة إذا نظمّوا مهامّهم بحيث يبدؤون بـ "العمل الإبداعيّ أوّلاً، ثمّ العمل العاجل والمهمّ ثانياً، وأخيراً الرّدّ على البريد الإلكترونيّ، وكلّ المهامّ الأخرى ثالثاً".

أربع خطوات لزيادة الإنتاجية وتقليل التوتر في العمل

إليك أربع خطواتٍ يمكنك اتّباعها لتطبيق هذا المفهوم عند بدء مشروعٍ جديدٍ:

• راقب الأوقات الّتي يعمل فيها دماغك بأعلى كفاءةٍ: لا يكون الجميع أكثر إبداعاً في الصّباح، فبالنّسبة لبعض الأشخاص، قد يكون الوقت الأكثر إبداعاً في وقتٍ متأخّرٍ من المساء. لذا، عليك أن تلاحظ الأوقات الّتي يعمل فيها دماغك بأفضل شكلٍ.
• حدّد المهامّ الأكثر إبداعاً وأهمّيّةً في كلّ مرحلةٍ من المشروع: بالنّسبة لي، عندما كتبت الكتاب، كانت المهامّ الأكثر إبداعاً تتمثّل في كتابة مسودّات الفصول والتّفكير في حلولٍ للمشاكل المعقّدة.
• ضع خطّةً واضحةً للمشروع: عندما أكتب كتاباً، تبدأ الخطوة الأولى بوضع اقتراح الكتاب، الّذي يحدّد كلّ فصلٍ، ويضع مواعيد نهائيّةً لإنجاز الفصول الأولى، وإنهاء المسودّة الكاملة للكتاب، والرّدّ على الملاحظات التّحريريّة تمهيداً للنّشر.
• استفد بأقصى درجةٍ من قدرتك المحدودة على اتّخاذ القرارات: في كلّ مرحلةٍ من مراحل المشروع، قم بأداء المهامّ الأكثر أهمّيّةً عندما يكون دماغك في أفضل حالاته، واترك وقتاً لدماغك اللّاواعي لحلّ المشكلات الصّعبة، وخصّص المهامّ الرّوتينيّة عندما يكون دماغك أقلّ نشاطاً.

إذا اتّبعت هذه العمليّة، ستكون أكثر سعادةً، وأكثر إنتاجيّةً، وأقلّ توتّراً، وبالطبع هذا مدعومٌ بالأبحاث، وكذلك من خلال تجربتي الشّخصيّة.