6 استراتيجيات فعّالة لتحويل اجتماعات العمل إلى جلسات تفاعلية

هل يعتريكَ الضّجرُ كقائدٍ للفريقِ من صراعِكَ المستمرِّ للَفْتِ انتباهِ موظَّفيكَ أثناءَ الاجتماعاتِ، بينما هم منهمكون في هواتفِهم أو يغرقون في أحلاِم اليقظةِ؟ هل تصارِعُ للمحافظةِ على انتباهِ فريقِكَ أثناءَ الاجتماعاتِ؟ هل تجدُ نفسَكَ متسائلاً عن الأثرِ الحقيقيِّ للاجتماعِ بعدَ انقضائهِ؟

إذا وجدتَ هذا الوصفَ ينطبقُ على حالتِكَ، فقد حانَ الوقتُ لإحداثِ بعضِ التَّغييراتِ الجوهريّةِ في أسلوبِكَ التّقليديِّ للاجتماعاتِ، لقد تعلّمتُ عبرَ الأعوامِ أنَّ التّفاعليّةَ هي مفتاحُ الاجتماعِ النّاجِحِ، ولكنَّ تحقيقَ ذلكَ يحتاجُ إلى أكثر من مجرَّدِ القولِ، لذلم دعنا نبحر في عدَّةِ خطواتٍ أساسيةٍ يمكنُكَ اتّخاذُها لقيادةِ اجتماعاتِ فريقٍ أكثرَ فاعلية في عام 2024.

1. إتقان المادة

أولى النّصائحِ وأكثرُها أهميّةً هي ضرورةُ إلمامِكَ التّامِّ بموضوعِ النّقاشِ، مهما كانَ الموضوعُ أو المعلوماتُ التي تتناولُها، يجبُ أن تكونَ على درايةٍ تامّةٍ بها، ينبغي أنْ تكونَ قادراً على عرضِ جميعِ النِّقاطِ الرّئيسةِ بسلاسةٍ وثقةٍ، كثيراً ما ينحرفُ المقدّمونَ عن هذا المسارِ، مكتفينَ بالنَّظرِ إلى السُّبورةِ أو الشَّاشةِ، ويقرؤونُ مباشرةً منها، مهملينَ التّواصلَ البصريِّ مع زملائِهم، هذا الأمر برمَّتهِ يؤدّي إلى خسارةِ انتباهِهم على الفورِ.

بدلاً من استخدامِ أدواتِ العرضِ لتلاوةِ خطابِكَ نصّاً، استعن بها لعرضِ النِّقاطِ الرّئيسيّةِ، وأعدِ الملاحظاتِ لتظلَّ على المسارِ الصَّحيحِ، وكذلكَ التَّدريبُ المسبقُ على العرضِ التَّقديميِّ سيزيدُ من راحتكَ مع المُحتوى.

2. إرسال جدول الأعمال مسبقاً

لستَ وحدكَ من يحتاجُ للاستعدادِ للاجتماعِ، للحرصِ على أنّ جميعَ المشاركينَ لديهِم ما يلزمُ ليكونوا مشاركين فاعلين، أوصِ دائماً بإرسالِ جدولِ الأعمالِ للحضورِ مسبقاً، إذ يمنحهم هذا فرصةً لمراجعةِ الموضوعاتِ والمعلوماتِ، ويتيحُ لهم الفرصةَ لإعدادِ أيَّةِ ملاحظاتٍ أو أسئلةٍ قد تكونُ لديهم، كذلكَ ينبغي مشاركةُ الوثائقِ أو الموادِّ المطلوبةِ مسبقاً.

تأكّدْ من أنّ جدولَ الأعماِل موجزٌ، يسردُ النَّقاطَ الرّئيسيّةَ للمناقشةِ، ويحتوي على بعضِ النّقاطِ البارزةِ تحتَ كلِّ نقطةٍ، لا يجبُ أن يكونَ مجرَّدَ نسخةٍ حرفيّةٍ للعرضِ بأكملِهِ، بل ملخّصاً شاملاً لأبرزِ الموضوعاتِ المطروحةِ للنّقاشِ.

شاهد أيضاً: رفع التزام الموظفين إلى الحد الأقصى: تحويل فريقك إلى ميزة

3. تشجيع الموظفين على المشاركة

نصيحةٌ أخرى؛ هي التّخلّي عن نظرةِ الاجتماعاتِ كعروض تقديميِّة؛ حيثُ تقومُ بالحديثِ دون مشاركةٍ، وبدلاً من ذلكَ تبنَّ نظرةً تفاعليّةً تشجّعُ الموظّفين على الانخراطِ، أخبرهم بأنّ الأسئلةَ والتّعليقاتِ مرحّبٌ بها، وستثري تجربةَ الاجتماعِ للجميعِ، بدلاً من التَّحدُّثِ إليهم، تحدَّث معهم وشجِّعِ التّواصلَ الثّنائيَّ.

4. إضافة عناصر تفاعلية

إذا كنتَ تبحثُ عن طريقةِ لتعزيزِ الاهتمامِ والتّفاعلِ، فإنَّ اللجوءَ إلى أدواتِ الوسائطِ المتعدّدةِ قد يكونُ الحلَّ المناسبِ، عندما يكونُ العرضُ التّقديميّ مليئاً بالنّصوصِ المطوّلةِ، من السَّهلِ فقدانُ انتباهِ الجمهورِ؛ هناكَ سببٌ وجيهٌ لمنع استخدام البوربوينت في أمازون!

يمكنُ أن يتضمّنَ ذلكَ عناصرَ، مثل: مقاطع الفيديو من يوتيوب، التّسجيلات الصّوتية، وحتَّى الصّور التّعبيرية إذا كانت تناسِبُ السّياقَ، إذا أسهمَت هذهِ العناصرُ في تحسينِ الاجتماعِ وترسيخِ النّقاطِ والمعلوماتِ، فهي تستحقُّ الإضافةَ، وهي أيضاً تساعدُ على تنويعِ الجلسةِ وضمانِ انتباهِ الحضورِ.

5. الاختصار والوضوح

كلّنا عايشَ اجتماعاتٍ تبدو لا نهائيّةً، ومع تراجُعِ مدّةِ الانتباهِ -شكراً لثقافةِ تيك توك!- من المتوقّعِ ازديادُ هذه الظَّاهرة في 2024. إذ إنّ إطالة الاجتماعِ لا تعزّزُ فعاليتَهُ، بل تخفّضُها، الأجدرُ أن تكونَ الاجتماعاتُ مختصرةً ومركّزةً وأكثرَ تواتراً، بدلاً من الإطالةِ، وإلّا ستجدُ نفسَكَ تشتاقُ للعودةِ إلى مهامِكَ ومشاريعِكَ المعلّقةِ.

6. حدّد المطلوب بوضوح

وأخيراً، تأكّد قبلَ نهايةِ كلِّ اجتماعٍ من تحديدِ مهماتٍ واضحةٍ للفريقِ، مرتبطةٍ بأهدافِ الاجتماعِ، بعد توزيعِ هذه المهمّاتِ، يجبُ متابعتُها لضمانِ التقدُّمِ، إلى هذا يشيرُ مقالٌ من Harvard Business Review، بدونِ مهمّاتٍ محدّدةٍ لا تتقدّمُ الاجتماعاتُ ولا تؤدِّي إلى نتائجَ ملموسةٍ.

شاهد أيضاً: لا تسمح للأداء المتوسط بتخريب فريقك

راقب التحوّل

إتقانُ فنِّ تقديمِ اجتماعٍ تفاعليٍّ يغطِّي كلَّ النّقاط المهمَّةِ، ويشركُ الموظّفينَ، هو شيءٌ عملتُ عليه طويلاً، أعرفُ شعورَ النَّظرِ إلى فريقٍ منغمسٍ بأجهزتِهم، لذلك استخدامُ هذه النَّصائحِ سيزوّدُكَ بالأدواتِ لجذبِ انتباهِهم، والحفاظُ على تركيزِهم وتفاعلِهم، وضمانُ نجاحِ اجتماعاتِكَ، هذهِ فرصةٌ للاستفادةِ من خبراتِي.

لمزيدٍ من النصائح في عالم المال والأعمال، تابع قناتنا على واتساب.