6 طرق لتحسين الاجتماعات: لضمان فعاليةٍ أكبر وتجنّب هدر المال

معظم الاجتماعات تُعْتَبَرُ مضيعةً للوقتِ والمالِ. لماذا؟ لأن الكثيرين يَشْرَعونَ في الاجتماعاتِ دونَ هدفٍ واضحٍ أو جَدْوَلِ أعمالٍ مُحَدَّدٍ، مما يُؤَدِّي إلى هَدْرِ المواردِ. ووفقاً لدراسةٍ حديثةٍ، يمكنُ للاجتماعاتِ أنْ تَهْدِرَ ما يصلُ إلى 25,000 دولارٍ لكلِّ موظفٍ سنويّاً.

في شركةِ A1 Garage Door، لدينا حوالي 25 اجتماعاً يومياً، وإليكَ ما تعلمتهُ عن إدارةِ الاجتماعاتِ الفَعَّالَةِ:

1. لا تَكُن ضحيةً للاجتماعات

إذا لم تكن مُنْخَرِطاً في الاجتماعِ، ولا تَشْعُرُ بأهميةِ وجودكَ، يمكنكَ المُغَادَرَة. لدينا موظّف يقول "اجتماعٌ آخرُ كان ينبغي أن يكون بريداً إلكترونياً". تعلّمتُ هذا من إيلون ماسك، الذي يقول: "غادرِ الاجتماعَ أو المكالمةَ فوراً إذا كان من الواضحِ أنّكَ لا تُضِيفُ قيمةً. ليس من الوقاحةِ المُغَادَرَة، بل الوقاحة هي إجبارُ شخصٍ على البقاءِ وإضاعة وقتهِ".

2. قلّل عدد الحضور لتحصل على مزيدٍ من الفعالية

العديدُ من الاجتماعاتِ يمكن أنْ تُعْقَدَ بعددٍ أقلَّ من الأشخاصِ بدلاً من حضورِ الفريقِ بأكملهِ. يَنْصَحُ ستيف جوبز بأن يكونَ عددُ الحضورِ من ثلاثةٍ إلى خمسةِ أشخاصٍ فقط. يجب أن يكونَ الحاضرونَ من أصحابِ القرارِ لضمانِ أن يكونَ الاجتماعُ سريعاً ومباشراً.

3. اختم بنعم/لا ومتى؟

لا تَنْهِ الاجتماعَ بكلماتٍ مبهمةٍ مثل "ربما" أو "لاحقاً" أو "في المستقبل". اختم بخطواتٍ واضحةٍ: ما الاستنتاجاتُ التي توصلتم إليها؟ ما الخطواتُ التالية؟ ومنْ سينفّذُها؟

4. وَسِّع نطاقَ اجتماعاتك

مع نموِّ أعمالكَ وزيادةِ نجاحكَ، سيرغبُ المزيدُ من الأشخاصِ في الحصولِ على مشورتكَ ومساعدتكَ. هذا جيّدٌ، لكن يجبُ وضعُ حدودٍ وحمايةُ وقتِكَ. مرةً في الشهرِ، أقومُ بجلسةِ أسئلةٍ وأجوبةٍ مباشرةٍ حيث يمكنُ لأيِّ شخصٍ أن يطرحَ عليَّ الأسئلة.

5. عقد المزيد من الاجتماعاتِ الفردية

رغم أنّني نصحتُ بتقليلِ الاجتماعاتِ، إلا أنّ الاجتماعاتِ الفرديةَ يمكن أن تكونَ أكثرَ قيمةً من الاجتماعاتِ الجماعيةِ. يحتاجُ الموظفونَ إلى الاهتمامٍ والاعتراف بهم شخصيّاً. هناكَ وصفةٌ أو نهجٌ لكلِّ شخصٍ، ومنَ المهمِّ التعامل معهم بالطريقةِ التي يفضّلونها.

6. اطلبْ من الآخرين تقديمَ العروض

لمنعِ إضاعةِ الوقتِ في الاجتماعاتِ، خاصةً في الاجتماعاتِ الفرديةِ، اجعلِ الموظفينَ يقدمونَ العرضَ. هذا يجبرهمْ على إعدادِ أجندةٍ مسبقاً. لأضمنَ استعدادهمْ لاجتماعاتهمْ الفرديةِ معي، أرسلُ لهمْ نموذجاً يحتوي على أسئلةٍ مثل:

• على مقياسٍ من 1 إلى 10، كيفَ تُقَيِّمُ أداءكَ؟
• ما القيمُ الأساسيةُ التي مارستَها بشكلٍ جيدٍ هذا الأسبوعِ؟
• ما الذي أحسنت فعله هذا الأسبوعِ؟
• ما الذي يمكنُ تحسينهُ في الأسبوعِ المقبلِ؟
• ما الأنشطةُ أو الأولوياتُ الرئيسيةُ التي تركزُ عليها في الأسبوعِ المقبلِ؟