7 استراتيجيات ذهبية لضمان نجاح أي اجتماع

لقد مضت سنواتٌ عديدةٌ منذ أن ألّفت كتابي عن آداب الاجتماعات في الشّركات، إلّا أنّه في تلك الأزمان الغابرة، كان الإجماع العام يقرّ بأنّ أغلب تلك الاجتماعات لم تكن إلا مضيعةً للوقت، وكما أوردت في مؤلّفي، تتّسم الاجتماعات بكثرتها وطول أمدها، مع ما يصاحب ذلك من عدم الفاعليّة وضعفٍ في الإنتاجيّة، ناهيك عن قلّة الإعداد المسبق، والقائمة تطول.

فعلاً، حين ألّفتُ الكتابَ، كانت الدراسات تشير إلى أن 47% من الوقت المخصّص للاجتماعات يُعتبر مهدراً. والآن، يبدو أنّ الوضع يزداد سوءاً بخصوص الاجتماعات، إذ وفقاً لاستطلاعٍ أُجري مع عددٍ من كبار المديرين، أفاد 71% منهم بأنّ الاجتماعات تفتقر إلى الإنتاجيّة والفاعليّة، وهذا ليس فقط سيئاً، بل هو تدهورٌ ملحوظٌ، فما الذي يعيب الاجتماعات؟

إليكم 7 من أشهر الأخطاء في الاجتماعات التي يمكن تجنّبها لضمان عقد أفضل الاجتماعات على الإطلاق:

الخروج عن الموضوع

إنّ الانحرافَ عن الموضوع أثناء الاجتماع يفضي بفعاليّة الحوار إلى مهاوي العدم، وفضلاً عن تبديد الوقت، هنالك آفةٌ أشدّ وطأةً تتمثّل في الانحراف عن المسار المرسوم، ألا وهي: تلاشي الانتباه. فكلّما امتدّ بنا الزّمن بعيداً عن محور النّقاش، ازدادت مدّة إغفال المعضلة الرّئيسية دون إيجاد حلٍّ لها، فما تراه يكون الحل؟ إنّ الحلَّ يتمثّل في الإمساك بزمام النّقاش بإحكامٍ، مع التّركيز الشّديد لضمان الخروج بحلولٍ ملموسةٍ، لا بزيادةٍ في الأوقات المهدورة.

لا تُخطط لهدف، ولا تضع جدولاً للأعمال

إن الاجتماعات تُعدّ استثماراً في الزّمن الثّمين لكلّ من يُشارك فيها، لذا يجب أن يكونَ هناك هدفٌ واضحٌ لكلّ دقيقةٍ مستثمرةٍ، كما أنّ لكلّ رحلةٍ مقصداً تسعى إليه، كذلك ينبغي لكلّ اجتماع أن يتميّز بأهدافٍ محدّدةٍ، وهذه الأهداف، التي يتم تقديمها للمشاركين قبل الاجتماع عبر جدول أعمالٍ مُفصّلٍ، تُقدّم الإرشاد وتضمن التّفهم الشّامل للسّبب الكامن وراء هذا الاجتماع، ما يؤدّي إلى استعدادٍ تامٍّ ومثمرٍ.

الاجتماعات تطول أكثر مما ينبغي

واحدةٌ من المشكلات الأكثر شيوعاً مع الاجتماعات هي أنّها تستمرّ لفترةٍ أطول بكثيرٍ من الوقت الذي كان يجب أن تنتهي فيه، تذكّر هذه العبارة: أنهِ الاجتماع بمجرّد تحقيق غايته، أو عندما يبدأ التّقدم نحو الحل في التّباطؤ.

عدم الاستعداد الجيد

عدم استعدادكَ للمشاركة في الاجتماع قد يجبركَ على الارتجال، ممّا يزرع بذور الحيرة والإحباط في نفوس الحضور، إذ لتصلَ الاجتماعات إلى مستوى العظمة، يجب أن تُبنى على أساس الاستعدادِ الجيّد، وحتّى الاجتماعات ذات البدايات الواعدة قد تتدهور بسرعةٍ إذا ما غاب هذا الاستعداد عن المشاركين؛ لذا، امنح اهتمامك لجدول الأعمال المُرسل مسبقاً وأدّ واجبك المنزليّ لتكونَ جاهزاً للمشاركة الكاملة فيه.

غموض النتائج

تُشكّل النّتائج المبهمة الخصم اللّدود لتقدم فريقكَ، فهي لا تفشل فقط في حلّ المشكلات التي تمت مناقشتها في الاجتماع، بل تخلق دورةً من التّكرار، تستلزم المزيد من الاجتماعات لمعالجة المشكلة العالقة ذاتها؛ لذا عليك التّركيز على تقديم نوع الحلول الحاسمة التي تدفع الأمور نحو الأمام.

غياب اللاعبين الرئيسيين

حتّى الاجتماع المُعدّ بأفضل تخطيطٍ ممكنٍ قد يفقد مساره بغياب الشّخصيّات الرّئيسية المُفترض تواجدها فيه، ولضمان نجاح اجتماعك، اجعل من أهمّ أولوياتك الاتّصال المباشر مع الأشخاص الأساسيّين في النّقاش وتأكّد من حضورهم، ومن الضّروري أيضاً التّأكد من عدم دعوة أفرادٍ ليس لهم ضرورةٌ بالمشاركة، فذلك من شأنه تضييع وقتهم ووقتك على حدٍّ سواء.

سيطرة القلة

كم منّا شهد اجتماعاتٍ يُهيمن عليها فردٌ أو اثنان، تاركين البقيّة في حالةٍ من التّساؤل عن سبب وجودهم هناك أو يلهون بأصابعهم. الاستئثار بالحوار وإقصاء الآخرين يؤدّي إلى فرقٍ محبطةٍ ونتائج ناقصة؛ لذلك يجب أن تتحلّى بالقيادة في اجتماعاتك، مع التّأكد من منح الفرصة لكلّ فردٍ للمشاركة، والتّعبير عن آرائه، وطرح اقتراحاته للحلول.

إن الاجتماعات لا يجب أن تتحوّلَ إلى كوارثّ، وبصفتك قائداً، فأنت تمتلك القدرة على تحسينها وجعلها أكثر فاعليةً؛ لذا، خذ بعين الاعتبار هذه العوائق الشّائعة لفشل الاجتماعات واسعَ جاهداً لتجنّبها.

لمزيدٍ من النصائح في عالم المال والأعمال، تابع قناتنا على واتساب.