اجتماع عمل: كيف تجعل مناقشة الأرقام فرصةً للإبداع؟

هل أنتَ على موعدٍ مع اجتماع عمل الأسبوع القادم؟ ربَّما بدأت تشعرُ بالملل من الآن، أو أنَّك تحاولُ ابتكار الطُّرق والأساليب الَّتي تساعدكَ على تبديد روتين الملل قليلاً، دعنا نحاول مساعدتكَ على جعل اجتماعكَ القادم فعَّالاً وأكثر مرحاً وإنتاجيَّةً بقليلٍ من النَّصائح غير التَّقليديَّة.

لماذا تحتاج إلى اجتماع عمل فعّالٍ؟

هل تعلم أنَّ طريقةَ إدارة اجتماعاتكَ وتنظيمها تعدُّ من أبرز عوامل الخطر الَّتي تُؤثِّر على مشاركة الأعضاء واستثمارهم في مؤسَّستك؟ كلُّ جزءٍ من أجزاء الاجتماع له أهميَّته من التَّخطيط (خصوصاً التَّفكير في الأجندات والأهداف)، إلى اللُّوجستيَّات، وحتَّى مهارات رئاسة الاجتماع، جميع هذه العناصر تلعبُ دوراً في تعزيز مشاركة الأعضاء وانخراطهم.

ويجبُ الاهتمام بكلِّ مرحلةٍ من مراحل الاجتماع وأخذها بجديَّةٍ؛ لأنَّ الإدارةَ الجيّدةَ للاجتماعات ترتبطُ بشكلٍ وثيقٍ بتفاعل الأعضاء، فمن خلال الاجتماعات، تتمكَّن المجموعةُ من إنجاز الأمور، وحلِّ المشكلات، وإدارة نفسها بطريقةٍ تُعزِّز الشُّموليَّة والأمان، وتخلقُ شعوراً بالانتماء للمجتمع.

شاهد أيضاً: السر وراء الاجتماعات المثمرة: 7 خطوات بسيطة لكن فعّالة

كيف تدير اجتماع عمل بنجاحٍ؟

إذا كُنت مسؤولاً عن تنظيم اجتماع عملٍ، فإنَّ اتِّباعَ الخطوات التَّالية سيساعدكَ على التَّحضير له بشكلٍ فعَّالٍ: ^[1]

تحديد الهدف الرّئيسيّ

قبل البدء في التَّخطيط للاجتماع، من الضَّروريّ تحديد الهدف الرَّئيسيّ منه؛ لذا عليكَ أن تُحدِّد أوّلاً نوع الاجتماع الَّذي ترغب في عقده، والمواضيع الأساسيَّة الَّتي تُريدُ مناقشتها. فكِّر بعنايةٍ في المشاركين الَّذين ستدعونهم، وحدّد الهدف الَّذي تسعى لتحقيقه من خلال النّقاش الجماعيّ، وذلك لأنَّ وضوح الأهداف والغرض من الاجتماع يُسهم بشكلٍ كبيرٍ في ضمان تحقيق نتائج مثمرةٍ لجميع الحاضرين.

دعوة المشاركين

بمجرَّد تحديد الهدف من الاجتماع، اختر المشاركين الَّذين ينبغي حضورهم، وضع في اعتباركَ جداولهم الزَّمنيَّة عند تحديد موعد ومكان الاجتماع لضمان حضور أكبر عددٍ ممكنٍ منهم. كذلك تأكَّد من عدم تداخل الاجتماع مع اجتماعاتٍ أُخرى مقرَّرةٍ في الشَّركة، ويُمكنكَ استخدام البريد الإلكترونيّ لإرسال الدَّعوات، وطلب تأكيد الحضور، وفي حال عدم تلقّيك ردَّاً من أحد المدعوين، تابع الأمر عبر الهاتف أو شخصيّاً لضمان استجابتهم.

تحضير المواد اللَّازمة

قبل الاجتماع، من المهمّ إعداد المواد الَّتي تُسهِم في توجيه النِّقاش بفعاليَّةٍ، مثلاً يُمكنكَ إعداد عرضٍ تقديميٍّ يتضمَّن المعلومات الضَّروريَّة، أو تحضير مخططٍ للنِّقاط الَّتي ستتحدَّث عنها، ومن المفيد التَّدرُّب على تقديم العرض بصوتٍ مسموعٍ لضمان الثّقة عند التَّحدُّث أمام الآخرين. بالإضافة إلى العرض التَّقديمي، يُفضَّل إعداد جدول أعمالٍ يُحدِّد مسار الاجتماع، سجّل النِّقاط الرَّئيسيَّة الَّتي تريد مناقشتها، وأرسل جدول الأعمال إلى المشاركين قبل بضعة أيَّامٍ من الاجتماع؛ ليتمكَّنوا من التَّحضير والمساهمة بفعاليَّةٍ.

تنظيم مكان الاجتماع

في يوم الاجتماع، تأكَّد من تنظيم مكان الاجتماع بشكلٍ يُلبِّي احتياجات الحاضرين، وتأكَّد من توفُّر عددٍ كافٍ من المقاعد للجميع، بحال كُنتَ ستستخدم تقنيَّاتٍ معيَّنةً، مثل جهاز عرضٍ أو أدوات التَّواصل عبر الفيديو، تأكَّد من أنَّها معدَّةٌ وتعمل بشكلٍ صحيحٍ. وبحسب طبيعة الاجتماع، قد ترغبُ في توزيع نسخٍ مطبوعةٍ من جدول الأعمال أو العرض التَّقديميّ؛ ليتمكَّن المشاركون من متابعة النّقاط الرَّئيسيَّة أثناء حديثكَ.

بدء الاجتماع بتركيزٍ

بمجرَّد وصول الجميع، ابدأ الاجتماع بتقديم نفسكَ بشكلٍ رسميٍّ، خصوصاً إذا كان هناك مشاركون لا يعملون معك بشكلٍ مباشرٍ، كذلك الحال بالنّسبة لباقي المشاركين، إذا لم يكونوا على معرفةٍ ببعضهم بعضاً، اطلب منهم تقديم أنفسهم. وفي بعض الأحيان، قد يكون من المفيد تكليف أحد المشاركين بتدوين الملاحظات لضمان توثيق ما يتمُّ مناقشتهُ وإرساله للمجموعة لاحقاً، ولا تنسَ أن تُحدِّد هيكل الاجتماع وتوضيح النّقاط الَّتي ستتمُّ مناقشتها قبل البدء في العرض التَّقديميّ.

تقديم العرض بفعاليّةٍ

أثناء تقديم العرض، حافظ على تركيزكَ في إدارة الوقت بفعاليَّةٍ، وتأكَّد من تفاعل الجمهور معكَ من خلال التَّحدُّث بوضوحٍ واستخدام إشاراتٍ غير لفظيَّةٍ، مثل الحركات وتعبيرات الوجه. بناءً على طبيعة الاجتماع، يُمكنكَ إمَّا تشجيع المشاركين على تقديم رؤاهم أثناء العرض، أو ترك وقتٍ مخصَّصٍ للنِّقاش في نهاية العرض، كذلك احرص على إفساح المجال لكلِّ المشاركين، لطرح الأسئلة وتقديم ملاحظاتهم حول الموضوع بعد الانتهاء من العرض.

اختتام الاجتماع بتحديد الخطوات المُقبلة

بعد النِّقاش الجماعيّ، يجب اختتام أيّ اجتماع عملٍ بتلخيص الخطوات المقبلة بوضوحٍ، لا تتردَّد بتقديم توجيهاتٍ واضحةٍ حتَّى يدرك المشاركون ما هو متوقَّعٌ منهم بعد الاجتماع. على سبيل المثال، قد تطلب منهم جمع بياناتٍ إضافيَّةٍ أو تطبيق الأفكار الَّتي تمَّ مناقشتها لتحسين الأداء، وفي نهاية الاجتماع، اشكر الحاضرين على وقتهم ومشاركتهم، ممَّا يُعزّز شعورهم بالتَّقدير والاحترام.

المتابعة مع المشاركين

بعد الاجتماع، اطلب من الشَّخص المكلَّف بتدوين الملاحظات إرسال المحضر لكَ، وبمجرَّد حصولكَ عليه، وزّعه على باقي المشاركين ليتمكَّنوا من مراجعته. ويُمكنك أيضاً إرسال ملخَّصٍ للاجتماع ليذكِّرهم بالنِّقاط المهمَّة والخطوات العمليَّة المطلوبة، وإذا كان الاجتماع يتطلَّب متابعةً إضافيَّةً، أرسل بريداً إلكترونيّاً للتَّحقُّق من التَّقدُّم المحرز وتقييم فعاليَّة الاجتماع.

كيف نتعامل مع الأشخاص المزعجين في أيّ اجتماع عمل؟

هناك طريقتان للتَّعامل مع الأشخاص المزعجين خلال أيّ اجتماع عملٍ، الأولى عن طريق التَّدخلات المناسبة، والثَّانية مجموعة طرقٍ وقائيَّةٍ يُمكن أن تُساعد أيضاً. ^[2]

التّدخلات

التَّدخُّلات عبارةٌ عن تقنياتٍ يُمكن استخدامها عندما تواجه اضطراباتٍ أو مشكلاتٍ أثناء الاجتماعات، وعلى الرَّغم من أنَّه يُمكن تطبيقها بشكلٍ منفصَّلٍ، إلَّا أنَّها غالباً ما تكون أكثر فعاليَّةً عند استخدامها معاً، والهدف الرَّئيسيُّ من هذه التَّدخُّلات هو أنَّها تخفِّض مستوى المواجهة، إلَّا أنَّها تظلُّ فعَّالةً في السَّيطرة على المزعجين خلال الاجتماع.

دع المجموعة تُقرّر

إذا كان هناك شخصٌ يرفضُ الالتزام بالجدول الزَّمنيّ، أو يستمرُّ في تكرار نفس النُّقطة مراراً وتكراراً، أو يعترض على كيفيَّة إدارتك للاجتماع، يمكنك اللُّجوء إلى المجموعة لاتّخاذ قرارٍ بشأن التَّعامل معه.

استخدم الجدول الزّمنيّ والقواعد الأساسيّة

وفي حال وجود أحد المشاركين، الَّذي يخرج عن الموضوع باستمرارٍ، أو يجري محادثاتٍ جانبيَّةٍ طيلة مدَّة الاجتماع، أو يهاجم الآخرين لفظيّاً، فإنَّ العودةَ إلى جدول الأعمال والقواعد الأساسيَّة، يُمكن أن تساعدَ في إعادة الأمور إلى نصابها.

كن صريحاً وعبّر عمّا يحدث

في حال وجود شخصٍ يحاول الضَّغط عليكَ وإشعارك بالضِّيق، أو إذا كُنتَ بحاجةٍ إلى دعم الآخرين في المجموعة، لا تتردَّد في التَّعبير بصراحةٍ عمَّا تشعرُ به، فهذا يُمكن أن يكونَ وسيلةً فعَّالةً للتَّعامل مع هذا الوضع.

استخدام الفكاهة

لا تتردَّد باستخدام الفكاهة لتبديد أيّ توتراتٍ قد تتواجدُ في غرفة الاجتماعات، يُمكنكَ اتّباع هذه الطَّريقة بحال شعرت بوجود نوعٍ من الخجل أو التَّحفُّظ بالمشاركة، أو حين يتمُّ النَّظر إليكَ بخوفٍ ورهبةٍ، فاستخدام القليل من الدُّعابة يُمكن أن يُساعدَ جدّاً.

القبول، المعالجة، أو التأجيل

إذا كان هناك شخصٌ يُعبِّر باستمرارٍ عن الشُّكوك حول إمكانيَّة تحقيق أيّ شيءٍ، أو يظهر رفضاً ويسخَرُ من كلِّ اقتراحٍ، أو يُعيدُ نفس النُّقطة بشكلٍ دائمٍ، يُمكنك التَّعامل مع الموقف باتِّباع هذه الخطوات:

• تقبَّل ما يقوله باعتباره حقيقةً دون تجاهله.
• عالج المشكلة مباشرةً عبر تخصيص وقتٍ لمناقشتها.
• اترك القرار للمجموعة لتحديد كيفيَّة التَّعامل معه.

استخدام لغة الجسد 

لإسكات المحادثات الجانبيَّة، أو لمساعدة الأشخاص الهادئين على المشاركة، أو لإعادة تركيز الانتباهِ، يُمكنكَ استخدام لغة الجسد، مثل التَّواصل البصريِّ، الابتسام (أو عدم الابتسام)، أو تغيير وضعيَّة الجلوس.

أخذ استراحة ومواجهة المزعجين خارج غرفة الاجتماع

عندما لا تنجح التَّكتيكات الأقلُّ مواجهةً، ويستمرُّ شخصٌ ما في مهاجمة الآخرين لفظيّاً، أو يُشتّت الاجتماع، يُمكنكَ مواجهة المشكلة خارج الغرفة أثناء استراحةٍ طبيعيَّةٍ.

المواجهة داخل الغرفة

احذر من المواجهة إذا لم تكن مناسبةً، أو إن كُنتَ تعتقدُ بأنَّها ستتسببَّ بردِّ فعلٍ عكسيٍّ، لكن بحال كُنتَ مُتأكّداً من دعم المجموعة لكَ، وبعد تجربة كلّ التَّكتيكات الأُخرى، يُمكنكَ اللُّجوء إلى المواجهة المباشرة في الغرفة.

الوقائيّات

الوقائيَّات هي عبارةٌ عن تقنيَّاتٍ يُمكن أن تساعدكَ في تجنُّب الاضطرابات من البداية، وإذا استخدمتها منذ بداية الاجتماعات، يُمكنكَ الحفاظ على الأجواء الإيجابيَّة وتجنُّب الفوضى.

الاستماع لتفهم

لا تكتفي بالتَّظاهر بالاستماع إلى ما يقوله الشَّخص، فالنَّاس يُمكنهم الشُّعور عندما لا توليهم اهتماماً؛ لذا استمع بعنايةٍ لفهم النّقاط الَّتي يطرحها المُتحدِّث، وأعد صياغة هذه النّقاط بصوتٍ عالٍ إذا كُنتَ غير متأكِّدٍ منها.

التزم بدورك

لا يُمكنكَ أن تكونَ مشاركاً ورئيساً للاجتماع في نفس الوقت، وعندما تخلطُ بين الأدوار، فإنَّك تُخاطرُ بإبعاد المشاركين، وإثارة الاستياء، وفقدان السَّيطرة على الاجتماع؛ لذا قدِّم استراتيجيّاتٍ وموارد وأفكار، ولكن دون إعطاء آراءٍ مباشرةٍ.

تذكَّر: "رئيس الجلسة" ليس "نجم العرض"، وإذا كُنت مُتحمِّساً جدّاً لأحد المواضيع المُدرجة في جدول الأعمال، وتريدُ أن تدخلَ في النِّقاش بكلِّ حماسٍ، تأكَّد من تعيين بديلٍ لتولِّي إدارة تلك الفقرة مسبقاً، حتَّى لا تتحوَّل من قائد الأوركسترا إلى عازفٍ منفردٍ فجأةً!

لا تكن دفاعيّاً

إذا تعرَّضت للهجوم أو الانتقاد، خذ خطوةً للوراء، وفكِّر فيما قيل قبل الرَّدِّ؛ لأنَّك بمجرَّد أن تُصبح دفاعيّاً، فأنت تُخاطرُ بفقدان احترام وثقة المجموعة، وقد تزيد من تفاقم الوضع.

شاهد أيضاً: 6 استراتيجيات فعّالة لتحويل اجتماعات العمل إلى جلسات تفاعلية

نصائح غير تقليديّة لإدارة اجتماع عمل ناجح

إدارة اجتماع عمل ناجحٍ لا تتطلَّب منك جوّاً رسميّاً دائماً، وبإمكانكَ إدارة بعض الاجتماعات باستخدام أساليب غير تقليديَّةٍ، أنت تختارُ بعضها أو كلَّها تبعاً للجو السَّائد، وإليك بعضها:

• جرّب عقد "اجتماع مشيٍ" في الخارج إذا كان الطَّقس مناسباً، أو على الأقلِّ دع المشاركين يتحرَّكون في الغرفة، فالحركة يُمكنُ أن تُحفِّزَ الأفكار وتزيد من الطَّاقة الإيجابيَّة.
• ضع مؤقّتاً لكلِّ فقرةٍ على جدول الأعمال، وعندما ينتهي الوقت، انتقل إلى الموضوع التَّالي، فهذا النَّهج يحافظ على الانضباط ويمنع الغوص في التَّفاصيل غير الضَّروريَّة.
• ابدأ الاجتماع بنشاطٍ ذهنيٍّ قصيرٍ مثل حلِّ لغزٍ أو سؤالٍ تحفيزيٍّ، لجعل الجميع في حالة تركيزٍ ونشاطٍ قبل الدُّخول في المواضيع الجادَّة.
• بدلاً من إملاء قواعد الاجتماع، دع المشاركين يساهمون في وضعها في بداية الاجتماع، فعندما يُشاركُ الجميع في تحديد القواعد، يكونون أكثر التزاماً بها.
• وزّع بطاقاتٍ على كلّ مشاركٍ بحيث يُمكنهم رفعها إذا شعروا أنَّ النِّقاشَ يخرج عن الموضوع، أو أنَّ الوقت قد حان للانتقال إلى النُّقطة التَّالية، هذا يمنح الجميع فرصةً للمساهمة في إدارة وقت الاجتماع.
• في منتصف الاجتماع، خذ دقيقةً للسَّماح لأيّ شخصٍ بمشاركة فكرةٍ غير تقليديَّةٍ أو مجنونةٍ حول الموضوع المطروح، أحياناً تخرج أفضل الأفكار من خارج الصُّندوق تماماً!
• ابدأ الاجتماع بالنّقاش حول ما لا نريده أن يحدثَ، أو الأخطاء الَّتي يجب تجنُّبها، فهذا الأسلوب يُساعدُ على توجيه التَّركيز نحو ما يجبُ تحقيقه وتجنُّب العثرات المحتملةَ.
• قبل أن ينتهي الاجتماع، قدِّم تحدّياً صغيراً للفريق لينجزه قبل الاجتماع التَّالي، يُمكن أن يكونَ شيئاً بسيطاً، ولكنَّه يضيف لمسةً من الحماس ويُحفِّز على الإنجاز.

هذه النَّصائح غير التَّقليديَّة يُمكن أن تُضيف لمسةً من التَّجديد والإبداع إلى كلّ اجتماع عمل مهما كان رسميّاً، ما يساعد على جعله أكثر إنتاجيّةً ومتعةً في نفس الوقت.

وفي نهاية اجتماع العمل، تذكَّر أنَّ النَّجاحَ ليس فقط في ما أنجزناه اليوم، إنَّما يُكمن في الطَّاقة الإيجابيَّة والابتسامات الَّتي استطعنا الحفاظ عليها، الآن لنخرج من هنا ونحن أكثر حماساً لتحقيق الأهداف، وربَّما مع خطَّةٍ لجعل الاجتماع القادم أقصر وألطف!