مع اقتراب العيد، كيف يمكنك موازنة ضغوط العمل مع الاحتفال؟

اقترب العيد، وهو بالنِّسبة للبعض موسم إجازةٍ وسفرٍ وراحةٍ من العمل، ولكنَّه للأسف بالنِّسبة للكثيرين وخصوصاً من العاملين في القطَّاع الخاصِّ والمجالات الخدميَّة والثَّقافيَّة موسم ضغطٍ شديدٍ، فليس الجميع يحصل على الرَّاحة المطلوبة في العيد، بل يزيد العمل بشدَّةٍ في بعض القطَّاعات، ومع زيادة هيمنة رأس المال والتَّنافسيَّة الشَّديدة أصبح مَنحُ الموظَّفين عطلةً كاملةً لمدَّة 3 أيَّامٍ غير واردٍ على الإطلاق خصوصاً إذا تزامن أيضاً مع الإجازة الأسبوعيَّة، فعادةً ما يُطلبُ إلغاء إحداهما، ومع زيادة الإرهاق في آخر أيَّام الصيام مع ضغط العمل وعدم وجود فرصةٍ للرَّاحة، فإنَّ الإحباط يتزايد بشدَّةٍ.

فمن حقِّك كصاحب عملٍ أن تحرصَ على استمرار قدرة شركتك على المنافسة حتَّى في أيَّام العطلات، ولكن من مصلحتك أيضاً اتّباع استراتيجيَّاتٍ لزيادة الطَّاقة والكفاءة للموظَّفين للحفاظ على الإنتاجيَّة أوّلاً، واستمرار الرُّوح المعنويَّة المرتفعة ثانيّاً، والحصول على النَّتيجة التي ترغب بها طوال العام وليس فقط في أيَّام الأعياد، فهل يمكن الموازنة بين كلّ تلك الأمور؟

تنظيم الوقت ووضع جدول مسبق لجميع مهام ما قبل العيد 

مفتاح أيُّ نجاحٍ سواءً في الحياة أو في العمل هو تنظيم الوقت ووضع جدول مهامٍ واضحٍ، وترتفع أهميَّة هذه القيمة 10 أضعاف ما قبل أيَّام العطلات الطَّويلة، حيث تتكاثر كلُّ المهام على الجميع، ممَّا يؤدِّي إلى فوضى عارمةٍ، لكن عند كتابة خطَّتك بشكلٍ دقيقٍ وتحديد جدولٍ زمنيٍّ واقعيٍّ بناء على عدد الموظَّفين وقدرتهم ومع مراعاة ساعات الصِّيام فإنَّ الأمر يكون أسهل بكثيرٍ.

ولحسن الحظِّ هناك عشراتٌ من تطبيقات تنظيم المهام ووضع الجداول لا بدَّ لك من اللُّجوء إليها، ممَّا يساعدك في إدارة العمل الجماعيّ للفريق وتحديد الأولويَّات القصوى وكتابتها بوضوحٍ، وتحديد وقتٍ نهائيٍّ لها مع عدم إهمال الجوانب الإنسانيَّة من الحاجة للإفطار أو الذَّهاب للمنزل قبل موعد الإفطار وغيرها. ^[1]  

تحديد الأولويَّات

إذا قررّت أن تقوم بكلِّ المهام قبل العيد، فغالباً ستفشل بها كلُّها أو ستحقِّق نتائج سيئةً للغاية، فمحاولة القيام بكلِّ شيءٍ تستنزف الموارد والطَّاقة وتزيد من الإحباط؛ لذا فكّر جيداً في الأولويَّات وما الأشياء الأهمُّ في التَّنفيذ، فهذا يمنع أولاً الانهيار العقليَّ، وثانياً يسمح لك بإنجاز مهامٍ أكثر بطريقةٍ جيدةٍ ومؤثِّرةٍ في نموِّ عملك وزيادة الإنتاجيَّة قبل العيد وخلال العطلة وما بعدها.

فابدأ بالأمور التي لا تحتمل التَّأخير فعليَّاً وحاول توزيعها بالتَّساوي على أيَّام ما قبل العطلة وعلى جميع الموظَّفين، واضبط إشعارات التَّذكير ولا تترك كلَّ شيءٍ لليومين الأخيرين كما يفعل معظم النَّاس، بل على العكس اترك بهذين اليومين مساحةً خاليَّةً لتصحيحَ أيّ شيءٍ خاطئ.

وكن صريحاً وواقعيَّاً، فإذا وجدت أنَّ مشروعاً أو أمراً ما لن تتمكّن من إنهائه مهما تمَّ الاجتهاد به قبل العيد، فخذ قرار تأجيله بشجاعةٍ، فأن يتأخَّر قليلاً خير من أن يتمَّ بطريقةٍ خاطئةٍ تؤثِّر على جودة عملك النّهائي.

شاهد أيضاً: فن قضاء وقت ممتع في العطل

قيّم خطتك مبكراً بشجاعة دون خوف

تُسهم الخطَّة الجيدة في تنفيذ المهام المطلوبة بكفاءةٍ، ولكن قد تقع في أخطاء خلال وضع الخطَّة، فتشعر بعد تنفيذ عدَّة خطواتٍ أنَّها ليست مثاليَّةً بما يكفي، وهنا الفرصة أمامك لتصحيح المسار، لكن دون أن تقسو كثيراً على نفسك أو على أعضاء الفريق، وتتيح لك تطبيقات الأعمال تحديد مدى كفاءة الخطَّة بناءً على الإنجازات التي تحقَّقت، ويؤكِّد مدربو إدارة الوقت أنَّ إكمال 85% من المهام المحدَّدة أسبوعيَّاً يؤدّي إلى تحقيق الأهداف المطلوبة في النّهاية.

لذا لا تبحث عن الكمال التامّ، بل ركّز على سعيك لتحقيق النَّجاح باكتشاف ما يؤخِّر تنفيذ الخطَّة، فهل كان هذا نتيجة إجراءاتٍ خاطئةٍ أو عدم تقدير الوقت بطريقةٍ جيدةٍ وواقعيَّةٍ أو لنقص الأيدي العاملة أو غيرها، ومن خلال التَّعرُّف على المشكلات والعوامل التي تعرقلك باستمرار فسوف تتمكّن من وضع خططٍ أكثر نجاحاً في المستقبل.

ويؤكِّد خبراء إدارة الأعمال أنَّ الكثيرين يتوقَّفون عن تقييم عملهم وأدائهم عندما يمرُّون بيومٍ أو أسبوعٍ سيئٍ، وهذا من أكثر الأخطاء التي يجب التَّوقُّف عنها، فصحيحٌ أنَّ تقييم الأداء في الفترات السَّيئة قد يُشعرك بالإحباط من عدم الإنجاز، ولكنَّه ضروريٌّ للغاية لتصحيح المسار والوصول إلى هدفك في النّهاية؛ لذا اعترف بالأخطاء ولكن كافئ نفسك في الوقت ذاته على الإنجازات.

الحفاظ على روح العيد والاحتفال مع الموظَّفين

تعدُّ آخر أيَّامٍ في شهر رمضان والاستعدادات للعيد من أحبّ أيَّام الإجازات على الإطلاق، وبدلاً من قمع هذه الفرحة خلف المهامّ المكدَّسة يكون من المفيد للغاية الاستفادة من الرُّوح الإيجابيَّة مع اقتراب العطلة في زيادة تحفيز الموظَّفين، فيمكنك إعداد يومٍ للإفطار داخل المكتب أو خارجه، أو اقتطاع نصف ساعةٍ في أيّ يومٍ لتزيين المكتب أو الدَّردشة سويَّاً أو توزيع حلوى رمضان والعيد، ولا تخشَ من تعطيل العمل فهذا الاتِّجاه يزيد من الرُّوح الإيجابيَّة داخل المجموعة، ويعزِّز من روح الفريق، ويقلّل من الشُّعور بضغط العمل. ^[2]  

اطلب من موظفيك تحديد خططهم لما قبل وخلال العطلة

آخر شيءٍ ترغب به هو أن يتغيّب أحد الموظَّفين فجأةً أو أن يخطّط لعطلةٍ طويلةٍ دون ترتيبٍ مسبقٍ، ومن غير العادل أيضاً افتراض أنَّ جميع الموظَّفين سيقضون العيد على الأريكة أمام التِّلفاز؛ لذا اطلب من الموظَّفين تحديد خطّطهم للعيد، وهل هناك سفرٌ طويلٌ أو حاجةٌ لعطلةٍ طويلةٍ أم لا، وحاول تقبُّل هذا قدر الإمكان ووضعه في خطتك خلال تحديد الجدول الزَّمنيّ للمهامّ؛ لينتهي رمضان والعيد دون مشكلات.

كما أطلب من موظَّفيك المسؤولين عن خدمة العملاء وضع البريد الإلكتروني وتطبيقات التَّواصل في حالة "خارج المكتب" Out of office، فمن غير المحبَّذ ترك رسائل العملاء دون ردٍّ لعدَّة أيَّامٍ. ^[3]  

شاهد أيضاً: هل ترغب بزيادة إنتاجيتك في أقلّ وقت ممكن؟ قاعدة Apple الثلاثية ستساعدك

لا تُهمل التَّخطيط لأيَّام ما بعد العيد

نظراً لارتفاع معدَّل التَّوتُّر والضَّغط قبل العيد، فمن الوارد للغاية حدوث أخطاءٍ، مما يؤدِّي إلى عودةٍ شديدةِ الإرهاق من عطلة العيد؛ لذا من المفيد وضع خطَّةٍ للموظَّفين للمهامِّ المطلوبة بعد الإجازة حتَّى يتمكَّنوا من الاستمتاع بأيَّام الرَّاحة دون تصوُّراتٍ مزعجةٍ لما ينتظرهم في العمل بعد العطلة، فهذا التَّحديد يجعل عودتهم أكثر نشاطاً وحيويَّةً وإقبالاً على العمل بالفعل، وليست عودة محمَّلة بالمزيد من الأعباء التي تُقلِّل من الإنتاجيَّة وتفسد أيَّ مشاعر إيجابيَّة. ^[4]  

إنَّ تحفيز الموظَّفين والحفاظ على طاقتهم متَّقدةً من أهمّ مميزات الإدارة النَّاجحة، وإذا كنت تحرص على أعضاء فريقك كأشخاصٍ بالإضافة إلى كونهم موظَّفين يُسهمون في زيادة الإنتاجيَّة ورفع مستوى النَّجاح، فستحقِّق التَّوازن المطلوب الذي يؤدِّي للنَّجاح الذي تريده مع الاستمرار به في الوقت ذاته.

لمزيدٍ من النصائح في عالم المال والأعمال، تابع قناتنا على واتساب.