7 استراتيجيات فعّالة لمناقشة القضايا الحساسة مع مديرك

قبلَ قليلٍ خُضتُ محادثةً مباشرةً مع مديرتي بموضوعٍ حسَّاسٍ قليلاً، شَعرتُ بالغُبن من أمرٍ ما وأخبرتُها بوضوحٍ، قد لا تكون ذو حظٍّ كبيرٍ مثلي بامتلاككَ مديراً تستطيع مناقشته دون قيودٍ أو خوفٍ من شخصنة الأمور، لكنَّك في النّهاية مضطرٌّ لتنفيذ تلك المحادثة الصَّعبة والحسَّاسة، تلك التي تحاول تأجيلها منذ أمدٍ بعيدٍ نسبيّاً، وتبتكرُ الحجج والذَّرائع لتأجيلها، فكيف يمكن أن تخوض ذلك النّقاش بطريقةٍ ناجحةٍ ما أمكن؟

سواءً كانت المحادثة تتضمَّن طلباً لزيادة الرَّاتب، أو لتخفيض ساعات العمل، أو لتقديم شكوى ضدّ زميلك، وحتَّى للطلب المباشر من مديرك ألَّا يكلِّفك بالمزيد من الأعباء والعمل، فأنتَ بحاجةٍ إلى امتلاك القوَّة الدَّاخليَّة، التي لن تجدها ما لم تكن محقَّاً تماماً، وكمختصرٍ مفيدٍ، فإنَّ ثلاثيَّة القوَّة والحقوق والمرونة ستجعل منك فائزاً في النّهاية.

كيف تجري مناقشة في موضوع حسّاس مع مديرك؟

يقدِّم خبراء عالم الأعمال مجموعةً واسعةً من الخطوات، التي تستطيع من خلالها خوض نقاشٍ حسَّاسٍ مع مديرك، دونَ أن يتشعَّب ويصل لدرجة شخصنة الأمور، كما يمكن أن ينتهي بثمارٍ تعود عليكما كلاكما بالنَّفع، فما هي تلك الخطوات؟ ^[1]  

اطلب عقد اجتماعٍ معه

أهمُّ شرطٍ من شروطِ نجاحِ النّقاش، هو أن يكونَ وجهاً لوجهٍ، بحيث تشعر بالثّقة كونك تحظى باهتمامه الكامل، كذلك يضمن لك أنَّك تتواصل معه في الوقت المناسب لجدوله الزَّمنيّ، ممَّا يعني بالضَّرورة أنَّه سيكون أكثر تقبُّلاً لما تريد قولَه له.

حين تطلب إليه عقد اجتماعٍ منفردٍ، اجعل رسالتك بسيطةً ومباشرةً قدر الإمكان، كذلك أخبره بالموضوع الذي تريده، كأن تقول له: "أودُّ التَّحدُّث معك حول مراجعة أدائي، فمتى سيكون الوقت مناسباً لك لعقدِ اجتماعٍ حول الأمر؟"

اجعل تفكيرك إيجابيّاً

ها أنتَ انتهيت من الخطوة الأولى، وعليك الاستعداد للخطوة الثَّانية، التي تكمن بالتَّحلّي بالتَّفكير الإيجابيِّ، وإزالة أيّ أفكارٍ مسبقةٍ والتي تعتبرُ واحدةً من أهمّ الخطوات، التي ينبغي عليك القيامُ بها على المستوى الشَّخصيّ قبل الخوض في الحوار.

ففي حالِ كنت تعتقد بالفعل أنَّ المحادثة ستكون صعبةً، غالباً ستشعر بالانزعاج والتَّوتُّر خلال الاجتماع؛ لذا وعوضٌ عن ذلك، فكِّر بأنَّ الحوار سيكون فرصةً جيَّدةً لإجراءِ حوارٍ بنَّاءٍ، والأفضل أن تنظرَ إلى الاجتماع على أنَّه عبارةٌ عن محادثةٍ عاديةٍ، وهكذا ستكون أكثر سلاسةً وأقلَّ توتُّراً وإرهاقاً بالنّسبة لك.

حدّد أفكارك وكُن مرناً

سيكون من المفيد جداً، أن تراجعَ ما تريد قوله قبل إجراء أيّ محادثةٍ صعبةٍ، وأفضل طريقةٍ ممكنةٍ للقيام بذلك، هي التَّحضير جيّداً، وكتابة النّقاطِ الرَّئيسيَّة التي تريد طرحها خلال المحادثة، ودوّن ملاحظاتٍ بالنّقاطِ الرَّئيسيَّة التي تودُّ معالجتها، ولا تنسَ أن تكونَ مرناً ومستعدّاً لمجموعةٍ واسعةٍ من الرُّدود المُحتَملة بناءً على كيفيَّة سير المحادثة.

وكذلك كُن استباقيّاً وقدّم كلَّ الحلولِ الممكنة لمشكلتك، بهذه الطَّريقة ستوصل فكرةً لمديركَ، بأنَّكَ نظرت بعنايةٍ في المشكلة، وأنت تريد أن يكون الاجتماع بناءً قدرَ الإمكانِ، باختصارٍ قدِّم المشكلة والحلَّ معاً، وتحاور معه بمرونةٍ للتَّوصُّل إلى حلٍّ يرضي الطَّرفين.

شاهد أيضاً: التنقل بين أوامر القادة: استراتيجيات للتعامل مع عدة مدراء

استخدم لغةً بسيطةً واضحةً ومحايدةً

احذر من الانفعالاتِ خلال إجراء المحادثة الصَّعبة، وبخلاف ذلك استخدم لغةً ونبرةً بسيطةً، وواضحةً، وهادئةً، ومحايدةً، فالسُّلوكُ الهادئ يُعدُّ مثاليَّاً للنَّجاح في إجراء محادثةٍ صعبةٍ بسلاسةٍ، كما أنَّه يساعد صاحبه على التَّوصُّل إلى النَّتيجة النّهائيَّة التي يريدها. وتذكَّر دّائماً أنَّه مهما كانت بيئة العمل ديمقراطيَّةً ومريحةً، فإنَّ المديرَ سينفرُ من أيّ سلوكٍ انفعاليٍّ، يتضمَّن غضباً وتعاملاً غير لائقٍ.

عالج المشكلة مباشرةً

في بدايةِ الاجتماع، أشكر المدير على تخصيصه وقتاً لكَ، ثمَّ ادخل في الموضوع مباشرةً، وتذكَّر أنَّ العمل كثيرٌ، والوقتُ أثمن من تبديده على تشعُّباتٍ غير مجديةٍ.

مثلاً ابدأ فوراً بالقول: "شكراً جزيلاً على تخصيص الوقت في جدولك الزَّمنيّ، والسَّبب وراءَ رغبتي في مقابلتك هو أنَّني أواجه مشكلةً في التوازن بين العمل والحياة، وأمتلك بعض الحلول، مثل العمل من المنزل بدوامٍ جزئيٍّ".

من خلال التَّعبير عن تقديرك له، فأنت تساعد في إيجابيَّة الاجتماع، كما أنَّ الدُّخول مباشرةً في موضوع الاجتماع، يعني أنَّك تخبر مديرك بطريقةٍ غيرٍ مباشرةٍ أنَّك تحترمُ وقتَه.

استمع جيّداً إلى وجهة نظر مديرك

ها أنت تحدثَّت، ومنحكَ المساحة الكاملة للتَّعبير عن أفكاركَ، حانَ دوركَ الآن لتكون مستمعاً جيّداً بعد أن تطلب إليه تقديم وجهة نظره الخاصَّة حول موضوعكَ.

ربَّما يمتلك المدير وجهةَ نظرٍ خاصَّةً به مختلفةً عمَّا تريده، أو قد يوافقك الرَّأي ببعض الأجزاء، بغضّ النَّظر عن الأمر، فإنَّ الاستماع بفعاليَّةٍ إلى ما سيقوله، سيساعدك أكثر على معالجة المشكلات بطريقةٍ صحيحةٍ وتحقيق نتيجةٍ إيجابيَّةٍ.

ينصحك الخبراء، أن تكون على درايةٍ تامَّةٍ بردود أفعالك، سواءً كانت لفظيَّةً أم غير لفظيَّةٍ، فأنت تريد أن تبدو منفتحاً ومتقبّلاً لما يقوله، ولا تتردَّد بطلب توضيحٍ إن لزمَ، المهمُّ أن تكون حذراً جداً وتتجنَّب أن تصبحَ في موقفٍ دفاعيٍّ.

التَّوصل إلى النتيجة

لاحظ أين يكمن الاختلاف بين وجهتي نظريكما، وحاول التَّفاوض معه على حلٍّ تتفقان عليه كليكما، وعلى سبيل المثال، إذا كان الغَرضُ من المحادثة هو التَّفاوض على زيادةِ راتبٍ، ولم يكن ذلك ممكناً في الوقت الحاليّ، اسأله عن وجود أيّ مشاريع جديدة قد تؤمِّن إيراداتٍ تغطِّي الزّيادة، ثمَّ اطلب إليه موعداً نهائيَّاً لتحقيق تلك المشاريع، وتاريخاً محدَّداً لمناقشة موضوع زيادة الرَّاتب مرَّةً أُخرى.

قد تكون النَّتيجةُ غيرَ مرضيةٍ لكَ بنسبةٍ كبيرةٍ، لكن بخوضك اجتماعاً سلساً وهادئاً مع مديركَ، فأنتَ نجحتَ بخلق المزيد من الانفتاح بينكما، ممَّا يؤدّي إلى بيئة عملٍ أكثر إيجابيَّةً وفريقٍ أكثرَ كفاءةً وإنتاجيَّةً.

شاهد أيضاً: تأثير بيئة العمل على الإنتاجية بطريقةٍ إيجابية وبناءة

نصائح عامة لخوض الحوارات الصعبة

هل ما زلت تعتقد أنَّك بحاجةٍ للمزيد من الأفكار والاستراتيجيَّات للخوض في الحوارِ الحسَّاس؟ ^[2]  

لمساعدتك على تعلُّم كيفيَّة القيام بتلك المحادثة بشكلٍ صحيحٍ، يقدِّم ثمانيةُ مدراءٍ من مجلس روَّاد الأعمال الشَّباب نصائحهم، من منظورٍ قياديٍّ حول كيفيَّة التَّعامل مع مديرك خلال المحادثات الحسَّاسة، ممّا يساعدك على النجاح:

• إذا كنت متوتِّراً وتفتقد القدرة على التَّعبير الشَّفهيّ، جرّب قبل طلب الاجتماع المباشر، كتابةَ رسالةٍ وإرسالها عبر الإيميل، حيث تساعدك الكتابة على تنظيم أفكارك ومراجعتها قبل إرسالها.
• لا تشخصن الأمور، وركِّز على المشكلة وليس الشَّخص، بمعنى ادخل من زاويةِ تأثيرِ المشكلة التي تطرحها على سيرِ العمل وفريقِ العمل.
• كُن شفافاً فيما ستقوله، وبالوقت ذاته حافظ على احترامك لمديرك دون أيّ انفعالات غير محسوبة.
• الاستعدادُ مُسبقاً، والتَّركيز على إيجاد الحلولِ أكثر من تبديد الوقت على طرح المشكلة.
• كُن مباشراً وموجزاً، واستغل كلَّ ثانيةٍ من وقت الحوار في الحديث عن موضوعك، ولا تسمح بتشعُّبهِ بطريقةٍ تضيِّعُ فيها الوقت، وتُعطي انطباعاً بأنَّك غير متمكّنٍ من مَطَلبكَ.
• جرِّب طريقة ستار للحصول على نتائج إيجابيَّةٍ، تتضمَّن الطَّريقة الخطوات التَّالية على التَّرتيب: مناقشة الوضع، ووصف كيفيَّةِ تأثير المشكلة عليك، والخروج بالتَّوصيَّات المناسبة، وأخيراً مشاركة النَّتائج.
• ابتعد عن العواطف، أنت تستطيع التَّعبير عن الانزعاج، لكنَّ هذا لا يعني أن تصبح عدائيَّاً، احرص على اكتساب ثقة مديركَ لتحصلَ على ما تريد.

هل ما زلت تعتقدُ أنَّ الأمر صعبٌ جداً، وأنت غير قادرٍ على المواجهة وخوض ذلك النّقاش؟ اسمح لي أن أخبرك بأنَّه عليك النَّظر جيّداً في كيفيَّة تعزيز مهارات التَّواصل لديك؛ لذا باشِر فوراً بتعزيزها مع تعزيز ثقتك بنفسك، فهذا هو الحلُّ السّحريُّ لنحو 90% من مشاكلكَ.