إجاباتٌ عمليّةٌ لأكثر الأسئلة المحرجة في بيئة العمل

أليسون غرين، كاتبةٌ في موقع Inc.com، تشتهر بإجاباتها العمليّة والواضحة على أكثر الأسئلة المحرجة والمربكة في عالم العمل والإدارة، من التّعامل مع مديرٍ متحكّمٍ إلى معالجة مواقف حسّاسةٍ مع أعضاء الفريق، حيث تقدّم غرين نصائح تُضيء الطّريق لحلّ المشكلات اليوميّة، وإليك مجموعة مختارة من 4 أسئلةٍ شائعةٍ وإجاباتها:

1. يدخّن موظفٌ السّجائر الإلكترونيّة أثناء الاجتماعات المرئيّة

أُدير فريقاً يعمل عن بعد، ونعقد جميع اجتماعاتنا عبر منصّاتٍ افتراضيّة. لاحظت مؤخّراً أنّ أحد الموظّفين يدخّن السّجائر الإلكترونيّة أثناء اجتماعاتي معه، وحتّى خلال الاجتماعات العامّة للفريق، فهل هذا السّلوك مناسبٌ؟ أم يجب أن أتحدّث معه بخصوصه؟

إجابة غرين: يعدّ هذا السّلوك غير مهنيٍّ. لا حاجة للدّفاع عن سبب قبول شرب القهوة أثناء مكالمةٍ مرئيّةٍ مقابل رفض التّدخين الإلكترونيّ؛ لأنّ معاييرنا المهنيّة غالباً ما تستند إلى الأعراف، وليس إلى المنطق. ولكن، الحقيقة تبقى واضحةً: يُعطي التّدخين الإلكترونيّ أثناء مكالمة عملٍ، انطباعاً غير مهنيٍّ.

تخيّل لو قرّر أحد موظّفيك حضور مكالمات الفيديو بدون قميصٍ. قد لا يؤثّر ذلك فعليّاً على الآخرين، ولكنّك بلا شكٍّ ستطالب بمظهرٍ لائقٍ بنصٍّ كـ: "نتوقّع منك أن تبدو بمظهرٍ محترمٍ، بما في ذلك ارتداء قميصٍ". الأمر نفسه ينطبق على التّدخين الإلكترونيّ، فهو غير لائقٍ تماماً كالشّرب من زجاجة كحولٍ أو وضع مكيّاجٍ أثناء مكالمة عملٍ. ولتسهيل النّقاش، اجعل المسألة تدور حول التّشتيت: "كما أنّك لن تدخّن السّجائر الإلكترونيّة في المكتب، نطلب منك عدم القيّام بذلك أثناء مكالمات الفيديو؛ لأنّه يشكّل تشتيتاً لبقيّة المشاركين".

2. تستخدم موظّفتي عبارات تعبئةٍ لفظيّة مشتتةٍ

عيّنت مؤخّراً عضواً جديداً في الفريق، "جين"، وكُنتَ متحمّساً جدّاً لانضمامها، إذ تألّقت جين خلال المقابلات، واتّفقنا أنا ومديرو الأقسام الآخرون على أنّها الأنسب من بين المرشّحين الثّلاثة النّهائييّن. ولكن، هناك أمرٌ لفت انتباهي وانتباه مدير الموارد البشريّة: استخدامها المفرط لعبارات التّعبئة اللفظيّة.

تُكرّر جين عباراتٍ مثل "أعتقد"، "نوعاً ما"، و"كما تعلم" بشكلٍ ملحوظٍ، وأعني بذلك أنّها تضيفها تقريباً كلّ بضع كلماتٍ، بل وأحياناً تربطها معاً، فتقول مثلاً: "البيانات الّتي لديّ، أعتقد، نوعاً ما، كما تعلم، جيّدةٌ بما يكفي، كما تعلم، للبدء".

أريد مساعدتها على التّخلص من هذه العادة؛ لأنّ ذلك سيعزّز مصداقيّتها وثقتها بنفسها، وسيجعل إجاباتها أكثر اختصاراً وجاذبيّةً. بالإضافة إلى ذلك، يعمل فريقنا مع أصحاب مصالح يتحدّثون لغاتٍ مختلفةً، ومع أنّ عملنا يتمّ باللّغة الإنجليزيّة، يتطلّب الأمر منا التّحدث بوضوحٍ ليسهل على الجميع المتابعة، فكيف يمكنني أن أوجّهها بطريقةٍ إيجابيّةٍ تشجّعها على تحسين أسلوبها من خلال الممارسة، دون أن أشعرها بالإحراج؟

إجابة غرين: توضيح سبب أهميّة المشكلة خطوةٌ أساسيّةٌ يغفلها الكثيرون، ولكنّها مفتاح النّجاح. في بعض الوظائف، قد لا يؤثّر هذا النّمط من الحديث بشكلٍ كبيرٍ، وقد يبدو التّركيز عليه وكأنّه مبالغةٌ أو تدخّلٌ غير ضروريٍّ. لكن في وظيفتها الحاليّة، يكتسب الأمر أهميّةً خاصةً؛ لذا يجب أن تشرح بوضوحٍ لماذا يستحقّ الأمر المعالجة. يمكنك تحقيق تقدّمٍ كبيرٍ بمجرّد لفت انتباهها للمشكلة وتنبيهها لضرورة الانتباه لها والعمل على تحسينها. فأحياناً، يكون وعي الشّخص بالمشكلة وحده كافياً لتحفيز التّغيير.

لذا، امنحها فرصةً للعمل على الأمر بشكلٍ مستقلٍّ، بدلاً من أن تتولّى تدريبها بنفسك. فمن المحتمل أنّك لست مختصّاً في تدريب مهارات التّحدّث، ولا تملك الأدوات اللّازمة. لذلك، الأفضل أن تقدّم لها أشكال دعمٍ فعّالةً، مثل: ترشيح دوراتٍ متخصّصةً في التّحدث أمام الجمهور أو التّعاقد مع مدرّبٍ محترفٍ، إذ يُمكن لهذا المدرّب أن يسجّل حديثها، ويعرضه عليها، ويوجّهها لتحسين أدائها خطوةً بخطوةٍ، ممّا يمنحها الأدوات اللّازمة لتحقيق تقدّمٍ حقيقيٍّ.

3. هل أخبر المرشّحون بالتّوقف عن التّقديم لوظائف لا تناسب مؤهّلاتهم؟

تنشر شركتي العديد من الإعلانات الوظيفيّة عبر "لينكدإن" (LinkedIn)، وتستقطب هذه الإعلانات ما بين 100 إلى 800 طلبٍ، حسب الموقع والدّور المُعلن عنه، إذ أعتقد أنّ المرشّحين لا يحتاجون إلى تحقيق 100% من المتطلّبات للتّقدّيم، وغالباً ما أجد نفسي أتواصل مع مرشّحين لا يطابقون "المرشّح المثالي" ولكنّهم يمتلكون المؤهّلات الأساسيّة. ومع ذلك، لاحظت أنّ عدداً متزايداً من الأشخاص يتقدّمون لوظائف دون استيفاء المتطلّبات الأساسيّة، وكأنّهم لم يقرأوا الإعلان جيّداً. على سبيل المثال، أعلنت مؤخّراً عن وظيفةٍ تتطلّب إتقاناً مهنيّاً للغة الفرنسيّة أو الألمانيّة، ولكن حوالي 80% من المتقدّمين لم يستوفوا هذا الشّرط. تأكّدت من صياغة الإعلان، ووجدت أنّها واضحةٌ تماماً، حيث تنصّ على أن "الطلاقة المهنيّة في الفرنسيّة و/أو الألمانيّة ضروريّةٌ".

يستغرق استعراض هذه الطلبات وقتًا طويلاً دون ضرورةٍ، فبينما يُمكن مراجعة كل سيرةٍ ذاتيّةٍ بسرعةٍ، يُصبح التّعامل مع 800 طلبٍ عبئاً كبيراً. فكّرت في التّنويه إلى هذه المشكلة في رسائل الرّفض، على أمل أن يولي المرشّحون مزيداً من الانتباه للإعلانات في المستقبل، لكننّي أخشى أن يترك ذلك انطباعاً سلبيّاً، فكيف يُمكنني تقليص هذه المشكلة من جانبي؟ أم أنّه يتعيّن عليّ قبول أنّ هذا جزءٌ من تحديّات نشر الوظائف؟

إجابة غرين: يُشكّل هذا الأمر جزءاً طبيعيّاً من عمليّة التّوظيف، ولا يمكن تفاديه بالكامل؛ فهو يحدث للجميع ممّن يتعاملون مع التّوظيف. لا تضف تعليقاً حول هذه النّقطة في رسائل الرّفض؛ لأنّ ذلك لن يحدث فرقاً فعليّاً. إلى جانب ذلك، سيستهلك إعداد نموذجٍ مختلفٍ لهذه الفئة من المتقدّمين المزيد من وقتك الثّمين، فتقبّل هذه المواقف كجزءٍ من تحديّات التّوظيف، ودعها تمرّ بسلاسةٍ، دون أن تزعجك.

4. نعيد فتح الشّركة، ولكن ليس الجميع سيعودون للعمل

أغلقنا الشّركة مؤخّراً، ولكن قرّر المدير الإقليميّ في منطقتنا الاستحواذ على العلامة التّجاريّة والعقود في محاولةٍ لإنقاذ المواقع المحليّة، انتهزنا هذه الفرصة لإعادة هيكلة العمل وتوزيع المسؤوليّات بشكلٍ مختلفٍ. وبناءً على ذلك، قرّرنا عدم إعادة زميلتي مديرة القسم إلى الفريق، لعدّة أسبابٍ، من بينها ميلها إلى أخذ الأمور بشكلٍ شخصيٍّ وعلاقتها الدّفاعيّة مع باقي المدراء.

هل نحتاج للتّواصل معها؟ حسب علمي، لا تزال تعتقد أنّ الشّركة أغلقت تماماً، ولكنّها ستلاحظ بلا شكٍّ أنّنا بدأنا العمل مجدداً. أخشى أن يبدو الأمر غريباً إذا قلنا لها بشكلٍ مباشرٍ: "لقد عدنا للعمل، ولكنّك لست جزءاً من الفريق"، خاصّةً وأن ذلك لن يغيّر شيئاً في وضعها الحاليّ، أو يؤثّر على مستحقّاتها من البطالة.

إجابة غرين: لست مضطّراً للتّواصل، ولكنّه يبقى تصرّفاً كريماً يعكس الاحترام، إذ سيكتشف الشّخص ذلك عاجلاً أو آجلاً، وسيكون من المؤلم أن يدرك الأمر بنفسه دون أيّ توضيحٍ. صحيحٌ أن صيّاغة الرّسالة لن تكون سهلةً، ولكن يمكنك التّعبير عنها بشكلٍ لبقٍ مثل:

"أود إبلاغك بتطوّرٍ جديدٍ. بعد أن قرّر (المالك السّابق) إغلاق الشّركة، قامت جين سميث بالاستحواذ على العلامة التّجاريّة والعقود المحليّة، فأعدنا هيكلة العمل بشكلٍ كبيرٍ، ممّا يعني أنّنا لن نتمكّن من إعادتك إلى الفريق. ومع ذلك، أردت أن تكوني على علمٍ بالأمر إذا لاحظت أيّ نشاطٍ لإعادة الافتتاح".

بهذا الأسلوب، تنقل الرّسالة بوضوحٍ، وتُظهر الاحترام دون أن تزيد من حساسيّة الموقف.