السر وراء الاجتماعات المثمرة: 7 خطوات بسيطة لكن فعّالة

هذه الخطوات السَّبع البسيطة تُحسِّن من نوعيَّة كلِّ اجتماعٍ، دع عنكَ شكوى سوء الاجتماعات، بيدكَ أنت القدرة على تحسين كلِّ اجتماعٍ تشارك فيه، رؤية خبيرٍ من بيتر إيكونومي، أخصائيِّ القيادة @BIZZWRITER 30 مارس 2024

إذا كان هناك ما يُثير الشَّكاوى بكثرةٍ في المؤسِّسات اليوم، فهي بلا شكٍّ الاجتماعات، وعلى الرَّغم من سماعي لهذه الشَّكاوى على مدار سنواتٍ، تظلُّ الاجتماعات في قائمة أبرز مشكلات الشَّركات، وللأسف أظهر استطلاعٌ للرأي شمل كبار المديرين أنَّ 71٪ منهم يعدّون الاجتماعات غير منتِجةٍ.

لكنَّ الخبر السَّار هو أنَّ مصير اجتماعاتكَ ليس الفشلَ وعدم الكفاءةِ، فهناك عدَّة إجراءاتٍ فعَّالةٍ يمكنك اتِّخاذها لتحويل كلِّ اجتماعٍ إلى تجربة أفضل، وإليك 7 نصائح يمكنك تطبيقها فوراً:

1. الاستعداد الجيِّد: لا تهدر الوقت الثَّمين للاجتماع في محاولات اللَّحاق بالمواضيع، استعرض جدول الأعمال مقدَّماً، واجمع المواد الضَّروريَّة، وكن مستعدَّاً للمشاركة بفعاليَّةٍ، هذا الإعداد المُسبق يهيِّئ أرضيةً صلبةً لمناقشةٍ مُنتِجةٍ.
2. وجود جدول أعمالٍ: جدول الأعمال هو الرَّكيزة لأيِّ اجتماعٍ مُنتِجٍ، فبتحديد مواضيعٍ النِّقاش مسبقاً، ستمكِّن أعضاء الفريق من الإعداد الجيِّد، وجَمْعَ المعلومات اللَّازمة، وصياغة أفكارهم قبل البدء، هذا يوفِّر الوقت الثَّمين ويُسهم في إجراء نقاشٍ مركَّزٍ وفعَّالٍ.
3. البدء والانتهاء في الموعد المحدَّد (أو قبله إذا أمكن): بدءُ وإنهاءُ الاجتماعات في الوقت المحدَّد يُظهر احترامك لوقت الجميع ويُعزِّز النَّبرة الاحترافيَّة، وهذا يمكّن المشاركين من تنظيم أيَّامهم بكفاءةٍ ويحافظ على التَّركيز، ممَّا يؤدِّي إلى اجتماعاتٍ أكثر إنتاجيَّةً.
4. لا تعقد اجتماعاً إلّا إذا كان ضروريَّاً: اجعل النّقاشات الجوهريَّة أولويَّةً على تراكم الاجتماعات، وعقد اجتماعٍ فقط عند الحاجة لاتِّخاذ قراراتٍ جوهريَّةٍ أو للتَّفكير الجماعيّ، وإلغاء اجتماعٍ يتيحُ تحرير ساعاتٍ قيَّمةٍ من وقت الموظَّفين.
5. تسجيل بنود العمل: لا تدع الأفكار القيمة أو المهام تتلاشى بعد الاجتماع، وسجِّل النِّقاط الرَّئيسيَّة وبنود العمل باستخدام الأدوات المناسبة مثل السبُّورات، وتطبيقات تدوين الملاحظات، واللَّوحات الرَّقميَّةِ، وقم بتحويل النِّقاش إلى أفعال من خلال تعيين مهامٍ محدَّدةٍ للأفراد مع مواعيد نهائيَّةٍ.
6. جمع التَّغذية الرَّاجعة: خصِّص وقتاً بين الفَينةِ والأُخرى لجمع التَّغذية الرَّاجعة الصَّادقة من المشاركين في الاجتماع، سواءً عبر استبياناتٍ سريعةٍ أو من خلال مناقشةٍ بعد الاجتماع، ففهمُ ما ينجح وما يحتاج إلى تحسينٍ يُتيح لك صقل طريقتكَ وتحسين كلِّ اجتماعٍ.
7. الشُّمول لا الإقصاء: ركِّز على تجميع فريقٍ مستهدَف شاملٍ لاجتماعك، يجب أن يشمل كلَّ من لهم مصلحةٌ واضحةٌ في النِّقاش، ويمكنهم إضافة وجهاتِ نظرٍ قيّمةٍ من تجربتهم أو موقعهم ضمن المؤسَّسةِ، ونتائج اجتماعك ستكون أفضل نتيجةً لذلك.

شاهد أيضاً: أنواع الشخصيات في الاجتماعات.. أي منها ينطبق عليك؟

إذا كانت اجتماعاتك بحاجةٍ إلى التَّحسين، فلا تتوانَ عن القيام بالأفضل الآن، لا تكن جزءاً من تلك ال71% من الاجتماعاتِ الَّتي تُعدُّ غيرَ مُنتِجةٍ وغيرَ فعَّالةٍ، بإمكانك -وعليك- جعل كلِّ اجتماعٍ أفضل، كلُّ الأنظار تتجهُ إليكَ.

لمزيدٍ من النصائح في عالم المال والأعمال، تابع قناتنا على واتساب.