القيود المحاسبية: طبيعتها، أنواعها، وطريقة عملها

هل تعلم أنَّ هناك تقاطعاً بين القيود المحاسبية وأصدقائكَ المزعجين؟ مثلاً يظهرُ أولئكَ الأصدقاء في الوقتِ الخطأ؛ لثَنيكَ عن قرارٍ متهوِّرٍ تُريدُ اتِّخاذه، فيمنعوكَ عنهُ وعن رغباتكَ، القيود المحاسبية مثلهم تماماً، تُذكِّركَ باستمرارٍ أنَّ كلَّ مدينٍ يقابلهُ دائنٌ، وعلى الرَّغم من كون الفكرة مزعجةً، إلَّا أنَّ القيود المحاسبية تضمنُ لك النِّظام والدِّقَّة في الحسابات، وبقاء كلِّ شيءٍ تحت السَّيطرة، تماماً كما يُنقذك أصدقاؤكَ المزعجون من التَّهوُّر غير محسوب العواقبِ.

ماهي القيود المحاسبية؟

القيود المحاسبية عبارةٌ عن سجلِّاتٍ تعكسُ العمليَّات الاقتصاديَّة الَّتي تقوم بها الشَّركة في فترةٍ زمنيَّةٍ معيَّنةٍ، وتُعدُّ هذه القيود ضروريَّةً لإعداد القوائم المالية، الَّتي تعكسُ الوضع الاقتصاديَّ والماليَّ للمنشأةِ، ويتمُّ تسجيلُ كلِّ قيدٍ محاسبيٍّ في دفتر اليوميَّة، ثُمَّ نقله إلى دفتر الأستاذ العام. كما أنَّ القيود اليوميَّة بمثابةِ حجرِ الأساسِ لتسجيل وعكس الوضع الماليّ للشَّركةِ، ولا يتمُّ النَّظر إليها على أنَّها مجرَّد قيدٍ بسيطٍ في دفتر الأستاذ، وبخلاف ذلك يُنظرُ إليها على أنَّها انعكاسٌ للعمليَّات اليوميَّة الَّتي تحافظُ على استمراريَّة عمل الشَّركة. ^[1]

وعادةً ما تتضمَّنُ القيود المحاسبية العناصر التَّالية:

• التَّاريخ: يقصدُ به تاريخ حدوث العمليَّة الماليَّة.
• الوصف: وهو وصفٌ مختصرٌ للعمليَّة الماليَّة.
• الحساب المدين: ويعني الحساب الَّذي يتمُّ تحميله بالمبلغِ.
• الحساب الدَّائن: ويشيرُ إلى الحساب الَّذي يتمُّ إيداع المبلغِ فيه.
• المبلغ: وهو قيمة العمليَّة الماليَّة.

باختصارٍ، القيد المحاسبيُّ هو التَّسجيل الرَّسميُّ لجميع المعاملات في دفاتر حسابات الشَّركة، حيث يتمُّ تسجيل المدين والدَّائن بشكلٍ عامٍّ.

طبيعة القيود المحاسبية

لفهمِ طبيعةِ القيود المحاسبية، ينبغي معرفة أنَّها تُعدُّ توثيقاً لحسابات الشَّركة الماليَّة، فهي تُسجّلُ جميع المعاملات المُتعلِّقة بالأعمال، سواءً كانت مباشرةً أو غير مباشرةٍ، وتُساعد الإدارة على تحليل البيانات.

يُمكنُ تنفيذ عمليَّة المحاسبة من خلال نظام القيد المفرد أو نظام القيد المزدوج، وفي حين أنَّ الأوَّل سهل الصِّيانة وفعَّالٌ من حيث الكلفةِ، إلّا أنَّه لا يسجِّل ازدواجيَّة المعاملات، ولا يُمكن الاعتمادُ عليه في العثور على الأخطاء، بخلافِ ذلك يُوازن الأخير بين كلِّ قيدٍ دائنٍ وقيدٍ مدينٍ في دفتر الأستاذ، ويجعلُ العثور على الأخطاء أو التَّناقضات أسهل، ورغم أنَّ نظامَ القيد المزدوج يسمحُ للشَّركات بالحصولِ على نظامٍ مضمونٍ لتوثيق المعاملات، إلَّا أنَّه يستغرقُ وقتاً أطول مقارنةً بنظام القيد المفرد وأكثر تكلفةً أيضاً.

يتعيَّنُ على الشَّركات اتِّباع نظام القيد المزدوج؛ لأنَّه معتمدٌ وفقاً للمبادئ المحاسبيَّة المقبولة عموماً، وهو المعيارُ المستخدمُ لأغراض التَّسجيل أيضاً، وعلى المستوى الجزئيّ، تمتلكُ الشَّركات أيضاً حساباتٍ مؤقتةً للاستخدام في المستقبل، حيث يسمحُ نظام القيد المزدوج للشَّركة بإنشاء قيود المحاسبة المؤقَّتة تلكَ. وعلى الرَّغم من أنَّ الأمر قد يبدو وكأنَّه عملٌ غير ضروريٌّ، إلَّا أنَّه يُشكِّل الأساس لجميع جوانب العمل، بدءاً من المدفوعاتِ، وتقديم الإقراراتِ الضَّريبيَّة، والتَّسعير، والرِّبحيَّة، وقابليَّة التَّوسُّع، والتزامات الدُّيون، وجمع رأس المال، وما إلى ذلك. ^[2]

شاهد أيضاً: كيف تساعد أدوات الذكاء الاصطناعي في المحاسبة 

أنواع القيود المحاسبية

تُستَخدم أنواع القيود المحاسبية المختلفةُ في تسجيل مختلفِ أنواع العمليَّات الماليَّة، وفيما يلي أبرز هذه الأنواع: ^[3]

• الإدخال الأصليُّ: وهو الإدخالُ الأوَّل في نظامِ الحساباتِ هذا، ويتمُّ توثيقهُ في كتاب الإدخال الأصليِّ غالباً، ويتمُّ تسجيلهُ خلال حدوثِ المعاملةِ.
• القيد المركب: يتضمَّنُ هذا النَّوع أكثر من حسابٍ مدينٍ أو أكثر من حسابٍ دائنٍ، ويُستخدمُ عند تسجيل معاملةٍ معقَّدةٍ، حيث تتأثَّرُ عدَّة حساباتٍ في لحظةٍ واحدةٍ.
• قيد التَّسويات: ويستخدمُ في نهاية الفترة المحاسبيَّة، للتَّعاملِ مع الاستحقاق والتَّأجيل والقيود المُعدَّلة الأُخرى، لمطابقةِ وتوليدِ الدَّخل والمصروفاتِ.
• القيد الختاميُّ: يُستخدمُ لإغلاق الحسابات المؤقَّتة، مثل الإيرادات والمصروفات، في نهاية الفترة المحاسبيَّة، ويهدفُ إلى تحويل أرصدة تلك الحسابات إلى حساب الأرباح والخسائر.
• القيد العكسيُّ: يُستخدم لإلغاء قيود التَّسويات في بداية الفترة المحاسبيَّة الجديدة، حيث عمليَّة تسجيل العمليَّات الماليَّة اللاحقة في الفترة الجديدة.
• إدخالات المبيعات: تشيرُ إلى إقرار بيع السِّلع الَّتي تمَّ شراؤها من خلال معاملات البيع، وهنا يجبُ إفراغ المدين من حساب الإيرادات، وإضافة ما تمَّ استلامهُ إلى الحساب.
• قيد الشراء: يتضمَّنُ هذا الإجراء المُتعلِّق بحجوزات السِّلع والخدمات، خصم حساب المصروفات أو حساب الأصول، ثمَّ إضافة الحساب الَّذي دفع المستحقَّات إلى الشِّراء.
• القيد النَّقديُّ: وهو يُمثِّل الصَّفقات النَّقديَّة الَّتي تشملُ امتصاص الأموال والتّخلّص من النّقد.
• إدخالات التحويل: وتعني تحويل الأموال من حسابٍ إلى آخر، مثلاً، تحويل الأموال من حسابٍ جارٍ إلى حساب توفيرٍ.
• قيد التَّصحيح: الَّذي يستخدم لتصحيح الأخطاء المحاسبيَّة، الَّتي قد تحدثُ خلال تسجيل القيود الماليَّة، ويهدفُ إلى ضمان دقَّة القوائم الماليَّة.

ومع الأنواع العديدة للقيود المحاسبيَّة، والَّتي قد تختلفُ من شركةٍ إلى أُخرى بحسب طبيعة العمل، يبرزُ عامل الصُّعوبة الَّذي تمتازُ به بعض الأنواع مقارنةً بالأُخرى.

أصعب القيود المحاسبية

إن موضوعَ تحديد أصعب القيود المحاسبية يُمكنُ أن يختلفَ حسب الصّناعة، والنّظام المحاسبيّ المُستخدم، ومدى تعقيد العمليّات الماليّة في المؤسّسة المعنيّة، ومع ذلكَ تميلُ بعضُ أنواع القيودِ لأن تكون أكثر تعقيداً، وتتطلّبُ معرفةً وخبرةً كبيرةً. إذاً، دعونا نستكشفُ بعض أكثر الأنواع تعقيداً، والَّتي لم تُذكر كلُّها في فقرة الأنواعِ أعلاه:

• قيود التَّسويات: الَّتي تتطلَّبُ دقَّةً عاليةً في التَّوقيت وتحديد المبالغ الصَّحيحة؛ لضمان تقديم تقارير ماليَّةٍ دقيقةٍ.
• قيود التَّوحيد: تُستخدم عند إعداد القوائم الماليَّة الموحَّدة للشَّركات القابضة وشركاتها التَّابعة، وتتطلَّب معرفةً مُتقدِّمةً بتوحيد البيانات الماليَّة وتصفية المعاملات البينيَّة.
• قيود التَّحوُّط: تتعلَّق بتسجيل المشتقَّات الماليَّة وعمليَّات التَّحوُّط ضدَّ تقلُّبات الأسعار والفوائد وأسعار الصَّرف، وهي تحتاجُ لفهمٍ عميقٍ للأدوات الماليَّة المعقَّدة والمعايير المحاسبيَّة الخاصَّة بها.
• قيود الضَّريبة المؤجَّلة: الَّتي تتعلَّقُ بتسجيل الفروقات المؤقَّتة بين الدَّخل المحاسبيّ والدَّخل الخاضع للضَّريبة، وتتطلَّبُ معرفةً كبيرةً بالقوانين الضَّريبيَّة.

وجرّت العادة أن يُعِدَّ هذه القيود الصَّعبة محاسبون ذوو خبرةٍ ماليَّةٍ متقدِّمةٍ، أو مستشارون ماليّون متخصِّصون، بهدف ضمان الدِّقَّة والامتثال للمعايير المحاسبيَّة.

كيفية تسجيل القيود المحاسبية

الآن وقد تعرَّفنا على أنواعها، حان الوقتُ لفهم كيفيَّة تسجيل القيود المحاسبية، وهي عمليَّةٌ تتطلَّب الدِّقَّة وفهم المعاملات كذلك الأحداث الماليَّة الَّتي تُؤثِّر على الشَّركة، فدعونا نتعرَّفُ على خطواتِ هذه العمليّة: ^[1]

1. تحديد المعاملة: فهمُ طبيعةِ المعاملةِ، هل هي عمليَّة شراءٍ أو بيعٍ، قرضٍ أو دفعٍ، وما إلى ذلك، ثُمَّ سيكونُ من المُفيد مراجعة كافَّة الوثائق، مثل الفواتير والاتِّصالات والعقود وغيرها.
2. تحديد الحسابات المتأثِّرة: بمجرَّد فهم المعاملة، ننتقلُ للخطوة الثَّانية، الَّتي تتضمَّنُ تحديدَ الحسابات المؤثِّرة، مثلاً قامت الشَّركة بشراء سلع بالائتمان، فقد تكونُ الحسابات المتأثِّرة هي المشتريات والمورِّدين.
3. تطبيق نظام القيد المزدوج: أي تحديد الحساب الَّذي سيتمُّ خصمه والحساب الَّذي سيتمُّ إضافته بشكلٍ صحيحٍ.
4. تحديد مبلغ المعاملة: يجبُ تحديدُ القيمة الدَّقيقة للمعاملة الَّتي سيتمُّ تسجيلها في الحسابات المُتأثِّرة.
5. إجراء القيد في دفتر اليوميَّة: أي كتابة تاريخ المعاملة في دفتر اليوميَّة، ثُمَّ إدراج الحسابات الَّتي سيتمُّ خصمها وإضافتها، كذلك المبالغ المقابلة.
6. التَّحقُّق من رصيد القيد: يجبُ التَّأكُّد من تساوي إجمالي المبالغ للمدين والمُضاف، وهنا يُمكن اكتشاف أيّ خطأٍ إن وجد، وبالتَّالي تصحيحهُ قبل المتابعةِ.
7. المرجع المستندي: أيّ تسجيل مرجع المُستند المصدر الَّذي يُبرّر الإدخال، مثل رقم الفاتورة، العقد، وما إلى ذلك، للتَّحقُّق أو التَّدقيق في المستقبل.
8. التَّسجيل في دفاتر فرعيَّةٍ: يعتمدُ إجراؤها على الهيكل المحاسبيّ للشَّركة، وقد يكونُ من الضَّروريّ إجراء سجلَّاتٍ مفصَّلةٍ في دفاتر فرعيَّةٍ، مثل دفتر المبيعات، والمشتريات، والنَّقد، والبنوك، وغيرها.
9. النَّقل إلى دفتر الأستاذ العام: يتمُّ نقل القيود اليوميَّة أو ترحيلها إلى دفتر الأستاذ العامّ، ليتمَّ تنظيمها حسب الحسابِ وتحديث الأرصدةِ.
10. المراجعة والتَّحقُّق: واحدةٌ من الممارسات الجيِّدة، حيث يتمُّ مراجعة القيود اليوميَّة والتَّحقُّق منها بشكلٍ منتظمٍ لاكتشاف الأخطاء وتصحيحها.
11. إجراء التَّعديلات والتَّصحيحات: تحدثُ إذا تمَّ اكتشاف أخطاءٍ في أيّ وقتٍ، أو كانت هناك حاجةٌ لإجراء تعديلاتٍ.

قد لا تبدو الخطوات السَّابقة بالتَّعقيد الَّذي يُشاع عنها، إلَّا أنَّها تحتاجُ شخصاً خبيراً بمبادئ المحاسبة، كذلك أن يكونَ على درايةٍ كاملةٍ بمخطط حسابات الشَّركة، ويفضَّل أن يقوم بها دائماً أشخاصٌ يمتلكون خلفيَّاتٍ محاسبيَّةٍ، لضمان الدّقَّة والموثوقيَّة.

شاهد أيضاً: عصر جديد من الكفاءة والدقة في المحاسبة مع الذكاء الاصطناعي

طريقة عمل القيود المحاسبية

تتضمَّنُ طريقة عمل القيود المحاسبية عدَّة خطواتٍ، هي: ^[1]

• تحديد المعاملة الماليَّة: وقد تكون شراءً، أو بيعاً، أو دفع رواتب، أو سداد ديونٍ وغيرها.
• تحديد الحسابات المتأثِّرة: ويتمُّ تحديد حسابات الدَّائن وحسابات المدين.
• تحديد قيمة المعاملة: وقد تكون مبلغاً نقديّاً أو غير نقديٍّ.
• إعداد القيد المحاسبيِّ: حيث تُدخل تفاصيل المعاملة الماليَّة في دفتر اليوميَّة.
• إدخال القيد في دفتر اليوميَّة: وهنا يجب أن يتطابق إجماليُّ المدينين مع إجماليّ الدَّائنين.
• ترحيل القيود: يتمُّ ترحيل القيود من دفتر اليوميَّة إلى دفتر الأستاذ العام.
• إعداد القوائم الماليَّة: مثل قائمة الدَّخل، كذلك قوائم التَّدفُّقات النَّقديَّة، والميزانيَّة العموميَّة.

كيفية تصحيح القيود المحاسبية

تعتمد كيفيَّة تصحيح القيود المحاسبية، على زمن اكتشاف الخطأ، هل تمَّ اكتشافه في نفس الفترة الماليَّة؟ أم في فترةٍ أُخرى لاحقةٍ؟
وفي حال تمَّ اكتشاف الخطأ في الفترة الماليَّة ذاته، من الممكن تصحيحه باتِّباع واحدةٍ من الطُّرق التَّالية:

• الطَّريقة المطوَّلة: تتضمَّن إلغاء القيد الخاطئ أولاً ثُمَّ تسجيل القيد الصَّحيح.
• الطَّريقة المختصرة: تشمل إلغاء القيد الخاطئ وتسجيل القيد الجديد في الوقت ذاته.

أمثلة عن القيود المحاسبية

وقبل الختام سيكون من المفيد إجراء أمثلةٍ عن القيود المحاسبية، على سبيل المثال:

شراء بضاعة نقداً

المعاملة: قامت الشَّركة بشراء بضاعةٍ نقداً بمبلغ ألف دولارٍ.

القيد المحاسبي:

دفع رواتب الموظفين

المعاملة: دفعت الشَّركة رواتب الموظَّفين بمبلغ خمسة آلاف دولارٍ نقداً.

القيد المحاسبي:

وفي النِّهاية، تذكَّر أنَّ القيود المحاسبية مثل المدرِّب الصَّارم في صالة الألعاب الرّياضيَّة، يُراقب كلَّ حركةٍ بعنايةٍ؛ ليضمن أنَّك تُحافظ على التَّوازن والشَّكل الصَّحيح، قد يبدو مُتطلِّباً أحياناً، وربَّما مملَّاً أو متعباً، لكن بفضل هذا الانضباط، تحصل على حساباتٍ متينةٍ وقويَّةٍ مثل عضلاتكَ بعد تمرينٍ شاقٍ!

تابعونا على قناتنا على واتس آب لآخر أخبار الستارت أب والأعمال

انضم الآن