النفقات العامة: دليلك الشّامل إلى كلّ ما تريدُ معرفتهُ

حين تتعرَّفُ على مفهوم النفقات العامة، ستتوقَّف عن الاستغرابِ من فكرةِ أن تتحوَّلَ أكواب القهوة الباهظةِ إلى استراتيجيَّة عملٍ، ففي عالم الأعمال تُنفق الشَّركات الأموالَ بطريقةٍ قد تبدو غريبةً بالنِّسبة لك، إلَّا أنَّها ضروريَّةٌ جدّاً لتحقِّق النَّجاح المطلوبِ. وفي دليلنا هذا، سنكتشفُ كيف تُخصَّصُ الميزانيَّات وتُصرَفُ الأموال لتحقِّق النَّجاح، فاستعدَّ لاكتشاف الجانبِ المرحِ من الإدارة الماليَّة، وتعرَّف على أسرار النفقات العامة الَّتي تجعلُ عالم الأعمال يدورُ بسلاسةٍ وكفاءةٍ!

مفهوم النفقات العامة

يشيرُ مفهوم النفقات العامة إلى النَّفقات التّجاريَّة المُستمرَّة، وهي تكاليفُ الأعمالِ المُرتبطةُ بالتَّشغيل اليوميّ للشَّركةِ، وعلى عكس نفقات التَّشغيل، لا يُمكن تتبُّع النفقات العامة إلى وحدة تكلفةٍ أو نشاطٍ تجاريٍّ مُحدَّدٍ، وبدلاً من ذلك، فهي تدعمُ الأنشطةَ الإجماليَّة المُدرّةَ لإيرادات الشَّركةِ.

باختصارٍ النفقات العامة هي كلُّ النَّفقات الَّتي تدفعها الشَّركة لدعم العملِ، دون أن تكونَ مرتبطةً بشكلٍ مباشرٍ بمنتجٍ أو خدمةٍ معيَّنةٍ. ومن الأمثلةِ على النفقات العامة الَّتي تُدفعُ بشكلٍ مستمرٍّ -بغضِّ النَّظر عن حجم إيرادات الشَّركة- هو تكاليف الإيجار والمرافق والتَّأمين، بالإضافة إلى التَّكاليف المباشرة كالعمالة والإمدادات، وكلُّها أمورٌ لازمةٌ لتقديم الخدمات من قبلِ الشَّركاتِ.

وتظهرُ النفقات العامة في بيان دخل الشَّركة، وهي تُؤثِّر بشكلٍ مباشرٍ على الرّبحيَّة الإجماليَّة للشَّركة، الَّتي يجبُ أن تأخذَ في اعتبارها تلك النَّفقات لتحديدِ صافي دخلها، وصافي الدَّخل يتمُّ احتسابه عن طريق جميع النَّفقات المتعلِّقة بالإنتاجِ والنفقات العامة من صافي إيرادات الشَّركة. ^[1] 

شاهد أيضاً: الناتج المحلي الإجمالي: ما هو وما الذي يُؤثّر عليه

ما هي أهمية النفقات العامة؟

على الرَّغم من أنَّها لا ترتبطُ بشكلٍ مباشرٍ بإيرادات الشَّركة، إلَّا أنَّ أهميَّةَ النفقات العامة حقيقةٌ لا يُمكن تجاهلها، فالوعي بها يُشكِّل جزءاً مهمّاً من إدارة الأعمال. وحساب النفقات العامة ومراقبتها واحدٌ من الأمور بالغة الأهميَّة؛ كونها تلعبُ دوراً رئيسيّاً في نجاحِ الأعمالِ، مثلاً يُمكن للنفقات العامة غير الضَّروريَّة أن تستنزفَ الأعمال، وفي حال تُركت دون مراقبةٍ، ربَّما تؤدِّي إلى خسارة الإيرادات، وفي أسوأ الأحوال قد تؤدِّي إلى الفشلِ.

بالمقابلِ يُساعدُ حساب تكاليف النفقات العامة على التَّأكُّد من معرفةِ مقدار الأموال الَّتي يتمُّ إنفاقها، كما أنَّ الشَّركات الَّتي تعرفُ تكاليفها العامَّة تنجحُ باتِّخاذ قراراتٍ أكثر استنارةً عندما يتعلَّق الأمر بأشياءٍ، مثل تسعير المنتجات والخدمات، وتحديد المكان الَّذي يجبُ تخصيصُ مواردها فيه. ^[2] 

خصائص النفقات العامة

تُركِّز خصائص النفقات العامة للشَّركات، على تحقيقِ أكبر قَدرٍ من المنفعةِ، بينما تخضعُ للتَّدقيق والشَّفافيَّة، وفيما يلي أبرز خصائصها:

• المنفعة، حيث تنفقُ الشَّركات الأموالَ، بهدفِ تحقيق أعلى مستوىً من الكفاءة في عمليَّة الإنتاج، فالنَّفقاتُ تهدفُ إلى زيادة الإنتاجيَّة وتحسين الجودة وغيرها.
• ضروريَّةٌ للحفاظ على تشغيل الأعمال بطريقةٍ سلسةٍ ومستدامةٍ، مثل الرَّواتب وتكاليف الصّيانة.
• تخضع النَّفقات لرقابةٍ شديدةٍ وتخطيطٍ دقيقٍ، للتَّأكُّد من أنَّ استخدامَ الموارد يتمُّ بشكلٍ مثاليٍّ.
• يجب أن تتناسبَ النفقات العامة مع الإيرادات كذلك مع الأرباح المتوقَّعة، بهدف تحقيق التَّوازن بينها لضمان الرِّبحيَّة.
• تخصِّص الشَّركة نفقاتها العامَّة وفقاً لأولويَّاتها الاستراتيجيَّة، وتركِّز على الإنفاق في كلِّ المجالات الَّتي تُعزِّز نموَّها المستقبليَّ مثل البحث والتَّطوير.
• تتطلَّب إدارة النفقات العامة الشَّفافيَّة؛ للتَّأكُّد من استمرار الثّقة بين المستثمرين والمساهمين.
• تُخطِّط الشَّركات للنفقات العامة على أساسٍ دوريٍّ، بهدف ضمان توافر السُّيولة النَّقديَّة الكافية لدفع الرَّواتب والإيجارات.
• النفقات العامة تمتلكُ مرونةً كافيةً للتَّكيُّف مع المتغيرات في السُّوق، وأحياناً تحتاجُ الشَّركات تعديل نفقاتها استجابةً لتلك المتغيرات.

أسباب النفقات العامة

تكمنُ أسباب النفقات العامة للشَّركات، في كونها أساسيّةً بالنّسبة لها فبدونها لن تستطيعَ دفع الرَّواتب أو الإيجارات، كذلك لن تُحسِّن من كفاءتها التَّشغيليَّة، أو تدفع لتعزيز الابتكار والإبداع. وبدون النفقات العامة ستجدُ الشَّركات نفسها أمام معضلةٍ كبيرةٍ، فمن سيدفعُ فواتير المياه والكهرباء وغيرها؟

أهداف النفقات العامة

تُساعدُ أهداف النفقات العامة الشَّركات في تحقيق النُّموِّ المستدام، كذلك تحسين قدرتها التَّنافسيَّة وزيادة كفاءتها التَّشغيليَّة، وفيما يلي الأهداف الَّتي تسعى الشَّركات لتحقيقها من خلال نفقاتها العامة:

• زيادة الكفاءة التشغيلية: عبر تحسين العمليَّات باستخدام التُّكنولوجيا من جهةٍ، كذلك رفع مستوى مهارات الموظَّفين عبر التَّدريب المستمرِّ لتحسين جودة العمل.
• تحقيق النُّموّ والتَّوسُّع: سواء بالتَّوسُّع الجغرافيّ عبر افتتاح أفرعٍ جديدةٍ والدُّخول إلى أسواقٍ أُخرى، أو عبر تطوير منتجاتٍ جديدةٍ لتلبية متطلَّبات السُّوق.
• تعزيز القدرة التَّنافسيَّة: ويتمُّ ذلك من خلال زيادة الإنفاق على الإعلان والتَّسويق لجذبِ المزيد من العملاء، كذلك من خلال تحسين جودةِ المنتجاتِ والخدمات؛ لتلبية توقُّعات العملاء والتَّفوق على المنافسين الآخرين.
• الامتثال للقوانين والأنظمة: وذلك لضمان تجنُّب الغرامات والعقوبات، كذلك تحسين معايير السَّلامة والصِّحَّة المهنيَّة؛ لجعل بيئة العمل أكثر أماناً للموظَّفين وتقليل المخاطر.
• تعزيز الابتكار: عبر الاستثمار في الأبحاث وإنتاج أنواعٍ جديدةٍ من جهةٍ، كذلك التَّعاون والشَّراكات مع مؤسَّساتٍ بحثيَّةٍ؛ لتطوير حلولٍ جديدةٍ.
• تحسين البنية التَّحتيَّة: سواء الخاصَّة بالتُّكنولوجيا عبر تحديث الأنظمة لزيادة الكفاءة، أو الخاصَّة بالمرافق والتَّجهيزات وصيانتها، مثل المباني والمكاتب.
• إدارة المخاطر: ويتمُّ ذلك من خلال الاستثمار في التَّأمين لحماية الممتلكات من أيّ مخاطرٍ محتملةٍ، ووضع وتطوير خطط الطَّوارئ والتَّعامل مع الأزماتِ المختلفة.
• تحقيق رضا العملاء: عبرَ تحسينِ خدمتهم لضمانِ ولائهم، والحرص على إجراء استطلاعات الرَّأي والتَّغذية الرَّاجعة وجمع آرائهم وتحليلها لتحسينِ الخدمات بناءً عليها.
• تحقيق الاستدامة: من خلال الاستثمار في مشاريع المسؤوليَّة الاجتماعيَّة، كذلك تبنِّي ممارساتٍ مستدامةٍ لحماية البيئة وتقليل البصمة الكربونيَّة.

بالتَّأكيد تحقيق تلك الأهداف، يتطلَّبُ تخطيطاً دقيقاً وإدارةً فعَّالةً للموارد؛ لضمان تحقيق أكبر قدرٍ مُمكنٍ من الفائدةِ وتقليلِ الهدرِ.

شاهد أيضاً: The Waste Labs: شركة ناشئة في دبي تسعى لتقليل هدر الطعام

أركان النفقات العامة

تُساعدُ أركان النفقات العامة على تحقيقِ الأهدافِ المرجوَّة منها، سواء في القطَّاع العامِّ أو الخاصِّ، وبحالة الأعمال التِّجاريَّة، فإنَّ أركانَ النفقات العامة هي:

• مشروعيَّة جميع النفقات العامة، الَّتي يجبُ أن تتناسبَ مع سياسات الشَّركة الدَّاخليَّة.
• تخصيص الموارد الماليَّة بما يتماشى مع أهداف الشَّركة الاستراتيجيَّة، والتَّأكُّد من أنَّ الأموالَ تُستخدَمُ في الغرض المحدَّد لها.
• تحقيق أكبر استفادةٍ من الموارد الماليَّة، والتَّقليل ما أمكن من التَّكاليف غير الضَّروريَّة.
• وجود آلياتٍ رقابيَّةٍ فعَّالةٍ على النَّفقات؛ لتجنُّب الهدر والفساد.
• توفير تقارير دقيقةٍ وشفافةٍ عن كيفيَّة استخدام الأموال، بهدف منع الفساد.
• وضع ميزانيَّاتٍ دقيقةٍ وتوقُّعاتٍ مستقبليَّةٍ؛ لضمان توافر الموارد الماليَّة اللَّازمة لتحقيق الأهداف المحدَّدة.

محددات النفقات العامة

تختلفُ محدِّدات النفقات العامة من شركةٍ إلى أُخرى، تبعاً للمشاريع وآلية العمل، ويُمكن لعمليَّة تحديد معدَّلات النفقات العامة أن تكونَ معقَّدةً جداً، وتتطلَّبُ دراسةً متأنيَّةً للعديد من العوامل المختلفة، مثل: ^[3]

طبيعة العمل

تلعبُ طبيعة العمل دوراً مهمّاً في تحديد معدَّل النفقات العامّة المناسب، كذلك فإنَّ هياكل التَّكاليف تختلفُ باختلاف الصِّناعات، على سبيل المثال ربَّما تتحمَّلُ شركة تصنيع تكاليف عامَّةً عاليةً مرتبطةً بالآلات والمعدَّات، في حين لا تحتاج شركةٌ خدميَّةٌ تكاليف عامَّةً أعلى؛ لذا فإنَّ فهمَ عوامل التَّكلفة المحدَّدة في صناعتكَ أمرٌ ضروريٌّ لتحديدِ معدَّل النفقات العامة بدقَّةٍ.

سلوك التّكلفة

يُمكن تصنيف التَّكاليف إلى ثابتةٍ أو متغيِّرةٍ، حيث تبقى التَّكاليف الثَّابتة ثابتةً بغضِّ النَّظرِ عن مستوى الإنتاج، في حين تكون التَّكاليف المُتغيِّرة مرنةً، وقد تتغيَّر تبعاً لمستويات الإنتاج. وعند تحديد معدَّلات النفقات العامة، من المهمِّ مراعاة سلوك التَّكاليف وكيفيَّة ارتباطها بحجمِ الإنتاجِ.

قاعدة تخصيص الكلفة

يعدُّ اختيار قاعدة تخصيص التَّكلفة أحد العوامل الحاسمة، في تحديد معدَّلات النفقات العامة، ويجبُ أن تكونَ قاعدة التَّخصيص محرِّك كلفةٍ يعكس بدقَّةٍ استهلاك موارد النَّفقات العامَّة لكلِّ وظيفةٍ أو مشروعٍ، وتشملُ أسس التَّخصيص الشَّائعة ساعات العمل المباشرة أو ساعات تشغيل الماكينة أو تكاليف الموادِ المباشرة.

الدقّة مقابل البساطة

إيجاد التَّوازن بين الدِّقَّة والبساطة عند تحديد معدَّلات النفقات العامة، هو بالفعلُ تحدٍّ حقيقيٍّ، ففي حين أنَّ طريقةَ التَّخصيص الأكثر تفصيلاً ودقَّةً قد تُوفِّر تتبُّعاً دقيقاً للتَّكاليف، إلَّا أنَّها قد تستغرقُ وقتاً طويلاً، وتكون معقَّدةً أيضاً، ومن ناحيةٍ أُخرى ربَّما يكون من الأسهل تنفيذ طريقة التَّخصيص المبسَّطة، ولكنَّها قد تؤدِّي إلى تخصيصٍ أقلّ دقَّةً للتَّكاليف. بناءً على ذلك، يجبُ على الشَّركات أن تُفكِّرَ في التَّوازن بين الدّقَّة والبساطة واختيار الطَّريقة الَّتي تناسبُ احتياجاتها على أفضل وجهٍ.

البيانات التاريخيّة مقابل التّوقعات المستقبليّة

عند تحديدِ معدَّلات النفقات العامة، غالباً ما تعتمدُ الشَّركات على البيانات التَّاريخيَّة لتقدير التَّكاليف المُستقبليَّة، ومع ذلك فإنَّ الاعتمادَ عليها فقط قد لا يعكسُ بدقَّةٍ التَّغييرات في محرِّكات التَّكلفة أو بيئة العمل؛ لذا من المهمِّ مراعاة التَّوقُّعات المستقبليَّة وأيُّ تغييراتٍ متوقَّعةٍ في سلوك التَّكلفة أو محرِّكات التَّكلفة.

المقارنة المعياريّة ومعايير الصناعة

يُمكن أن تُوفِّرَ المقارنة المعياريَّة بمعايير الصِّناعة رؤىً قيمةً عند تحديد معدَّلات النفقات العامة، فهي تساعدكُ في مقارنة معدَّلات النفقات العامة لشركتك بمعدَّلات الشَّركات المماثلة في الصِّناعة في تحديد مجالات التَّحسين أو فرص توفير التَّكاليف المُحتملة. ومع ذلك من المهمِّ مراعاة الظُّروف المحدَّدة والعوامل الفريدة الَّتي قد تؤثِّرُ على معدَّلات النفقات العامة لشركتكَ، وقد لا يكونُ تبنِّي معايير الصِّناعة بشكلٍ أعمى هو الخيار الأفضل دائماً.

وعلى الرَّغم من تعقيدها، إلَّا أنَّه من خلال أخذ هذه العوامل في الاعتبار لاتِّخاذ قراراتٍ مُستنيرةٍ، يُمكن للشَّركات ضمان تتبُّع التَّكاليف وتخصيصها بدقَّةٍ، ما يؤدِّي إلى اتِّخاذ قراراتٍ أفضل وتحسين الرّبحيَّة.

قواعد وضوابط النفقات العامة

من خلالِ معرفة قواعد وضوابط النفقات العامة، يُمكن تخفيضُ تلك النَّفقات إلى الدَّرجة الَّتي لا تسرف بها، كذلك لا تبالغ بالتَّقنين بها، وعلى الرَّغم من أنَّ ضوابطَ النفقات العامة قد تختلفُ من شركةٍ إلى أُخرى بحسب طبيعة عملها، لكن بالعموم يُمكن ضبط النَّفقات من خلال: ^[4] 

• مراجعة جميع النفقات العامة، وإجراء موازنةٍ لاختيار الضَّروري منها والتَّخلِّي عن الأمورِ الثَّانويةِ.
• اعتماد آلية العمل عن بعد للموظَّفين الَّذين ليس هناك داعٍ لحضورهم يوميّاً، ممّا قد تُوفِّر عليكَ الكثيرَ من الأموال.
• الاستغناء عن الورق والحبر، والبحث عن بدائل خاليَّةٍ منهما في العمليَّات التّجاريَّة المختلفة.
• الاستعانة بموظَّفين مستقلِّين لأداء بعض المهام الموسميَّة، عوضاً عن توظيف أشخاصٍ بشكلٍ دائمٍ.

النفقات العامة وتقسيماتها

الأمرُ الآخرُ الَّذي من المهمِّ معرفته عن قربٍ هو النفقات العامة وتقسيماتها، وهو الأمر الَّذي يساعدكُ على تتبُّع النَّفقات، واختيار ما يُمكن الاستعاضة عنهُ. وهناك ثلاثة أنواعٍ رئيسيَّةٍ من النفقات العامة يجب الانتباهُ لها: ^[5] 

• النَّفقات الثَّابتة: مثل الرَّواتب والإيجار والتَّأمين التّجاريّ، وهي النَّفقات الَّتي لا تتغيَّرُ حتَّى انتهاء فترة العقدِ.
• النَّفقات المتغيِّرة: ليست ثابتةً، ولكن من المهمِّ أن نضعها في الاعتبار عند إعداد الميزانيَّة، مثل مستحقَّات العاملين المستقلِّين ونفقات السَّفر.
• النَّفقات شبه المتغيّرة: عبارةٌ عن نفقاتٍ عامَّةٍ ثابتةٍ تأتي مع نفقاتٍ عامَّةٍ متغيِّرةٍ، على سبيل المثال الهاتف الذَّكيّ الَّذي يتطلَّبُ رسوماً شهريّةً للاستخدام.

وكما قلنا سابقاً، من المهمِّ فهم كلِّ فئةٍ من نفقاتكَ، حتَّى تتمكَّن من فهم التَّكاليف المتغيّرة، وإعداد صندوقٍ احتياطيٍّ مناسبٍ في حالة زيادة أيِّ شيءٍ.

الآثار الاقتصادية للنفقات العامة

الآثار الاقتصاديَّة للنفقات العامة، يُمكن أن تكونَ إمّا إيجابيّةً تُشكِّل استراتيجيَّةً ناجحةً للشَّركة أو تكون سلبيّةً تُشكِّل عبئاً كبيراً عليها. مثلاً، أحد أكبر المخاوف الأساسيَّة المُرتبطة بالنفقات العامة هو قدرتها الكبيرةُ على النُّموِّ، لدرجةٍ يصعبُ السَّيطرة عليها مع توسيعِ الأعمال، كذلك يُمكنُ أن تؤثِّرَ سلباً على النَّجاح الماليّ للشَّركة، فتبديدُ المزيد من الأموال على الإيجارات والفواتير يؤدِّي إلى انخفاض الأرباحِ. كذلك عندما تتحمَّلُ الشَّركةُ تكاليف نفقاتٍ عامَّةٍ مرتفعةً، قد لا تتمكَّن من توليد إيراداتٍ كافيةٍ لتغطية نفقاتها، ما يؤدّي إلى مشاكل في التَّدفُّق النَّقديّ، والَّتي يُمكن أن تؤدِّي في النِّهاية إلى الإفلاس.

بالمقابل، فإنَّ الاستثمارَ في النفقات العامة قد يُوفِّر ميزةً تنافسيّةً، على سبيل المثال شركةٌ تستأجرُ مبنىً في موقعٍ مرموقٍ، على الرَّغم من أنَّ الإيجار سيكون مرتفعاً، لكنَّ العنوان المرموق يُمكن أن يجذبَ أفضل المواهب، ويثيرَ إعجاب العملاء، ما قد يؤدِّي إلى زيادة الإيرادات، في مثل هذه الحالات يُنظر إلى النفقات العامة كخيارٍ استراتيجيٍّ وليس عبئاً. ^[6]

إذاً من أكوابِ القهوة الذَّهبيَّة إلى طاولات الاجتماعاتِ الفاخرةِ، تتجلَّى حنكة الإدارة الماليَّة في أدقّ التَّفاصيل، فتذكَّروا دائماً أنَّ وراء كلِّ فاتورةٍ غريبةٍ استراتيجيَّةً عبقريَّةً، وحتَّى مغامرتنا الماليَّة المقبلة، استمرِّوا في متابعة النَّفقات بعينٍ مبتسمةٍ وذهنٍ مبتكرٍ!

تابعونا على قناتنا على واتس آب لآخر أخبار الستارت أب والأعمال

انضم الآن