تصميم مكاتب العمل: أسس ومعايير تصميمها لراحة موظفيك

تصميم مكاتب العمل ليس أمراً ثانويّاً كما تعتقدُ، وإن كُنتَ غيرَ مؤمنٍ بأهميّةِ الفكرةِ بعد، أخبرني عن شعورِكَ بينما تدخلُ مكتباً مُصَمَّماً بحيث تشعرُ وكأنّكَ في نزهةٍ لطيفةٍ في الحديقةِ، عوضاً من أن تكونَ في سباقٍ مع الزّمنِ لإنهاءِ المهامِّ؟ حسناً، إنَّ تصميم مكاتب العمل ليسَ مجرّدَ ترتيبٍ للأثاثِ واختيارٍ للألوانِ، بل هو علمٌ وفنٌّ يهدفُ إلى خلقِ بيئةٍ تجعلُ الموظفينَ يشعرونَ كأنّهم في بيتِهم الثّاني، أو ربّما أفضل! دعني آخذُكَ في جولةٍ مُمتعةٍ بين أروقةِ الأُسسِ والمعاييرِ الّتي تجعلُ مكتب العمل المكانَ الذي يتمنى الجميعُ قضاءَ يومِهم فيه.

استعدَّ للابتساماتِ والضّحكاتِ، وأنتَ تكتشفُ كيفَ يُمكنُ لمكتبكَ أن يصبحَ واحةً من السعادة والإنتاجية.

كيف يُؤثّر تصميم المكتب على نفسية وإنتاجية الموظفين؟

يؤثرُ تصميمُ المكتبِ على نفسيّةِ وإنتاجيّةِ الموظّفين بشكلٍ كبيرٍ وفقاً لعلمِ النّفسِ، تخيّلْ مثلاً أنّكَ تعملُ في مكتبٍ يحوي ضوءاً طبيعيّاً جيّداً، كذلك نباتاتٍ خضراءَ ومقاعدَ مريحةً، انتهيتَ؟

انتقلْ بخيالِكِ إلى مكتبٍ آخرَ، حيثُ الإضاءةُ خافتةٌ والحجراتُ ضيقةٌ تخلو من النّباتاتِ، أخبرني الآنَ، في أيِّ مكتبٍ من النّموذجين السّابقين تحبُّ أن تعملَ؟

الأمرُ لا يعتمدُ على رأيكَ فحسبَ، بل تُظهرُ العديدُ من الدّراساتِ أنَّ بيئة العمل المُصممةَ بشكلٍ جيدٍ وفق معاييرَ مُعيّنةٍ، يُمكنُ أن تُؤثّرَ إيجابيّاً بشكلٍ كبيرٍ على إنتاجيّةِ الموظّفينَ وحالتِهم المزاجيّةِ. مثلاً، تقولُ دراسةٌ من جامعةِ كورنيل (Cornell) الأميركيّةِ، إنَّ تحسينَ جودةِ الهواءِ الدّاخليِّ، وزيادةَ التّهويةِ يُمكنُ أن تزيدَ من إنتاجيّةِ الموظّفينَ بنسبةِ 11%، كما أنَّ درجةَ الحرارةِ المناسبةَ في المكتبِ، من شأنِها تقليلُ الأخطاءِ وتحسينُ الإنتاجيّةِ بشكلٍ كبيرٍ، وفي الوقتِ الذي ارتفعتْ فيه درجةُ الحرارةِ من 68 إلى 77 درجةً فهرنهايتَ، انخفضتْ أخطاءُ الكتابةِ بنسبةِ 44% وزادت الإنتاجيّةُ بنسبةِ 150%.  ^{[1] [2]}   

العديدُ من الدّراساتِ تُؤكدُ أنَّ العناصرَ الطّبيعيّةَ، مثل النباتاتِ، لا تعملُ على تحسينِ جودةِ الهواءِ فحسبَ، بل تُقلّلُ أيضاً من التّوترِ وتُعزّزُ الإبداعَ، كما يُمكنُ للمساحاتِ الحيويّةِ والمضاءةِ جيّداً أن ترفعَ مستوياتِ الحالةِ المزاجيّةِ والطّاقةِ، ما يجعلُ الموظفينَ يشعرونَ بمزيدٍ من المشاركةِ والتّحفيزِ.

الاعتبارات التصميمية للمكاتب

من المهمِّ جدّاً الانتباهُ جيّداً إلى الاعتباراتِ التّصميميّةِ للمكاتبِ، بحالِ كنتَ تُريدُ أن تحظى وتمنحَ فريقَكَ بيئةَ عملٍ تُحفّزُ على الإبداعِ. ويُنظرُ إلى ضرورةِ توفيرِ المساحةِ الشّخصيّةِ للموظّفينَ والموظّفاتِ، كواحدةٍ من أهمِّ الاعتباراتِ التّصميميّةِ للمكاتبِ، فالحجراتُ التي تتوافرُ فيها شروطُ الإضاءةِ الجيّدةِ، تساعدُ على تعزيزِ شعورِ الموظّفينَ بالخصوصيّةِ والرفاهيةِ، ما يؤدّي إلى زيادةِ الإنتاجيّةِ عموماً، كما أنّ تحكمَ الموظّفينَ بمساحةِ عملِهم، يؤدّي بهمْ للشّعورِ بالانتماءِ لمكانِ العملِ.

كما يجبُ الأخذُ بعينِ الاعتبارِ، أهميّة تحقيقِ التّوازنِ بين الخصوصيّةِ وبين التّعاونِ كفريقٍ واحدٍ؛ لذا من المهمِّ توفيرُ مساحاتٍ تساعدُ على العملِ الجماعيِّ والتّفاعلِ الاجتماعيِّ مع مراعاةِ الخصوصيّةِ، وبالعمومِ، فإنَّ التّوازنَ الصّحيحَ بينَ المكاتبِ المفتوحةِ وبينَ المساحاتِ الخاصّةِ أمرٌ بالغُ الأهميّةِ لتلبيةِ أنماطِ العملِ والشّخصيّاتِ المُتنوّعةِ.

وقد تعتقدُ أنّ لديكَ العديدَ من التّفاصيلِ الأُخرى المُتعلّقةِ بالعملِ أكثرَ أهميّةً، دعني أخبركَ أنَّ تفكيركَ ليسَ في مكانِه، وعليكَ مراعاةُ علمِ نفسِ المكاتبِ، الذي يُساعدُكَ على معرفةِ معاييرِ تصميمِ المكاتبِ الإداريّةِ.  ^[1]

المعايير والأسس التصميمية للمكاتب الإدارية

يساعدُكَ علم نفس المكاتب على فهمِ المعاييرِ والأسسِ التصميمية للمكاتب الإدارية، كما أخبرتُكَ سابقاً، وتشملُ تلكَ المعاييرُ العديدَ من الأمورِ، مثلَ الألوانِ، والإضاءةِ، وتقليلِ الضّوضاءِ وغيرها، دعونا نستكشفُ أهمَّ تلكَ الأسس والمعايير.  ^[3]  

الألوان المستخدمة في تصميم المكاتب الداخلية

الألوانُ المُستخدمةُ في تصميمِ المكتبِ الدّاخليِّ، أحدُ أهمِّ التّفاصيلِ التي يجبُ مراعاتُها لدى تصميم المكاتب؛ نظراً لتأثيرِ الألوانِ الكبيرِ على النّفسيّةِ والحالةِ المزاجيّةِ. وينصحُ خبراءُ علم نفس المكاتب، بالاعتمادِ على عدّةِ ألوانٍ، مثلَ الأزرقِ، الذي يُمثّلُ الهدوءَ والصّبرَ والصّدقَ، كما يجبُ استخدامُ الدّرجاتِ الفاتحةِ منه لمساعدةِ الموظّفينَ على الشّعورِ بالرّضا والتّركيزِ.

 كذلكَ اللّونُ الأخضرُ واحدٌ من أبرزِ الخياراتِ، فهو يُعزّزُ التّوازنَ والطّبيعةَ والاستقرارَ، ويُعتبرُ مثاليّاً للموظّفينَ الذين يعملونَ لساعاتٍ طويلةٍ. ولا ننسى اللّونَ الأصفرَ، الذي يجبُ عليكَ استخدامُه في المكاتب، بحالِ كنتَ تُديرُ عملاً يعتمدُ على الإبداعِ؛ لأنَّ الأصفرَ اللّونُ الأكثرُ ارتباطاً بالإبداعِ، كما أنَّه يثيرُ الإيجابيّةَ والثّقةَ والشّغفَ.

العمل في مساحةٍ مفتوحةٍ

معَ تحوُّلِ المزيدِ من المؤسّساتِ إلى التّركيزِ على العمل الجماعي التّعاونيِّ، تراجعتْ شعبيّةُ المكاتبِ المُقسّمةِ إلى أجزاءٍ، وتمَّ استبدالُها بأرضيةٍ مفتوحةٍ تُعزّزُ المزيدَ من الحركةِ، وتسمحُ لأعضاءِ الفريقِ بالعملِ جنباً إلى جنبٍ، مع ذلكَ سيكونُ من الذّكاءِ مراعاةُ الخصوصيّةِ.

 العملُ داخلَ المساحاتِ المفتوحةِ، يساعدُ في تعزيزِ التّركيزِ على الفريقِ، من خلالِ السّماحِ للأقسامِ المختلفةِ بالتّفاعلِ مع بعضها البعضِ على مدارِ اليومِ.

تقليلُ الفوضى

يُمكنُ تقليلُ الفوضى في المكتبِ، من خلالِ إضافةِ مساحةِ تخزينٍ إضافيّةٍ وطاولاتٍ أصغرَ حجماً، وإن لم تكنْ مكاتبُ العملِ لديكَ حاليّاً كذلكَ، يُمكنكَ شراءُ صناديق إعادةِ التّدويرِ، وتشجيعُ فريقكَ على التّحوّلِ إلى استخدامِ طاولاتٍ صديقةٍ للبيئةِ.

كما أنّكَ تستطيعُ تركَ بعضِ الموظّفينَ يعملونَ من المنزلِ، خصوصاً أولئكَ الذينَ يمارسونَ مهامّاً يمكنُ ممارستُها عن بعدٍ، بهذا الإجراءِ ستقلُّ الفوضى، وتزدادُ مساحاتُ العملِ المفتوحةِ، وتتحسّنُ الإنتاجيّةُ.

توفيرُ الإضاءة الطّبيعيّة

تشيرُ الدّراساتُ إلى وجودِ علاقةٍ بين الإضاءةِ الطّبيعيّةِ في المكتبِ ورضا الموظّفينَ وإنتاجيّةِ الفريقِ؛ لأجلِ ذلكَ يُوصي خبراءُ علمِ النّفسِ بوضعِ الطّاولاتِ ومحطّاتِ العملِ بالقربِ من النّوافذِ. أيضاً يُمكنُ المحافظةُ على فتحِ السّتائرِ طيلةَ اليومِ، لضمانِ تدفّقِ أكبرَ قدرٍ ممكنٍ من الضّوءِ، واستخدامُ السّتائرِ الشّفافةِ عوضاً عن الغامقةِ العازلةِ للضّوءِ، كما أنَّ استخدامَ المرايا يخلقُ المزيدَ من الضّوءِ الطّبيعيِّ.

دمج الطّبيعة بالعمل

يُمكنُ دمجُ الطّبيعةِ بالعملِ لتحسينِ النّفسيّةِ وتجديدِ الطّاقةِ، مثلاً تستطيعُ استخدامَ أحواضِ السّمكِ، واختيارَ أنواعٍ بألوانٍ مناسبةٍ لألوانِ المكتبِ. كما أنَّ استخدامَ النّباتاتِ يُعزّزُ جمالَ المكاتب، ويُعطي انطباعاً بالهدوءِ والطّبيعةِ، كما أنَّها تساعدُ على تنظيفِ وتنقيةِ الهواءِ، وإضافةِ البهجةِ للمكاتب، لكن ينبغي اختيارُ أنواعٍ مُحدّدةٍ لا تتطلبُ الكثيرَ من الرّعايةِ، ولا تثيرُ الحساسيّةَ. بشكل عام، لا يُمكنُ حصرُ النّباتاتِ التي تستطيعُ استخدامها في المكاتبِ، مثلَ الصبارياتِ والعصارياتِ التي لا تتطلّبُ اهتماماً كبيراً، كذلك نباتُ البامبو واللّبلابِ وغيرها.

تقليل الضّوضاء

يمُكنُ أن يُصبحَ الضّجيجُ المفرطُ عائقاً حقيقيّاً أمام أعضاء الفريقِ الّذينَ يُسهّلُ تشتيت انتباهِهم؛ لذا من المهمِّ تخصيصُ مناطقَ مكتبيّةٍ محدّدةٍ للتّفاعلاتِ الاجتماعيّةِ والعملِ المُستقلِّ.

جودة الهواء

بالإضافةِ إلى النّباتاتِ، هناكَ عدّةُ طُرقٍ أخرى لتحسينِ جودةِ الهواءِ في مكتبكَ، مثل:

• التّأكّد من عدمِ انسدادِ فتحاتِ التّهويّةِ.
• استبدال مرشّحاتِ الهواءِ بشكلٍ روتينيٍّ.
• تنظيف مجاري الهواءِ بشكلٍ مستمرٍّ.
• فتح النّوافذِ للحصولِ على هواءِ نقيٍّ.

ورغمَ أهميّةِ تواجدِ الهواءِ النّقيِّ، إلّا أنَّ اختيارَ رائحةٍ مُميّزةٍ للمكاتبِ لا يقلُّ أهميّةً، تستطيعُ الابتعادَ عن الرّوائحِ القويّةِ، وعوضاً عنها استخدمْ الرّوائحَ الخفيفةَ المُنعشةَ، مثلَ روائحِ الحمضياتِ، التي تُعزّزُ من إنتاجيّةِ الفريقِ، والزنجبيلِ الذي تُفيدُ رائحتُه خصوصاً خلال الاجتماعاتِ الطّويلةِ كونَه يقاومُ التّعبَ، ورائحةُ اللّافندرِ أيضاً خيارٌ مثاليٌّ، لزيادةِ مستوياتِ التّركيزِ وتقليلِ التّوترِ. 

الأثاثُ المكتبيُّ

سيمضي الموظّفونَ في مكاتبِهم ساعاتِ عملٍ طويلةً ومرهِقةً؛ لذا فإنَّ الأثاثَ المكتبيَّ واحدٌ من أهمِّ الاعتباراتِ التي يجبُ مراعاتُها لدى تصميمِ المكاتبِ. ويجبُ اختيارُ أثاثٍ مكتبيٍّ أنيقٍ، وفي الوقتِ ذاتهِ مريحٍ، بكراسٍ قابلةٍ للتّحرّكِ والتّمدّدِ بحيثُ لا تُسبّبُ ألماً في الظّهرِ، وسيكونُ من المفيدِ استشارةُ خبيرٍ قبلَ شراءِ المكاتبِ والكراسيِّ المُخصّصةِ للعملِ.

عرضُ الأعمال الفنيّة والصّور الفوتوغرافيّة

أتحِ المجالَ لفريقِكَ، بوضعِ صورِهم وصورِ عائلاتِهم فوقَ مكاتبِهم لإضفاءِ لمسةٍ من المنزلِ، ومن المهمِّ كذلكَ وضعُ المزيدِ من اللّوحاتِ الفنيّةِ على الجدرانِ لخفضِ مستويّاتِ التّوترِ. كما أنَّ استخدامَ اللّوحاتِ الجداريّةِ، وإلى جانبِ مساعدةِ الموظّفينَ على الراحةِ، يُضفي على أماكنِ العملِ أناقةً كبيرةً، ويُعطي انطباعاً جيّداً للعملاءِ عنكَ.

أفكار تصميم مكاتب عمل للموظفين

البحثُ عن أفكارِ تصميم مكاتب عملٍ للموظّفينَ، سيكونُ أمراً مثاليّاً لكلِّ الشّركاتِ التي تبحثُ عن زيادةِ إنتاجيّةِ فريقِها، والحفاظِ على رفاهيّتِهم في الوقتِ ذاتِه، إذاً دعونا نستكشفُ بعضَ الأفكارِ الّتي قد تكونُ خياراً مثاليّاً.  ^[4]  

استخدامُ ألوانٍ مُتعدّدةٍ

التّفكيرُ خارجَ الصّندوقِ خيارٌ ممتازٌ، وعوضاً عن اختيارِ لونٍ واحدٍ، يُمكنُ الدّمجُ بين عدّةِ ألوانٍ لتحقيقِ أقصى استفادةٍ، مثلاً تعملُ الألوانُ النّاعمةُ على تحسينِ التّركيزِ، وتُعزّزُ الألوانُ النّابضةُ بالحياةِ التّعاونَ والإبداعَ. 

مساحةٌ مكتبيةٌ صديقةٌ للبيئةِ

تُؤثّرُ النّباتاتُ على الحالةِ المزاجيّةِ، وتقلّلُ مستوياتِ التّوترِ لدينا، وبحسبِ الدّراساتِ فإنَّ الأشخاصَ الذينَ يقضونَ ساعتينِ أسبوعيّاً في الطّبيعةِ، تتحسّنُ صحتُهم ويزدادُ شعورُهم بالرّضا أكثرَ من أولئكَ الذينَ لم يفعلوا مثلَهم، لذا فإنَّ دمجَ الطّبيعةِ مع أماكنِ العملِ سيكونُ خياراً مثاليّاً أيضاً.

مساحاتُ عملٍ هجينةٍ

عوضاً عن مكاتب العمل الرّسميّةِ بشكلِها التّقليديِّ المُعتادِ، يُمكنُ التّفكيرُ بطريقةٍ مختلفةٍ وتصميمُ مساحاتِ عملٍ هجينةٍ، تجمعُ بينَ العملِ والاسترخاءِ، ما يزيدُ من إنتاجيّةِ الموظّفِ، ويساعدُه على الاسترخاءِ.

في الحقيقةِ لا يُمكنُ حصرُ الأفكارِ التي يُمكنُ استخدامها في تصميمِ مكاتب الموظّفينَ وأماكنِ العملِ، كما أنَّ طبيعةَ الشّركةِ ومنتجاتِها وآليّةَ العملِ، هي من تتحكّمُ بالفكرةِ الّتي ينبغي اختيارُها لتكونَ الأفضلَ والأكثرَ ملائمةً.

أهم النصائح عند تصميم مكاتب الموظفين

ممّا سبقَ يُمكنُ الخروجُ بأهمِّ النّصائحِ عندَ تصميم مكاتب الموظّفين، والّتي تشملُ:  ^[5]  

• تعزيز المرونةِ في المكتبِ، لمنحِ الأشخاصِ خيارَ استخدامِ المساحةِ بالطّريقةِ التي ستكونُ أكثرَ إنتاجيّةً لهم.
• تعزيز مشاركةِ الموظّفين، عبرَ إشراكِهم في عمليّةِ التّصميمِ، ما يشعرُهم بالتّقديرِ لمكانِ العملِ.
• تضمين مساحاتٍ مشتركةٍ يُسهّلُ الوصولُ إليها داخلَ المكتب، والتي يُمكنُ أن تجمعَ الأشخاصَ معاً، مثلَ منطقةِ الاستراحةِ.
• ضرورة دمجِ الضّوءِ الطّبيعيِّ في بيئة العمل، ما يؤدّي إلى تحسينِ تركيزِ وإنتاجيّةِ الموظّفين.
• تخطيط المكاتب بطريقةٍ تضمنُ تعزيزَ التّعاونِ بينَ الفرقِ وإدارةِ سيرِ العملِ الفعّالِ عبرَ المؤسّسةِ.
• توفير مساحةٍ للموظّفينَ للاسترخاءِ واستعادةِ الطّاقةِ بهدفِ الحفاظِ على الإنتاجيّةِ.
• دمج التكنولوجيا في مساحةِ العملِ وتصميمَ أماكنِ عملٍ عن بعدٍ، ما يساعدُ على تعزيزِ الإنتاجيّةِ.
• استخدامَ عناصر الطّبيعةِ في مكانِ العملِ، سيخفضُ من مستويّاتِ التّوترِ والإرهاقِ في مكاتب العمل.

باختصارٍ، إذا كانت الشّركاتُ تريدُ التّنافسَ على المواهب النّاشئةِ الجديدةِ والاحتفاظَ بقوّتِها العاملةِ، فيجبُ عليها إدراكُ قوّةِ بيئة العمل الّتي تُعزّزُ الإنتاجيّةَ، وتُشجّعُ الاتّصالَ وتحوّلُ المكتبَ إلى وجهةٍ تستحقُ الزّيارةَ.

تابعونا على قناتنا على واتس آب لآخر أخبار الستارت أب والأعمال

انضم الآن