تفويض المهام: مهارةٌ حيويّةٌ لتحسين الأداء والإنتاجية

تفويض المهام في الواقع لا يقتصرُ فقط على المشرفين ورؤساء الفرق أو أصحاب الأعمال، بل إنَّه يمتدُّ إلى حياة كلّ شخصٍ، سواء المهنيَّة أو الشخصيَّة، ففي وقتٍ ما سيكون من الضَّروريّ للغاية أن تلجأَ إلى تفويض المهامّ لشخصٍ ما؛ لتجنُّب الضُّغوط أو لتأدية الأعمال بكفاءةٍ أكبر أو للحصول على وقتٍ إضافيٍّ لممارسة أنشطةٍ أُخرى لا يُمكن لغيركَ تنفيذها.

لكن لماذا يفشلُ بعضهم تماماً في تفويض المهام؟ وهل هي مهارةٌ يُمكن تعلُّمها وممارستها؟ وما الفوائد الَّتي تعودُ عليك، سواء كُنتَ مديراً للشَّركة أو مشرفاً على فريقٍ أو حتَّى شخصاً عاديّاً من تعلُّم مهارة تفويض المهام؟ وما أهمُّ الخطوات الَّتي تُساعدك في ممارسة هذه المهارة، دون أن تضغطَ على نفسكَ أو الآخرين؟ كلُّ هذا وأكثر سنرصدهُ في الأسطر المُقبلة.

ما هو تفويض المهام؟

تفويض المهام يعني نقل مسؤوليَّة تنفيذ مهمَّةٍ أو مجموعة مهامٍ إلى شخصٍ أو أشخاصٍ آخرين، ومن منظور الإدارة، فإنَّ التفويض يحدثُ عندما يُكلِّف المدير أحد موظَّفيه أو فريقٍ متكاملٍ بتنفيذ جزءٍ من مهامه للتَّركيز على أنشطةٍ ومهامٍ ذات قيمةٍ أعلى مع منح الموظَّفين قدراً أكبر من الاستقلاليَّة. ^[1]  

ولكنَّ الأمر لا يتعلَّق فقط بالإدارة أو بالمشرفين على الفرق، فالشَّخص العاديُّ المُثقل بمجموعةٍ ضخمةٍ ويوميَّةٍ من المهام يُمكن أن يحاولَ تفويض بعضٍ منها، سواء للزُّملاء في العمل أو للأقارب أو الأصدقاء، مثل طلب مساعدة زميلٍ ما في مهمَّةٍ أو طلب نصائح لطريقة تنفيذٍ أسهل، وفي الجانب الشَّخصيّ يُمكن لبعضهم تولِّي مهام متنوِّعةٍ للتَّخفيف من ضغط الحياة المهنيّة والخاصَّة.

ووفقاً لدراسةٍ من معهد غالوب، فإنَّ الرُّؤساء التَّنفيذيين الماهرين في التَّفويض يُحقِّقون إيراداتٍ أعلى بنسبة 33% من هؤلاء الَّذين يجدون صعوبةً في التفويض، فالنَّموذج الأوَّل يُدرك تماماً أنَّه لن يتمكَّنَ من إنجاز كلِّ شيءٍ بمفرده، بل ويضع فريقهُ في موقع المسؤوليَّة مع منح قدرٍ كبيرٍ من الثِّقة الَّذي يسمح للفريق والموظَّفين بمعالجة المهام الواثقين بقدرتهم على تنفيذها، ممَّا يُعزِّز من الرُّوح المعنويَّة، وينعكس بالتَّأكيد على زيادة الإنتاجيَّة.

ما أهمية تفويض المهام؟

يُمثِّل تفويض المهام تحديّاً كبيراً للكثيرين، سواء من القادة أو من الأشخاص العاديين، ولكنَّ الفوائد المتنوِّعة لهذه المهارة تُجبركَ على تعلُّمها سريعاً مع عدم شعورٍ بالذَّنب، ومن أهمّ فوائد تفويض المهام: ^[2] 

تنمية المهارات واستكشاف الإمكانات

يُتيح التَّفويض اكتشاف نقاط القوَّة في الأشخاص المحيطين بنا، سواء كانوا تحت إدارتكَ أو زملاء أو أقارب وأصدقاء، وهذا مفيدٌ لهم قبل أن يكونَ جيداً بالنّسبة لكَ، فعندما تطلب من شخصٍ المساعدة في مهمَّةٍ ما أو تفوِّضه في تنفيذ شيءٍ محدَّدٍ، فهذا يُعزِّز من ثقافة التَّعلُّم، ويجعلهُ يكتسب مهاراتٍ جديدةً، وهو الأمرُ شديد الأهميَّة بصفةٍ خاصَّةٍ في الشَّركات، ولكنَّه ذو قيمةٍ كبيرةٍ في الحياة الخاصَّة أيضاً.

خلق مساحة للأفكار الجديدة والمبتكرة

عندما تُكلِّف شخصاً بمهمَّةٍ ما، فإنَّه في الغالب سوف يُنفِّذها بطريقةٍ مختلفةٍ عمَّا تقوم به؛ لذا فإنَّ هذا يزيد من الإبداع، كما أنَّه من ناحيةٍ أُخرى يزيد من تفرُّغك لمهامٍ أكثر إبداعيَّةً في المجالات الَّتي تتقنها بالفعل عندما يتوفَّر لك المزيد من الوقت.

تحسين الرضا الوظيفيّ

أثبتت الكثير من التَّجارب أنَّ منحَ شخصٍ الثِّقة بتنفيذ مهمَّةٍ ما يزيد من درجة شعوره بالرِّضا عموماً، ويُظهر الأمر بشدَّةٍ لدى الموظَّفين من جميع المناصب، وهذا بالتَّالي يرفع من جودة المشاركة والالتزام تجاه الشَّركة وأهدافها.

التفويض يُعزّز النّموّ والتّوسّع

عندما تكتشف مهاراتٍ جديدةً في الموظَّفين مع تفويض المهام، فإنَّ هذا يُعزِّزَ من بناء هيكلٍ تنظيميٍّ سواءً أفقيّ أو رأسيّ، بالإضافة إلى زيادة فرص العمل.

زيادة فاعلية التّواصل

وهو أمرٌ نراه مباشرةً في كلٍّ من التَّفويض المهنيّ والشَّخصيّ، فعندما تطلب من شخصٍ تأدية مهمَّةٍ ما بالنّيابة عنك، فأنت تحتاج إلى التَّواصل الفعَّال معه وشرح طبيعة المهمَّة والمدة المتوقَّع تنفيذها بها وما قد يجده من تحديَّاتٍ، وقد يطرح عليك أسئلةً تُجيب عنها مع الإشارة إلى بعض الملاحظات، وكلُّ هذا يرفع من قوّة التَّواصل بينك وبين الآخرين بدلاً من تنفيذ كلِّ المهام بنفسك والتَّقوقع فقط على ذاتك، ممَّا يزيد من المسافات بينك وبين الآخرين.

المساهمة في علاج مخاوف الثّقة

عندما تفوِّض المهام بطريقةٍ صحيحةٍ إلى شخصٍ ما، فإنَّك تزيد من الثِّقة المتبادلة بينكما، ومن ثقة كلِّ فردٍ في نفسه، فالخوف من فقدان السَّيطرة يتلاشى وتتغلَّب روح الفريق والعمل الجماعيُّ، والَّذي يرفع من الكفاءة عموماً ومن جودة النَّتائج.

الجاهزية المستمرّة في الطّوارئ

التَّفويض يجعلكَ دائماً مستعدّاً لأيّ طوارئ سواء شخصيَّة أو مهنيَّة، فعندما يكون هناك أكثر من موظَّفٍ يتقنون مهام متنوعةً، فإنَّ هذا يضمن سير العمل بكفاءةٍ مهما حدثت من طوارئ لأيّ شخصٍ، أو في الهيكل التَّنظيميّ للشَّركة، والأمر نفسهُ في الجوانب الشَّخصيَّة، فكلَّما كان هناك أشخاصٌ أكثر قادرون على تنفيذ المهام بالنّيابة عنكَ ولو على فتراتٍ، فإنَّ هذا يجعل أيَّ حالاتٍ طارئةٍ تمرُّ بسلاسةٍ على الجميع دون انهياراتٍ لوجود بدائل قادرةٍ على العمل بكفاءةٍ قويَّةٍ أو على الأقل معقولة.

شاهد أيضاً:  مع ازدياد ضغط العمل ما زال بإمكانك الحفاظ على هدوئك بـ 8 طرق

لماذا يفشل البعض في تفويض المهام؟

هناك الكثير من الأسباب النَّفسيَّة خلف الفشل في تفويض المهامّ، فالأمرُ عادةً ما يرتبطُ بمخاوف أو انعدام الأمن، وكشف استطلاع رأيٍّ عام 2020 عن أنَّ 37 مديراً من أصل 100 شعروا بالرَّاحة عند تفويض المهام، وأنَّ 44% فقط من الموظَّفين رأوا أن المديرين نجحوا في تفويض المهام بكفاءةٍ، وهناك مجموعةٌ من الأسباب الَّتي تمنع بعضهم من اكتساب هذه المهارة، عليك معرفتها في البداية لمحاولة الحدّ منها قبل أن تُجرِّبَ ممارسة تفويض المهام: ^[4]  

الخوف من تفوُّق الآخرين

بعضهم يخافون من تفويض المهام إلى أشخاصٍ آخرين، حتَّى لا ينفذونها بطريقةٍ أكثر كفاءةً، قد تُعبِّر عن فشلهم أو عدم كفاءتهم، ولكنَّ هذا تصوُّرٌ خاطئٌ تماماً، فليس معنى تفوق شخصٍ في مهمَّةٍ أنَّه قادرٌ على استبدالك؛ لأنَّ كلَّ شخصٍ له نقاط قوَّةٍ وضعفٍ، ويساعد التفويض على زيادة التَّكامل. فالتَّخلِّي عن فكرة كونك "خبير الخبراء" يتطلَّب الكثير من الثّقة ورؤيةٍ متكاملةٍ لما هو أفضل، سواءً لنفسك أو للشَّركة أو للأشخاص المحيطين بك؛ لذا إذا كنت من هؤلاء الأشخاص، فذكِّر نفسكَ أنَّ الهدف تحقيق النَّجاح الأكثر استدامةً وتنفيذ المهام بأفضل طريقةٍ ممكنةٍ.

الخوف من الاتّهام بالتّكاسل

يشعرُ بعضهم أنَّ تكليفَ شخصٍ بمهمَّةٍ يعني أنّه سؤدِّي لاتِّهامه بأنَّه متكاسلٌ أو متقاعسٌ عن عمله أو المهامّ المكلَّف بها، وهي ليست فكرةً صحيحةً أيضاً، فليس تكليف بعضهم بمهمَّةٍ أو مهام متنوِّعةٍ يعني أنَّك ستجلس خالي الوفاض دون عملٍ، فهذا بالفعل تكاسلٌ، ولكنَّه يعني أنَّك ستتفرَّغ إلى مهامٍّ أكثر حيويَّةً، ولا يُمكن لغيركَ بالفعل تنفيذها لتؤدّيها بكفاءةٍ أكبر ووقتٍ أقلَّ.

عدم الثّقة في الآخرين

يشعرُ بعضهم أنَّ الآخرين لن يتمكَّنوا مُطلقاً من تأدية المهمَّة بالكفاءة نفسها، وهذه الفئة تُحرِّكها ميول الكمال المطلق، والاعتقاد الخاطِئ بعدم وجود من هو قادرٌ على تأدية العمل بطريقةٍ جيدةٍ، وهذا في الواقع يعكس عدم ثقةٍ بالنَّفس أكثر منها عدم ثقةٍ بالآخرين، فيكون لدى هؤلاء الأشخاص رغبةٌ ملحَّةٌ في إثبات قدرتهم على تنفيذ العمل بطريقةٍ أفضل من أيّ شخصٍ آخر، ممَّا يزيد من عبء العمل عليهم، ويحرمهم من نتائج أكثر كفاءةً.

عدم القدرة على تعليم شخصٍ آخر

من الاعتقادات الشَّائعة عن التَّفويض أنَّها عمليَّةٌ تتطلَّب شرحاً مفصّلاً لشخصٍ آخر عن طبيعة المهمَّة وطريقة تنفيذها مع احتماليَّة الحاجة للتَّدريب، ولا يرغب الكثيرون في إضاعة الوقت على شرح مهمَّةٍ لشخصٍ ما قد ينفِّذها بنفسه في وقتٍ مقاربٍ لوقت الشَّرح، ولكن تذكَّر أنَّ الشَّرحَ والتَّدريبَ سوف يكون لمرَّةٍ واحدةٍ يُمكن للشَّخص بعدها تنفيذ المهام المكلَّف بها في وقتٍ أقلَّ بكثيرٍ، ممَّا يُعدُّ استثماراً جيداً في الوقت على المدى الطَّويل.

طرق تساعدك في ممارسة مهارة تفويض المهام بكفاءة

يقول المؤلّف الأمريكيُّ جون سي ماكسويل إنَّه إذا كنت ترغب في إنجاز أشياءٍ صغيرةٍ بكفاءةٍ كبيرةٍ فنفذها بنفسكَ، ولكن إذا كنت ترغبُ في إحداث تأثيرٍ كبيرٍ فتعلَّم تفويض المهام، وفي الواقع يجد الكثيرون صعوبةً في طلب المساعدة من الآخرين، ولكن يمكن لهذه النَّصائح أن تكونَ مفيدةً، سواء في إدارة فريق العمل أو في الحياة الشَّخصيَّة:  ^[3]   

البدء بالتخّلي عن المهام الصّغيرة

تعلُّم التَّفويض ليس أمراً سهلاً لمن لم يَعتد عليه أو بالنّسبة للمديرين والقادة الجُدد؛ لذا يمكن التَّغلُّب على مشاعر عدم الرَّاحة عبر تمرير أنواعٍ صغيرةٍ من العمل في البداية، ويجب هنا التَّحلّي بالقليل من الصَّبر في حالة استغرق أعضاء الفريق وقتاً أطول في تنفيذ المهمَّة، فهذا سوف يتغيَّر بالتَّدريج.

تحديد العمل الذي ينبغي تكليف شخصٍ آخر به

تفويض المهام من المهارات الَّتي يجب على الشَّخص معرفة متى تكون شديدة الأهميَّة، ومتى تكون فقط مفيدةً، بل ومتى تكون مضرَّةً بالفعل، وقد تؤدِّي إلى نتائج سيئةٍ، ومن أهمِّ الحالات الَّتي يجب بها فوراً تفويض المهام بلا تردُّدٍ:

• عندما يكون العمل مكرَّراً: فيكون من الضَّروريّ تنفيذه، ولكنَّه قد لا يتطلَّب قدراً كبيراً من المهارة؛ لذا يُمكن تكليف شخصٍ آخر به.
• عندما يكون لدى الشَّخص الآخر خبرةٌ كافيةٌ به: فإذا كانت هناك مهمَّةً ضروريَّةٌ للغاية، وتتوفَّر لدى شخصٍ في محيطك خبرة كافية لتنفيذها دون تدريبٍ، فلا تتردَّد في تفويضه بها.
• المهام سهلة التَّدرُّب عليها: فعندما تكون هناك مهمَّةٌ من السَّهل تدريب الفريق عليها أو أحد الموظَّفين؛ لأنَّها تتلاءم مع مهاراته أو طبيعة دراسته، فيجب تفويضها.
• المهام الَّتي لا تتمتَّع بالكفاءة بها: فليس كونك مديراً أو مشرفاً على فريقٍ يعني إتقانك التَّامّ لكلِّ المهام، فقد يتطلَّب العمل تصميم صورٍ أو تحرير محتوى، وليس لديك فكرةٌ عنه؛ لذا فمن الضَّروريّ هنا اختيار الشَّخص الأكثر كفاءةً، دون أن تشعرَ باهتزاز ثقتكَ في نفسكَ.
• المهام العاجلة: فهناك مهام قد تكون عاجلةً للغاية، وتتطلَّب تضافر كلَّ أعضاء الفريق، وهنا التَّكليف يكون ضرورةً مع مراقبة النَّتائج وتوضيح الملاحظات.

شاهد أيضاً:  رحلة صقل القيادة: من التفويض إلى الاستقلالية وبناء فريق أقرانٍ متمكّنٍ

تحديد الأولويَّات

وهي مهارةٌ أُخرى ليست لدى بعضهم للأسف، فالكثيرون يعدُّون أنَّ كلَّ شيءٍ أولويَّة، ولكن هناك دائماً أشياءٌ ذات تأثيرٍ أكبر من غيرها؛ لذا يمكن تحديد الأولويَّات الَّتي تؤثِّر بدرجةٍ أكبر من غيرها على أهداف الفريق أو الشَّركة، وتوضيحها جيّداً للجميع، بحيث يكون تفويض المهام أكثر كفاءةً.

اختيار الشّخص المناسب للمهمّة

سواء كانت مهمَّةً مملَّةً ومتكرّرةً أو كانت مهمَّةً تتطلَّب قدراً من الخبرة والكفاءة والقدرة على اتّخاذ القرار، فإنَّ اختيار الشَّخص الملائم من المفاتيح الأساسيَّة للتَّفويض الصَّحيح بأقلّ قدرٍ من الخسائر وأكبر نسبةٍ من الإنجازات، فلا تُكلِّف خبيراً متخصِّصاً بمهمَّةٍ مملَّةٍ يمكن لأيّ مبتدئٍ تنفيذها، كما لا تُكلِّف مبتدئاً بمهمَّةٍ صعبةٍ دون منحه على الأقلِّ التَّدريب الكافي ومراقبته باستمرارٍ، فلا بدَّ أن تتعرَّفَ على المهارات والقدرات المبدئية على الأقلّ لمن أمامكَ قبل تكليفه بمهمَّةٍ، ثُمَّ سوف تستكشف المزيد فيما بعد، ولكن احرص على الاختيار المناسب قدر الإمكان، وليس أيَّ شخصٍ أمامكَ.

اشرح سبب تفويض المهمة لهذا الشّخص

من المفيد للجميع سواء كانوا موظَّفين أو من المحيطين بك أن يتفهَّموا سبب تفويضك لمهمَّة ما لهم، فهذا يزيد من الشُّعور بالمسؤوليَّة وبالثّقة أيضاً، كما يمنحهم فرصةً أفضل لتنميَّة مهاراتهم مهما كانت المهمَّة بسيطةً أو رتيبةً أو مكرَّرةً.

قدّم الملاحظات الصّحيحة وبوضوحٍ

فنتيجة تفويض المهام ما تزال مسؤوليَّتك؛ لذا يجب تقديم المعلومات الصَّحيحة وبوضوحٍ تامٍّ مع الإشارة للأولويَّات وللنَّتيجة المطلوبة، وليس على طريقة التَّنفيذ، فلا تخف من تقديم ملاحظاتٍ بنَّاءةٍ لتحسين تنفيذ المهمَّة في المرَّات المقبلة، كما يجب أن تتذكَّرَ منح الملاحظات الإيجابيَّة أيضاً؛ للتَّشجيع وتقدير العمل والمجهود.

التّمكين الكامل وتفويض السّلطة

ليس هناك معنى لتفويض المهام إذا كنت ستراقبُ كلَّ خطوةٍ بنفسكَ، فيجب منح الشَّخص الآخر فرصةً لاتّخاذ القرار مع التَّأكيد على ثقتك به؛ لأنَّ التَّفويض دون تمكينٍ يُقيِّد الحركة، ويمنع تنفيذ المهمَّة بالطَّريقة الصَّحيحة.

الحرص على التّواصل الجيّد

مع التَّمكين الكامل يجب أن تمنح الشَّخص الَّذي تفوِّضه الحريّة في اللُّجوء إليك وطرح الأسئلة عندما يتوقَّف أمامه شيءٌ، فهذا يزيد من الرَّاحة في التَّنفيذ، ولا تقول إنَّ هذا سيزيد من وقت تنفيذ المهمَّة، فليس هذا هو الحال في الكثير من الأحيان، ولكنَّ الإجابة على سؤالٍ قد لا تستغرق ثوانٍ معدودةٍ لتوفير أكثر من ساعةٍ في تنفيذها بنفسك، أو في بحث الطَّرف الآخر عن الطَّريقة الملائمة للتَّنفيذ، ولكنَّ الإجابة السَّريعة توفِّر وقتك ووقته، وتزيد من جودة النَّتائج.

الصّبر

إنَّ المهام الَّتي تُنفِّذها بنفسك سريعاً الآن استغرق تعلُّمها بالتَّأكيد بعض الوقت، وتعرَّضت خلالها للفشل مرَّةً أو أكثر؛ لذا يجب الصَّبر على الآخرين عند تفويض المهام وعدم توقُّع النَّجاح الباهر من المرَّة الأولى، فالمهارات تتحسَّن بمرور الوقت، ومع استمراركَ في تفويض المهام سوف يكتسب الموظَّفون الكثير من المعرفة والمهارات الَّتي تتيح إكمال العمل في وقتٍ أقلَّ وبكفاءةٍ أكبر.

وفي الختام، فإنَّ الخوف من تسليم الرَّاية أو نجاح شخصٍ ما في تنفيذ مهمَّةٍ بكفاءةٍ أكبر أو وقوع بعض الأخطاء قد يحرمك من نتائج قويَّةٍ على مستوى الإنتاجيَّة والإبداع وإنجاز الكثير من الأنشطة الأخرى؛ لذا لا تخف مطلقاً من تفويض المهام وابدأ بأمورٍ صغيرةٍ، حتَّى تعتادَ الأمر لتجد أنَّ النَّتائج أفضل بكثيرٍ ممَّا كنت تتوقَّع.