توظيف فريق عمل متميز عن بعد: اجمع العباقرة عبر الشاشات!

في عالمٍ أصبح فيه المكتب مجرَّد فكرةٍ افتراضيَّةٍ، وتناول الغداء مع الزُّملاء يعني فتح الكاميرا على طبقكَ المفضّل، أصبحت عمليَّة توظيف فريق عملٍ متميِّزٍ عن بعد تشبهُ إلى حدٍّ كبيرٍ تنظيم فرقةٍ موسيقيَّةٍ من المواهب المُنتشرة عبر أرجاء المعمورة، قد يبدو الأمر في البداية كمحاولةٍ لإدارة سيركٍ من المنزل، حيث يجبُ عليك التَّوفيق بين فروق التَّوقيت وفروقات الطِّباع، لكن من يدري؟ ربَّما ينجح هذا السّيرك الافتراضيّ في تقديم عرضٍ مبهرٍ يتفوَّق على أفضل الفرق التَّقليديَّة!

كيفية توظيف فريق عمل متميز عن بعد

عمليَّة توظيف فريق عملٍ متميِّزٍ عن بعد تشبه إلى حدٍّ ما التَّوظيف التَّقليديَّ، إلَّا أنَّها تتطلَّب مهاراتٍ خاصَّةً لاكتشاف المواهب الَّتي تستطيعُ التألُّق والنَّجاح دون إشرافٍ مباشرٍ، وإليك كيفيَّة القيام بذلك عبر عدَّة خطواتٍ بسيطةٍ وفعَّالةٍ: ^[1]

صياغة وصف وظيفيّ لا يقاوم

إذا كُنت تعتقدُ أنَّ الوصف الوظيفيّ هو مجرَّد قائمةٍ بالمهامّ، فكّر مرَّةً أخرى! الوصف الوظيفيُّ هو بوابتكَ الأولى لجذب أفضل المواهب، حيث يجب أن يكونَ مباشراً وجذَّاباً في الوقت ذاته، اجعل المرشَّح يشعر وكأنَّه يدخل إلى عالمٍ مليءٍ بالفرص، ودعني أُشاركك 7 نقاطٍ أساسيَّةٍ يجب أن يتضمَّنها الوصف الوظيفيُّ:

• العنوان المناسب: اجعل العنوان واضحاً وجذَّاباً.
• نوع الوظيفة: هل هي بدوامٍ كاملٍ؟ حرٍّ؟ عقدٍ؟ حدِّد ذلك بوضوحٍ.
• ملخصٌّ وظيفيٌّ: لخِّص الدَّور في جملةٍ تشرح ما ستقدِّمه الوظيفة.
• المسؤوليَّات: حدِّد المهام ولكن دون إسهابٍ.
• المؤهِّلات: ما الَّذي يجب أن يجلبه المرشَّح إلى مقابلة العمل؟
• ثقافة الشَّركة: امنحهم لمحةً عن بيئة العمل.
• كيفيَّة التَّواصل: كيف تريد أن يتمَّ التَّواصل معك؟ عبر البريد الإلكترونيّ؟ أو ربَّما عبر LinkedIn؟

هذا الوصف ليس مجرَّد نصٍّ، بل هو عرض عملٍ جذَّابٍ يجب أن يجعلَ المرشَّح يقول: "هذه هي الوظيفة الَّتي أريدها!"

فرز السير الذاتية بذكاء

بمجرَّد أن تبدأ السير الذاتية بالوصول، ستكون مهمَّتك الأولى هي الفرز، هذا هو المكان الَّذي تبدأ فيه التَّحدّيات، كيف تعرف من يستحقُّ فرصةً؟ بسيطةٌ، ابحث عن هؤلاء الَّذين يمتلكون القدرة على العمل بشكلٍ مستقلٍّ وتحقيق النَّتائج. لا تبحث فقط عن المهارات التّقنيَّة، بل عن المهارات الشخصية الَّتي يمكنها الانسجام مع ثقافة شركتكَ، تذكَّر، العاملون عن بُعدٍ يحتاجون إلى التَّحفيز الذَّاتيّ والانضباط لتحقيق النَّجاح.

فما هي الصّفات الّتي يجب أن تبحث عنها؟ دعني أخبرك:

• رؤيةٌ طويلة الأمد: هل يمكن لهذا الشَّخص النُّموَّ مع شركتك؟
• إنتاجيَّةٌ مثبتةٌ: هل يمكنهم تحقيق النَّتائج دون إشرافٍ؟
• أخلاقيَّات عملٍ قويَّة: هل يملكون الانضباط الذَّاتيَّ؟
• روح المبادرة: هل هم مستعدُّون لتحمُّل المسؤوليَّة؟

هذه السِّمات هي ما يجعل الشَّخص ملائماً للعمل عن بعد، ابحث عن مرشَّحين يظهرون هذه السّمات بجانب مهاراتهم التِّقنيَّة.

شاهد أيضاً: استراتيجيات تصفية واختيار أفضل المواهب عند التوظيف

مقابلة العمل عبر الفيديو

لقد اخترت المرشَّحين المناسبين، والآن حان وقت الاختبار الحقيقيّ، المقابلات عبر الفيديو هي طريقةٌ مثاليَّةُ لمعرفة ما إذا كان المرشَّح يناسب دورك؛ لذلك حدِّد موعداً مع المرشَّحين، وأرسل لهم رابط الاجتماع مسبقاً، كن مستعدّاً لطرح الأسئلة الَّتي تكشف عن قدرتهم على العمل من المنزل، لا تنسَ أن تختبر مهاراتهم التّقنيَّة أيضاً، فقد تكون هذه إشارة إلى قدرتهم على التَّعامل مع التَّحدّيات اليوميَّة الَّتي قد تواجههم، فإذا كنت تستخدم منصَّاتٍ مثل Upwork، يُمكنك الاستفادة من أدوات مكالمات الفيديو المدمجة، بهذه الطَّريقة، يمكنك التَّواصل مباشرةً من خلال المنصَّة والانتقال إلى المرحلة التَّالية بكلِّ سلاسةٍ.

تقييم قدرات الموظف عن بعد: مفاتيح الاختيار الأمثل

بعد أن تبدأ مكالمتكَ مع المرشَّح، سيكون عليك إجراء المقابلة بهدف توظيف فريق عملٍ متميزٍ عن بعد، أي تماماً كما تفعل عادةً لاختيار أيِّ موظَّفٍ داخل المكتب، إذ يجب أن تُركِّز أيضاً على قدرتهم على النَّجاح في بيئةٍ بعيدةٍ عن الأنظار، وتأكَّد من أنَّ لديهم المهارات اللَّازمة والدّراية بالعمل ضمن فريقٍ، حتَّى لو كانوا بعيدين عن موقعك، وإليك بعض الأسئلة المحوريَّة لتقييم المرشَّحين للعمل عن بعد:

• منذ متى، وأنت تعمل عن بعد؟ هذا السُّؤال يعطيك فكرةً عن مدى خبرة المرشَّح في العمل من خارج المكتب.
• هل سبق لك العمل على مشاريع مشابهةٍ لمشروعي كموظَّفٍ عن بعد؟ ستساعدك الإجابة في تقييم مدى تطابق تجربته مع احتياجاتك.
• ما هي التَّحدّيات الَّتي تواجهها أثناء العمل عن بعد؟ وكيف تتغلَّب عليها؟ يتيح لك هذا السُّؤال معرفة مدى قدرة المرشَّح على التَّعامل مع العقبات المحتملة.
• ما هو أسلوبك في التَّواصل؟ فهم أسلوب التَّواصل هو أمرٌ أساسيٌّ لضمان انسجام المرشَّح مع فريقك.
• كيف تطلب المساعدة عند الحاجة؟ هذا السُّؤال يختبر مدى اعتماد المرشَّح على الفريق في مواجهة الصُّعوبات.
• كيف تحاسب نفسك وزملاءك على الإنجازات؟ تتيح لكَ هذه الإجابة فهم مدى التزام المرشَّح بالمسؤوليَّة الجماعيَّة.
• أخبرني عن مشروعٍ بعيدٍ واجهت فيه مشكلةً في التَّواصل، وكيف تعاملت معها؟ هذا السُّؤال يعطيك لمحةً عن مهارات المرشَّح في حلِّ المشكلات والتَّواصل الفعَّال.
• ما الَّذي تحتاجه لتكون ناجحاً؟ يساعد هذا السُّؤال في تحديد الأدوات والدَّعم الَّذي يحتاجه المرشَّح ليؤدّي دوره بفعاليَّةٍ.

التّفاهم حول التّوقعات في التّواصل: الأساس لنجاح العمل عن بعد

التَّواصل الفعَّال هو العمود الفقريُّ للعمل عن بعد، خاصَّةً أنَّك لا تستطيع المرور بمكتب الموظَّف في أيّ لحظةٍ، ستحتاج إلى أن تكونَ واضحاً جداً حول كيفيَّة التَّواصل وتوقُّعاتك من الموظَّف عن بُعدٍ، وإذا كنت تعمل عبر مناطق زمنيَّةٍ مختلفةٍ، فقد يتطلَّب الأمر تحديد أوقاتٍ محدَّدةٍ لتسجيل الدُّخول عبر أدوات المراسلة في نهاية يوم العمل ليقرأها فريقك في بداية يومه.

قبل توظيف الموظَّف عن بعد، حدِّد بوضوحٍ توقُّعات التَّواصل، بما في ذلك الأوقات وطرق التَّواصل المتوقَّعة، كذلك ناقش التُّكنولوجيا المستخدمة وتوافر الموظَّف، وكن دقيقاً لضمان انسجام الفريق مع الموظَّف الجديد.

ضبط التّوقعات في الإدارة: كيف تجعل العمل عن بعد فعّالاً؟

إدارة الموظَّفين عن بُعد بدوامٍ كاملٍ ستكون مشابهةً إلى حدٍّ كبيرٍ لإدارة الموظَّفين في المكتب، ولكن مع بعض التَّعديلات، إذ يجب أن تركِّز توقُّعاتك أوّلاً على الأدوار والمسؤوليَّات، كنت قد حدَّدت هذه الأمور في عمليَّة التَّوظيف، والآن تحتاج إلى مناقشة كيفيَّة وضع المعايير والمقاييس.

تحتاج المؤسَّسات الَّتي تعتمد على العمل عن بعد إلى ممارساتٍ إداريَّةٍ واضحةٍ وهياكل منظَّمةٍ، كما يحتاج موظَّفوك عن بُعدٍ إلى تعريفهم بالشَّركة وزملائهم بشكلٍ جيدٍ؛ لذا قم بإنشاء مستنداتٍ وجدول اجتماعاتٍ لتعريف الموظَّفين الجدد بالجميع وشرح ممارسات الإدارة والتَّقارير، وإحدى أفضل الممارسات هي تحديد اجتماعاتٍ منتظَّمةٍ على الأقل مرَّةً شهريّاً، للاطلاع على فرقك عن بُعدٍ وإتاحة الفرصة لهم لطرح الأسئلة.

التّحقّق من المراجع: التّأكيد على جودة الاختيار

كما هو الحال في أيّ عمليَّة توظيفٍ، فكّر في طلب المراجع للتَّحقُّق من تاريخ المرشَّح الوظيفيّ وأخلاقيَّات عمله، يُمكن أن تؤكِّد المراجع المهنيَّة على مهارات المرشَّح كموظَّفٍ، وتوضِّح دوره ومسؤوليَّاته في شركةٍ معيَّنةٍ، أمَّا المراجع الشَّخصيَّة، فستعطيك فكرةً عن شخصيَّة المرشَّح، ممَّا يساعدك على فهم أسلوب تواصله وقيادته.

المراجع الشَّخصيَّة قد تكون أكثر تنوُّعاً، لكنَّ المراجع المهنيَّة يجب أن تكون من أشخاصٍ عملوا مباشرةً مع المرشَّح، ويفضَّل أن يكونوا في دورٍ إداريٍّ، وبالنّسبة للمهارات المستقلَّة، فكِّر في طلب مراجع من عملاء سابقين؛ لأنَّهم يمكنهم مناقشة المشاريع بتفاصيل أكبر.

المراجع تساعدك في التَّحقُّق من المعلومات الَّتي قدَّمها المرشَّح أو في تقديم رؤى حول عمله السَّابق، وأحد أفضل الأسئلة الَّتي يُمكن طرحها على المرجع المهنيّ هو: "هل ستقوم بإعادة توظيف هذا المرشَّح؟ ولماذا؟"

صياغة عقد العمل: الأساس المتين للنّجاح عن بعد

حتَّى وإن أتمَّمت عمليَّة توظيف فريقٍ متميزٍ عن بعد واخترتهم، إلَّا أنَّ التَّعيين لن يكون رسميّاً دون وجود عقد عملٍ رسميٍّ، يوضِّح طبيعة التَّرتيبات الَّتي تمَّ الاتفاق عليها، إذا كان لديك موظَّفون بالفعل، فمن المحتمل أنَّك تمتلك مجموعةً من الوثائق الأساسيَّة الَّتي يمكنك تعديلها لكلِّ موظَّفٍ جديدٍ، ومع ذلك، من الضَّروري مراجعة هذه الوثائق للتَّأكُّد من أنَّها تلبِّي احتياجات العاملين عن بُعدٍ.

تعديل العقد ليناسب العمل عن بعد

تأكَّد من أنَّ العقد يُغطّي نطاق العمل، وكيفيَّة تسليم المهام، ومتطلَّبات المشروع وإدارة الموظَّف، وكيف سيتمُّ تعويضهم، وإذا كنت تُوظُّف  موظَّفاً لمشروعٍ محدَّدٍ، يجب أن يشملَ العقد جميع تكاليف المشروع أو الأسعار بالسَّاعة، بالإضافة إلى تواريخ البدء والانتهاء، فالاتِّفاق على هذه العناصر مسبقاً يحمي عملك، ويضمن وضوح التَّوقُّعات. وبالنِّسبة للأعمال الإبداعيَّة أو المشاريع المعقَّدة، يجب أن يصبح العقد أكثر تفصيلاً، ناقش ما يجب أن يبدو عليه المنتج النّهائيُّ، ومن يملك حقوق الملكيَّة الفكريَّة للمنتج النِّهائيّ، وأيُّ اتفاقيَّاتٍ سريَّةٍ، كذلك بنود التَّعويض.

عقود العمل عن بعد هي مجالٌ آخر، حيث يمكن لمنصَّاتٍ مثل Upwork أن تكون مفيدةً عند التَّعامل مع المواهب المستقلَّة، إذ تُتيح لكَ المنصَّة الوصول بسهولةٍ إلى اتفاقيَّاتٍ واضحةٍ مع العاملين عن بُعدٍ، وتغطية التَّفاصيل المتعلّقة بالدَّفع، وساعات الدَّوام، ومراجعة العمل، وغيرها من العناصر الأساسيَّة، ويمكنك أيضاً توفير المستندات المطلوبة ضمن العرض، ممَّا يُتيح لكَ وللمحترف المستقلِّ سهولة الوصول إلى اتفاقيَّاتٍ مثل اتفاقيَّة عدم الإفشاء (NDA).

إرسال عرض التّوظيف: الخطوة الأخيرة قبل الانطلاق

الآن وقد تمَّ إعداد العقد وتحديد المرشَّح المفضَّل، حان الوقت لإنشاء خطاب عرضٍ يوضِّح المشروع، والتَّعويض، وشروط العقد، أوضّح للمرشَّح لماذا أعجبك وتريد توظيفه تحديداً، ثمَّ أرسل العرض عبر البريد الإلكترونيّ أو الرَّسائل المباشرة.

عادةً، سيحصل المرشَّح على بضعة أيَّامٍ لاتّخاذ القرار أو التَّفاوض، ومنصَّاتٌ مثل Upwork يُمكن أن تقلِّلَ من بعض المفاوضات من خلال السَّماح للمحترف المستقلِّ بتقديم عرضٍ أوليٍّ، ثُمَّ يمكنك الموافقة أو تقديم عرضٍ مقابلٍ عند تقديم العرض الرَّسميِّ، وعلى الرَّغم من أنَّ الجميع يرغبون في اختيارهم الأوَّل، فإنَّ ذلك لا يحدث دائماً؛ لذا احتفظ بقائمةٍ قصيرةٍ من المرشَّحين لكلِّ مشروعٍ تحسُّباً لرفض الخيار الأوَّل.

صياغة عقد العمل

عندما يقبل المرشَّحون العرض، يكون الوقت قد حان للاحتفال، حيث تمَّت عمليَّة توظيف فريق عمل متميز عن بعد، وفي هذه المرحلة يحين وقت العمل على جميع الأوراق والمهام الإداريَّة الجديدة، إذ ستحتاج إلى إعداد كشوف الرَّواتب للموظَّفين بدوامٍ كاملٍ وإدارة تفاصيل الدَّفع للمواهب المستقلَّة.

أشرك فرق الموارد البشريَّة والامتثال لديك فوراً، إدارة وتوظيف العاملين عن بُعدٍ في ولاياتٍ أو دولٍ أُخرى قد يتطلَّب التَّعامل مع تبعاتٍ ضريبيَّةٍ ومتطلَّباتٍ مختلفةٍ، وستحتاج أيضاً إلى التَّأكُّد من أنَّكَ تلتزم باللَّوائح القانونيَّة الَّتي تحكم العمل في موقعك وكذلك موقع العامل عن بُعدٍ.

شاهد أيضاً: لماذا يجب أن يكون العمل عن بُعد هدفاً لشركتك؟

دمج الموظّف الجديد في الفريق

بعد توقيع العقد وإتمام الأوراق، يبدأ العمل الفعليُّ بدمج الموظَّف الجديد في فريقك، يجب أن يتضمَّن هذا الدَّمج تدريباً شاملاً على الأدوات والنُّظم الَّتي يستخدمها الفريق، بالإضافة إلى تقديم الموظَّف الجديد لبقيَّة الزُّملاء والتَّأكُّد من فهمه الكامل للمهام والمسؤوليَّات.

اختبارات مفيدة في عملية توظيف فريق عمل متميز عن بعد

يُمكن للاختبارات النَّفسيَّة واختبارات القدرات أن تكون أدواتٍ قويَّةً لفهم كيفيَّة تفاعل المرشَّح مع الفريق وسلوكه في بيئة العمل، مثل: ^[2]

• مؤشِّر مايرز-بريجز لأنماط الشَّخصيَّة (MBTI): يقيّم هذا الاختبار شخصيَّة المرشَّح عبر أربعة محاورٍ: الانفتاح مقابل الانطواء، والحسُّ مقابل الحدس، والتَّفكير مقابل الشُّعور، والحكم مقابل الإدراك، ممَّا يساعد على فهم كيفيَّة تواصله واتِّخاذه للقرارات.
• تقييم DiSC: يركِّز هذا التَّقييم، على سلوك المرشَّح في 4 مجالاتٍ رئيسيَّةٍ: السَّيطرة، والتَّأثير، والثَّبات، والضَّمير الحيُّ، ممَّا يساعد على اختيار الشَّخص المناسب لفريق العمل.
• اختبار الشَّخصيَّة الخمسة الكبار (Big Five Personality Test): يوفِّر هذا الاختبار نظرةً شاملةً على كيفيَّة تواصل المرشَّح وإدارته للضُّغوط.

في النّهاية، توظيف فريق عمل متميز عن بعد ليس مجرَّد تحدٍّ يفرضه العصر الرَّقميُّ، بل هو فرصةٌ ذهبيَّةٌ لدمج المواهب من حول العالم في فريقٍ واحدٍ، قد تكون هناك لحظاتٌ من الفوضى، وربَّما بعض المفاجآت غير المتوقَّعة، ولكن مع كلِّ اجتماعٍ افتراضيٍّ، وكلِّ نجاحٍ يتمُّ تحقيقه عن بُعدٍ، ستدرك أنَّ هذه الرِّحلة ليست فقط ممكنة، بل يمكن أن تكونَ ممتعةً ومليئةً بالإبداع.