تصميم جدول مهام الموظفين: مفتاح زيادة الإنتاجية والكفاءة

يعدّ تصميم جدولٍ يوميٍّ بالسّاعات للموظّفين من أهمّ المهامّ التي تقع على عاتق صاحب العمل أو المشرف على فريقٍ أو عدّة فرقٍ. فكلّما تداخلت المهامّ بين الإدارات، وكانت كلّ مهمّةٍ تترتّب عليها أخرى، زاد الأمر تعقيداً.

يساعد تطبيق جدول مهامٍّ فعّالٍ في إدارةٍ أفضل للموارد المتاحة مع التعرّف على أوجه القصور مبكّراً. فكيف تصمّم جدول أيّام الأسبوع لتلبية احتياجات العمل بأقلّ تكلفةٍ وأقصى كفاءةٍ؟ 

أهميّة تصميم جدول الأعمال اليوميّ للموظّفين

يشير جدول الأعمال اليوميّ للموظّفين إلى المهامّ المتوقّع منهم إنجازها خلال ساعات العمل، بما في ذلك السّاعات الإضافيّة ونهايات الأسبوع والمواسم وغيرها. ويفيد تصميم جدول مهامٍّ أسبوعيٍّ الشّركات في التّأكّد من تغطية جميع المناوبات الرّسميّة ووجود خططٍ احتياطيّةٍ للتّعامل مع أيّ ظروفٍ طارئةٍ. كما يساهم في: ^[1]  

1. توفير الوقت

تؤدّي إجراءات جدولة الأعمال الفعّالة إلى توفير الكثير من الوقت المهدر في تقسيم المهامّ يوميّاً. فعندما يكون الجدول واضحاً وبسيطاً ومرناً، يتوفّر للقائد الوقت الكافي للتّعامل مع مشكلاتٍ لوجستيّةٍ أكثر أهميّةً، ومتابعة مهامّ القيادة رفيعة المستوى دون فجواتٍ في التّنفيذ.

2. الإدارة الفعّالة للموظّفين

يساعد إنشاء جدولٍ يوميٍّ بالمهامّ في إدارة مهام الموظّفين بكفاءةٍ أكبر، والتّفرّغ للخطط الاستراتيجيّة مع تفويض المهامّ بسلاسةٍ إلى مشرفين أو موظّفين آخرين.

3. تقليص تكاليف العمالة

عند وضع جدولٍ للمهامّ اليوميّة، تتعرّف على قدرة كلّ موظّفٍ على الإنجاز والالتزام، وطبيعة الفجوات والعدد الكافي من العمالة لسدّها أو استبدال المواقع أو غيرها من الإجراءات. فلا تضطرّ إلى توظيف عمالةٍ زائدةٍ تستهلك الميزانيّة، وفي الوقت ذاته لا تعاني من نقص العمالة وبالتّالي اضطرارٍ دائمٍ للبحث عن بديلٍ بساعات عملٍ إضافيّةٍ قد تكون أكثر تكلفةً.

4. تقليل تكاليف دوران العمالة

عندما لا يهتمّ المدير بتنفيذ جدولٍ للأعمال اليوميّة، يؤدّي ذلك إلى تكليفاتٍ في اللّحظات الأخيرة للموظّفين، ممّا يزيد من مشاعر الإحباط وعدم التّقدير؛ وبالتّالي دورانٍ أعلى للموظّفين، خاصّةً عند تكليفهم بمناوبات عملٍ في أوقاتٍ غير ملائمةٍ لهم. وعلى العكس من ذلك، يؤدّي الجدول الفعّال إلى زيادة الشّعور باحترام الشّركة لوقت العاملين وحاجتهم إلى وقتٍ شخصيٍّ وإشعارٍ مبكّرٍ بالعمل.

5. زيادة رضا العملاء

عندما يعرف كلّ موظّفٍ أوقات عمله والمهامّ المطلوبة منه دون الكثير من المفاجآت، يزيد ذلك من كفاءة تعاملهم مع العملاء ومتطلّباتهم؛ وبالتّالي ارتفاعٌ في مستوى رضا العملاء مع توفّر موظّفين دائماً للتّعامل معهم، أو على الأقلّ في أوقاتٍ معروفةٍ لا تتغيّر باستمرارٍ.

كيفية تصميم جدول أعمالٍ يوميٍّ بمهارةٍ

قد يقضي المدير أو المشرف من 4 إلى 8 ساعاتٍ أسبوعيّاً في تصميم جداول زمنيّةٍ تغطّي جميع المهامّ دون فجواتٍ. ولكي تتمّ هذه المهمّة بأكبر قدرٍ من الكفاءة وتحقيق النّتائج المرجوّة، يفضّل اتّباع الاستراتيجيّات التّالية في إنشاء جدول أعمالٍ يوميٍّ للموظّفين: ^[2]  

1. تحديد احتياجات العمل

يجب عليك التّحقّق من متطلّبات العمل اليوميّة كلّ أسبوعٍ قبل جدولة المهامّ. قد يحتاج الأمر إلى مراجعة بيانات المبيعات السّابقة والتّعرّف على أوقات الازدحام التي تتطلّب موظّفين أكثر، أو أوقات الهدوء التي لا تحتاج إلى الكثير من العمالة. كما ستراجع المناسبات المقبلة وهل تحتاج إلى موظّفين في عطلات نهاية الأسبوع، أو في أوقاتٍ متأخّرةٍ مساءً أم لا.

2. التّعرّف على أوقات العمل المفضّلة للموظّفين

هناك من يحبّ العمل المبكّر، وآخرون يرغبون في الفترات المسائيّة. وبالطّبع قد لا تلبّي متطلّبات الجميع، ولكن ضع في اعتبارك محاولة مراعاة التّفضيلات الشّخصيّة والالتزامات العائليّة لتجنّب الغيابات في اللّحظة الأخيرة.

3. إنشاء قائمةٍ بالموظّفين المتاحين لساعات عملٍ إضافيّة

تساعدك هذه الخطوة على سدّ أيّ فجواتٍ أو غياباتٍ طارئةٍ. فالكثير من الموظّفين يرغبون في كسب المزيد من المال، في حين أنّ البعض الآخر قد تمنعه التزاماته الشّخصيّة من العمل المتواصل. لذا يجب وضع قائمةٍ بالموظّفين المتاحين لمناوبات عملٍ إضافيّةٍ وتحديد أفضل أوقات العمل لهم للاستعانة بهم سريعاً عند توفّر عملٍ طارئٍ.

4. التّنفيذ المبكّر للجدول

يجب أن يكون الجدول الجديد جاهزاً قبل انتهاء تكليفات الجدول السّابق بيومين أو ثلاثةٍ على الأقلّ. وإذا كنت تضعه شهريّاً، فيجب إطلاع الموظّفين عليه قبل 7 إلى 10 أيّامٍ، أو يكون إصدار الجدول محدّداً بيومٍ ثابتٍ في الشّهر، حتّى يستعدّ كلّ موظّفٍ جيّداً، ويرتّب أموره الشّخصيّة، أو يطلب أيّ تعديلاتٍ ممكنةٍ.

5. إطلاع الموظّفين على أسباب أيّ تغييراتٍ في الجدول

يساعد إشراك الموظّفين في تنفيذ وتطبيق الجدول وتوضيح أسباب أيّ تغييراتٍ في زيادة شعورهم بالانتماء. فعندما تضيف مناوباتٍ زائدةً في العطلات، فأكّد لهم أنّ هذا نتيجةٌ لارتفاع المبيعات. وكذلك الحال إذا خفّضت عدد ساعات العمل، مع منحهم حقّ التّغيير إذا أمكن، خاصّةً للعاملين بساعات عملٍ جزئيّةٍ حيث يكون عليهم عادةً التّعامل مع جداول عملٍ أخرى.

6. الاستعداد للأحداث المفاجئة

قد تتعرّض ظروف عملك أيضاً إلى مفاجآتٍ غير متوقّعةٍ مثل إغلاق طريقٍ أو مرض أحد أفراد الأسرة أو تعطّل سيّارةٍ أو غيرها. هنا يجب وضع سياسةٍ صارمةٍ في حالة الطّوارئ وإيجاد البديل. هل سيكون من مهمّة الموظّف توفير زميلٍ آخر والتّبديل معه أم ستكون مهمّتك كمشرفٍ؟ وما البدائل التي ستكون متاحةً لك في كلّ مهامّ المناوبة؟

7. المرونة قدر الإمكان في تنفيذ الجداول

يمكنك منح الموظّفين القدرة على تغيير موعد عملهم إذا كانت طبيعة العمل تسمح بذلك، مع التّأكيد على تسليم إشعارٍ قبل التّغيير بـ24 ساعةً على الأقلّ وتوفير البديل. هذا يزيد من شعور الموظّفين بسيطرتهم على وقتهم، بشرط ألا يؤدّي هذا إلى ارتباكٍ في العمل.

8. متابعة الالتزام اليوميّ بالجدول

لا تستسلم لإغراء نسخ الجدول من الأسبوع السّابق؛ فهذا يعني أنّ طبيعة العمل ثابتةٌ، وهذا يؤدّي إلى الرّكود مع الوقت. احرص على متابعة الجدول اليوميّ باستمرارٍ والتّعرّف على ساعات الغياب ومدى الالتزام، مع مكافأة الموظّفين الذين تمكّنوا من تأدية مهامّهم واستكمال ساعات عملهم بمهارةٍ دون أعذارٍ، وإجراء التّغييرات اللازمة لمنع تكرار أيّ فجواتٍ؛ بسبب الظّروف الشّخصيّة أو الأحداث الطّارئة.

أخطاءٌ يجب تجنّبها عند تصميم الجدول اليوميّ بالسّاعات للموظّفين

عندما تجلس عدّة ساعاتٍ لتصمّم جدولاً يوميّاً بالسّاعات للموظّفين، ثمّ تفاجأ بأنّ لا أحد تقريباً يسير على الجدول، فإنّ هذا يسبّب الكثير من الإحباط لك وللموظّفين وأصحاب العمل أيضاً، لكن قد يكون ذلك عائداً للأسباب التالية: ^[3]  

1. الجدول الزّمنيّ المزدوج

يحدث ذلك عندما تضيف موظّفاً في مناوبتين متتاليتين أو، ما هو أسوأ، في موقعين مختلفين في الوقت ذاته. وهذا للأسف يحدث أكثر ممّا تتوقّع نتيجة نقص الانتباه وغياب التّعامل مع تقنيّاتٍ حديثةٍ تنبّهك عند وجود ازدواجٍ في الجدولة؛ ممّا يؤدّي إلى تغييراتٍ عديدةٍ.

2. إهمال مدى مهارة الموظّفين

لا تضع موظّفاً جديداً في مهمّةٍ صعبةٍ دون وجود إشرافٍ، ثمّ تعاني من النّتائج فيما بعد. يجب الانتباه إلى القدرة الفعليّة للموظّف على تأدية المهمّة وفقاً لتقاريره السّابقة وخبراته. فتصميم الجدول لا يجب أن يكون مجرّد عمليّة تعيين أسماءٍ في أماكن الفراغ.

3. الجدولة الزّائدة

يلجأ بعض أصحاب العمل في ساعات الذّروة إلى طلب ساعات عملٍ إضافيّةٍ كثيرةٍ من العاملين، حتّى لا يضطرّ للبحث عن موظّفين مؤقّتين. ولكنّ هذا قد لا يكون ملائماً للجميع، حيث قد تكون أوقات الرّاحة والالتزامات العائليّة أكثر أهميّةً من الأموال الإضافيّة. لذا يجب تجنّب الجدولة الزّائدة ومراعاة أوقات الرّاحة المطلوبة لكلّ موظّفٍ، أو على الأقلّ وضع مبرّراتٍ قويّةٍ لهذا التّصرّف.

4. إهمال قوانين العمل السّائدة

لا يجب إهمال قوانين العمل السّائدة عند الاستعانة بموظّفين في ساعات عملٍ إضافيّةٍ أو مناوباتٍ في أوقات العطلات. فهذا يزيد من التّذمّر، ومن انخفاض الإنتاجيّة، وقد يعرّض الشّركة لمشكلاتٍ قانونيّةٍ.

أفضل تطبيقات تصميم جدول متابعة مهامّ الموظّفين

تتيح لك تطبيقات جدول الأعمال تقسيم المهام بكفاءةٍ أكبر باستخدام قوالب جاهزةٍ، مع واجهاتٍ سهلةٍ وإمكانيّة ترميز الموظّفين والمواقع والمناوبات بالألوان، مع إصدار إشعاراتٍ مخصّصةٍ إلى الموظّف المسؤول أو الاحتياطيّ. ومن أهمّها: ^[4]  

1. تطبيق Calendly

تستخدم أكثر من 100,000 شركةٍ مميّزات تطبيق Calendly في جدولة المناوبات والاجتماعات وتقديم عروض المنتجات. وهو ملائمٌ للشّركات من جميع الأحجام، حيث يربط أعضاء الفريق بأكمله، ويرسل إشعاراتٍ، ويوفّر تقاويم مهنيّةً وشخصيّةً مثل تقويم غوغل وOutlook وExchange وOffice 365، لمنع التّضارب في الاجتماعات أو المناوبات. يساهم في الإدارة المركزيّة للفريق والاطّلاع على نشاط الموظّفين واتّجاهاتهم والتّنبّؤ باحتياجات العمل. يوفّر خطّةً مجّانيّةً وخططاً أخرى تبدأ من 10 دولاراتٍ شهريّاً.

2. تطبيق Sling

يساعد Sling على تبسيط جداول الموظّفين وزيادة كفاءة تواصلهم معاً، مع تتبّعٍ أفضل للوقت. يحتوي على منشئ جدولٍ زمنيٍّ بخاصّيّة السّحب والإفلات، وتحديد مدى توفّر الموظّفين وطلبات الإجازة. كما يرسل إشعاراتٍ، ويتيح دردشاتٍ عامّةً وخاصّةً وإنشاء صفحات أخبارٍ للفريق بأكمله. يوفّر خططاً مجّانيّةً ومدفوعةً متنوّعة المزايا مع نسخٍ تجريبيّةٍ لمدّة 15 يوماً.

3. تطبيق ZoomShift

يعدّ ZoomShift من التّطبيقات الأكثر كفاءةً للشّركات التي تتّبع نظام العمل بالسّاعات والشّركات الصّغيرة. يتيح إدارة جداول الموظّفين وتحديد طلبات الإجازة، ويمكن إنشاء الجداول عبر خاصّيّة السّحب والإفلات، مع قوالب يوميّةٍ وأسبوعيّةٍ وشهريّةٍ. يرسل البريد الإلكترونيّ والرّسائل القصيرة والإشعارات الفوريّة للجداول الجديدة وتنبيهات المناوبات، ويتيح التّبديلات، مع ساعةٍ زمنيّةٍ بنظام تحديد المواقع العالميّ GPS لتتبّع الموظّفين في أماكن مختلفةٍ من العالم. تبدأ خطّته من 2 دولارٍ لكلّ عضوٍ نشطٍ شهريّاً.

4. تطبيق Deputy

يوفّر Deputy جدولةً تلقائيّةً مدعومةً بالذّكاء الاصطناعيّ بناءً على تنبّؤاتٍ بطلبات العمل ووفقاً للقوانين المتّبعة في البلد، مع مراعاة عوامل متنوّعةٍ مثل تخصيص ساعاتٍ متساويةٍ أو خفض تكاليف العمالة. يتيح تتبّع التّقدّم في المهامّ سواءً لمرّةٍ واحدةٍ أو مرّاتٍ متكرّرةٍ. يحتوي على ثلاث خطط تسعيرٍ، منها المجّانيّة، ومنها التي تخصّص وفقاً للطّلب.

5. تطبيق Connecteam

يعتبر Connecteam مثاليّاً للفرق التي تعمل عن بعدٍ، خاصّةً في مجالات البيع بالتّجزئة والأمن والتّنظيف والضّيافة والخدمات الميدانيّة. فهي لا تجتمع في مكتبٍ واحدٍ، وتحتاج إلى جدولة المهامّ؛ لأنّ كلّ مهمّةٍ يترتّب عليها تكليفاتٌ أخرى. يوفّر قوالب جاهزةً مع تحديثاتٍ ترسل مباشرةً إلى الفريق وتسجيل الموافقة والرّفض على أيّ تغييراتٍ. يحتوي على خطّةٍ مجّانيّةٍ للشّركات الصّغيرة وخططٍ أخرى تبدأ من 29 دولاراً شهريّاً.

نصائح إضافيّةٌ لضمان كفاءةٍ أكبر في جدول الأعمال

لضمان الكفاءة المستمرّة في تصميم جدول المهامّ اليوميّ، من الأفضل اتّباع السّياسات التّالية:

1. طلب الملاحظات من الموظّفين

يضع الكثير من أصحاب العمل جداول المهامّ بناءً على احتياجات العمل فقط، مع إهمال مساهمات الموظّفين. لكن إذا طلبت من الموظّفين تقديم ملاحظاتهم على الجدول السّابق أو الحاليّ، فقد تحصل على أفكارٍ تزيد من كفاءة الجدولة، وتعزّز إنتاجيّة الجميع.

2. الالتزام بالبساطة في الجدولة

لا ينجح الكثيرون في التّعامل مع الأنظمة المعقّدة. لذا، استخدم قالباً بسيطاً قدر الإمكان لجدولة المهامّ، مع القدرة على تتبّع الوقت ومراجعة المهامّ والتّغييرات.

3. توثيق جميع التّغييرات وطلبات الموظّفين

احرص على تسجيل جميع التّغييرات التي تطرأ على الجدول وطلبات الموظّفين، بحيث يمكنك مراعاتها في الجداول التّالية وتجنّب أيّ فجواتٍ.

4. استخدام أشكالٍ مختلفةٍ من الجداول

قد لا تصلح جداول العمل بدوامٍ كاملٍ للموظّفين العاملين بالسّاعات. لذا، قد تحتاج إلى وضع جداول موسميّةٍ أو جداول للطّوارئ، بالإضافة إلى أوقات ما قبل العطلات وخلالها. عليك المفاضلة بين الجداول الثّابتة لفتراتٍ طويلةٍ أو المتغيّرة كلّ أسبوعٍ أو شهرٍ وفقاً لطبيعة العمل واستجابة الموظّفين.

بالتّخطيط الجيّد ومراعاة احتياجات العمل والموظّفين، يمكنك تحقيق توازنٍ مثاليٍّ ينعكس إيجاباً على أداء الشّركة ورضا العملاء والموظّفين على حدٍّ سواءٍ. استخدام الأدوات والتّطبيقات الحديثة، والتزم بالمرونة والتّواصل المستمرّ، لتضمن نجاح عمليّة الجدولة واستمراريّتها.