حسّن مهاراتك في التّواصل بالعمل بهذه النّصائح وراقب إنتاجيتك

كرائدِ أعمالٍ، أنت تعلمُ مدى أهميّة التواصل في مجال العمل، ومن أجل العمل بنجاحٍ مع الآخرين، تحتاجُ إلى التّواصلِ بوضوحٍ حول أفكارك وأفكارهم وأهدافهم بطريقةٍ واضحةٍ ومُختصرةٍ. وفوق ذلك كُلّه، عليك أن تكون حاضراً تماماً وفي اللّحظةِ، إذ سيسمح لك انتباهك الكامل وغير المُشتّت بالتعاملِ بسرعةٍ مع القضايا الرّاهنةِ والاستعدادِ للتّحدّياتِ المستقبليةِ في عملك.

هل أنتَ مُستعدٌّ لتعزيز مهارات التواصل لديك؟ إليك أربعُ طُرقٍ مدروسةٍ يُمكنُك من خلالها تحسينُ التواصل في العملِ، في أيّ يومٍ من أيّامِ الأُسبوعِ.

جهّز طلباتك من النظر إلى الصورة الكبيرة

يمكن أن يسهمَ التّخطيط المسبق، ولو بقدرٍ يسيرٍ، في تنظيمِ أفكارك بشكلٍ فعّالٍ، مما يعزّزُ قدرتَك على التّواصلِ بكفاءةٍ مع الآخرين. تأمّل في أهدافك: ما الذي تطمحُ إليه أن تصبحَه، أو تنجزَه، أو تمتلكَه، أو تحقّقَه كنتيجةٍ لمحادثتك؟ وكيف يتماهى طلبُك مع الرّؤيةِ الأشملِ ليومك، أو أسبوعك، أو حتى شهرك؟

بعد ذلك، تساءل عن صلةِ طلبك بالطرفِ الآخرِ. فكّر في مدى تناسبِ طلبك مع نطاقِ مسؤولياتِ الشّخصِ الذي تخاطبه في يومِه العمليّ. هل يقعُ ضمنَ إمكانياتِه الطّبيعيةِ أم يتجاوزها؟ وما هي المعلوماتُ الدّقيقةُ التي يحتاجها ذلك الشّخصُ منك لضمانِ إجراءِ حوارٍ بنّاءٍ؟

إنّ النّظرَ الدّقيقَ إلى الصّورة الكبرى سيمكّنك في نهايةِ المطافِ من تشكيلِ طلبِك بطريقةٍ تحقّقُ الفائدةَ لك وللطرفِ الآخرِ على حدٍّ سواءٍ.

تواصل بشأن التأخيرات في الوقت المناسب

النّاسُ ليسوا قُرّاءَ أفكارٍ، ولذلك فإنّه من الضّروريّ تقديم مجاملةٍ مهنيّةٍ للآخرين بإشعارهم على الفورِ بأيّةِ تأخيراتٍ تحدث. يحتاجُ الأمرُ إلى لحظةٍ واحدةٍ للتّفكيرِ في كيفيّةِ إسهامِ مشاركةِ معلومةٍ معيّنةٍ في تيسيرِ أمورِ الآخرين. فرسالةٌ موجزةٌ قد توفّرُ على شخصٍ ما ساعات طويلة من العملِ أو ربّما يوماً كاملاً.

تواصل بيسرٍ وإيجازٍ، وتحمّل المسؤوليّة، وكن قائداً في العملِ، وتواصل بطريقةٍ فعّالةٍ، لتضمنَ فهمكَ أنت والطّرفُ الآخر للموقفِ والخطواتِ القادمةِ بشكلٍ واضحٍ.

كيف تتواصل مع الآخرين؟ أخبر الآخرين عبر الهاتف، الرّسائل، الرّسائلِ النّصيّة، أو البريد الإلكتروني بشأن التّأخيراتِ المهمّة، إلغاء الاجتماعاتِ، أو المعلوماتِ المحدّثةِ.

افتح الباب للأسئلة والأجوبة

اخلق أجواءً مرحّبةً ومشجّعةً لتبادلِ الأسئلةِ والإجاباتِ التي لا مفرّ منها، وكن أنت المثال الذي يُحتذى به، واسأل الطّرفَ الآخر عمّا إذا كانت لديهِ أيّ استفساراتٍ بخصوص مهمّةٍ محدّدةٍ، أو مشروعٍ، أو مهمّةٍ معيّنةٍ.

تجنّب الافتراضَ بأنّ لا أسئلةَ لدى الآخرين، أو أنّهم سيبادرون بالسّؤالِ فوراً عند سؤالك إيّاهم. قد يحتاجُ النّاسُ إلى وقتٍ للتّفكيرِ والتّأمّلِ في موقفٍ معيّنٍ أو حادثةٍ، ولا تتردّد في طرحِ السّؤالِ مرّةً أو مرّتين أو حتى ثلاثِ مرّاتٍ إذا لزمَ الأمرُ.

شاهد أيضاً: حيلة تستغرق 48 ثانية فقط لتهدئة أعصابك قبل العرض التقديمي

في حين أنّ الاجتماعاتِ الجماعيّةِ توفّرُ وسيلةً لتواصلِ الفرقِ، يجدرُ بك أيضاً النّظرَ في تقديمِ الإجاباتِ في جلساتٍ فرديةٍ. وتعدّ بعضُ المواضيعِ والمناقشاتِ أنسب للحواراتِ الشّخصيّةِ المباشرةِ في بيئةٍ أكثر خصوصيّةً. وفوق ذلك، قد تعمّق المحادثة الفردية في استكشافِ القضايا والتّحدّياتِ والمخاوفِ أكثرَ بكثيرٍ من نقاشٍ جماعيٍّ.

انتبه لنبرة صوتك

هل سمعت المثلَ القائلَ، "المهمّ ليس ما تقوله، بل كيف تقوله"؟ الكلامُ بنبرةٍ معتدلةٍ يمهّدُ لك الطّريقَ للوصولِ إلى فهمٍ أعمقَ مع الآخرين مقارنةً بمقاربتهم بأسلوبِ تحدٍّ أو مواجهةٍ. تذكّر دوماً، أنّ هدفك هو بناءُ جسورِ التّواصلِ، لا إقامةُ حواجزِ الفصلِ. ابدأ بنيّة التّقاربِ والتّفاهمِ مع الآخرين، محترماً آراءهم ومقدّراً وجهاتِ نظرهم، وتساءل عن كيفيّةِ عرضِ المعلوماتِ أو إجراءِ المحادثات بأسلوبٍ يثمرُ إيجابيّةً وتعاوناً.

ومن ثمّ، كن واعياً لنبرةِ كلماتك وجوهرِ رسالتك، وتأمّل في الأساليبِ المتنوّعةِ التي يمكنك من خلالها إيصال فكرةٍ أو معلومةٍ أو تحديثٍ. وفي حال الحاجة، ضع نفسك مكانَ الشّخصِ الآخر، وتدرّب على رسالتك في ذهنك، أو وقوفاً أمامَ المرآة. فإنّ التّدريبَ على استخدامِ النّبرةِ الصّحيحةِ يمكن أن يسهمَ بشكلٍ كبيرٍ في تحقيق التّواصل الفعّال وتعزيز العلاقاتِ الإيجابيّةِ مع الآخرين.