كيف تضمن فتح، وقراءة، وردّ المستلمين على رسائلك الإلكترونية؟

بقلم إليزابيث دانزيجر Elizabeth Danziger، مؤسِّسة Worktalk Communications Consulting

أنتَ تُجهد نفسكَ في كتابة البريد الإلكتروني المثاليِّ للعميل المحتمل، تضغط على زرِّ الإرسال، يحدوك الأملُ في الحصول على ردٍّ إيجابيٍّ، ثمَّ يبدأ الانتظار، يمرُّ يومٌ، ثمَّ يومٌ آخر، ثمَّ آخر، ولكن دون ردٍّ، إنَّه أمرٌ محبطٌ عندما لا يستجيب المستلمون لرسائلنا عبر البريد الإلكتروني. ^[1]  

أولاً، الخبر السَّيِّئ هنا: إذا لم يرغب مستلمو الرِّسالة في الرّدِّ، فلن يفعلوا ذلك، من المحتمل أن يتجاهلوا بريدك الإلكترونيَّ إذا كانوا غير مهتمِّين بعرضك، لا يمكننا التَّحكُّم في سلوك الآخرين، ومع ذلك، يمكنك الحصول على ردٍّ إذا كانت لديك مصداقيَّةٌ قويّةٌ وسطرٌ قويٌّ مقنعٌ في خانة الموضوع، إذا كان سطر الموضوع والمحتوى في الرِّسالة يلمس وتراً في مشاعر المستلم، فيمكنك بهذا أن تتغلَّب حتَّى على مقاومةِ تقبُّل رسالةٍ من مرسل غير معروفٍ؛ لذلك، يوجد أملٌ بالرَّدِّ، وإذا كنت تُريد أن يردّ المستلم على بريدك الإلكتروني، فيجب أن تحدثَ ثلاثة أشياء، يجب على الشّخص أن:

• يفتح بريدك الإلكتروني.
• يقرأه.
• يردّ عليه.

شاهد أيضاً: كيف تتأكد من قراءة رسائل بريدك الإلكتروني؟ اتبع قاعدة التقمص الوجداني

إقناع المستلم بفتح البريد الإلكتروني

هناك عاملان يؤثِّران على احتماليَّة فتح المستلم لبريدك الإلكترونيّ: مصداقيَّتك كمرسلٍ، وفعاليّة سطر الموضوع في رسالتك، من المحتمل أنَّك تعرف أشخاصاً تفتح دوماً رسائلهم الإلكترونيَّة بغضِّ النَّظر عن مدى انشغالك، ورئيسك في العمل، وعملاءك الرَّئيسيَّين، وربما بعض التَّقارير المباشرة؛ هؤلاء الأشخاص مُهمُّون جدّاً بحيث لا يمكن تجاهلهم.

ولكن ماذا لو لم تندرج أنت ضمن المجموعة اللّامعة التي يتمُّ فتح رسائلها الإلكترونيَّة تلقائيّاً؟ هنا يأتي دور مصداقيَّتك، هل سبق لك أن أرسلت رسائل مفيدةً لهذا الشَّخص؟ سوف يتذكَّر، هل تتمتَّع بسمعةٍ طيّبةٍ؟ هو سيعرف، عندما تبني علامتك التجاريّة الشخصية عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني قيّمةٍ باستمرارٍ، فمن المرجَّح أن يفتحَ المستلم رسالتك التَّالية.

وغالباً ما يُحدِّد سطر خانة الموضوع إن كان الشَّخص سيفتح بريدك الإلكترونيَّ أم لا، يكون سطر الموضوع الفعال:

• مختصراً.
• مستهدفاً.
• يحتوي على عبارةٍ تحثُّ المستخدم على اتّخاذ إجراءٍ.

يجب أن يكونَ سطر الموضوع مختصراً، ويتكوَّن من خمسٍ إلى ثمان كلماتٍ، ويجب أن يُظهرَ فائدةً مقنعةً للمستلم، ويخلق إحساساً بالإلحاح من خلال تضمين عبارةٍ تحثُّ المستخدم على اتّخاذ إجراءٍ، دعونا نلقي نظرةً على بعض الأمثلة:

الموقف: تحتاج أن يتَّخذ مديرك قراراً بشأن اقتراحك:

• سطرُ موضوعٍ ضعيفٌ: "اقتراح جديد".
• سطرُ موضوعٍ قويٌّ: "القرار مطلوبٌ: اقتراحٌ جديدٌ لمشروع  XYZ".

الموقف: أنت بحاجةِ أن يقدِّم أحد الموظَّفين تقرير مبيعاته الشَّهريَّ.

• سطرُ موضوعٍ ضعيفٌ: "بحاجة إلى تقريرٍ شهريٍّ".
• سطرُ موضوعٍ قويٌّ: "يلزم اتّخاذ إجراءٍ: المطلوب تقديم تقريرٍ شهريٍّ بحلول 19 فبراير".

إذا كنت مرسِلاً موثوقاً ذا مصداقيةٍ وكان السَّطر الذي كتبتَه في خانة الموضوع مقنعاً، فمن المرجَّح أن يفتحَ المستلم بريدك الإلكترونيَّ، بعد ذلك، تحتاج أن يقرأه.

إغراء المستلم بقراءة بريدك الإلكتروني

مستلم بريدك الإلكترونيّ مشغولٌ؛ فمن بين مئات رسائل البريد الإلكتروني التي تومض في وجههِ، يجب عليه اختيار الرَّسائل التي يريد قراءتها، لماذا يجب أن يقرأ رسالتك أنت؟ لجعل رسائلك عبر البريد الإلكتروني تُغري للقراءة، قُمْ بثلاثةِ أشياء:

• ادخل إلى صلب الموضوع مباشرةً.
• استخدم لغةً واضحةً.
• حافظ على النَّبرة الصَّحيحة.

اجعل حياة المتلقِّي سهلةً، فهو قادرٌ على أن يمنحكَ اهتمامه، ادخل إلى صلب الموضوع: حدِّد نقطتكَ الرَّئيسيَّة أو طلبك ضمن أوَّل 40 كلمةٍ من بريدك الإلكترونيِّ، واستخدم لغةً واضحةً بسيطةً، وتجنَّب المصطلحات وعرّف اختصارات الحروف في المرَّة الأولى التي تستخدمها فيها.

بالإضافة إلى ذلك، تأكَّد من أنَّ لهجتك ودّيةً ومحترمةً ومهنيّةً، تخيَّل أنَّك تتحدَّث مع صديقٍ، فهذا يقلِّل من فرص الغرق في حالةٍ من الزُّحام والاحتقان، وفي الوقت نفسه، لا تكن عفويّاً وغير رسميٍّ بشكلٍ مفرط،ٍ وقلِّل من استخدام اللّغة العاميَّة وابتعد عن الرُّموز التَّعبيريَّة (حتى يستخدمها الشَّخص الآخر).

شاهد أيضاً: كيف تجعل بريدك الإلكتروني يصل إلى البريد الوارد دون إزعاج؟

إثارة الاستجابة

إليك ما عليك القيام به:

•  اطلب الرَّدَّ في سطر الموضوع الخاصِّ بك، لقد اندهشتُ من قوَّة كتابة "الرَّجاء الرَّدُّ" في سطور موضوعي.
•  تقديم دعوةٍ واضحةٍ لإجراءٍ ما، قد يكون واضحاً بالنَّسبة لك أنَّه إذا أرسلت عقداً، فيجب على المستلم التَّوقيع عليه وإعادته، ولكن في ظلِّ حركة مرور البريد الإلكتروني، قد لا يوصّل المستلم النّقاط ولا يتذكَّر ما يُفترض أن يفعله؛ لذلك أخبره أنت بذلك.
•  تحديد موعدٍ نهائيٍّ في سطر الموضوع، إذ تساعد المواعيد النِّهائيَّة في نقل رسالتك إلى أعلى مجموعة الرَّسائل من خلال خلق شعورٍ بالإلحاح، ويمكنك زيادة احتمالات تلقِّي الرَّدّ من خلال توفير إطارٍ زمنيٍّ وسببٍ للرَّدِّ.

باختصارٍ، إقناع المستلمين بالرَّدِّ على رسائلك عبر البريد الإلكتروني يتطلَّب منهم فتحها وقراءتها واختيار الرَّدِّ عليها؛ لذلك قدِّم فائدةً حقيقيّةً للمستلم واكتب سطور موضوعٍ مقنعةً، وشاهد الرُّدود تتدفَّق.