طلب الشراء: كيف تُدير العمليات التجارية بدقّة؟

يُعتبر طلب الشراء (Purchase order) أحد الأدوات الأساسيّة في إدارة الأعمال، حيث يُمثّل وثيقةً رسميّةً تُستخدم لطلب السّلع أو الخدمات من المورّدين، إذ يُساعد هذا النظام في تنظيم عمليّة الشراء وضمان توفر المواد اللّازمة لتشغيل الأعمال بكفاءةٍ.

ما هو طلب الشراء Purchase order؟

طلب الشراء هو وثيقةٌ رسميّةٌ تصدرها جهةٌ داخليّةٌ في المؤسّسة، تطلب من مورّدٍ معيّنٍ توفير سلعٍ أو خدماتٍ معيّنةٍ. يتضمّن الطّلب معلوماتٍ شاملةً، مثل: وصف المنتج، والكميّة المطلوبة، والسّعر المُتّفق عليه، وتاريخ التّسليم، ويكون بمثابة تأكيدٍ للصّفقة، فيساعد على تجنّب أي سوء فهمٍ أو نزاعاتٍ مستقبليّةٍ. إذ تُعتبر عملية إعداد طلب الشراء خطوةً حيويّةً في دورة حياة الشّراء، تتطلّب دقّةً ووضوحاً لتفادي أيّ التباساتٍ قد تُؤثّر على سير العمل. ومن خلال تحديد الاحتياجات بدقّةٍ، يُمكن للمؤسّسات تعزيز فعاليّة عمليات الشراء، وتقليل التّكاليف، وتحسين العلاقات مع المورّدين.

أنواع طلبات الشراء

تختلف طلبات الشراء حسب طبيعة السّلع والخدمات المطلوبة، ومن أبرز الأنواع:

1. طلب شراء ثابت: يُستخدم لطلب كميّاتٍ محدّدةٍ من السّلع الّتي تتكرّر بانتظامٍ.
2. طلب شراء غير ثابت: يُستخدم لطلب سلعٍ غير متكرّرةٍ أو خدماتٍ محدّدةٍ.
3. طلب طارئ: يُستخدم في الحالات العاجلة الّتي تتطلّب تلبية احتياجاتٍ سريعةٍ.

خطوات عملية طلب الشراء

تُنفّذ عملية طلب الشراء الخطوات التّالية:

• التّعرّف على الحاجة: تبدأ العمليّة بتحديد الحاجة لشراء منتجٍ أو خدمةٍ معيّنةٍ داخل المؤسّسة، وقد يكون ذلك بناءً على نقصٍ في المخزون أو طلبٍ من قسمٍ معيّنٍ أو حاجةٍ لمشروعٍ جديدٍ.

• إعداد طلب الشراء: يُنشئ القسم المعنيّ طلب شراء رسميّاً يتضمّن تفاصيل عن العناصر المطلوبة، والكميّة، والمواصفات، والسّعر المُتوقّع إن كان متاحاً.

• مراجعة واعتماد الطّلب: يتمّ إرسال طلب الشراء إلى الإدارة المُختصّة أو القسم الماليّ للمراجعة والموافقة. في بعض الحالات، قد تحتاج الإدارة إلى إجراء تعديلاتٍ على الطّلب قبل الموافقة النّهائيّة.

• البحث عن المُورّدين: بعد الموافقة، يتمّ البحث عن المورّدين المحتملين، إمّا من قائمة المورّدين المسجّلين لدى الشّركة أو من خلال عروض أسعارٍ جديدةٍ.

• إصدار أمر الشراء: بعد اختيار المُورّد المناسب، يتمّ إرسال أمر الشراء الّذي يتضمّن جميع التّفاصيل المتّفق عليها (الأسعار، الكميّات، مواعيد التّسليم، الشّروط) إلى ذلك المُورّد.

• استلام الطّلب والتّفتيش: عند استلام البضائع أو الخدمات، يفحص القسم المختصّ الجودة والكميّات للتّأكّد من مطابقتها لطلب الشراء.

• معالجة الدّفع: بناءً على الفاتورة المُقدّمة من المورد ومطابقتها مع أمر الشّراء، يتمّ إصدار الدّفعة الماليّة وفقاً للشّروط المُتّفق عليها.

صيغة طلب الشراء

يتكوّن طلب الشراء من مجموعةٍ من العناصر الأساسيّة الّتي تُحدّد متطلّبات الشراء، وتشمل الصّيغة العامّة:

1. عنوان الوثيقة: "طلب شراء" (Purchase Order).
2. رقم طلب الشراء: لتمييزه عن الطّلبات الأُخرى وتسهيل التتبّع.
3. تفاصيل البائع: اسم المورد، عنوانه، وأي معلوماتٍ تواصلٍ أُخرى.
4. تفاصيل المشتري: اسم الشّركة أو القسم الّذي يطلب المنتجات، وعنوانها.
5. وصف المنتجات أو الخدمات: تحديدٌ دقيقٌ لما يتمّ طلبه (أرقام الطّرازات، المواصفات، والعلامات التجارية إن وجدت).
6. الكميّة: تحديد عدد الوحدات المطلوبة من كلّ منتجٍ.
7. السّعر: السّعر المُتّفق عليه لكلّ وحدةٍ، وإجمالي السّعر.
8. شروط التّسليم: مكان وتاريخ التّسليم المطلوب، إضافةً إلى الشّروط الخاصّة بالتّسليم.
9. شروط الدّفع: طرق الدّفع وتواريخ الاستحقاق.
10. التّوقيع والموافقة: توقيع الجهة المسؤولة عن الموافقة على الطّلب داخل الشّركة.

فوائد طلب الشراء

تُسهم طلبات الشراء في تعزيز كفاءة الأعمال من خلال:

1. تحسين تنظيم العمليّات: تساعد على تحديد احتياجات المؤسّسة بشكلٍ دقيقٍ.
2. زيادة الشفافية: إنّ توفّر وثيقٍة رسميّةٍ يُسهّل عمليّات التّحقّق والتّتبّع.
3. تخفيض التّكاليف: من خلال التّفاوض على الأسعار والشّروط مع المُورِّدين.
4. تعزيز العلاقات مع المورّدين: تُسهم في بناء علاقاتٍ مهنيّةٍ قويّةٍ تُعزّز التّعاون.
5. تسهيل اتّخاذ القرارات: يسهم توفّر بياناتٍ دقيقةٍ في تحليل الاحتياجات وتخطيط الميزانيّة.

الفرق بين طلب الشراء والفاتورة

إنّ طلب الشراء (Purchase Order - PO): هو وثيقةٌ رسميّةٌ تصدرها الشّركة إلى المُورّد، وتكون بمثابة عقدٍ مبدئيٍّ يُوضّح شروط الشّراء، مثل: الكميّة المطلوبة، والأسعار، ومواعيد التّسليم، وشروط الدّفع، وعادةً يُجهّز طلب الشراء قبل تسليم المنتجات أو الخدمات. أمّا الفاتورة (Invoice): هي وثيقةٌ تصدرها الشّركة المُورّدة للمشتري بعد تسليم المنتجات أو الخدمات، تحتوي على تفاصيل حول الكميّات المسلَّمة، والأسعار المُتّفق عليها، والشّروط الماليّة للدّفع، وتُستخدم الفاتورة للمطالبة بالمبلغ الماليّ المُستحَقّ بعد إتمام الصّفقة.

إذاً، الفرق الجوهريُّ بين الاثنين هو أنّ طلب الشراء يصدر قبل تسليم المنتجات لتأكيد الطّلب، بينما الفاتورة تصدر بعد تسليم المنتجات كطلبٍ للدّفع مقابل هذه المنتجات.

يُعتبر طلب الشراء عنصراً أساسيّاً في إدارة سلسلة الإمداد، حيث يُسهم في تنظيم وتنفيذ عمليّات الشراء بكفاءةٍ، فمن خلال التّحديد الدّقيق للاحتياجات وإعداد الطّلبات بشكلٍ فعّالٍ، يُمكن للمؤسّسات تعزيز إنتاجيّتها وضمان استمراريّة العمل.