عوامل نجاح فريق العمل عن بعد: كيف تحول منزلك إلى مصنع إبداع؟

عوامل نجاح فريق العمل عن بعد ليست مجرَّد مصطلحاتٍ جافَّةٍ، بل هي المكوِّنات السِّحريَّة الَّتي تجعلُ من العمل تجربةً ممتعةً وفعَّالةً، فتخيَّل الآن، أنَّك في مطبخ الطُّهاة المحترفين، وكلُّ مكوِّنٍ هو عاملٌ من عوامل النَّجاح: التَّواصل هو التَّوابل الَّتي تُضيف نكهةً، التَّعاون هو المكوِّن الرَّئيسيُّ، التَّحفيز هو النَّار الَّتي تطهو الأفكار، والتُّكنولوجيا هي الأداة الَّتي تجمعُ كلَّ شيءٍ، وعندما تتوافرُ هذه المكوِّنات بشكلٍ مثاليٍّ، ستجدُ أنَّ فريقكَ يُحقِّق إنجازاتٍ مذهلةً بروحٍ من المرح والإيجابيَّة، حتَّى من خلف الشَّاشات، فدعونا نستكشف معاً كيف يُمكن لهذه العوامل أن تُحوِّلَ العمل عن بعد إلى تجربةٍ ناجحةٍ وممتعةٍ!

عوامل نجاح فريق العمل عن بعد

تعتمدُ عوامل نجاح فريق العمل عن بعد على مجموعةٍ من الشُّروطِ، أهمُّها على الإطلاقِ، وجودَ الإحساس بالمسؤوليَّة تجاه العملِ، وهذا الشَّرطُ كفيلٌ بأن يدفعَ الموظَّفين للتَّعلُّم المستمرِّ، ومحاولة إثبات الذَّات وتحقيق النَّجاح الفرديّ المنشود الَّذي سينعكسُ إيجاباً على نجاحِ فريقِ العملِ ككلٍّ. وبالعموم هناك مجموعةٌ من عوامل النَّجاح في العمل الجماعي عن بعدٍ، يمكن تلخيصها بما يلي:  ^[1]

التواصل الجيد هو المفتاح

كما هو الحالُ مع كلِّ علاقةٍ ناجحةٍ، سواءً كانت تجاريَّةً أم شخصيَّةً، فإنَّ التَّواصلَ الجيِّد هو مفتاحُ النَّجاح وأحد أهمِّ شروط النَّجاح الوظيفيّ، نعم لن يكونَ الأمر سهلاً جدّاً، بينما كلُّ واحدٍ يعملُ من مكانٍ مختلفٍ، لحسن الحظِّ يُمكن حلّ هذه المُعضلة.

تريد أن تعرف أين يكمن الحلُّ؟ هو ليس معقَّداً أبداً، ويتلخَّصُ باستخدام مكالمات الفيديو بحيث يرى الجميع بعضهم بعضاً، ومَن أفضل مِن Zoom لحلِّ المشكلة خلال الاجتماعات؟ كما يُمكن استخدام برنامج التَّعاون الشَّائع Slack، الَّذي يسمحُ بدمج العديد من الأدوات البرمجيَّة ما يُساعد فريق العمل النَّاجح على إجراء اتّصالاتٍ مثمرةٍ وعظيمةٍ وتحقيق مبدأ التَّواصل، على الرَّغم من بعد المسافة الجغرافيَّة.

تبقى مهمةٌ واحدةٌ فقط تقع على عاتق المدراء، الَّذين يجبُ أن يحدِّدوا بروتكولات الاتِّصالات المنتظمة، كذلك أن يحدِّدوا الوقت الَّذي يجبُ على الموظَّف أن يكونَ متاحاً فيه، وبأيّ وسيلةٍ سيتمُّ التَّواصل.

شاهد أيضاً: كيف تبني فريقاً بمستوى 5 نجوم؟ إليك 12 خطوة عملية

تعزيز الروابط الاجتماعيّة

لا يُمكن تجاهل أهميَّة تعزيز الرَّوابط الاجتماعيَّة كواحدٍ من أسباب النَّجاح في العمل، سواء كان عن بعدٍ، أو كان بطريقةٍ تقليديَّةٍ، ويجب على الإدارة الجيِّدة اغتنام أيّ فرصةٍ لتعزيز تلك الرَّوابط، من خلال ابتكار طقوسٍ جماعيَّةٍ تُساعد الموظَّفين في التَّعرُّف على بعضهم بعضاً عن قُربٍ.

فماذا يمكن أن نفعلَ لتحقيق هذه الغاية؟ يقترحُ الخبراء، أن يبدأَ المدراء الاجتماعات الفرديَّة والجماعيَّة بالتَّحقُّق ومشاركة ما يفعله كلُّ شخصٍ، وتَشجِّع الجميع على مشاركة المزيد من التَّفاصيل عن أنفسهم، مثل مشاركة موقفٍ طريفٍ، أو قصَّةٍ شخصيَّةٍ، كذلك استخدام صورةٍ حقيقيَّةٍ لملفَّاتهم الشَّخصيَّة عوضاً عن الصُّور الرَّمزيَّة.

ابتكار طريق للقاءات الشّخصيّة

النَّجاح في العمل عن بعدٍ، يقتضي كذلك عقد لقاءاتٍ شخصيَّةٍ بين الموظَّفين، ويفضَّل تواجد الإدارة، أو على الأقلِّ المسؤول المباشر عنهم، وتذهب بعض الشَّركات لتخصيص ميزانيَّةٍ خاصَّةٍ لمساعدة أعضاء الفريق على اللِّقاء سواءً لتناول العشاء، أو التَّطوُّع والعديد من الأنشطة الخارجيَّة الأُخرى.

كذلك فإنَّ بعض الشَّركات الَّتي قد يكون من الصَّعب جمع فريق عملها بشكلٍ مستمرٍّ، تعمل على عقد لقاءاتٍ مباشرةٍ بمعدَّل مرَّةٍ كلَّ ربع سنةٍ، بهدف الحفاظ على قوَّة الاتِّصال بالقدر الممكن.

استخدام التكنولوجيا بفعاليّةٍ

تساعدُ التُّكنولوجيا فريق العمل على التَّواصل، كما أنَّها تساعدُ المدير على إدارة فريقهِ بشكلٍ أكثر فعاليَّةً، إضافةً لكونها أحد عوامل زيادة إتقان العمل، خصوصاً اليوم مع انتشار أدوات الذكاء الاصطناعي الَّتي تُسهِم بتخفيف جهد الموظَّفين ومساعدتهم على أداء أعمالهم بكفاءةٍ. ويوصي قادة فرق العمل عن بعد باستخدام البرمجيَّات؛ لتعزيز وتحسين الموارد البشريَّة وتحسين القوى العاملة والقيادة.

دعم التطوير المهنيّ والشّخصيّ

دعم التَّطوير المهنيّ والشَّخصيّ، واحدٌ من أهمِّ عوامل نجاح فريق العمل، الَّذي يحتاجُ إلى التَّعلُّم والتَّطوُّر المستمرِّ، سواءً إرضاء لحاجةٍ داخليَّةٍ، أو لتطوير العمل ومواكبة المتغيِّرات الكثيرة المُتلاحقة اليوم. ويوصي الخبراء، الشَّركات بتقديم كلِّ ما يُمكن للموظَّفين، من كتبٍ أو مؤتمراتٍ أو ورشات عملٍ تدريبيَّةٍ عبر الإنترنت، كذلك يوصونهم بإعطاء الأولويَّة للإنفاق على التَّعلُّم والتَّطوير.

التركيز على المقاييس الصّحيحة

سيكون من الصَّعب إن لم يكن من المُستحيل، معرفة الوقت الَّذي يقضيه الموظَّفون عن بعد في العملِ، فلا توجد أيُّ طريقةٍ لمراقبتهم، ومع ذلك لا يبدو الأمر خطيراً جدّاً، وبخلاف التَّركيز على المراقبة، يُركِّز المدراء الَّذين يريدون بناء فريق العمل النَّاجح، على الأهداف والنَّتائج والسُّلوك؛ أي المطلوب من العامل عن بعد تسليم العمل المطلوب بدقَّةٍ واحترافيَّةٍ، وهذا ما يجب التَّركيز عليه عوضاً من التَّركيز على المدَّة الَّتي استغرقها لإتمامِه.

وضوح الأهداف والرؤية المُشتركة

يتطلَّبُ النَّجاح في العمل وضوحاً كبيراً في الأهداف والرُّؤية المشتركة؛ لذا من المهمِّ تحديد الأهداف بوضوحٍ وإشراك كلِّ العاملين بوضعها لضمان فهمهم الكامل لدورهم في تحقيقها. كما يجبُ إيلاء موضوع بناء ثقافة الشَّركة أهميَّةً خاصَّةً، عبر غرسها في كلِّ مناحي العمل، سواءً اجتماعات الفريق، أو الاجتماعات الفرديَّة وغيرها.

إن أردت النَّجاح في العمل عن بعد لا يُمكنكَ تجاهل أيٍّ من العوامل السَّابق ذكرها؛ ذلك لأنَّ العمل الجماعيَّ في العصر الرَّقميّ يحتاجُ إلى مرونةٍ كبيرةٍ وتغييرٍ في الأساليب والأدوات بشكلٍ مستمرٍّ، وإلَّا لكُنَّا ما زلنا اليوم نعملُ من داخل الشَّركة، كلُّ الأعمال الَّتي نستطيع القيام بها من منازلنا، بينما نرتدي ملابس النَّوم.

دور القائد في الوصول إلى أسباب النجاح

الدَّور الإيجابيُّ الَّذي يمارسه القائد أحد أبرز عوامل النَّجاح في العمل، وللوصول إلى الهدفِ المنشودِ، فإنَّ القائد يجب أن يتمتَّعَ بمجموعةٍ من المهارات والصِّفات الَّتي تؤهِّله لقيادة فريق العمل عن بعدٍ. ولنبدأَ بالمهارات، وبحال كنتَ قائداً، واكتشفت أنَّك لا تمتلكُ إحداها، ابدأ فوراً بالتَّدرُّب عليها: ^[2]

• عليك امتلاك مهاراتٍ جيِّدةٍ في التَّواصل.
• الاستماع والإصغاء جيِّداً.
• أن تتصرفَّ كنموذجٍ يُحتذى به.
• كُن مبدعاً في عملكَ.
• فكِّر بطريقةٍ استراتيجيَّة.
• امتلك مهارة التَّنظيم الجيِّد.
• تمتّع بمهارات إدارة الوقت.
• كُن خبيراً إلى درجةٍ جيّدةٍ بالتُّكنولوجيا.

إلى جانبِ المهاراتِ السَّابقة، فإنَّ هناك العديدَ من الصِّفات الَّتي يجبُ أن تتمتَّعَ بها، فالقيادة فنٌ، ولا سبيل على الإطلاق لأيّ هفوةٍ أو تصرُّفٍ غير محسوبٍ من شأنه أن يُثيرَ الغبن بين الموظَّفين، فدعنا نحاولُ استكشاف أبرز صفات قائد فريق العمل النَّاجح:

• التَّعاطف: حيث يتعيَّنُ عليكَ الاعتراف بالتَّحدِّيات الَّتي يواجهها العاملون عن بعدٍ، وأن تكون متفهِّماً ومصغيّاً لكلِّ ما يقولهُ أعضاء الفريق.
• الانتباه: عليكَ أن تكونَ أكثر انتباهاً وملاحظةً، لكلّ مشاكل الصّحَّة النَّفسيَّة المحتملة، وكافَّة المشاكل الأُخرى الَّتي يواجهها موظَّفوكَ.
• المرونة: القائد الجيِّد يتمتَّعُ بالمرونة اللَّازمة، لتلبية احتياجات الموظَّفين المختلفة، وتعديل أسلوبه القياديّ وفقاً للمواقف المختلفة.
• الثِّقة: وهي أحد أهمّ أسباب النّجاح؛ إذ يجبُ على القادة أن يتغلَّبوا على الشُّعور بفقدان السَّيطرة على فرقهم، وأن يمنحوا موظَّفيهم الثّقة الكاملة.
• التَّحفيز: تحفيز الموظَّفين عن بعدٍ قد يكون أكثر صعوبةً مقارنةً بالموظَّفين في المكتب؛ لذا يجبُ على القادة تحفيز أنفسهم بشكلٍ خاصٍّ وتقديم أنفسهم كمثالٍ لفرقهم.

أنت الآن تقرأُ وتقولُ: هل عليَّ أن أكونَ سوبرمان؟ في الحقيقة أجل، ينبغي عليكَ أن تكونَ أفضل من سوبرمان بحال أردت تحقيق النَّجاح المنشود، أنت مُلزمٌ أن تقودَ بروح الفريق، وأن تفهمَ أنماط كلِّ شخصيَّات الموظَّفين في فريقكَ، وأن تكونَ حاضراً دائماً لتقديم الدَّعم والتَّوجيه اللَّازم، وسط هذا يجب ألَّا تنسى متابعة الأداء وتعزيز التَّحسين المستمرِّ.

شاهد أيضاً: لماذا يجب أن يكون العمل عن بُعد هدفاً لشركتك؟

تحديات تواجه فريق العمل الجماعي عن بعد وكيفية التغلب عليها

على الرَّغم من المزايا الكبيرة لعملهم، إلَّا أنَّ العاملين عن بعد يواجهون العديد من التَّحدّيات، الَّتي يُمكن التَّغلُّب عليها مع الوقت وزيادة الخبرة، طبعاً إلَّا تلك المتعلِّقة بالطُّقوس الاجتماعيَّة في المنطقة العربيَّة، حيث ما تزال ثقافة العمل عن بُعدٍ غير منتشرةٍ للدَّرجة الَّتي تجعل التَّعامل معها سهلاً. إذاً، ما هي التَّحدّيات؟ وكيف يُمكن التَّغلُّب عليها؟ هيا بنا نبدأ: ^[3]

الإفراط في العمل

العاملون عن بُعدٍ هم أكثر عرضةً للإفراط في العملِ، فحين تصبحُ الحياة الشَّخصيَّة والعمل تحت سقفٍ واحدٍ، سيكون من الصَّعب فصلهما، فلا تدري متى يبدأ العمل ومتى ينتهي.

إنَّ زيادة إتقان العمل لا تعني ولا بأيِّ شكلٍ أن تفرِّط فيه إلى تلك الدَّرجة؛ لذا تنفَّس الصُّعداء، وحاول تحديدِ فترات راحةٍ ونهايةٍ واضحةٍ، وضع خططاً أُخرى مختلفةً مثل زيارة النَّادي الرِّياضي أو الذَّهاب للتَّسوُّق بعد انتهاء العمل، كذلك كُن واضحاً مع فريقكَ بوقت مغادرتكَ، وأغلق جهاز الحاسوب، ثُمَّ أوقف تشغيل الإشعارات على هاتفكَ لتجنُّب العودة للعملِ.

المقاطعات والتّحديّات الاجتماعيّة

عندَ العملِ من المنزل، تتجنَّبُ إزعاج زملاء العمل، ولكنَّك تواجهُ مقاطعاتٍ أُخرى كالعائلة، والحيوانات الأليفة، والجيران القادمين في زيارةٍ مفاجئةٍ، ويزدادُ الأمر تعقيداً بالنِّسبة للنّساء اللَّواتي قد لا يستطعن وضع حدٍّ للزِّيارات المفاجئة دائماً، أو لا يستطعن إلَّا الاستجابة لمقاطعات الأطفال.

ويمكنُ التَّعامل مع هذا التَّحدِّي من خلال شرح أهميَّة التَّركيز للأطفال ومحاولة إشغالهم بأنشطةٍ بديلةٍ، كما يُمكن العمل خلال نومهم، وإذا فشلت المحاولات، جرِّب العملَ من المقهى المجاور مثلاً.

الشّعور بالوحدة والعزلة

بالمقابلِ إذا لم يكن أفراد أسرتكَ معكَ في المنزل، قد تواجه مشكلةً مختلفةً، وتشعرُ بالوحدة والعزلة، بخلاف الموظَّفين في العمل الجماعيِّ بالمكاتب المشتركة الَّذين يعيشون لحظاتٍ تفاعليَّةً كثيرةً. كيف سأحلُّ المشكلة إذاً؟ يتطلَّب منك الحلُّ بذل مجهودٍ كبيرٍ، جرِّب تضمين فترات راحةٍ اجتماعيَّةٍ خلال العمل، كما يُمكنكَ أن تعمل في المقهى لتشعر أنَّك لست وحدك، وحاول المشاركة دائماً في الأنشطة المجتمعيَّة من حولك ولو بشكلٍ أسبوعيٍّ.

تلك كانت بعض التَّحدِّيات الَّتي يُمكنُ أن تواجهكَ، لكن في الحقيقة هناك الكثير منها؛ لذا يجبُ عليكَ أن تكونَ واعياً لها وتحاول حلَّها، ولا تتردَّد باللُّجوء إلى استشاريٍّ نفسيٍّ لمساعدتكَ إن اقتضى الأمر، وتذكَّر أنَّ شروطَ النَّجاح الوظيفيّ لا تتضمَّن شرط تحوُّلك إلى إنسانٍ مُكتئبٍ طيلة الوقت نتيجة العمل المستمرِّ.

نماذج ناجحة لفرق عمل عن بعد

الكلام السَّابق ليس نظريّاً أبداً، وبخلاف ذلك فإنَّ كثيراً من الشَّركات الكبيرة تُطبّقه في عملها، دعونا نتعرَّف على بعضها، ونكتشف أسباب النَّجاح فيها.

شركة Automattic

إن Automattic هي الشَّركةُ الأمُّ لمنصَّة التَّدوين الشَّهيرة WordPress، وتتكوَّن من أكثر من 1200 موظَّفٍ يعملون عن بعدٍ في 77 دولةً، ويعتمدون على التَّواصل عبر Slack، Zoom، وWordPress P2، ويديرون العمل بشكلٍ فعَّالٍ دون الحاجة لمكاتب تقليديَّةٍ.

شركة Buffer

Buffer شركةٌ متخصِّصةٌ في إدارة وسائل التَّواصل الاجتماعيّ، وتتألَّفُ من فريقٍ موزَّعٍ يعمل عن بعدٍ بالكامل منذ تأسيسها، وتعتمدُ على أدواتٍ، مثل: Slack ،Trello، وZoom للتَّواصل وإدارة المشاريع، وتُولي أهميَّةً كبيرةً للشَّفافيَّة في عمليَّاتها.

شركة GitLab

GitLab منصَّةٌ لإدارة مستودعات البرمجيَّات وإصدار الأكواد، وتضمُّ فريقاً يعملُ عن بعدٍ بالكامل يتجاوزُ عدده 1300 موظَّفٍ موزَّعين على 67 دولةً، وتعتمدُ على وثائق وإجراءاتٍ مكتوبةً بوضوحٍ، ما يضمنُ أنَّ جميعَ الموظَّفين يُمكنهم الوصول إلى المعلومات الَّتي يحتاجونها لأداء عملهم بكفاءةٍ.

خدمة Zapier

Zapier خدمةٌ تربطُ بين التَّطبيقات المختلفة لتسهيلِ الأتمتة، لديها فريقٌ موزَّعٌ بالكامل يعمل عن بعدٍ من أكثر من 28 دولةً، وتستخدمُ أدواتٍ، مثل Slack ،Trello، وZoom، للتَّواصل وإدارة المشاريع.

شركة InVision

InVision شركةٌ متخصِّصةٌ في تطوير أدوات التَّصميم الرَّقميّ، وفريقها يعمل عن بعدٍ بالكامل، ويتألَّف من موظَّفين موزَّعين حول العالم، وتعتمدُ على أدواتٍ، مثل Slack ،Zoom، وInVision نفسها، للتَّصميم والتَّعاون بين الفريق.

إذاً، ما هي أسباب النَّجاح المُشتركة في تلك الشَّركات؟

• استخدام الأدوات المناسبة، مثل Slack ،Zoom ،Trello ،Asana، وGoogle Workspace، التي تُساعدُ في تسهيل التَّواصل والتَّعاون.
• التَّواصل الواضح والمستمرّ، من خلال الاجتماعات الافتراضيَّة المُنتظمة، وتحديثات الحالة اليوميَّة، والشَّفافيَّة في مشاركة المعلومات.
• التَّركيز على النَّتائج، عبر تقييم الأداء بناءً على الإنجازات والنَّتائج، وليس على الوقت المُنقضي.
• الدَّعم والثِّقة بالموظَّفين، وتوفير بيئةٍ تدعم المرونة، وتُعزِّز الثِّقة بالموظَّفين ليديروا وقتهم بأنفسهم.
• التَّدريب والتَّطوير، حيث يتمُّ الاستثمار في تدريب الموظَّفين على العمل عن بعد وتطوير مهاراتهم.

بعد أن تعرَّفنا على عوامل نجاح العمل عن بعد، ووجدنا كيف يُمكنها أن تُحوِّل كلَّ يوم عملٍ إلى مغامرةٍ ممتعةٍ ومثمرةٍ، حان الوقتُ لنختم رحلتنا، ولكن قبل ذلك تذكَّر دائماً أنَّك قادرٌ على خلق بيئة عملٍ عن بعد تزدهرُ فيها الإبداعيَّة والإنتاجيَّة بروحٍ من المرح والإيجابيَّة؛ لذا انطلق واجعل من فريقكَ مثالاً يُحتَذى به في العمل عن بعد النَّاجح والممتع!