فن الإدارة: كيف تحوّل تحديات العمل عن بعد إلى فرصٍ للإبداع؟

في عالمٍ يُسيطرُ فيه العمل عن بعد على حياتنا اليوميَّة، قد يبدو فن الإدارة أشبه بمحاولة تدريب قطَّةٍ على الجلوس، ولكن من قال إنَّ التَّحدِّيات لا يُمكن أن تتحوَّل إلى فرصٍ للمرح؟ دعنا نستكشف معاً كيف يُمكن للإبداع والابتكار أن يجعلا من إدارة الفرق عن بُعدٍ تجربةً مليئةً بالضَّحك والإنتاجيَّة العاليّة.

ماذا يعني فن الإدارة؟

فن الإدارة هو عمليَّة قيادة وتوجيه الأفراد والفرق والمؤسَّسات نحو تحقيق هدفٍ مشتركٍ، ولأنَّ الإدارة الجيّدة تتطلَّب مجموعةً من المهارات، مثل التَّواصل، واتِّخاذ القرارات، وحلِّ المشكلات، وتحفيز الآخرين، فإنَّها تصبح أشبه بفنٍّ يحتاج إلى إتقانٍ.

أوَّل خطوةٍ في فن الإدارة هي التَّواصل الفعَّال، وهنا لا يكفي أن تتحدَّثَ بوضوحٍ، بل يجب أن تكونَ مستمعاً جيّداً أيضاً، تفهم احتياجات موظَّفيك وكأنَّك تقرأ ما بين السُّطور في روايةٍ مشوّقةٍ، والحوار المفتوح ضروريٌّ مثل الملح في الطَّعام، ولكن لا تُفرِّط فيه، فالتَّغذية الرَّاجعة والنَّقد البنَّاء هما جزءٌ من الوصفة.

ومن بين أساسيَّات الإدارة النَّاجحة أيضاً اتّخاذ القرارات، فالمدير الجيِّد يعرف كيف يُحلِّل المعلومات، ويوازن بين الإيجابيَّات والسَّلبيَّات، ويتَّخذ قراراتٍ تخدم مصلحة المؤسَّسة، وهذه العمليَّة تتطلَّب تفكيراً نقديّاً وقدرةً على الموازنة بين الأهداف قصيرة وطويلة المدى.

حلُّ المشكلات يُمثِّل جانباً آخر من فن الإدارة، فالتَّحديَّات موجودةٌ في كلِّ عملٍ، وعلى المدير أن يجدَ حلولاً مبتكرةً وفعَّالةً، يبدأ ذلك بتحديد جذور المشكلة، ثُمَّ البحث عن الحلول المُمكنة، وأخيراً تنفيذ خطَّة العمل.

كما أنّ تحفيز الفريق وإلهامه أحد الأجزاء الأساسيَّة من مهام المدراء، الَّذين عليهم ألَّا ينسوا أنَّ فهم احتياجات الموظَّفين ودوافعهم، يُساعدُ على خلق بيئة عملٍ إيجابيَّةٍ ومنتجةٍ، وقد يشملُ ذلك تقديم التَّقدير والمكافآت على الأداء الجيِّد، وكذلك تقديم الدَّعم والتَّوجيه لمساعدة الموظَّفين على تحقيق إمكانيَّاتهم الكاملة.

ولا يُمكن أن نُغفِلَ أهميَّة فهم المدير العميق للمؤسَّسة وأهدافها، فالبقاء على اطلاعٍ بآخر المستجدَّات في الصِّناعة، وفهم رؤية المؤسَّسة ورسالتها، أمران حيويان، كذلك على المدير أن يكون استباقيّاً في البحث عن فرصٍ جديدةٍ للنُّموِّ والتَّكيُّف مع التَّغيُّرات والتَّحديَّات. ^[1]

إذاً، فن إدارة فريق العمل، هو مجالٌ معقَّدٌ ومتطوِّرٌ باستمرارٍ يتطلَّب مجموعةً من المهارات والمعرفة، وبإتقان هذه المهارات، يُمكن للمدراء قيادة فرقهم ومؤسَّساتهم نحو النَّجاح وتحقيق الأهداف المشتركة، ومن يدري؟ ربَّما تُصبح أنت الفنان التَّالي في هذا المجال!

شاهد أيضاً: إدارة الأزمات: كيف تحول العقبات إلى فرص تسويقية؟

فن الإدارة وتحديات العمل مع فريق عن بعد

فن الإدارة يتطلَّب إتقان التَّعاطي مع تحدِّيات العمل مع فريقٍ عن بُعدٍ، حيث يجب على المدراء توظيف استراتيجيَّاتٍ مبتكرةٍ لتعزيز التَّواصل، وتعزيز الرَّوابط الاجتماعيَّة، وضمان الإنتاجيَّة، ممَّا يخلق بيئة عملٍ متكاملةٍ وفعَّالةٍ، وفيما يلي أبرز التَّحدّيات الَّتي يُمكن أن تواجه المدراء عن بُعدٍ: ^[2]

نقص التّفاعل وجهاً لوجه

يؤدّي العمل عن بُعدٍ إلى تغييرٍ جذريٍّ في طريقة تفاعل الموظَّفين مع زملائهم ومدرائهم، فغياب التَّفاعل اليوميّ حول مُبرِّد المياه، الَّذي كان يُشكِّل جزءاً من الرُّوتين المكتبيّ، يُمكن أن يجعل الموظَّفين يشعرون بالعزلة، ممَّا يُؤثِّر سلباً على مستوى مشاركتهم وتحفيزهم، ومن وجهة نظر الإدارة، قد يكون عدم وجود التَّفاعل الشَّخصيّ عائقاً أمام مراقبة الإنتاجيَّة بفعاليَّةٍ.

إرهاق "زووم"

على الرَّغم من أنَّ المكالمات قد تُعوِّض نقص التَّفاعل المباشر، إلَّا أنَّ قضاء ساعاتٍ طويلةٍ في اجتماعاتٍ افتراضيَّةٍ يُمكن أن يكون مرهقاً جدّاً، مصطلح "إرهاق زووم" ظهر بعد أشهرٍ قليلةٍ من بداية جائحة كوفيد-19، لوصف الآثار السَّلبيَّة للاستخدام المستمرّ للفيديو، فسياسات "الكاميرا مفتوحةٌ للجميع"، قد تزيد من شعور الموظَّفين بأنَّهم مراقبون، ممَّا يخلق جوّاً من عدم الثِّقة.

ضعف الرّوابط بين الفريق

غالباً ما يُقدِّر الموظَّفون المحادثات العفويَّة، والتَّفاعلات الاجتماعيَّة، والعلاقات المهنيَّة مع زملائهم، لكن هناك خطراً يتمثَّل في ضعف هذه الرَّوابط عند العمل عن بعد، ممَّا يزيد من تأثير العزلة الاجتماعيَّة الَّتي قد تنشأ مع هذا التَّحوُّل، فهذه العوامل يُمكن أن تُضعفَ إحساس الموظَّف بالانتماء إلى فريقه ومؤسَّسته.

مشكلات في التّواصل

يُقلِّل العمل عن بُعدٍ فرص التَّواصل السَّريع والعفويّ الَّذي يحدث في المكتب عندما يحتاج الموظَّف إلى توضيحٍ من زميلٍ أو مديرٍ، حتَّى مع التُّكنولوجيا، هناك احتمالٌ أن يتمَّ تجاهل الرَّسائل الفوريَّة أو البريد الإلكترونيّ، حيث إنَّ عمليَّة جمع المعلومات قد تستغرق وقتاً أطول، ممَّا يمكن أن يكون محبطاً للموظَّفين، ويؤثِّر على إنتاجيَّتهم، وعندما تعمل الفرق في مناطق زمنيَّةٍ مختلفةٍ، يصبح إدارة الأعضاء عن بعدٍ تحدٍّ كبير.

التشتت

العمل من المنزل قد يُعرّض الموظَّفين لتشتيتٍ متعدِّدٍ، وهو أحد أكبر مخاوف الإدارة، فالأعمال المنزلية وتسليم الطُّرود ورعاية الأطفال يُمكن أن تُقاطع يوم العمل، ممَّا يؤثِّر على مشاركة الموظَّف واندماجه في العمل.

فن الإدارة في العمل عن بعد

قد يختلف فن الإدارة في العمل عن بعد قليلاً عن الإدارة بشكلها التَّقليديّ، حيث يوجد الموظَّفون بالقرب منكَ، لكنَّ النَّجاح في هذا النَّوع من الإدارة لن يكون صعباً جدّاً، إذا اتَّبعت الطّرق المناسبة، وفيما يلي استراتيجيَّاتٌ ناجحةٌ ومجرَّبةٌ، تمنحكَ الخطوط الرَّئيسيَّة لكيفيَّة الإدارة: ^[2]

تطوير سياسة واضحة للعمل عن بُعد

سياسة العمل عن بعد ليست مجرَّد وثيقةٍ؛ إنَّها خارطة طريقٍ تُحدّد كيفيَّة تنظيم العمل في مؤسَّستك، وتشمل هذه السِّياسة من يمكنه العمل عن بُعدٍ، وآليَّة الحصول على الموافقة، وكيفيَّة إدارة العمل داخل الفريق، فإذا كُنتَ تعمل وفق نموذجٍ هجينٍ، فإنَّ السِّياسة يجب أن تُوضِّحَ متى يتعيَّن على الموظَّفين الحضور إلى المكتب لأسبابٍ أمنيَّةٍ أو عمليَّةٍ.

التّواصل هو المفتاح

في إدارة الفرق عن بُعدٍ، لا يُمكن اعتماد نهجٍ واحدٍ يناسب الجميع، عليك أن تكونَ مرناً جداً، لتتكيَّف مع أساليب التَّواصل المختلفة لكلّ موظَّفٍ، بعضهم يحتاج إلى اتّصالٍ يوميٍّ، بينما يكتفي آخرون بتواصلٍ أسبوعيٍّ أو عند ظهور قضايا معيَّنةٍ، قد تكون المحادثات الصَّعبة، مثل إدارة الأداء أو القضايا التَّأديبية، الَّتي غالباً ما تكون أكثر تعقيداً عند الاعتماد على التُّكنولوجيا؛ لذا من الأفضل استخدام أدواتٍ متنوّعةٍ، كمكالمات الفيديو للمحادثات الحسَّاسة، والرَّسائل الفوريَّة للمشاريع التَّعاونيَّة أو المعلومات العاجلة.

وضع توقّعاتٍ واضحةٍ

لتجنُّب القلق بشأن الإنتاجيَّة، من الضَّروريّ وضع توقُّعاتٍ واضحةٍ حول ترتيبات العمل عن بُعدٍ، حدِّد الأطر الزَّمنيَّة والأولويَّات والمعالم الرَّئيسيَّة بوضوحٍ، وكن جاهزاً للإجابة عن أيّ تساؤلاتٍ قد يطرحها موظَّفوك، بدلاً من مراقبة كلِّ خطوةٍ، إذ يُساعد تتبُّع الأداء في تحديد أيّ مشاكل محتملةٍ، مثل الإرهاق، ممَّا يُتيح لك معالجتها على مستوى الفريق أو الفرد.

تخطيط التّفاعل بين الفريق

للتَّغلُّب على نقص التَّفاعل الشَّخصيّ، خصِّص وقتاً لبناء الفريق وتعزيز التَّفاعل بين أعضائه، ويمكن أن يكونَ ذلك عبر اجتماعٍ دوريٍّ يبدأ بدردشةٍ غير رسميَّةٍ، أو تمرينٍ لبناء الفريق، أو حتَّى اجتماعٍ اجتماعيٍّ لذيذٍ مثل جلسة يوم الجمعة بعد الظُّهر. واحرص على أن تسترشدَ بتغذيةٍ راجعةٍ من موظَّفيك فيما يخصُّ تكرار الاجتماعات واستخدام الكاميرا، فالتَّواصل يمكن أن يتمَّ عبر الهاتف أو البريد الإلكترونيّ أو الرَّسائل أو مكالمات الفيديو، ولتجنُّب إرهاق "زووم"، من الأفضل أن يكون التَّواصل قصيراً ومركّزاً.

توفير الأدوات المناسبة

لنجاح الموظَّفين عن بعد، يجب أن يكونَ لديهم الأدوات اللَّازمة لأداء مهامهم، تأكَّد من أنَّ لديهم نفس الوصول إلى التُّكنولوجيا والأصول الماديَّة كما هو الحال مع الموظَّفين في المكتب، مع إجراء التَّعديلات اللَّازمة لتناسب ظروف العمل عن بُعدٍ، ويتضمَّن ذلك الوصول الرَّقميَّ إلى الأدلَّة والسِّياسات، والملفَّات الخاصَّة بالعملاء، والبرامج مثل أدوات المؤتمرات وجدولة الاجتماعات، وقد يحتاج الموظَّفون أيضاً إلى أدواتٍ ماديَّةٍ مثل جهاز الكمبيوتر المحمول والطَّابعة وبطاقة الائتمان الخاصَّة بالشَّركة؛ لذا إن كنت تريد أن تكون متمكِّناً من فن الإدارة وخبيراً به، احرص على تلبيَّة احتياجات كلِّ موظَّفٍ بشكلٍ فرديٍّ، خاصَّةً فيما يتعلَّق بأدوات الاتِّصال.

إجراء متابعاتٍ دوريّةٍ

بالإضافة إلى الاجتماعات الجماعيَّة، من الضَّروريّ جدولة اجتماعاتٍ فرديَّةٍ منتظمةٍ مع الموظَّفين، ويمكن تعديل تكرار وطول هذه المتابعات لتناسب احتياجات الفريق والفرد، لكنَّ الاستمراريَّة أمرٌ أساسيٌّ، فهذه اللِّقاءات تتيح لك تقييم الحالة العامَّة للموظَّف، وتحديد أيّ مشكلاتٍ يواجهها، والإجابة عن أسئلته، كما تعكس هذه المتابعات تقديرك للموظَّف، ممَّا يساعد على تحفيزه، إضافةً إلى ذلك يمكنَ أن تكون مصدراً جيّداً للتَّغذية الرَّاجعة؛ لتطوير وتحسين أسلوب إدارتك للفريق عن بُعدٍ.

مشاركة نصائح العمل عن بعد

تبادل الخبرات والنَّصائح من الزُّملاء الَّذين لديهم تجربةٌ سابقةٌ في العمل عن بُعدٍ، يُمكن أن يكون طريقةً فعَّالةً لتحفيز الموظَّفين وتعزيز شعورهم بالانتماء، ويمكنك تحقيق ذلك من خلال فيديوهاتٍ قصيرةٍ أو رسائل بريدٍ إلكترونيٍّ، يشارك فيها الموظَّفون أفكارهم حول كيفيَّة إدارة الوقت، والتَّغلُّب على العزلة الاجتماعيَّة، والحفاظ على توازنٍ صحّيٍّ بين العمل والحياة الشَّخصيَّة أثناء العمل من المنزل.

الاحتفال بنجاحات الموظّفين

وجدت دراسةٌ من Gallup أنَّ الموظَّفين الَّذين يشعرون بعدم التَّقدير هم أكثر عرضةً لمغادرة وظائفهم خلال الـ 12 شهراً المقبلة، وتحدّيات العمل عن بعد قد تزيد من هذا الشُّعور؛ لذلك يبقى الاعتراف بجهود الموظَّفين جزءاً مهمّاً من استراتيجيَّة الاحتفاظ بالموظَّفين، فابحث عن طرقٍ للاحتفال بالإنجازات الفرديَّة والجماعيَّة عن بُعدٍ، مثل إرسال بريدٍ إلكترونيٍّ لشكر للفريق، أو تقديم تحيَّةٍ خاصَّةٍ لموظَّفٍ في أحد الاجتماعات الدَّوريَّة، أو إرسال حزمة رعايةٍ، فتطبيق هذه الاستراتيجيَّات، يُمكّنك من تحسين إدارة فريقك البعيد، مع ضمان شعور الموظَّفين بالتَّقدير والانتماء، ممَّا يُعزّز من إنتاجيَّتهم وولائهم للمؤسَّسة.

شاهد أيضاً: كيف تدير تنوع أساليب القيادة في فريقك؟

فن الإدارة عن بعد واستراتيجيات غير تقليدية

أن تكون خبيراً في فن الإدارة، لا يعني على الإطلاق أن تكون رسميّاً بشكلٍ مبالغٍ به، على النَّقيض من ذلك تحتاج أن تكون مديراً غير تقليديٍّ، يقوم بالعديد من الأنشطة الَّتي تساعد على زيادة الإنتاجيَّة وتعزيز انتماء الموظَّفين وولائهم، جرّب مثلاً أن تقوم بالأمور التَّالية:

اجتماع القهوة الافتراضيّ

خصّص وقتاً أسبوعيّاً لاحتساء القهوة مع فريقك عبر مكالمة فيديو، لا حديث عن العمل في هذا الاجتماع، فقط دردشةٌ عشوائيَّةٌ حول الهوايات والأفلام أو أيّ موضوعٍ يختاره الفريق، فهذا يُعزِّز الرَّوابط الاجتماعيَّة، ويخفِّف من ضغط العمل.

تحدّي الخلفية الافتراضيّة

شجِّع الموظَّفين على استخدام خلفيَّاتٍ افتراضيَّةٍ مبتكرةٍ في اجتماعات الفيديو، ويمكنك تنظيم مسابقةٍ أسبوعيَّةٍ لأفضل خلفيَّةٍ، مع تقديم جوائز رمزيَّةٍ مثل شهادة تقديرٍ افتراضيَّةٍ أو لقبٍ طريفٍ للفائز.

يوم التّنكر الرّقمي

اختر يوماً في الشَّهر يكون فيه الجميع مطالبين بارتداء زيٍّ تنكريٍّ خلال الاجتماعات الافتراضيَّة، ويمكن أن يكون موضوع التَّنكُّر مرتبطاً بأحداثٍ معيَّنةٍ أو مجرَّد فكرةٍ طريفةٍ يتَّفق عليها الفريق مسبقاً.

مسابقة الطّهي من المنزل

نظّم تحدّياً طريفاً حيث يشارك الموظفون في إعداد أطباقهم المفضلة من منازلهم، يُمكن للجميع تقديم وصفاتهم عبر مكالمة فيديو، ومشاركة صور الأطباق، والتّصويت على أفضل طاهٍ في الفريق.

لعبة البحث عن الكنز الافتراضيّة

أنشئ تحدِّياً للبحث عن الكنز في بيئة العمل عن بُعدٍ، قم بإعداد قائمةٍ بعناصر يجب على الموظَّفين العثور عليها في منازلهم، مثل شيءٍ أزرق، أو كتابٍ من الطُّفولة، أو أداةٍ غير عاديَّةٍ، الفائز هو من يجمع أكبر عددٍ من العناصر في وقتٍ محدَّدٍ.

السّاعة السّعيدة الافتراضيّة

نظِّم ساعةً سعيدةً افتراضيَّةً بعد ساعات العمل، حيث يمكن للموظَّفين الاسترخاء مع مشروبٍ من اختيارهم والتَّحدُّث بحريَّةٍ، يُمكن أيضاً تنظيم ألعابٍ خفيفةٍ أو مسابقاتٍ طريفةٍ خلال هذه السَّاعة.

يوم العمل العكسيّ

خصِّص يوماً يمكن للموظَّفين فيه القيام بأدوارهم بطريقةٍ معاكسةٍ، على سبيل المثال، يمكن للمدراء أن يتلقُّوا التَّوجيهات من الموظَّفين، ممَّا يضفي لمسةً من المرح، ويعزِّز التَّفاهم المتبادل بين جميع أفراد الفريق.

مشاركة الفنون والإبداعات

اطلب من الموظَّفين مشاركة إبداعاتهم الفنيَّة، سواء كانت رسوماً، أو كتابةً، أو حتَّى صنع شيءٍ يدويٍّ، ويمكن أن يكون هذا جزءاً من اجتماعٍ دوريٍّ، حيث يستعرض كلُّ موظَّفٍ ما أنجزه في وقته الخاصِّ.

في النِّهاية، يثبت فن الإدارة عن بعد أنَّه ليس مجرَّد تحدٍّ، بل فرصةٍ للإبداع والمرح، فبتبنِّي استراتيجيَّاتٍ مبتكرةٍ وروحٍ مرحةٍ، يمكننا تحويل بيئة العمل الرَّقميَّة إلى تجربةٍ مليئةٍ بالتَّفاعل والإنتاجيَّة، تذكَّر العمل بجدٍّ لا يعني أن ننسى الاستمتاع بالرّحلة!