كيف تتعامل مع موظف لم يمض على انضمامه يومان ويصرّ على مشاركة "خبراته"؟

بقلم أليسون جرين Alison Green، كاتبة عمود في Inc.com

الكاتبةُ في موقعِ Inc.com، أليسون جرين Alison Green، تجيبُ على أسئلةٍ حول قضايا العملِ والإدارةِ؛ كلّ شيءٍ من كيفية التّعاملِ مع رئيسٍ يتحكّم بالتّفاصيل حتّى كيفيّة التّحدث مع أحدٍ في فريقكَ بخصوصِ رائحةِ الجسمِ. ^[1]  

يسأل أحد القراء:

أنا أديرُ مكتباً يضمّ سبعةَ أشخاصٍ. أحدُ الموظّفين، وهو مكلّفٌ بتسليمي التّقارير بشكلٍ مباشرٍ، غير متمرّسٍ كثيراً وغير جيّدٍ في عملهِ، الذي يتطلّب معرفةً قانونيّةً محدّدةً للغايةِ وانتباهاً قويّاً للتّفاصيل. وعلى الرّغم من ذلك، هو يتّسم بعادةٍ مزعجةٍ بتصويرِ نفسهِ كخبيرٍ في الموضوعِ في كلّ أرجاء المكتبِ بطرقٍ صغيرةٍ غير رسميّة، ولكنّها تثيرُ الغضبَ.

بعض الأمثلة:

• اقتحمَ الحديثَ أثناء شرحي للأساسِ القانونيّ لقرارٍ اتّخذته لزميلٍ آخر، ليخبرني أنّه "فعلاً" رأى هذا القرار و "فعلاً" وافقَ عليه (ولم يكن هذا الموظّف طرفاً في الحديثِ الذي كنتُ أجريه).
• خلال جلسةٍ تدريبٍ كان يأخذها كمراجعةٍ، امتحن الطّلاب الّذين يأخذونها للمرّة الأولى حول كيفيّة التّعامل مع مواقفَ تخيليّةً متنوّعةً.
• شرح لموظفيّ الدّعم الفنيّ كيفيّة استخدام بعض مصادر البحث المعيّنة، وهي المصادرُ الّتي أرسلها له أولئك الموظّفون مع تعليماتها قبل أسابيع.

أنا بدأتُ بالفعلِ بعمليّة توثيقِ قضايا أداءٍ أخرى بارزةٍ، وقد لا أبقيهِ في العملِ. سؤالي هو: هل يجبُ أن أثيرَ هذا السّلوك في جلسةِ الإرشادِ التّالية له، وإذا كان الأمرُ كذلك، كيف يجبُ فعلُ ذلكَ؟

أحاولُ معالجةَ هذه القضايا في لحظتها (شكراً بوب، ولكنّنا سنستخدمُ التّوجيهً الرّسميّ أو شيئاً مماثلاً)، ولكنّه لم يسجّل بوضوحٍ أنّ هذه مشكلة متكرّرة. لست قلقاً من أنّه يقوّض سلطتي -الجميع في المكتبِ قد حسموا لوحدهم مستوى قدرتهِ وسلطتهِ بشكلٍ صحيحٍ- ولكن إلى أن أقومَ بفصلهِ من العملِ، أحاولُ أن أكونَ أكثر وضوحاً ومسؤوليّةً كمديرٍ.

سلوكهُ يزعجُ الجميع، وبتفكيرٍ أنانيّ منّي، أكرهُ أن أجعلَ حالة فصلي له ضعيفةً، بسبب عدم توفير كلّ الإرشادِ الّذي يمكنُ أن يتوقّعه ليتحوّلَ إلى الأداءِ الجيّدِ.

ترد جرين Green:

يا لها من فكرةٍ، نعم، قدِّم له الأمور بشكلٍ صريحٍ، لصالحهِ الشّخصيّ ولصالحِ كلّ من يتعرّض لهذا، ويمكنكَ القيامُ بذلكَ في اللّحظة ذاتها، كما يُمكنكَ فعل ذلكَ في حوارٍ على نطاقٍ واسعٍ.

مصارحته في اللّحظة ذاتها:

• إذا قام بفعلٍ شيءٍ مثل اقتحامِ حديثكّ، ليخبرك أنّه "فعلاً" يوافقكَ في شيءٍ ليس لديه خبرة فيه، يُمكنك القول بجفاء: "نعم، لا أبحثُ عن الاتّفاق هنا." (سيكون ذلك فظّاً في سياقِ عزلةٍ، ولكنّه ليس فظّاً في هذا السّياق؛ آمل أن يعلّمه ذلك حسنَ التّصرفِ).
•  إذا فعل شيئاً مثل امتحان طلّابٍ آخرين في جلسةِ تدريبٍ، يُمكنك القولُ: "في الواقعِ، لا، جين هي الِتي تقودُ هذا التّدريب." (مرّةً أخرى، سيكون ذلك فظّاً في سياقِ عزلةٍ، ولكنّه مبرَّر هنا، ومن المحتملِ أن يكونَ الطّلابُ الآخرون ممتنّين لكَ بذلكَ).
• إذا رأيتهُ يشرحُ للنّاس في مجالاتِ الخبرةِ الخاصّة بهم، يُمكنكَ القولُ: "جين هي خبيرتنا في هذا." أو "في الواقعِ، أعتقدُ أنّ جين أرسلت لك تلكَ التّعليمات الأسبوع الماضي." أو "جين أنشأت هذا المصدر." وهكذا. إذ يمكن لقولِ الحقائقِ بجفاءٍ، أن يفعلَ المعجزاتِ لتوجيهِ مثلَ هذا.

الحوار على نطاق واسع:

ولكن من المهمّ أيضاً إجراءُ حوارٍ على نطاقٍ واسعٍ، إذ يُمكنك قولُ شيءٍ من هذا القبيل: "أريدُ أن أتحدّثَ معكَ عن عادةٍ قد تعيقُ تقدّمكَ، إذا لم تتعاملَ معها. في كثيرٍ من الأحيان تبدو، وكأنّك تحاولُ إثبات خبرةٍ أكبر من خبرةِ الشّخصِ الّذي تتحدّث معهُ، حتّى عندما يكون لديهم تجربةٌ وخبرةٌ أكبر منكّ بكثيرٍ. على سبيلِ المثالِ، الأسبوع الماضي مع X وهذا الصّباح مع y، سيجعلكَ ذلكَ تبدو على غير اطّلاعٍ، وكأنّك لا تفهمُ حدودَ خبرتكَ الشّخصيّة بشكلٍ صحيحٍ، وسيجعل النّاس في الواقعِ يرونكَ أقلّ قدرةً، ممّا أنتَ عليه حقّاً، حيث يَظهر ذلك على أنّه عدمُ فهمٍ للتّفاصيلِ الدّقيقةِ حولَ دوركَ والأشخاص الّذين تتحدّثُ معهم. كما أنّه سلوكٌ غير لائق، ويعبّر عن قلّةِ الاحترامِ تجاه الآخرين، لذا من المهمّ أن تسيطرَ عليه."

إذا كانَ يقومُ بذلكَ بشكلٍ رئيسيٍّ تجاه النٍساء (وأشيرُ إلى ذلك لأنّه نمطٌ شائعٌ)، فتحدّث عن ذلكَ بشكلٍ صريحٍ أيضاً: "لقد لاحظتُ أنّكَ تفعلُ ذلكَ بشكلٍ رئيسيٍّ مع النّساء، وهو أمرٌ سينعكسُ سلباً عليكَ في أيّ مكتبٍ ستكونُ فيه في المستقبلِ." أو إذا كنتَ حقّاً ترغبُ في وضعهِ في موقفٍ صعبٍ: "لقد لاحظتُ أنّك تفعلُ ذلكَ بشكلٍ رئيسيٍّ مع النّساء، فما سبب هذا التّصرف برأيكَ؟".

وتأكّدْ أنّ جميعَ زملائه المُستقبليين سيرسلون إليكَ شكرهم الجزيل لإجرائكَ هذا الحديث معهُ.