كيف تضمن قراءة بريدك الإلكتروني؟ سطر الموضوع هو السر

تعتبر رسائل البريد الإلكتروني أداةً أساسيّةً في التواصل المهنيّ، لكنها قد تفقد فعّاليتها إذا لم تُقرأ. أحد الأسباب الرئيسة لتجاهل هذه الرّسائل هو ضعف سطر الموضوع، الذي يعدّ أول ما يلفت انتباه القارئ، ويؤثّر على قراره بفتح الرّسالة أو تجاهلها. لذلك، فإنَّ إتقان كتابة سطر موضوع واضح وجذّاب يعدّ مفتاحاً لزيادة احتماليّة قراءة رسائلك واستجابتهم لها. في هذا المقال، نستعرض أهمّ النصائح لكتابة سطور موضوع فعّالة تُحفّز القارئ على فتح البريد الإلكتروني والتفاعل معه بشكلٍ إيجابيٍّ. 

استخدم كلماتٍ رئيسةً واضحةً ومحدَّدة

من الضروريِّ تجنُّب العبارات العامَّة مثل "متابعة" أو "استفسار"، إذ إنَّها تفتقِر إلى الوضوح، ولا تُقدِّم أيَّ معلومةٍ مفيدةٍ للمتلقِّي. بدلاً من ذلك، يجب استخدام كلماتٍ رئيسةٍ دقيقةٍ تُشير إلى محتوى الرّسالة بشكلٍ واضحٍ. على سبيل المثال، إذا كنت تُتابِع اجتماعاً معيَّناً، يُمكِنُك استخدام سطر موضوعٍ مثل "متابعة اجتماع 15 سبتمبر: إجراءاتٌ إضافيَّةٌ مطلوبةٌ". هذا الأسلوب يُساعِد القارئ على تصنيف الرسائل والبحث عنها بسهولةٍ لاحقاً.

اجعل سطر الموضوع قصيراً وموجَزاً

يجب أن يكون سطر الموضوع المثاليُّ مختصَراً، حوالي 45 حرفاً أو أقلَّ (ما يُعادِل 6 إلى 8 كلماتٍ). السَّبب في ذلك هو أنَّ كثيراً من الأشخاص يقرؤون البريد الإلكترونيَّ على هواتفِهم المحمولَة، حيث يظهر سطر الموضوع بشكلٍ مختصَرٍ. وإذا كان سطر الموضوع طويلاً قد يتمُّ اقتطاعُه، ولا يُحقِّق الغرض منه. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون سطر الموضوع مباشِراً، بحيث يُخبِر القارئ على الفور عن فحوى الرسالة وما إذا كانت تستحقُّ فتحَها فوراً.

ضع الطلبات في المقدِّمة

إذا كان لديك طلبٌ محدَّدٌ في الرّسالة، فمن الأفضل أن تضعَه في سطر الموضوع، أو في بداية الرّسالة. هذا يُؤكِّد أنَّ القارئ لن يفوت الطلب الهامَّ، خاصَّةً إذا كان يقرأ الرّسالة بشكلٍ سريعٍ. على سبيل المثال، بدلاً من استخدام سطر موضوعٍ عامٍّ مثل "تقرير الرّبع الرابع"، يُمكِنُك كتابة "تقرير الربع الرابع: مطلوب التّوقيع بحلول الجمعة". هذا النّوع من الوضوح يُحفِّز القارئ على الاهتمام والاستجابة بسرعةٍ.

حدِّد مواعيد نهائيَّةً واضحةً

يُفضَّل تجنُّب العبارات الغامضة مثل "في أقرب وقتٍ ممكنٍ"، لأنَّها تترُك مجالاً واسعاً للتفسير. بدلاً من ذلك، حدِّد موعداً نهائيّاً دقيقاً، مثل "يُرجى الردُّ بحلول 30 سبتمبر". هذا الأسلوب يُضفي على رسالتِك طابعاً من الجديَّة والإلحاح، ما يزيد من احتماليَّة أن تحصل على استجابةٍ في الوقت المناسب.

دقِّق سطر الموضوع بعنايةٍ

بما أنَّ سطر الموضوع هو أوَّل ما يراه القارئ، فإنَّ الأخطاء الإملائيَّة أو النَّحويَّة فيه قد تُؤدِّي إلى فقدان المصداقيَّة فوراً. لذلك، من الضروريّ أن يتمَّ تدقيق سطر الموضوع ببطءٍ وبعنايةٍ، حتى لا يكون هناك مجالٌ لأيّ خطأٍ قد يُقلِّل من فرص فتح الرسالة أو التعامل معها بجديَّةٍ.

تكمُن أهميَّة سطر الموضوع في كونه أوَّل ما يراه القارئ، وبالتالي، فإنَّ نجاح رسالتِك يعتمد إلى حدٍّ كبيرٍ على قوَّة ووضوح هذا السطر. باتِّباع هذه النصائح الخمس، يُمكِنُك زيادة فُرَص قراءة رسائلِك الإلكترونيَّة والحصول على الردود المطلوبة في الوقت المناسب. في النهاية، فإنَّ رسائل البريد الإلكترونيّ غير المفتوحة لا تُفِيد أيَّ طرفٍ، ويجب أن نحرص على تجنُّب ذلك من خلال العناية بكلّ جزءٍ من الرسالة، بدءاً من سطر الموضوع.