متى يجب عليك استخدام البريد الإلكتروني أو الهاتف في العمل؟

بصفتك رائد أعمال، من المؤك أنّك تدرك الأهمية البالغة لاستخدام أدوات الإنتاجية بكفاءةٍ وفعالية في عملك. ومن المحتمل أن تكون قد اعتدت على استخدام اثنين من أدوات الإنتاجية الأكثر قيمة في روتينك اليومي، وهما البريد الإلكتروني الذي لا يغيب، والهاتف البسيط. قد تعتقد أنّ هذه الأدوات متماثلةُ في فعّاليتها. لكن الحقيقة تقول إنّ لكلّ أداةٍ مميّزات وعيوب خاصة بها. وهنا التساؤل الذي يطرح نفسه هو: هل تستخدم الأداة المناسبة في الوقت المناسب خلال عملك؟

إليك ثماني نصائح قيّمة لمساعدتك في تحديد متى يكون من الأفضل استخدام البريد الإلكتروني ومتى يكون من الأفضل استخدام الهاتف لتحقيق تواصلٍ فعّال مع الآخرين.

متى تستخدم البريد الإلكتروني؟

1. استخدم البريد الإلكتروني لتوثيق المعلومات

يمكن النظر إلى البريد الإلكتروني كما لو كان نسخةً رقميةً لسلسلةٍ من الأوراق. هذه الأداة مفيدةٌ للغاية إذا كنت بحاجة لتوثيق أو تسجيل المعلومات. وهذا يمكن أن يكون مفيداً جداً في عملك وأشغالك، خاصةً عندما يتعلّق الأمر بالمالية والعملاء وسجلات المشروع. إذا كنت بحاجة لتلخيص نتائج تقرير، أو تسجيل نفقةٍ، أو تقديم اقتراحٍ لشخص ما، فالبريد الإلكتروني هو الطريقة الذّكية للقيام بذلك.

2. استخدم البريد الإلكتروني لتأكيد المعلومات

يمكنك استغلال البريد الإلكتروني كوسيلةٍ للتأكيد الكتابي على حسن التواصل والفهم. هذه الطريقة تتشابه بمعنى مع توثيق المعلومات، لكن في هذه الحالة، أنت تصوغ رسالةً بشكلٍ محدّد لشخصٍ ما بهدف الحصول على تأكيده في الوقت المناسب. يمكنك الاعتماد على البريد الإلكتروني لتأكيد ترتيبات السفر، أو الحضور في الاجتماعات، أو القرارات النهائية.

3. استخدم البريد الإلكتروني لمشاركة المعلومات

يعدّ البريد الإلكتروني وسيلةً مريحة لمشاركة المعلومات. إذ يعمل كصندوق واردٍ رقمي مؤقّت أو ذاكرة تخزينٍ للنصوص، والرّوابط، وملفات الـ PDF، والصور، وغيرها. ما يسمح لك بمعالجة وقراءة ومراجعة أو دراسة المعلومات التي تم إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

4. استخدم البريد الإلكتروني لإدارة الجداول الزمنية

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني مفيداً بشكلٍ خاص عند التّعامل مع الأشخاص الذين يتواجدون في مناطق زمنية مختلفة. نظراً للفارق الزمني، يمكن للمستلم مراجعة رسالتك والرد عليك وفقاً لجدوله الزمني الخاص. مرةً أخرى، الفكرة هنا ليست في الحصول على ردٍّ فوري بالضرورة، بل في توفير سياقٍ يمكن من خلاله أن يتطوّر التّواصل بشكل طبيعي بين الطرفين بطريقة مدبرة بشكلٍ جيد دون أن يحّدك فارق التوقيت.

متى تعتمد الاتصال الهاتفي؟

1. استخدم الهاتف للحصول على المعلومات:

يمكنك استغلال الهاتف في أيّ مكانٍ وزمان لتحصيل المعلومات. ويمكنك تحديث الحسابات، تغيير كلمات المرور، وجمع تحديثات الحساب أو الحالة. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت بحاجة إلى مساعدة بشأن استفسارك، فهناك احتمالٌ قوي بأن تحصل على دعمٍ فوري له.

2. استخدم الهاتف للتواصل الشخصي مع الآخرين:

لا شيء يمكن أن يحلّ محل بناء علاقةٍ مع شخصٍ ما في الوقت الحقيقي. يمكنك سماع صوت الشخص الآخر، ونبرته، وتعبيره، وإيقاعه، وأسلوبه. وهذه وسيلةٌ مختلفةٌ تماماً للتّواصل مع الآخرين مقارنة بالبريد الإلكتروني. ومن الجيّد أنّنا نستطيع فهم وتوضيح ما يتمّ قوله بسرعة في مكالمةٍ هاتفية من شخص لآخر.

3. استخدم الهاتف لتغيير سير عملك:

تتطلّب المكالمة الهاتفية منك أن تبقى نشطاً طوال الجلسة. يجب عليك الاستماع إلى ما يقوله الشخص ومن ثم الردّ عليهم بنفس الطريقة. هناك تدفّق مختلف تماماً لتجربة العمل. علاوةً على ذلك، يمكنك تلقّي المكالمات في أماكن مختلفة، يمكنك المشي والتحدّث أو البقاء في مكانك، كلّ ذلك أثناء البقاء مركزاً وحاضراً في اللحظة.

4. استخدم الهاتف للمحادثات الحسّاسة:

في بعض الأحيان، من الأفضل إجراء محادثة هاتفية بدلاً من إرسال بريد إلكتروني. قد ترغب في طرح أفكار أو خواطر أو قرارات أو عقد جلسات عصفٍ ذهني مع الآخرين، ولكنّك لا ترغب بالضرورة في ترك أثرٍ أو دليل في بريدٍ إلكتروني أو نص.

المكالمة الهاتفية التي اعتدنا عليها هي وسيلةٌ سريعة ومريحة للتواصل وإنجاز الأمور.