كيف تنجح في إدارة المشاريع الجديدة مع فريقك
من المهم أن تشرك فريقك في إدارة المشاريع الجديدة كنوع عالي المستوى من القيادة الفعالة في تحقيق أكبر قدر ممكن من النجاح.
يُمكنكَ أن تعملَ أنتَ وفريقُك على وضعِ خطّةِ عملٍ فصليّةٍ، الأمرُ الذي يتيحُ للفريقِ تنفيذَ تلك الخطّةِ بسعادةٍ، وتحقيقِ تقدّمٍ كبيرٍ في الوقتِ المحدّدِ خلالِ الفصلِ، لكنْ هذه ليست طبيعةُ الأمورِ في عالمِ الأعمالِ، فبالتّأكيدِ ستكونُ هناكَ دائماً عروضٌ تقديميّةٌ طارئةٌ، وطلباتٌ مستعجلةٌ، ومشاكلٌ تعترِضِ المهامَ المُجدولةَ.
وتكمنُ الاستفادةُ القُصوى وتحقيقُ النّجاحِ الباهرِ من الفرصِ المُباغتةِ تلك في كيفيّة تفويضِ هذه الفرصِ، وتحديد أولويّاتها داخلَ فريقك. لكن ما هي المراحلُ التي تتمُّ بها عمليّةُ التّفويضِ، وكيف يُمكننا أن نضمنَ أن يكونَ التّفويضُ فعّالاً؟
اقرأ أيضاً: كم عمر أكثر المبتكرين استثنائيّةً؟
1. ضمان تفويض فعال
قد يتصلّ عميلٌ مهمٌ طالباً تقديمَ عرضٍ تقديميٍّ بحلولِ نهايةِ الأسبوعِ، ولكنْ لديكَ نقصاً في الموظّفين -قائمةُ مهامِك ممتلئةٌ- لذا أنتَ في مواجهةِ ضغطِ عملٍ إضافيٍّ جديدٍ، وعليك أن تتمَّ ذلك بأفضلِ صورةٍ وبأسرعِ وقتٍ ممكنٍ. في تلك الحالةِ سيكون من السّهل أن تكتبَ بريداً إلكترونياً غير منظم إلى نائبِ رئيسِ المبيعاتِ تطلبُ فيه تنفيذَ ما يطلبُه العميلُ، ثم تنتقلَ إلى الشّيء التّالي في قائمةِ مهامكَ، لكن إنّ أبسطَ تصرّفٍ غير صحيحٍ من موظّفك، قد يجعلك تخسر عميلاً مهمّاً أو فرصةَ عقدٍ كبيرةً، لذلك من الضّروري أن تفوّضَ موظّفيك بصورةٍ فعّالةٍ، وتجيدَ اختيارهم للمهمّة لمنحهم أفضل فرصةٍ ممكنةٍ للنّجاحِ الفوريّ.
لذا من المهمّ التّأكد من استيفاءِ المعلوماتِ التّالية لضمانِ عمليّةِ تفويضٍ فعّالةٍ:
- من يجبُ أن يقومَ بالمهمّةِ؟
- ما هو المطلوبُ منه؟
- ما هو موعدُ التّسليمِ النّهائيّ؟
- ما هي المعاييرُ التي يجبُ أن يتّبعها في العملِ؟
- وكيف سيعملُ على متابعةِ و / أو إنهاء المهمّةِ؟
من ثمّ تأتي المرحلةُ التّاليةُ للتّفويضِ وهي مرحلةُ الوضوحِ.
2. الوضوح
بعد التّفويضِ وتوزيعِ المهامِ، يتوجّبُ عليكَ تبسيطُ المهمّةِ قدرَ الإمكانِ، لتُبقي جميعَ أعضاءِ فريقِك على اطّلاعٍ بما يجري، ويُمكنك استخدامُ مواقعٍ لإدارةِ المهامِ والمشاريعِ، مثل: Asana أو Basecamp أو Zoho Projects أو Monday أو أي أداةٍ أخرى تفضّلها لإدارةِ المهامِ، ولكن عليكَ التّأكدِ من أنّ قائمةَ الخطواتِ ومواعيدَ إتمامِ المهامِ موجودةٌ بوضوحٍ ليراها الجميعُ، وأن تحرصَ أن يتابعَ المفوضون مهامهم يوميّاً على موقعِ إدارةِ المهامِ، وتكرّر على مسامعهم أنّ متابعةَ الأعمالِ مسؤوليّةٌ هامّةٌ، وتقعُ على عاتِقهم.
بذلك ستكونُ وبقيّة المفوّضين على درايةٍ تامّةٍ بما توصّلتم إليه جميعاً خلال مراحلِ تنفيذ المهمّةِ، وتلي المراحلَ السابقةَ مرحلةُ التّدريبِ على صيدِ الثّغراتِ.
3. درّب فريقك على صيد الثغرات
ستبدأُ برؤيةِ نجاحِك في تفويضِ المهامِّ بعد البدءِ بتنفيذِ المراحلِ سابقةِ الذّكرِ، ولكن إذا كنتَ راغباً في تطويرِ فريقٍ متماسكٍ، فعليكَ بالبدءِ في تدريبِ عناصرِ فريقك لاقتناص الفرصِ والثّغرات، فصائدُ الثّغرات هو المسؤولُ عن أداءِ المهامِّ التي لا تقعُ بوضوحٍ على عاتقِ أيّ أحدٍ.
فيما سبق عندما كنتَ تعملُ على تسليمِ المهامِّ، بدلاً من تفويضِ الصّلاحيات لأداءِ عملٍ ما، كنتَ المسؤولَ عن حلِّ المشكلاتٓ أو تفويضِ شخصٍ ما للتّعاملِ مع النّواقص والثّغراتِ. لكن وفي إطارِ سعيكِ لتطويرِ عملِ الفريقِ، وتمكينهم من تولّي صلاحيّاتٍ تفويضيةٍ متقدّمةٍ، عليكَ أن تُساعدهم في اصطيادِ الفرصِ، ليصبحوا قادرين على تحمّلِ المسؤولياتِ الإضافيّةِ بكفاءةٍ.
اقرأ أيضاً: كيف تستخدم الذكاء العاطفي لتهدئة الزبون الغاضب؟
الآن، فلنسقط ما ذكرناهُ من مراحلٍ على مثالِ عرضِ المبيعاتِ الذي ذكرناه في بدايةِ المقالةِ، ولنقلْ إنّ العرضَ التقديميَّ قدْ يحتاجُ إلى مُخططاتٍ ورسوماتٍ مصمّمةٍ بعنايةٍ لتشكيلِ انطباعٍ حقيقيٍّ لدى العميلِ، أو ربما تحليلٍ للبيانات لكسبِ ثقةِ العميلِ، لذا يجب أن يكون المفوّضُ بالمشروعِ قادراً على تحديدِ المهامِّ التي لا يشعرُ الموظفون بالرّاحةِ عند القيامِ بها، وأن يتعاونَ مع الآخرين في فريقكَ للحصولِ على النّتائجِ المطلوبةِ وبالتّالي، ستجدُ متّسعاً من الوقتِ لتنفيذِ المهامِّ الأخرى الملقاةَ على عاتِقك.
