كيف تُخبر زملاءك أنّ ما يطلبونه ليس من مهامك بأسلوبٍ لبق؟
الهدف هو أن تحافظ على احترامِك لزملائك، بينما ترسم حدوداً واضحة بحزم وشفافية
لقد عملتُ في وكالتي لمدةِ خمسِ سنواتٍ، وتمت ترقيتي قبل ستةِ أشهرٍ، ولكن لم يتم تعيين شخصٍ آخرَ ليحلَّ محلِّي في وظيفتي السابقةِ. بقيت بعض المهام معي، وتم نقل الأخرى إلى زملائي، وتحديداً مسؤولَ دعمٍ ممتازٍ يُدعى روبين. تواصلنا مع الأشخاصِ المعنيينَ بشأنِ المهامِ التي تمّ نقلها.
المشكلة التي أواجهُها هي أنَّ الناسَ يطلبون مني القيامَ بأشياءَ تم نقلُها إلى روبين، أو يمكنُهم القيامُ بها بأنفسِهم. بالنسبةِ للأولى، تكون الاستجابة المبهجة بـ"هذهِ في الواقع واحدةٌ من مهامِّ روبين الآن!" فعالةً أحياناً، ولكن في أحيانٍ أخرى يصرُّ الناسُ بقولِهم "أوه، اعتقدت أنَّه بما أنَّ هذا يتعلّق بالمجالِ X وليس Y، يمكنك القيامُ به." تدعمني الإدارة دائماً في هذه الحالاتِ، ولكن هل هناك طريقةٌ لتوضيح وجهةِ نظري بشكلٍ أكثرَ حزماً؟
بالنسبةِ للأشخاص الذين يطلبون مني أشياءَ يمكنهم بسهولةٍ القيامُ بها بأنفسِهم، أشعر بالارتباكِ. أشار مديري إلى نقطةٍ ممتازةٍ بأنني إذا وافقت على المساعدةِ، فإنني أعزز فكرةَ أنَّ هذهِ الطلباتِ مناسبةٌ عندما لا تكونُ كذلك، وأنا أفهم ذلك، ولكنني لست الأفضل في رسمِ الحدودِ دونَ تجاوز. هل لديك أيُّ نصيحةٍ؟
رد أليسون جرين:
مديرك محقٌّ بأنَّك عندما تستسلم وتساعد الناسَ في المهام التي لم تعد وظيفتَك، فإنك تقوض محاولاتِك لإيقافِ هذه الطلبات - من خلال إظهارِهم مباشرةً أنَّك ستقوم بهذه المهامِ بالفعل. إذا كنت تريدُ منهم أن يفهموا أنَّ هذا لم يعد دورَك، فعليك إظهارُ ذلك من خلال أفعالِك.
لكن يبدو أنك لم تفعل ذلك بعد؛ لأنك تواجهُ صعوبةً في العثورِ على لغةٍ لن تشعر بأنها فظةٌ بالنسبة لك. سيساعدك كثيراً إذا قررت على بعضِ العبارات التي ترغب في قولِها، وكنتَ مستعداً لها - حتى في اللحظة لا تشعر بالارتباكِ وتستسلم. لذا دعنا نجد لك بعض العبارات.
عندما تحاول إرسال الناسِ إلى روبين، ويعودون بقولِهم "اعتقدت أنَّه يمكنك القيامُ بذلك لأنه X، وليس Y"، يمكنك القول، "لا، هذه مهمة روبين! ستتمكنُ من مساعدتِك." قل هذا بفرحٍ وسرعةٍ، وكأنه بالطبع سيأخذون الأمرَ إلى روبين، وهذا سيكون نهاية الأمر. إذا أصرَّ أحدهم، يمكنك أن تبدو مرتبكاً قليلاً وتقول، "لا أستطيعُ حقاً، ولكن روبين يمكنها مساعدتُك." (إذا حدث هذا كثيراً، فمن الجيد معرفة ما إذا كان الناسُ يأتون إليك بدلاً من روبين؛ لأنَّ روبين لا تقوم بعملٍ جيدٍ في تلك المهام. إذا كان الأمر كذلك، فإن الحل لا يزال ليس أن تتولى أنت المهام - ولكن عليك إبلاغ مدير روبين، حتى يتمكن من معرفة ما إذا كانت روبين تحتاجُ إلى تدريبٍ إضافيٍّ أو التعامل مع الوضع بطريقةٍ أخرى).
عندما يطلب منك الناسُ القيام بأشياءَ يجب أن يقوموا بها بأنفسهم، هناك عدةُ طرقٍ للتعامل مع ذلك:
- يمكنك أن تكون مشغولاً بشيءٍ آخرَ: "أنا مشغولٌ الآن بموعدٍ نهائيٍّ، ولا أستطيعُ المساعدةَ، آسف!" لا أحبّ هذا الخيارَ كثيراً، لأنه يوحي بأنَّك ستقوم بذلك إذا لم تكن مشغولاً، بينما تريدُ حقّاً أن توصل فكرة أنّ هذه ليست وظيفتَك.
- يمكنك شرحُ الوضعِ بوضوح: "الآن بعد أن ركّزتُ على X، لم أعد أقوم بـY. آسف لا أستطيع المساعدةَ!".
- يمكنك الإشارة إلى أنّ الأمر آتٍ من الأعلى: "ليلي تريد أن يتعامل النّاسُ مع هذه الطّلباتِ بأنفسهم، حتّى أستطيعَ التّركيزَ على X". من النّاحية النظرية، ليس عليك الاستشهاد بليلي هنا - يكفي أن تشرح أنَّ هذا ليس جزءاً من دورِك بعد الآن - ولكن في بعض الأحيان يمكن أن يكون هذا وسيلةً لتلطيف الرّسالةِ قليلاً، خاصةً إذا كنت تتعامل مع شخصٍ تعتقد أنّه سيصرّ، على الرّغم من ذلك.
في بعض الأحيان في هذا النّوع من المواقفِ، قد يدعمك مديرُك لفظيّاً، ويخبرك بأنّك غير ملزمٍ بالقيامِ بمهامك القديمةِ، ولكنّه لن يدعمك فعلياً عندما تدفع الناسَ للقيام بها. لكن في حالتك، يبدو أنَّ مديرك يدعمك فعلاً.
عندما تجد نفسك في موقفٍ يجب أن ترفضَ فيه طلباتِ الزملاءِ بشكلٍ حازمٍ ومهذبٍ، إليك بعض النصائحِ الإضافيةِ التي قد تساعدك:
-
تقديم بدائلَ وحلولٍ: عندما يطلب منك أحدهم القيامَ بمهمةٍ ليست من مهامك، يمكنك اقتراح شخصٍ آخرَ يستطيع المساعدةَ أو توجيهَ الزميلِ إلى الموارد التي قد يحتاجها. على سبيل المثال، يمكنك القول: "لا أستطيع القيام بذلك الآن، ولكن ربما تستطيع التحدثَ مع (اسم الشخص) فهو خبيرٌ في هذا المجال".
-
الوضوح والشّفافية: كن صريحاً بشأن حدودِ وظيفتِك الجديدةِ ووضّح أنَّك ملتزمٌ بمهامٍ أخرى. يمكنك القول: "أفهم حاجتَك للمساعدة، ولكن دوري الآن يركّزُ على مهامٍ أخرى، ولا يمكنني تخصيص وقتٍ لهذه المهمة".
-
الاستشهاد بمسبّباتٍ قويةٍ: إذا كان لديك أسبابٌ قويةٌ لرفضِ الطلب، مثل وجودِ مهامٍ عاجلةٍ أو أولوياتٍ معينةٍ، اشرحها بوضوح. يمكنك القول: "أحتاج إلى التركيز على مشروعِ X الذي يجب إنجازُه هذا الأسبوع، لذا لا أستطيع المساعدةَ في هذه المهمةِ الآن".
-
الثّقة بالنّفس: تذكر أنَّ وضعَ الحدودِ المهنيةِ هو جزءٌ من دورِك كموظفٍ. أظهر الثّقةَ عند الحديثِ عن مهامك الجديدةِ وحدودِ دورك. على سبيل المثال، قل بثقة: "تلك ليست من مسؤولياتي بعد الآن، وأنا أركّز الآن على مهامي الجديدةِ".
-
الابتعاد عن الأعذارِ الضعيفةِ: تجنّب استخدام أعذارٍ واهيةٍ مثل "أنا مشغولٌ الآن"، بل كن محدداً ومباشراً. مثلاً: "لستُ مسؤولاً عن هذا النوع من العملِ بعد الآن".
-
التدرّب على الرّدود: قم بالتدرّب على كيفيةِ الرّد على الطلباتِ بشكلٍ حازمٍ ومهذّبٍ. يمكنك تجربةُ عدة عباراتٍ، حتى تجد تلك التي تشعرُ بالراحةِ في استخدامها.
باتّباع هذه النصائح، ستتمكّن من وضعِ حدودٍ واضحةٍ لمهامِك، دون أن تبدو فظاً أو غير متعاونٍ. الهدف هو أن تحافظ على احترافِك واحترامِك لزملائك، بينما تبقى مركّزاً على مهامك الجديدةِ وأولوياتك المهنيةِ.
