قراءة الميزانية: تعريفها، مفاهيمها، وكيفية تحليلها

هل سبقَ أن حاولتَ البدءَ في قراءة الميزانية الخاصّة بشركتكَ، ثمّ تراجعت قبلَ أن تبدأَ خوفاً من التّعقيد كحكمٍ مسبقٍ لا تدري من أين حصلتَ عليه؟ حسناً، فلنبسّط الأمرَ قليلاً، تخيّل الميزانيّة كدليل الطّبخ الخاصّ بالشّركةِ، إذا اتّبعت الوصفةَ بدقّةٍ، ستحصلُ على طبقٍ لذيذٍ، أو في حالتنا ستحصلُ على أداءٍ ماليٍّ ممتازٍ، لكن إذا أضفتَ ملعقةً زائدةً من المصروفاتِ، أو نسيتَ مكوّناً هامّاً من الإيراداتِ، ستجدُ نفسكَ أمام طبقٍ لا يُمكن حتّى النّظر إليهِ. 

تذكّر دائماً، أنّكَ قادرٌ على تحويلِ واجبِ قراءة الميزانية إلى تجربةٍ ممتعةٍ مليئةٍ بالمفاجآتِ، بشرطِ زيادة ثقافتكَ العامّة تجاهها، ومعرفة كلّ خباياها ومفاهيمها وطريقة تحليلها وقراءتها، وهذا بالضّبط ما سنحاولُ تعريفكَ به في سطورنا القادمةِ، فهيّا نبدأ.

معنى قراءة الميزانية

يشيرُ مصطلحُ قراءة الميزانية، إلى عمليّة فحصِ التّدفقاتِ النّقديّة، سواء النّفقات أو الإيرادات، ومقارنة تلك التّدفقات بميزانيّتكَ الرّئيسيّة؛ لتحديدِ ما إن كنتَ على المسارِ الصّحيح أم لا. وتساعدكَ عمليّة قراءة الميزانية، على التّحقّق ما إن كنتَ تتجاوزُ ميزانيّتكَ، أو تقُلُّ عنها، أو تسيرُ على النّحو الّذي تريدهُ، ما يُتيحُ لكَ إجراء أي تغيّيراتٍ للبقاء على المسارِ الصّحيح المُخطّط له.

ولقراءة الميزانية فوائدٌ كثيرةٌ، خصوصاً أنّ كثيراً من الشركات الناشئة ينتهي بها الأمرُ إلى الخروجِ من العملِ؛ لأنّ أصحابها لا يدركون أنّ المالَ ينفذُ منهم، إلّا بعد فواتِ الأوانِ للأسفِ.

وبخلافِ ذلكَ، فإنّ قراءة ميزانية تلكَ الشّركاتِ وتفقّد تدفقاتها النّقديّة بشكلٍ روتينيٍّ، سيتيحُ لأصحابها معرّفةَ سير عمل شركتهم، ولمعرفةِ أهميّة قراءة الميزانية عن كثبٍ، دعونا نستكشفُ الفوائد الثّلاث الرّئيسيّة لها: ^[1]

إنشاء ميزانية أكثر دقّة

على الرّغم من أنّ الاختلافَ بين توقّعاتكَ والأرقام الفعليّة أو التّباين في الميزانيّة، أمرٌ طبيعيٌّ، فإنّه ليس شيئاً تريدُ حدوثهُ بالضّبط؛ لأنّك تريدُ تحقيق النّجاح، وبالتّالي عليكَ إنشاء ميزانيّاتٍ دقيقةٍ بأكبر قدرٍ ممكنٍ، بطريقةٍ تعكسُ الدّخل والنّفقات الفعليّة للفترةِ المُحدّدةِ.

تساعدكَ عمليّةُ قراءة الميزانية على تحقيقِ هذا الهدف، من خلال التّحليلِ المنتظمِ للأماكن الّتي تختلفُ فيها الإيرادات والنفقات عن الأرقام المتوقّعة، كما يُمكنكَ اكتساب فهمٍ أفضل لكيفيّة عمل القوائم المالية لشركتكَ حقّاً، ومن ثمّ يُمكنكَ استخدام هذه المعلومات في التّخطيط للميزانيّاتِ المُستقبليّةِ.

تحسين المرونة الماليّة

قراءة الميزانية بشكلٍ مستمرٍّ، أمرٌ يساعدكَ على البقاء مرناً في كافّةِ الأوقاتِ، بحيث تجري التّغييرات المُستمرّة للبقاء على المسارِ الصّحيحِ. على سبيلِ المثالِ، لنفترضَ أنّك قرأتَ الميزانيّة، وحلّلتها بدقّةٍ في نهايةِ الرّبع الأوّل، ووجدت أنّ نفقاتِ اللّوجستيّات الخاصّة بشركتكَ، كانت أعلى بنسبة 10%، من الميزانيّة الّتي رصدتها لها، الآن تستطيعُ إجراء التّغييرات اللّازمة لإعادةِ الأمورِ إلى نصابها الصّحيحِ.

سيطرة أكبر على الإنفاق

من خلالِ المراجعةِ المُستمرّةِ لكيفيّة تراكمِ التّدفّق النّقديّ الفعليّ لديكَ مقابل التّوقعات، يُمكنكَ الحصول على سيطرةٍ أفضل على إنفاقِ الشّركة وتحسين رؤيةِ الإنفاقِ. وفي كلِّ مرّةٍ تقوم فيها بتحليلِ الميزانيّة وقراءتها، أنتَ تتعمّقُ في الإنفاقِ حسب القسمِ ثم الفئةِ؛ لفهمِ أين يذهبُ كلّ مبلغٍ ماليٍّ تدفعهُ، وبعد ذلكَ تستطيعُ تنفيذَ الإجراءاتِ المُناسبةِ.

ببساطةٍ، من خلالِ قراءةِ وتحليلِ ميزانيّتكَ وتدفقاتكَ النّقديّة بشكلٍ روتينيٍّ، ستعرف دائماً مكانة شركتكَ وما إن كنتَ تسيرُ في الاتّجاه الصّحيح أم لا، ما يمنحكَ القدرةَ على التّغيير وضبط الأمورِ ضمن سياقها الذي تُريدهُ.

قراءة وتحليل الميزانية

إنّ كُنتَ تعتقدُ أنّ قراءةَ وتحليلَ الميزانيّة، أمرٌ بالغ التّعقيد، يسعدني أن أخبركَ بأنّك واهمٌ نوعاً ما، فالعمليّة غالباً ما ستكونُ أبسط بكثيرٍ ممّا تعتقدُ، وحتّى لو لم تكن بارعاً في التّحليل الماليّ، ستتمكّن من فعلها.

إنّ كلّ ما تحتاجهُ للبدء هو أداةٌ محاسبيّةٌ تُساعدكَ على تتبّع جميع نفقاتكَ، كذلك أداةٌ للتّخطيطِ الماليّ، تُساعدكَ على إنشاءِ ميزانيّةٍ وبناء توقّعاتكَ، ثم مقارنتها بالأرقامِ الفعليّةِ، وبحال لم تكن تُريدُ استخدام أدواتِ التخطيط المالي الحديثة، تستطيعُ اللّجوء إلى جداولِ البيانات الّتي نعرّفها كلّنا.

والآن، وقد امتلكت الأدوات اللّازمة للبدء، دعنا نستعرضُ كيفيّة إجراءِ تحليلِ الميزانيّة، وهي عمليّةٌ تتطلّبُ منكَ 4 خطواتٍ فقط. ^[1]

حدّد المدّة الزّمنيّة

أوّل ما يجبُ عليكَ فعلهُ، هو تحديدُ عدد المرّات الّتي تُريد فيها تحليل ميزانيّتك، هل شهريّاً؟ أم ربع سنويّاً؟ أو كلّ عامين؟ بالنّسبةِ للشّركاتِ النّاشئة في مراحلها الأولى، كذلك للشّركات الّتي تُحقّق نمواً سريعاً، ينصحُ الخبراء بإجراء تحليلِ الميّزانيةِ على أساسٍ شهريٍّ أو ربع سنويٍّ، وذلك لأنّ أصحاب تلكَ الشّركات قد يختبرون استراتيجيّاتٍ تسويق ومبيعات جديدةٍ، كذلك توظيفُ المزيدِ من المواهب، بالنّسبة لهم الأمور تتغيّر يوميّاً؛ لذا فإنّ إيراداتهم كذلك نفقاتهم لن تكونَ قابلة للتنبؤ، ونتيجة لذلكَ تحتاج الميزانيّة الخاصّة بهم إلى التّحليل والتّعديل بشكلٍ مُتكرّرٍ.

بالنّسبة للشّركاتِ الكبيرةِ الأكثر رسوخاً، ربّما لا يحتاجُ أصحابها لإجراء تحليل الميزانيّة بشكلٍ مُتكرّرٍ، ويكفي أن يتمّ تحليلها كلّ عامين.

تحليل الأرقام والبحث عن الاختلافات

الآن، وقد حدّدت المدّةَ الزّمنيّة لتحليلِ الميزانيّة، وينبغي الانتقالِ إلى الخطوةِ الثّانية، الّتي تتضمّن البدءَ في تحليلِ الأرقامِ، ويتمّ فعلُ ذلكَ بطريقتين اثنتين:

• تحليلُ الأداءِ، أيّ مقارنة الميزانيّة بالأرقامِ الفعليّةِ.
• تحليلُ المكان الّذي تتّجه إليهِ، أي مقارنةُ الأرقام الفعليّة بتوقّعاتكَ.

في الخطوة الثّانية، ستركّز على تحليلِ الأداءِ، وتقوم بمقارنةِ الميزانيّة المُخطّط لها بأدائكَ الفعليّ، من خلالِ البحثِ عن فروقاتِ الميزانيّة.

أنتَ تعلمُ بالتّأكيدِ، أن التّباينَ في الميزانيّة، هو فرقٌ بين رقمٍ ميزانيٍّ ورقمٍ فعليٍّ، كمثالٍ على ذلكَ، بحالَ خصّصت مبلغَ خمسة آلاف دولارٍ لإعلانات مواقع التّواصل الاجتماعيّ، إلّا أنّكَ أنفقتَ أربعة آلاف دولارٍ فقط، سيكونُ لديكَ تباينٌ في الميزانيّة بمقدارِ ألف دولارٍ. والمثالُ ذاتهُ ينطبقُ على كافّةِ النّفقاتِ والإيراداتِ الأُخرى، يتعيّن عليكَ البحث عن أيّ فروقاتٍ في كليهما.

وعلى الرّغم من أنّنا نركّزُ بشكلٍ رئيسيٍّ على النّفقات، لكن هذا لا يعني تجاهل النّظر إلى فروقاتِ الإيراداتِ؛ لأنّك إذا حقّقت إيراداتٍ أكثر أو أقلّ من المتوّقعِ، فإنّه سيؤثّر على مقدارِ الأموال الّتي ستنفقها مستقبلاً.

البحث عن الفروقاتُ لن يكونَ أمراً صعباً باستخدام إحدى أدواتِ التّخطيط الماليّ، وبحالِ وجدت أيّ تباينٍ ماذا أفعلُ؟ هذا ما سنتحدّثُ عنهُ في الخطوةِ الرّابعةِ، انتظر قليلاً ريثما ننتهي من الخطوة الثّالثةِ.

تحقّق من ميزانيتك مقارنةً بالتّوقعات

في الخطوةِ الثّالثة لتحليلِ الميزانيّة، نحنُ ما نزالُ في عمليّة تحليلِ الأرقامِ، وهنا ننتقلُ إلى الطّريقة الثّانية، وهي التّحقّق من الميزانيّة مقارنةً بالتّوقعاتِ، بعد أن نكونَ قد أنهينا مقارنة الميزانيّة بالأرقامِ الفعليّةِ.

هذه الخطوةُ غايةٌ في الأهميّة، خصوصاً إذا كُنتَ تستخدمُ نموذجاً ديناميكيّاً، مثل: الميزانيّة المُتجدّدة أو الميزانيّة المرنة، فبخلاف الميزانيّة الثّابتة الّتي تظلّ كما هي طيلة دورةِ الميزانيّة بأكملها، فإنّ الميزانيّات الدّيناميكيّة تتركُ مجالاً أكبر لإجراءِ التّعديلات، بعبارةٍ أُخرى، إذا كانت الأرقامُ الفعليّة تتجاوزُ الميزانيّة، وتقلّ عنها باستمرارٍ، فمن المرجّح أنّ توقّعاتكَ ليست دقيقةً.

لذا في هذه الخطوةِ من عمليّة تحليل الميزانيّة، تحتاجُ إلى التّحقّق من الأرقامِ الفعليّة مقابل التّوقعات، طبعاً هناك سؤالان رئيسيّان تُريدُ الإجابةَ عليهما في هذه الخطوةِ:

• هل توٍقّعاتي للإيراداتِ واقعيّةٌ؟ قارن إيراداتكَ الفعليّة خلال الأشهر الثّلاثة إلى السّتة الماضيةِ بالإيراداتِ المتوقّعةِ، وستدركُ فيما إن كانَ مسارُ نمّوكَ واقعيّاً.
• هل نفقاتي ثابتةٌ؟ إذا لم تكن نفقاتكَ متغيّرةً أو ثابتةً، فأموركَ بخيرٍ، ولكن إذا كانت نفقاتكَ تختلفُ من شهرٍ لآخرِ، فأنتَ بحاجةٍ إلى الانتباهِ إلى كيفيّة نموّها أو انكماشها، وهذا مهمٌّ بشكلٍ خاصٍّ للنّفقاتِ المُرتبطةِ مباشرةً بالإيراداتِ. فبمجرّد القيام بذلكَ، سيكونُ الوقتُ قد حانَ للانتقالِ إلى الخطوةِ التّالية، وهي الرّابعة والأخيرةُ.

لا تتأخّر عن إجراءِ التّعديلات إن اقتضى الأمر

إنّ إجراء تحليل الميزانيّة دون اتّخاذِ الإجراءِ المُناسب بناءً على التّحليل، يعني أنّكَ أضعتَ وقتكَ؛ لذا فإنّ الخطوةَ الأخيرةَ الّتي تتضمّنُ إجراء التّعديلات إن اقتضى الأمرُ، ربّما تكونُ الأهمّ في العمليّة برمّتها. ومن المهمّ أن تُدركَ، بأنّه ليسَ كلّ تباينٍ يستدعي تغييرَ ميزانيّتكَ، على سبيل المثالِ، إذا خصّصت 4000 دولارٍ للموظّفين المُستقليّن، وأنفقت 4050 دولاراً في أحد الأشهر، فإنّه لن يكونَ سبباً لمراجعةِ الميزانيّة أو تعديلها. لكن، بحال ارتفعَ الرّقم إلى 4100، و4500، و4700 خلال الأشهر الثّلاث الأخيرةِ، فأنتَ مضطرٌّ إلى تحديثِ ميزانيّتك وفقاً لذلكَ.

الآن، وقد أخذنا فكرةً وافيةً عن طريقةِ تحليلِ الميزانيّة وقراءتها، سيكونُ من المفيدِ التعرّف على أفضلِ الممارساتِ لتحليلِ الميزانيّة، والّتي تتضمّنُ:

• القضاءَ على التّباين أمرٌ مستحيلُ الحدوثِ، ضع هذا في حسبانكَ، وعوضاً عن ذلكَ استخدم التّحليل لإنتاجِ ميزانيّاتٍ دقيقةٍ تعملُ على تقليلِ التّباين.
• ضع النّفقات في الاعتبارِ في سياقِ الإيراداتِ، بمعنى أنّ زيادةَ النّفقاتِ ليست سيّئةً دائماً، وعليكَ التّفكير به في سياق الإيراداتِ المُتولّدة خلال الفترةِ ذاتها.
• اجعل تحليل الميزانيّة أمراً تعاونيّاً، وأشرك قادةَ الفرق غير الماليّة بالعمليّةِ؛ لأنّهم سيقدّمون لكَ رؤى حول الإنفاق وتوليد الإيراداتَ، قد لا تكون مرئيّةً من قبلكَ.
• التّحقّق بانتظامٍ من منصّةٍ التّخطيطِ والتّوقعات الماليّة الخاصّة بكَ؛ لمعرفة ما إذا كان إنفاقكَ الفعليّ يختلفُ بشكلٍ كبيرٍ عن التّوقّعات الميزانيّة.

هل رأيت؟ إنّ إعدادَ الميزانيّة ليس علماً دقيقاً أو مُعقّداً؛ لذا كُن مستعدّاً دائماً لإجراءِ التّعديلات المُناسبة، ولا تنتظر حتّى يفوتَ الأوانِ على إجراءِ أيّ تغيّيراتٍ فيها.

مفاهيم قراءة الميزانية الرئيسية

تُساعدكَ مفاهيمُ قراءة الميزانية الرّئيسيّة، على إنشاءِ ميزانيّةٍ واقعيّةٍ وفعاليّةٍ، كذلك الحفاظ عليها، فهل يُغريّك ذلك للتعرّفِ على تلكَ المفاهيم؟ أعتقدُ أنّك مهتمٌّ بمعرفتها، وبالعمومِ ليست بالمفاهيمِ المُعقّدةِ، وتشملُ: ^[2]

الدّخل والنّفقات

تتكّونُ الميزانيّةُ من مكوّنين رئيسيّين هما الدّخل والنّفقات، الدّخلُ هو المالُ الّذي تكسبهُ، والنّفقات هي المالُ الّذي تنفقهُ، ولإنشاء ميزانيّة تحتاجُ إلى تتبّع دخلكَ ونفقاتكَ لفترةٍ زمنيّةٍ معيّنةٍ، مثل شهرٍ أو عامٍ، كما يُمكنكَ استخدامُ أدواتٍ، مثل: جداول البيانات أو التّطبيقات أو أدواتِ المُحاسبةِ عبر الإنترنتِ؛ لتسجيل وتصنيف دخلكَ ونفقاتكَ.

النّفقات الثّابتة والمُتغيّرة

يُمكن تقسيمُ النّفقات إلى نوعين: ثابتةٍ ومتغيّرةٍ، فالنّفقات الثّابتة هي تلكَ الّتي تظلّ كما هي، أو تتغيّر بشكلٍ بسيطٍ كلّ شهرٍ، مثل: الإيجار والرّهن العقاريّ والتّأمين وأقساط السّيارة وما إلى ذلكَ، أمّا النّفقات المُتغيّرة هي تلك الّتي تتغيّرُ وفقاً لاستخدامكَ أو سلوككَ أو موقفكَ، مثل: الطّعام والغاز والملابس والتّرفيه وما إلى ذلك، ولإدارةِ ميزانيّتكَ، تحتاجُ إلى تحديدِ نفقاتكَ الثّابتة والمُتغيّرة وتخصيصِ دخلكَ وفقاً لذلكَ. 

الادّخار والدّيون

هما النّتيجتان الرّئيسيتان للميّزانيّة، فالادخار هو المالُ الذي تُخصصه للأهداف المستقبليّة، أمّا الدّيون فهي المال الذي تُدين به للآخرين، ولتحسينِ ميزانيّتكَ، تحتاجُ إلى زيادةِ مدّخراتكَ وتقليل ديونكَ، عبر استخدامِ طريقةِ (ادفع لنفسكَ أوّلاً) لتعزيزِ مُدّخراتكَ، وتعني أنّه في كلّ مرّةٍ تتلقّى فيها دخلكَ، تنقلُ نسبةً معيّنةً أو مبلغاً معيّناً إلى حسابِ التّوفير الخاصّ بكَ قبل أن تُنفقَ على أيّ شيءٍ آخر، كذلك يُمكنكَ استخدامُ طريقة (كرة الثّلج الدِيونيّة) لتقليلِ ديونكَ، بمعنى أن تُسدّدَ أصغر ديونكَ أوّلاً، ثم تنتقلَ إلى الدّين التّالي، حتّى تصبحَ خالياً تماماً من الدّيون.

وهكذا، انتهت مغامرتنا مع الميزانيّة، غالباً تعرّفنا على طريقةِ تحليلها باستخدامِ الأدواتِ المُناسبةِ، ومدى أهميّة تغييرها إن اقتضى الأمرُ، لنحتفلَ بمعرفتنا الجديدةِ، ونستعدَّ لمزيدٍ من النّجاحات الماليّةِ المُرتقبةِ، ولنتذكّر دائماً، أنّ الميزانيّةَ ليست عدوّاً معقّداً، إنّما هي بمثابة خارطةِ طريقٍ تقودنا لتحقيقِ الأهدافِ الماليّة.

تابعونا على قناتنا على واتس آب لآخر أخبار الستارت أب والأعمال

انضم الآن