3 مواقف مُعقّدة في مكان العمل، تعرّف على حلولها

تُجيبُ Alison Green، كاتبةُ العمود في موقع Inc.com، على أسئلةٍ حولَ قضايا مكان العمل والإدارة، كلّ شيءٍ من كيفيّة التّعامل مع رئيسٍ مهووسٍ بالتّفاصيل إلى كيفيّة التّحدث إلى أحدِ أفراد فريقكَ بشأنِ رائحةِ الجسمِ. وفيما يلي مُلخّصٌ للإجاباتِ على 3 أسئلةٍ من القرّاء. [1]  

الموظف لا يقرأ رسائل البريد الإلكتروني

أُشرف على مديرةٍ هي في معظِم النّواحي مديرةٌ رائعةٌ؛ إنّها تؤدّي عملاً ممتازاً في تدريبِ فريقها، لكنّها تواجهُ صعوبةً في الوصولِ إلى جميعِ رسائل البريد الإلكتروني في الوقتِ المُناسب. لقد تحدّثنا عدّة مرّاتٍ عن الحاجةِ إلى تفويضِ المهامّ ومراجعةِ جميعِ رسائلِ البريد الإلكترونيّ في غضون 24 ساعةً، واستراتيجيّات العمل بسرعةٍ من خلالِ رسائلِ البريدِ الإلكترونيّ للوصولِ إلى الأشياء المهمّة، وهي تتحسّنُ، لكن لا يزالُ يتعيّنُ عليّ تذكيرها بالعناصرِ الحديثةِ التي تصلُ؛ لأنّها لم ترها.

لقد سمعتها مؤخّراً تذكرُ العملَ في عطلاتِ نهايةِ الأسبوعِ؛ لتصفّح صندوقِ الواردِ الخاصّ بها، أتفهّمُ أنّها تتلقّى الكثيرَ من رسائل البريد الإلكترونيّ، كُلّنا نتلقّى مثل هذه الرّسائل، لكنّني لا أفهمُ لماذا يستغرقُ الأمرُ الكثيرَ من الوقتِ الإضافيّ من جانبها، أنا من أشدّ المؤيّدين للتّوازنِ بين العمل والحياة، وأخشى أن تصابَ هي بالإرهاقِ إذا استمرّت على هذا المنوالِ. وإضافةً إلى هذه المشكلةِ، فهي خبيرةٌ في مجالٍ واحدٍ ليس لديّ خبرةٌ كبيرةٌ فيه؛ لذلك لا أستطيعُ غالباً الرّد على الأسئلةِ دون استشارتها، أُريد أن أحترمَ وقتها، ولكن في بعضِ الأحيانِ أحتاجُ إلى إجابةٍ فوريّةٍ.

لقد كُنتُ دائماً جيّداً حقّاً في وضعِ الحدودِ في العملِ وتفويض المهامّ، وأجدُ الأمر غريباً عندما لا يفعل الآخرون ذلكَ، وأميل أيضاً إلى قراءة المعلومات ومعالجتها بسرعةَ أكبر من معظمِ النّاس، لكن لا يُمكنني معرفةُ ما إذا كان هذا هو السّبب، أو أنّها غير مُنظّمةٍ فقط، أنا بالتّأكيد مذنبٌ بتأخيرِ محادثةٍ أقوى حول هذه القضيّة؛ لأنّها رائعةٌ في كلّ شيءٍ آخر، لكنّني أُريدُ معالجتها قبل أن تتعمّقَ كثيراً في التّفاصيل، فكيف أفهمُ ما هو جذرُ المشكلةِ وأعالجها قبل فواتِ الأوانِ؟

ردُّ Green:

اسألها! ضع الأمرَ في إطارِ "أُريدُ مساعدتكَ في حلّ هذه المشكلةِ، هل يُمكنكَ مساعدتي في فهمِ ما يحدثُ، حتى نتمكّنَ من التّوصّل إلى حلولٍ؟"

وبشكلٍ خاصٍ؛ لأنّها جيّدةٌ في بقيّة عملها، أوضح لها أنّك تمنحها فرصةً، ومن يدري، فقد تتلقّى ثلاثة أضعافِ عدد رسائل البريدِ الإلكترونيّ الّتي تتلقّاها، أو أن عملها يمنعها من استخدام الحاسوبِ معظمَ اليوم، أو كلّ أنواع التّفسيرات الأُخرى أو نعم، قد تكون غير منظّمةٍ أو سيّئةً في استخدامِ البريد الإلكترونيّ. ولكن تعامل مع الأمرِ بشكلٍ تعاونيٍّ، وكأنّ هناك مشكلةً تُريدُ حلّها معاً (وهذا صحيحٌ)، وانظر إلى المعلوماتِ الّتي ستوفّرها لك. ومن هناك، ستكون قادراً بشكلٍ أفضل على تحديدِ الحلولِ الّتي قد تنجحُ.

الثناء يوم الاثنين، والتأديب يوم الجمعة؟

هل سمعتَ من قبل عن نظريّةٍ في الإدارةِ تقولُ إنّ الثّناء على الموظّف يوم الاثنين والتّأديب يوم الجمعة، وهذا يعني أنّ الموظّفَ سيكونُ في أفضل حالٍ في أوّل يومٍ من الأسبوع؛ لذلك ستحصلُ على إنتاجيّةٍ أكبر عندما تمدحهُ، أمّا التّأديب يوم الجمعة سيجعل الموظّف يُفكّر في الخطأ طوال عطلةِ نهاية الأسبوع وسيحفّزهُ على تصحيحهِ وتحسين أدائهِ، وبالتّالي زيادة الإنتاجيّة.

ردُّ Green

إنّها نظريّةٌ سيّئةُ! أوّلاً، يجبُ أن تُحدّدَ وقت ملاحظاتكَ بحيثُ تكونُ أقربَ ما يُمكن إلى الشّيء الّذي تُعلّقُ عليه (ما لم يكن بسيطاً إلى حدّ ما، وفي هذه الحالةِ لا بأس من حفظهِ لمراجعتكَ الرّوتينيّة التّالية). ثانياً، فكرةُ أنّك يجبُ أن ترغبَ في أن يُركّزَ الموظّف على النّقد طوال عطلةِ نهايةِ الأسبوعِ فكرةٌ مروّعةٌ. ثالثاً، إذا جعلتَ هذا نمطكَ، فسوف يلتقطهُ النّاس بسرعةٍ، وسيبدو الثّناء غير صادقٍ، وسيشعرون بالخوفِ من أيّام الجمعةِ. والأهمّ من ذلك كُلّه، أنّك لست بحاجةٍ إلى التّلاعب بالنّاس بالطّريقة التي يُوحي بها هذا. 

قواعد التّعامل في المكتب الجديد

في يناير/كانون الثّاني، انتقلَ مكتبي إلى مكانٍ آخر، إنّ مكتبنا الجديد يُمثّلُ ترقيةً مقارنةً بمكتبنا القديمِ، ولكنّه جاءَ بتخفيضٍ في المساحةِ المُربّعة بنسبة 25% وبحجراتٍ أصغر وبجدران أقصر. نحن الآن في أماكن أقرب كثيراً، ونتعاملُ مع انخفاضٍ صارخٍ في الخصوصيّة الشّخصيّة. كان المبنى القديمُ يبدو هادئاً وخاصّاً للغاية، والمساحةُ الجديدةُ لا تُوفّر سوى القليل من الخصوصيّة، إذ يُمكن لأيّ شخصٍ أن ينظرَ حولهُ، ويرى ما يحدثُ في جميعِ مساحاتِ العملِ المُغلقةِ في طابقٍ مُعيّنٍ.

لقد استجابَ معظمُ النّاس بطريقةٍ بنّاءةٍ، من خلالِ التّظاهرِ وكأنّ جدران المكاتب القديمةِ لا تزال في مكانها، مع تجنّب النّظر إلى مساحةِ الأشخاصِ عندما يمرّون بها، لكن قِلّة من الأشخاصِ في طابقي ينظرون إلى مكتبي في كلّ مرّةٍ يمرّون بها، قد لا يبدو هذا الأمرُ بالغ الأهمّيةِ، ولكن عندما يحدثُ عدّة مرّاتٍ في السّاعةِ، فمن الصّعب ألّا أشعر وكأنّ خصوصيتي تتعرّضُ للانتهاكِ. بالإضافةِ إلى ذلك، غالباً ما يتوقّف النّاسُ عند مكتبي ليسألوني عمّا إذا كُنتُ أعرفُ أين يجلسُ فلان أو ما إذا كان فلانٌ في المكتب اليوم (حتّى عندما أرتدي سمّاعات الرّأس أو أُجري مكالمةً).

أوّدُ المساعدةَ، ولكنّني أتلقّى الكثيرَ من الاستفساراتِ لدرجةِ أنّه أصبحَ من الصّعب الحفاظ على التّركيز المطلوبِ لعملي التّحليليّ للغايةِ. لستُ متأكداً من كيفيّة مطالبةِ النّاس بلطفٍ بالتّوقّفِ عن التّلصّصِ عليّ أثناء مرورهم أو كيفيّة توضيح أنّ حفظَ جداولِ الأشخاصِ ومُخطّط الطّابق ليس من واجباتي.

ردّ Green

كلّما قلّت المقاطعات التي تسبّبها للأشخاص، قلّ احتمالُ حدوثها، فقد يُساعدكَ إجراء المكالماتِ وظهركَ إلى فتحةِ الحجرةِ، إذ يُمكنكَ تحديداً عدم رؤيتهم عندما يحاولون مقاطعةَ المكالمةِ، أو يُمكنكَ أن تبدو مرتبكاً أو منزعجاً بعضَ الشّيء، وتشيرَ إلى الهاتفِ، وتبتعدَ لمواصلةِ المحادثةِ، إذا لم تكُن في مكالمةٍ ولكنّك تُركّزُ فقط على العملِ، خُذ وقتاً طويلاً للرّد، كُن منشغلاً، واستمرّ في الكتابة، ثم اسحب نفسكَ ببطءٍ بعيداً عن الشّاشةِ، بينما تبدو مشتّتاً للغاية، وقُل: "آسف، أنا أُركّز كثيراً على ما أعملُ عليه، فهل يُمكنكَ تكرار ذلك؟" ثم عندما يسألون عن مكان زميلٍ، انظر بارتباكٍ بشأن سببِ سؤالهم لكَ، وقل: "لن أعرف ذلك". افعل ذلكَ عدّة مرّاتٍ وسيفهم معظم النّاس أنّك لست مرشدهم في المكتبِ. 

وإذا لم يُكن هذا مناقضاً لثقافةِ مكتبكَ، فيُمكنكَ أيضاً تجربة علامةٍ، تقول: "في الموعدِ النّهائيّ- يُرجى عدم المقاطعة إلّا في حالةِ الطّوارئ" أو ما شابهَ ذلكَ. أمّا بالنّسبة للمتطفّلين، فهل هناك أيّ فرصةٍ لإعادةِ ترتيبِ إعداداتكَ، بحيث يتمّ حجبُ رؤيتهم لك أكثر ممّا هي عليهِ الآن؟ أو في حالةِ فشلِ ذلكَ، فهل يُمكنكَ إعادة ترتيب نفسكَ، بحيث يكونُ ظهركَ لهم، ولا تُشتت انتباهكَ بسبب كلّ شخصٍ يمرُّ؟ أعلم أنّك تُريدُ منهم التّوقّف تماماً، ولكن لا توجدُ طريقةٌ حقيقيّةٌ لقولِ: "توقّف عن النّظر إليّ عندما تمرُّ بجانبي"؛ لذا فإنّ إيجاد طرقٍ لتقليلِ تأثركَ بهذا، قد يكون أفضل رهانٍ لكَ.