مهارات إدارة المهام: مفهومها وأهميتها

مهارات إدارة المهام شديدة التَّنوُّع، وقد يعتقدُ بعضهم أنَّهم يمتلكون كلَّ أو معظم هذه المهارات، ولكن مع كثرة المسؤوليَّات اليوميَّة والسُّرعة الكبيرة الَّتي يمرُّ بها الوقت والرَّغبة في أداء عشرات المهام في اليوم الواحد ما بين مسؤوليَّاتٍ شخصيَّةٍ أو عائليَّةٍ أو مهنيَّةٍ، فإنَّ الكثيرين يشعرون بالاحتراق التَّامّ، ويتعجَّبون تماماً من قدرة بعضهم على تأدية الكثير من العمليَّات اليوميَّة دون إرهاقٍ. فما هي إدارة المهام؟ وهل الجميع قادرٌ على اكتساب وتعلُّم هذه المهارة أم أنَّ عليه أن يشعرَ بالتَّقصير الدَّائم؟ وما هي أدوات إدارة المهام؟ وهل بالفعل تأتي بنتيجةٍ؟ وما أهمُّ النَّصائح العمليَّة لتعلُّم مهارات إدارة المهام؟

ما هي إدارة المهام؟

إدارة المهام تعني تقسيم أيّ مشروعٍ إلى أجزاءٍ أصغر ومراقبة التَّقدُّم في كلّ مهمَّةٍ على أكمل وجهٍ ومدى تأثيرها على المهام الأُخرى في المشروع نفسه، أو على مشروعاتٍ أُخرى، وهو من الأمور شديدة الأهميَّة في كلِ جوانب العمل، سواءً كُنتَ تعمل بمفردكَ، أو تترأسُ فريقاً في العمل.

فتقسيم المهام يعني توزيعها بكفاءةٍ على من يتمكَّن من القيام بها، مع تحديد أهمِّ الأنشطة الَّتي تأتي على رأس الأولويَّات وطريقة تنفيذها في أيِّ لحظةٍ، مع تمكين طرق العمل الجماعي واكتشاف الطُّرق الَّتي تُساعدُ في إنجاز المهام بكفاءةٍ أكبر، بالإضافة إلى التَّقييم المستمرِّ والإنجاز الأسرع دون التَّخلّي عن الدِّقَّة.

ما هي أهم مهارات إدارة المهام؟

سوف تلاحظُ فارقاً سريعاً للغاية في مستوى إنتاجيَّتكَ وكفاءتكَ ودخلكَ وعلاقاتكَ الشَّخصيَّة والاجتماعيَّة، إذا مارست إدارة المهام بكفاءةٍ وفاعليَّةٍ، ولكي تمارسها بالطَّريقة المطلوبة، عليكَ التَّعرُّف على المهارات الأساسيَّة لإدارة المهام، وهي:

القدرة على التّكيف

مهما كانت مهارتكَ وتخطيطكَ، فإنَّ المفاجآت تحدث بلا شكٍّ، سواءً مرضٌ أو حادثةٌ أو قرارٌ سيئٌ أو تغييرٌ في ظروف السُّوق أو غيرها، ومن أهمِّ مهارات إدارة المهام القدرة على التَّكيُّف بسرعةٍ مع الظُّروف المتغيِّرة ومعالجة التَّحديّات غير المتوقَّعة، والتَّحلّي بالمرونة الكافية لإعادة تنظيم وتحديد الأولويَّات.

الاستباقيّة

إذا كان التَّكيُّف شديد الضَّرورة لإدارة المهام، فإنَّ مهارة الاستباقيَّة من أكثر المهارات الفريدة الَّتي يتمتَّعُ بها البارعون في إنجاز مهامهم بسرعةٍ وكفاءةٍ ودقَّةٍ، وهي تعني قراءة الظُّروف وتوقُّع التَّحديَّات الوشيكة أو وضعها في الحسبان والتَّخطيط وفقاً لها، فهي مهارةٌ تجنِّبكَ الدُّخول في الكثير من التَّحديَّات، وتغيير الأولويَّات.

النّظرة الشّموليّة

إنَّ النَّظرة الشُّموليَّة على جميع المهام المكلَّف بها وعلاقتها مع بعضها بعضاً وتأثير كلٍّ منها على الآخر من الأمور شديدة الأهميَّة لإدارة المهام، فإذا كان تأخير مهمَّةٍ ما سوف يؤدِّي لضررٍ أكبر من غيره، أو أنَّ الاستغراق التَّامّ بها قد يُعطِّل مشروعاتٍ أُخرى شديدة الأهميَّة، فهنا يجب أن تتوفَّرَ لديك نظرةٌ شموليَّةٌ على المشروع أو المهام كافَّة.

مواءمة المهام مع الأهداف النّهائيّة

إذا كانت هناك مهمَّةٌ سوف تستغرق وقتاً طويلاً، ولن تُحقِّق قيمةً كبيرةً للمشروع أو لحياتك المهنيَّة والشَّخصيَّة في النِّهاية، فقد تتراجعُ عنها؛ لذلك يجب قبل تحديد المهمَّة معرفة مدى مساهمتها في تحقيق هدفك النّهائيّ.

الإدارة الفعَّالة للوقت

وهي مهارةٌ أساسيَّةٌ للجميع في كلّ الأعمار والمهن، ولكنَّ الكثيرون يفشلون في هذا تماماً، ممَّا يكون له أسوأ الأثر على الإنتاجيَّة والحياة الشَّخصيَّة، فتأجيل مهمَّةٍ ما سوف يزيد من المشكلات؛ لذا لا بدَّ من تعلُّم مهارات إدارة الوقت والاستعانة بالأدوات اللَّازمة لذلك.

كيف تتعلّم مهارات إدارة المهام؟

إدارة المهام ليست من الأمور شديدة الصُّعوبة، بعضهم تكون لديه هذه الموهبة فطريَّةٌ إلى حدٍّ كبيرٍ وجزءٌ من شخصيَّته، ويكون من السَّهل عليه تماماً تنظيم مهامه وأولويَّاته، ولكنَّ بعضهم الآخر يحتاجُ إلى اكتساب الأمر عبر التَّعلُّم المستمرِّ، وهو ليس من الأمور الصَّعبة، ومن أهمِّ ما يُساعدكَ في تعلُّم مهارة إدارة المهام:

البدء بالمهامّ الأصغر

إنَّ الدِّماغَ يُفرز الدُّوبامين عندما نُكمل أيَّ مهامٍ، ممَّا يحفّزنا على بذل المزيد من الجهد؛ لذا عند إدارة مهامكَ أو مهام الفريق ابدأ بالمهام الأصغر، والَّتي تُساعد على تحقيق تقدُّمٍ كبيرٍ مع كميَّةٍ قليلةٍ من الجهد، وفي الوقت ذاته تتمتَّع بأهميَّةٍ كبيرةٍ، مثل الرَّدّ على رسائل البريد الإلكترونيّ أو إنشاء تقارير أو توزيع المهام أو غيرها، فهذا يُفسح المجال لطاقتكَ المتبقيَّة للمهام الكبيرة بقدرٍ فائقٍ من التَّركيز لعدم وجود مُشتِّتاتٍ ذهنيَّةٍ أُخرى.

ركِّز على مهمَّةٍ واحدةٍ تلو الأخرى

التَّركيز على مهمَّةٍ واحدةٍ يعني أنَّكَ تعملُ في وقتٍ محدَّدٍ على مهمَّةٍ واحدةٍ فقط، حتَّى تُكملها أو تصل بها إلى مرحلةٍ محدَّدةٍ، أو ينتهي الوقت الّذي خصَّصته لإتمامها، فتنتقل إلى مهمَّةٍ أُخرى لتجنُّب تأخيرها، فهذا يُضاعف من معدَّل الإنتاجيَّة، ويمنع إهدار الوقت في إعادة تكيُّف المخِّ على التَّبديل بين المهام، ويُحسِّن من الصِّحَّة العقليَّة، ويساعدكَ على العمل دون ضغطٍ، وفي وقتٍ أقلّ.

إنشاء جدول مهامّ فعّال

وهنا يجبُ مراعاة أوقات ذروة نشاطكَ لتضعَ بها المهام الأكثر إلحاحاً أو صعوبةً، كما يجبُ مراعاة أوقات بقيَّة الفريق أيضاً إذا كان من مهامكَ متابعة عمليَّات الآخرين مع ترتيب الأولويَّات قدر المستطاع، فيُساعدك اتّباع جدولٍ يوميٍّ وأسبوعيٍّ على تحقيق تقدُّمٍ ثابتٍ نحو أهدافكَ، مع تتبُّع النَّتائج على فتراتٍ متقاربةٍ وتحسين الجدول باستمرارٍ والتَّعرُّف على أسباب أيّ تأخيرٍ ومحاولة تحسينها في الأسبوع المُقبل.

التّعامل الذّكي مع التّغيير

يتعرَّض أيُّ فردٍ أو مؤسَّسةٍ إلى تغييراتٍ طارئةٍ، وهذا ليس في ذاته الَّذي يسبِّب المشكلات، ولكن طريقة التَّعامل السَّيئة مع هذا التَّغيير؛ لذا فإدارة التَّغيير من أساسيَّات إدارة المهام الفعَّالة، وتساعدك على الاستجابة السَّريعة في الوقت المحدَّد للبقاء على المسار الصَّحيح مع خطَّة المشروع، وهنا يجبُ تحديد خطط الطَّوارئ لتكون مفهومةً للجميع ومراقبة تأثير أيّ تغييرٍ في مهمَّةٍ ما على بقيَّة المهمَّات الفرعيَّة المُتعلِّقة بها والمهام اللَّاحقة عليها.

تحديد مواعيد نهائيّة واقعيّة

ممَّا يزيدُ من صعوبة الكثير من المهام هو عدم تحديد مواعيد نهائيَّةٍ واقعيَّةٍ، سواءً بينك وبين نفسك لها، أو للفريق المُتعاون معك، وهذا في حدِّ ذاته يزيد من التَّوتُّر والضُّغوط، ويُقلِّل من الإنتاجيَّة؛ لذا يجب جمع بياناتٍ دقيقةٍ عن المدَّة الَّتي تقضيها فعليّاً في المهمَّة ومحاولة الالتزام بهذا الموعد مع إمكانيَّة منح فسحةٍ إضافيَّةٍ لأيّ طوارئ.

تقسيم المهام الكبيرة إلى مهامٍّ أصغر

يُساعدك التَّقسيم على تحقيق المزيد في وقتٍ أقلّ ودون ضغوطٍ، فعندما تكون لديك مهمَّةٌ كبيرةٌ للغاية حاول تقسيمها وتحديد وقتٍ محدَّدٍ واقعيٍّ لكلِّ قسمٍ، وابدأ بالأجزاء الَّتي تتطلَّب تفكيراً أعمق، وهذا لتجنُّب التَّسويف والتَّوتُّر.

التَّعاون وتفويض المهام كلَّما أمكن

من الأمور الَّتي تساعدك للغاية في إدارة المهام هو التَّعرُّف على الوقت الملائم لتفويض آخرين لتنفيذ نفس المهمَّة، سواءً كانت شخصيَّةً، أو في العمل، فيجب تعلُّم طلب المساعدة عندما تحتاج إليها، فهذا يزيد من قدرتك على التَّعامل مع المهامّ والأداء بطريقةٍ أفضل.

التَّواصل بوضوحٍ

سواءً كُنت تعمل بمفردكَ أو ضمن فريقٍ، يجب الاعتماد الدَّائم على التَّواصل الواضح وبطرقٍ عدَّةٍ، سواءً شفهيَّةٌ أو مكتوبةٌ، فهذا يرفع من القدرة على مشاركة الأفكار وتنفيذ التَّحديثات أو حلّ المشكلات.

تجنُّب الاحتراق الوظيفيّ

تتضمَّنُ إدارة المهام أهميَّة التَّخطيط لاستكمال العمل بأقلِّ قدرٍ من الإنهاك الذّهنيّ والبدنيّ، فعند وضع جدولٍ زمنيٍّ يجب مراعاة احتياجاتك الصّحيَّة والنَّفسيَّة وأيضاً احتياجات الفريق المصاحب لك، فهذا يضمن الاستمرار في تأدية المهام بالطَّريقة المطلوبة، وفي الوقت المحدَّد دون أخطاءٍ كارثيَّةٍ تنتج عن الإرهاق الشَّديد، ولا تحصد بسببها إلَّا المزيد من المشكلات والتَّأخير.

استعن بأدوات إدارة المهام

سواءً ورقةٌ وقلمٌ عاديان، أو جهازٌ إلكترونيٌّ يذكِّرك بالمهام اليوميَّة والأسبوعيَّة والوقت المحدَّد لها، أو أدوات وتطبيقات إدارة المهام بالذَّكاء الاصطناعيّ، فإنَّ كلَّها تساعدك أكثر في إدارة وجدولة مهامك بطريقةٍ مرئيَّةٍ، وربَّما مسموعةٌ أيضاً للمزيد من الإنجاز.

شاهد أيضاً: تعدد المهام والكفاءة: لماذا يجب أن تفضل توظيف النساء؟

لماذا تعتبر إدارة المهام ضرورية للجميع؟

مهما كانت وظيفتكَ أو موقع عملكَ أو طبيعته، فإنَّ إدارةَ المهام تعني النَّجاح المطلق، وزيادة التَّركيز والإنتاجيَّة، بدءاً من ربَّة المنزل وحتَّى أكثر الوظائف والمشروعات تعقيداً، ولكنَّ التَّخلّي عنها أو عدم منحها الأولويَّة المطلقة يعني تراجعاً ملحوظاً في معدَّل إنجازكَ اليوميّ وقدرة فريقكَ على الإنتاج، ومن أهمّ الفوائد الَّتي تعود عليك من تعلُّم مهارات إدارة المهام:

تحديد الأولويَّات وتغيير أهميَّتها وفقاً للظُّروف

خلال أيُّ عملٍ تمارسه تتغيَّر الأولويَّات باستمرارٍ، ومن الضَّروريّ تنفيذ المهمَّة المطلوبة في الوقت المناسب بأقلِّ قدرٍ من الخسائر، فإذا كُنتَ تدير متجراً إلكترونيّاً، سيكون عليك العمل الإضافيّ لتخزين المنتجات وتخصيص العروض في موسم العطلات، وليس من المنطقيّ تأخير ذلك؛ لذا كلُّ المهام المُتعلِّقة بهذا الهدف سيكون لها أولويّةٌ أكثر من الأمور التَّقليديَّة اليوميَّة، وتساعدكَ إدارة المهام في حُسن تقييم كلّ مهمَّةٍ وفقاً للوقت الأفضل لها مقارنةً بالمهام الأُخرى؛ لتكتمل في الوقت المناسب لإنجاح المشروع ككلٍّ.

إدارة المهام تمنحكَ رؤى قابلة للتّنفيذ

قد يكون من الصَّعب عليكَ تصوُّر هذا، ولكن عندما تضع قائمةً بكلِّ المهام المكلَّف بها وحالة كلِّ مهمَّةٍ من حيث وقت التَّنفيذ والأهميَّة المطلوبة، فهذا يمنحك فكرةً أفضل بكثيرٍ عن الوقت الَّذي تحتاجُ إليه للعمل وطريقة تفويض المهام لآخرين أو تأجيلها أو الوصول إلى بدائل أسهل، وبالتَّالي اتّخاذ قراراتٍ مستنيرةٍ أكثر تعود بالنَّفع على الجميع.

متابعة أفضل للتكاليف والمواعيد النّهائيّة

عندما تحرصُ على إدارة المهام، فإنَّه سوف يكون لديك تصورٌ أفضل للتَّكلفة الماليَّة الإجماليَّة لإتمام أيِّ مشروعٍ، وهل يُمكن توفير نفقاتٍ غير ضروريَّةٍ أم لا، كما ستضعُ المواعيد النِّهائيَّة بطريقةٍ أكثر واقعيَّةً بناءً على الميزانيَّة المتوفِّرة بالفعل وعدد المساعدات الَّتي يُمكنكَ الحصول عليها.

بناء تواصل أفضل

تعدُّ المتابعة والمراجعة والتَّقييم المبدئيّ والنِّهائيّ لكلِّ مهمَّةٍ من أساسيَّات إدارة المهام؛ لذا بمجرَّد تقسيم المهام وتوزيعها يأتي دور التَّواصل ليكون العامل الحاسم في إنجاز العمل ومنح التَّعليقات الَّتي تزيدُ من الكفاءة، وتقلِّل من الأخطاء، فعندما يحدث تحديث لمهمَّةٍ ما، فإنَّه يحدث تواصل بين القائمين على تنفيذها، سواءً بين الموظَّفين والإدارة أو بين الأفراد المختلفين لمناقشة أفضل سبل التَّغيير، ممَّا يُنشِئ سير عملٍ قويٍّ مع تقدُّمٍ مستمرٍّ في المهام.

تحسين الكفاءة

من خلال الإدارة الجيّدة لكلِّ مهمَّةٍ ومرحلةٍ، فإنَّه يُسهِّل بشدَّة الاستجابة السَّريعة للمشكلات ومواجهة التّحديَّات بكفاءةٍ أكبر بما يضمن التَّدفُّق السَّلس لبقيَّة المهام دون تأخيرٍ لأيّ مهمَّةٍ على حساب الأُخرى.

زيادة الإنتاجيَّة

بالتَّأكيد إدارة المهام بكفاءةٍ تزيد من الإنتاجيَّة عبر دعم التَّركيز وتحديد الأهداف وعدم التَّشتُّت بين التَّحديَّات والمشكلات الَّتي يُسهِّل التَّوقُّع بها عند تنظيمها بطريقةٍ أفضل، كما أنَّ هذه الإدارة للمهام تُسهّل للمشرفين فهم مستوى إنتاجيَّة المرؤوسين، وبالتَّالي وضع الخطط والمهام والمواعيد النّهائيَّة بناءً عليها.

أهم أدوات إدارة المهام

تتنوَّع أدوات إدارة المهام من اليدويَّة مثل المخطَّطات والألواح البيضاء والجداول الزَّمنيَّة، وهي مهمَّةٌ لتكون أمامك طوال الوقت، كما تتوفَّر أدوات إدارة الوقت الرَّقميَّة، مثل اللَّوحات الرَّقميَّة أو جداول البيانات البسيطة، إلى أن تطوَّرت إلى أدوات إدارة المهام عبر الإنترنت وتطبيقاتٍ مخصَّصةٍ لكلِّ أنواع المهام، سواءً الفرديَّة أو الخاصَّة بالمشروعات العملاقة، وبعضهم منها مجانيٌّ تماماً، وبعضهم بتكلفةٍ متنوِّعةٍ وفقاً لحجم ومعدَّل الاستخدام.

وتُساعدك هذه الأدوات في عرض قائمة المهام في واجهةٍ واحدةٍ ووضع تصوُّرٍ واضحٍ لسير العمل، مع سهولة البحث عن المهمَّة ومعرفة موقفها من التَّنفيذ، بالإضافة إلى تقديم رؤى ووجهات نظرٍ في الوقت المحدَّد وإضافة تحديثاتٍ مباشرةٍ وتعزيز أدوات التَّعاون بين الأفراد والفرق وغيرها، ومن أفضل أدوات إدارة المهام الَّتي يُمكنكَ الاعتماد عليها الآن:

برنامج ClickUp الأفضل للميزانيات المنخفضة

إذا لم يكن لديك ميزانيَّةٌ ضخمةٌ، وترغب في تنظيمٍ فعَّالٍ لمهامك ومهام فريقك، فإنَّ برنامج ClickUp من الأفضل على الإطلاق للشَّركات الصَّغيرة، فيستعرض لوحة معلوماتٍ عالية الكفاءة، ويوفِّر إصداراً مجانيّاً لعرض المهام وإتاحة الدَّردشة وتحديد الأدوار المخصَّصة، وتحديد المهام الدّيناميكيَّة المتكرِّرة وغيرها، وهناك مجموعةٌ متنوِّعةٌ من المميزات في الباقات المدفوعة.

برنامج Wrike الأفضل لتخصيص المهام والتواريخ

أحد أفضل الأشياء في برنامج Wrike هو المرونة الكبيرة والقدرة على التَّكيُّف مع منهجيَّات إدارة المشروعات المختلفة، وهو يسمحُ بتخصيص سير العمر وإنشاء فروعٍ للمهمَّات وإعداد قواعد التَّشغيل الآليّ لتبسيط العمليَّات، كما يُوفِّر مميزات التَّعاون في الوقت الفعليّ ومشاركة الملفَّات ومناقشة المهام، ممَّا يزيد من مركزيَّة وشفافيَّة الاتّصالات خلال العمل.

برنامج Asana الأفضل للفرق الكبيرة

يبرزُ برنامج Asana ضمن أفضل أدوات إدارة المهام بفضل قدرته الفريدة على التَّوازن بين المرونة والبنيَّة القويَّة في الوقت ذاته، فيسمحُ بإنشاء عرض عملٍ مخصَّصٍ لاحتياجاتٍ محدَّدةٍ، ويتَّسم بوجود قائمة المهام الخاصَّة، والَّتي توزِّعها تلقائيّاً بناءً على التَّواريخ المطلوبة، ممَّا يزيد من القدرة على تحديد أولويَّات المهام والتَّركيز على ما يجب تنفيذه الآن، كما يُقلِّل الوقت المستغرق في التَّنقُّل بين المشروعات، ويحدُّ من عوامل التَّشتيت بفضل وضعيَّة "التَّركيز" المتوفِّرة في البرنامج.

برنامج Monday.com

من أشهر أدوات إدارة المهام الإلكترونيَّة المصمَّمة لتنظيم سير العمل والتَّخطيط الفائق للمشروعات مع لوحة معلوماتٍ مرئيَّةٍ خاصَّة تُسهِّل من فهم المشروعات ومراقبة مدى التَّقدُّم بها في لمحاتٍ سريعةٍ، كما يسمحُ لك Monday.com باستخدام قوالب قابلةٍ للتَّخصيص تتوافقُ مع سير العمل، مع خاصيَّة التَّشغيل الآليّ للمهام الرُّوتينيَّة.

برنامج Quire الأفضل للتكامل مع تطبيقات الطرف الثالث

يتكاملُ برنامج Quire مع الكثير من تطبيقات الطَّرف الثَّالث المستخدمة في إدارة المشروعات وتنفيذ المهام، مثل Google Drive وSlack وZapier، فيمكن مشاركة ملفَّاتٍ وصورٍ عبرها بسهولةٍ، كما يُتيحُ لك هذا البرنامج الكثير من المرونة مع إضافة مجلَّدات وأقسام والتَّحكُّم فيمن يحقُّ كلّ الاطلاع على المشروعات، ويتعامل بكفاءةٍ مع أنظمة الأجهزة المحمولة مثل الأندرويد وiOS.

شاهد أيضاً: قاعدة 2:4:4:2: طريقة ثورية لإنجاز المهام والتغلب على التسويف

وفي الختام، لا يجب على الإطلاق أن نبخسَ أهميَّة إدارة المهام حقَّها، فهي مهارةٌ كفيلةٌ بمنع حدوث أخطاءٍ كبرى أو ارتباكٍ في الفريق، كما أنَّ الحفاظَ على الشَّفافيَّة وسرعة اكتشاف الأخطاء وإصلاحها من أهمِّ فوائد الاهتمام بهذا الجانب، سواء في العمل أو الحياة الشَّخصيَّة، أو المهمَّات الفرديَّة أو الجماعيَّة.