كيفية التعامل مع الموظف الاجتماعي الذي يسيطر على الاجتماعات

الشَّخص الاجتماعيُّ المنفتح في الاجتماعات قد يكون شديد الإزعاج للانطوائيين أو الموظَّفين العاديين أو للمدير نفسه، فعلى الرَّغم من أنَّه ودودٌ دائماً ويحبّ مساعدة الآخرين، ويتمتَّع بشخصيَّةٍ كاريزميَّةٍ، وقادرٌ على التَّوصُّل لطرقٍ متنوِّعةٍ للتَّواصل مع الآخرين، إلَّا أنَّ سيطرته على الحديث، ورغبته في طرح الكثير من الأفكار، وممارسة أعمالٍ متنوِّعةٍ في الوقت ذاته قد تؤدَّي إلى تشتُّت ذهنه وإضاعة الوقت وإزعاج بقية الفريق، وتوليد صراعاتٍ جانبيَّةٍ تضرُّ بسير العمل عموماً ونتيجة الاجتماع خصوصاً، فكيف يمكن إدارة الشَّخص المنفتح بكفاءةٍ دون خسارة مساهماته في توازن الفريق؟

لماذا يسيطر الشخص المنفتح على كل الحديث خلال الاجتماعات؟

من خلال فهم السَّبب الكامن وراء سيطرة الشَّخص المنفتح أو الاجتماعيّ على كلّ الحديث يمكن التَّعرُّف أكثر على طريقةٍ للتَّعامل معه بحكمةٍ دون مصادماتٍ لا جدوى منها، فهو شخصٌ لا ينجح في التَّفكير إلا بصوتٍ مرتفعٍ، ولا ينجح في كتابة أفكاره أو تدقيقها قبل أن يبوحَ بها، كما أنَّه يشعر بالتَّحفيز الشَّديد وسط المجموعة وتنطلق قدراته الإبداعيَّة أكثر مقارنةً بعمله بمفرده؛ لذا حاول التَّخلُّص من فكرة أنَّ سيطرته على الحديث تهدف فقط لتهميش الآخرين أو فرض شخصيَّته أو وجهة نظره، بل إنَّ هذا التَّصرُّف هو قمّة تعبيره عن المشاركة والرَّغبة في التَّواصل الجيد مع الآخرين. ^[2]  

كيف تتعامل كمدير أو صاحب عمل مع الموظف المنفتح؟

الموظَّف المنفتح في الاجتماعات قد يأتي بأفكارٍ مميزةٍ، ولكنَّه في الوقت ذاته قد يعيق زملاءه الآخرين عن التَّعبير عن أفكارهم أو مشكلاتهم أو وجهات نظرهم بطريقةٍ عادلةٍ ومريحةٍ، وهذا بالتَّدريج سوف يزيد من التَّوتُّر سواءً في الاجتماع أو في مكان العمل عموماً؛ لذا للاستفادة من هذا التَّنوُّع والوصول لأفضل نتائج الاجتماعات يمكنك كمديرٍ أو صاحب عملٍ محاولة تطبيق الأمور التَّالية: ^[1]  

منحه فرصة صياغة أفكاره شفهيَّاً ولكن بحدود

يعمل الموظَّف المنفتح بكفاءةٍ أكبر عندما يكون قريباً من آخرين أو في مجموعة؛ لذا احرص كمديرٍ أو مشرفٍ على تكليفه بمهامٍ جماعيَّةٍ، وإتاحة جزءٍ من وقت الاجتماع له لصياغة أفكاره، ولكن مع تذكيره المستمرِّ بمراعاة الآخرين، وترك مساحة لهم للتَّفكير والتَّأمُّل للتَّعبير عن أنفسهم بطريقةٍ صحيحةٍ.

حدد أهدافاً واضحةً للاجتماع

أظهرت الدِّراسات تراجُعاً كبيراً في أداء المنفتحين في حالة عدم وجود هدفٍ واضحٍ أو عند غياب المعلومات الدَّقيقة بشأن مهمَّةٍ ما، كما لا يعملون بكفاءةٍ عندما تزيد المجموعات المنعزلة في المكان؛ لذا يمكنك دائماً لضمان فاعليَّة الاجتماعات أن تُحدِّد هدفها بوضوحٍ مع محاولة تحديد مهمَّةِ كلّ شخصٍ به إن أمكن، فمن الضَّروري لك كمديرٍ معرفة كيفيَّة إدارة الصِّراعات في الفريق لتصلوا جميعاً إلى قرارٍ واحدٍ كفريقٍ متعاونٍ.

قدّر مساهمات كلٍّ من المنفتحين والانطوائيين

كلٌّ من المنفتحين والانطوائيين لديهم نقاطٌ مميزةٌ تزيد من كفاءة فريقك وجودة النَّتيجة النِّهائية التي تخرج بها سواء في الاجتماعات أو في العمل عموماً، ولكن كلاً منهما يعمل بطريقةٍ مختلفةٍ؛ لذا فمن الطَّبيعيِّ أن يحدثَ بينهم صراعٌ أو سوء فهمٍ؛ لذا من الضَّروري للمدير أن يُرشد كلَّ فريقٍ لطريقة التَّسامح مع الآخر، فتشرح للانطوائيين أنَّ المنفتحين لا يهدفون للسَّيطرة على الصُّورة بأكملها، كما لا بدَّ أن تتأكَّد من احترام المنفتحين لزملائهم الانطوائيين، وأنَّ لديهم دائماً شيئاً قيِّماً لإضافته، ولكنَّهم يفضِّلون التَّعبير عنه على انفرادٍ أو عن طريق الكتابة، وليس أمام مجموعةٍ كبيرةٍ.

ابدأ الاجتماع بسؤالٍ عامٍّ لكسر الجليد

إذا كان من الضَّروريّ في الاجتماع أن يُشارك الجميع بمساهماتهم شفهيَّاً فحاول طرح سؤالٍ عامٍّ في البداية وخذ الإجابات بالتَّرتيب، فهذا يساعد الانطوائيين على المشاركة في الحديث والسَّيطرة على المنفتحين في الوقت ذاته، فبعد الإجابة عن السُّؤال لا بدَّ من مقاطعته بحزمٍ ليترك المجال لغيره.

حدّد وقتاً ثابتاً لكل مشاركةٍ

يمكنك كرئيسٍ للاجتماع أن تحدِّد مساهمة كلِّ شخصٍ في عدَّة دقائق فقط، بحيث تترك مساحةً للشَّخص المنفتح للتَّعبير عن أفكاره بحريَّة، وفي الوقت ذاته تمنح الانطوائيَّ فرصةً لكتابة أفكاره وطرحها سريعاً في الوقت المحدَّد، وبالطَّبع يجب أن تتقبَّلَ أن يتخطَّى بعض الوقت المقترح، وهنا يمكنك مقاطعته بحزمٍ ليترك لغيره الفرصة للنّقاش.

شاهد أيضاً: 6 استراتيجيات فعّالة لتحويل اجتماعات العمل إلى جلسات تفاعلية

كيف تتعامل مع زميلك المسيطر على الحديث في الاجتماعات؟

إذا كنت من الَّذين يكرهون الاجتماعات دائماً لعدم القدرة على التَّعبير عن أفكارك بطريقةٍ صحيحةٍ أو لا تشعر بالرَّاحة عند الحديث خلال صخب الاجتماعات، فهذا لا يدعو للقلق، إذ إنّ شخصيتك الانطوائيَّة ليست عائقاً لك، فأنت تُبدع أكثر عندما تفكِّر بصمتٍ، ويمكنك المشاركة في الاجتماعات بفاعليَّةٍ أكبر عن طريق التَّالي: ^[3]  

كتابة أفكارك على ورقة

إذا كنت تعرف مسبقاً طبيعة الاجتماع والمطلوب منه تحديداً حاول تجهيز ورقةً بالأفكار أو الموضوعات التي ترغب في التَّحدُّث بها وطرحها، وهذا الطَّريقة سوف تصلح أيضاً في حالة عدم معرفة سبب الاجتماع، فيمكنك دائماً الاحتفاظ بورقةٍ معك وتدوين النّقاط التي ترغب بها أو الفكرة التي لاقت قبولك من زملائك، بحيث إذا سألك رئيس الاجتماع عن رأيك، ستكون جاهزاً فتقديمها له خلال أو بعد الاجتماع.

كن الأفضل تأثيراً وليس الأكثر حديثاً

في الواقع إذا تذكَّرت الآن الأشخاص المؤثِّرين في حياتك فسوف تجدهم في الأغلب من قليلي الكلام، ولكن من ناحيةٍ أُخرى ستجد كلماتهم موزونةً وأفكارهم لامعةً؛ لذا لا داعٍ للتَّركيز فقط على كثرة الحديث مقارنةً بنوعيّته، ومن الأساليب المجرّبة للتَّعامل مع المسيطرين على الحديث هو طرح أسئلةٍ عليهم، فعندما يُجيب الشَّخص المسيطر على سؤالك، فهذا يُعتبر مساهمةً منك بكفاءةٍ في الاجتماع وتحديد المسار بطريقةٍ فعّالةٍ، وكلَّما كانت الأسئلة ذكيَّةً ومتعلّقةً بالفعل بأفكارٍ طُرحت في الاجتماع كلَّما كان تأثيرك أكبر حتَّى إذا كانت كلماتك قليلةً.

لا تركِّز فقط على أن يكون لك صوت

من أكثر النَّصائح المضلِّلة للتَّعامل مع الموظَّفين الاجتماعيين والمنفتحين هو محاولة أن تتكلَّمَ بأيّ حديثٍ ليظهر لك صوتٌ فقط، فهذا يزيد من شعورك بالإحراج ويقلُّل من شأنك بين زملائك، فلا تخجل من الصَّمت طالما كان أفضل من الحديث، ولكن في الوقت ذاته لا تتردَّد في التَّعبير عن أفكارك سواءً برفع اليد أو بالكتابة في ورقةٍ سواء كانت أسئلةً، أو تلخيصاً للنِّقاط النِّهائيَّة أو الأفكار التي طُرحت؛ لتتمكَّن من مناقشتها بكفاءةٍ سواءً خلال الاجتماع أو بعده.  

شاهد أيضاً: تأثير الاجتماعات على الإنتاجية: أنقذ فاعليتها بـ25 دقيقة

كما أنَّه من الضَّروري سواءً للمنفتحين أو الانطوائيين احترام وجهة نظر بعضهم بعضاً، وعدم التَّسرُّع في مناقشة أيّ فكرةٍ فوراً، فهذا من شأنه الإيحاء بالرَّفض وبالتَّالي يمنع صاحب الفكرة من قول أيِّ شيءٍ؛ لذا إذا كان زميلك منفتحاً ويفكِّر خلال الحديث فامنحه فرصةً لبلورة الفكرة، وكذلك إذا كنت تجد أنَّ زميلك خجولٌ أو انطوائيٌّ فلا داعي للسُّخرية منه، بل اجذبه للحديث برفقٍ واحترم مساحته الشَّخصيَّة وامنحه الوقت الذي يرغب فيه للتَّفكير.

لمزيدٍ من النصائح في عالم المال والأعمال، تابع قناتنا على واتساب.