هل ترغب بزيادة إنتاجيتك في أقلّ وقت ممكن؟ قاعدة Apple الثلاثية ستساعدك

بقلم كيلي ماين Kelly Main، كاتب ومستشار

جميعنا نرغبُ في أن نكونَ قادرين على فعلِ المزيدِ في وقتٍ أقلّ، لأنّه في عالمٍ مثاليٍّ، سيعني ذلكَ أنّ لدينا المزيد من الوقتِ لفعلِ كلّ ما نرغبُ فيه من الأمورِ الأُخرى. ومع ذلكَ، عندما ننجحُ في تسريعِ إنتاجيّتنا، لا يتيحُ لنا ذلكَ مزيداً من الوقتِ لأنفسنا، بل مزيداً من الوقتِ للقيامِ بعملٍ أكثر وحسب. ^[1]  

غالباً ما تكونُ نتيجةُ الإنتاجيّة العاليّة موظّفين يعانونُ من الاحتراق الوظيفيّ بشكلٍ كبيرٍ، ولكن ما تعملُ آبل على إثباتهِ هو: أنّه يُمكن أن يكونَ الأمرُ أفضل، إذ ما نحتاجهُ ليس مجرّد خدعة إضافيّة للإنتاجيةِ -تساعدنا في إنجازِ عنصرٍ إضافيٍّ من قائمةِ مهامنا الّتي لا تتوقّف عن التّزايد- بدلاً من ذلك، ربّما نحن فقط نحتاجُ إلى استراحةٍ.

طرحت آبل مؤخّراً استراتيجيّةً بسيطةً للتّغلبِ على الاحتراقِ الوظيفيّ، بعد سنواتٍ من العملِ بوتيرةٍ متسارعةٍ، واكتشافِ أنّ الموظفين الّذين يعانون من الاحتراقِ الوظيفيّ يفتقرون إلى التّركيز والطّاقة والإلهامِ؛ وهي الأمورُ اللّازمةُ للابتكارِ والتّفوق. إذ اتّخذت آبل قرارها بتغييرِ الوتيرةِ، لأنّ العملَ بوتيرةٍ عاليّةٍ -يوماً بعد يومٍ- ليس خدعةً طويلةّ الأمدِ للإنتاجيّة، ولكنّها وسيلة للتّلاعبِ بسعادةِ فريقِ العملِ، وإبداعهم، ومهارتهم.

ما تكتشفهُ الشّركة هو: أنّ مفتاحَ الإنتاجيّة ليس فقط في تحفيزِ الموظّفين للقيامِ بالمزيدِ، ولكن في القيامِ بالمزيدِ باستخدامِ الوقتِ الّذي يمتلكونهُ كوسيلةٍ لشراءِ المزيدِ من الوقتِ لأنفسهم، وفي المقابلِ، يحصلُ الموظّفون على مزيدٍ من الطّاقةِ الذّهنيّةِ، ومزيدٍ من الرّضا الوظيفيّ، ومزيدٍ من الحياةِ الخاصّةِ في عمليّة التوازن بين العمل والحياة الخاصة.

تحقّق آبل هذا الهدف باستخدامِ قاعدة "3 S" (الخطوات الثلاث تبدأ بحرف s)، وهي نظامٌ بسيطٍ من ثلاثِ خطواتٍ لزيادةِ الإنتاجيّة على المدى الطّويل: التّبسيط streamline، والتّنظيم systematize، والتّراجع step back.

التبسيط Streamline

يَضِيع الكثيرُ من الوقتِ في المهامِ لسببين، إمّا أنّها لم تكن جزءاً من المنتجِ النّهائي أو أنّها فقط وظيفةُ شخصٍ آخر، أي بطريقةٍ أو بأخرى، تستهلكُ المهامُّ الزّائدةُ الكثيرَ من الوقتِ والطّاقةِ.

وغالباً ما يحدثُ هذا عندما يُكلّفُ الموظّفون بمشاريعٍ لا تحملُ توقّعاتٍ أو منتجاتٍ نهائيّةٍ واضحةٍ، إذ قد يفترضُ المديرُ أن الموظّفَ يعرفُ بالضّبط ما يريدُ، ولكن إذا لم تعلن بوضوحٍ عن المنتجاتِ النّهائيّة على وجهِ الدّقةِ، وليس لديك موظّفٌ يستطيعُ قراءةَ الأفكارِ، فستكونُ مضطراً لاستلامِ ما أردتَ بالضّبط.

عادةً لا يعني ذلك أنّ الموظّف لا يعرفُ ما يجبُ عليه فعلهُ، ولكن ليس لديهِ فكرةٌ كافيةٌ عن مدى ما يجبُ عليه فعله. ولذلك، من أجلِ تجنّب الظّهورِ بمظهر من يقدّم مشروعاً غير كاملٍ، غالباً ما يقومون بفعلِ أكثر ممّا هو ضروريٌّ.

التنظيم Systematize

تحتاجُ الشّركاتُ إلى التّركيزِ ليس فقط على العملِ الّذي يجبُ القيام به، بل أيضاً على الأشخاصِ الّذين يجبُ أن يشاركوا في القيامِ به وعلى وقتِ القيامِ به.

عندما لا تكونُ الفِرق عاليةَ الكفاءةِ، يجدُ النّاس في كثيرٍ من الأحيانِ أنفسهم يقومون بكلِّ العملِ بأنفسهم، عندما يكون هناك آخرون مكلّفون بأداءِ تلك المهمّةِ بشكلٍ خاصٍّ. وفي النّهايةِ، قد يشعرُ الشّخص أنَه من الأسهلِ القيامُ به بنفسه بدلاً من التّفويضِ، ولكن هذه الاستراتيجيّة ليست فعّالةً على المدى الطّويل، وليست الأكثرَ كفاءةً من ناحيةِ التّكلفةِ.

ويعودُ جزءٌ من هذا إلى أنّ الإنتاجية غالباً ما تتعطّل والكفاءة تُطْمَس، عندما يكون هناك الكثيرُ من الأيدي في الوعاء مع الكثيرِ من نقاطِ الاتّصالِ بينها. على سبيل المثال، حالةُ الرّئيسِ المتعجرفِ الذي يدقّق في التّفاصيل، ممّا يبطئ فرق العمل (بينما يسبّب لهم الإجهاد) أثناء العمليّةِ.

التراجع Step Back

عندما يُنجزُ العملُ، يكون الموظّفون قد أنهوا عملهم، وتمّ تكليفهم بالمزيدِ للقيامِ به؛ وهناك فائدتان لذلك: 

• أولاً، وقبلَ كلّ شيءٍ، يساعدُ في تجنّبِ الاحتراقِ الوظّيفيّ، فبدلاً من معاقبةِ الموظّفين الفعّالين بالمزيدِ من العملِ، يُكافأ الأداءُ الممتازُ بالمزيدِ من الوقتِ لأنفسهم.
• ثانياً، يَمنح الموظّفين القدرةَ على الابتعادِ عن عملهم، ممّا يساعدُ الموظّفين في حلّ المشكلاتِ بفعاليةٍ أكبرَ، مع مزيدٍ من الابتكار والإبداع، إذ إنّ السّببَ في ذلك هو أنّه عندما نتّخذ خطوةً إلى الوراءِ، يُمكننا رؤيةُ الصّورة الكبيرةِ الّتي لا نستطيعُ في كثيرِ من الأحيانِ رؤيتها عندما نكون غارقين في عملٍ أو مشكلةٍ، وفقاً لـ علم النفس اليوم "Psychology Today".

تساعدُ هذه الخطواتُ الثّلاثُ البسيطةُ معاً على زيادةِ الإنتاجيّةِ بفعاليةٍ لتجنّب الاحتراق الوظيفيّ، وتمنح الموظّفين المزيد من الوقتِ في يومهم، وهو أمرٌ قويٌّ وفعّالٌ سواء بالنّسبة لأربابِ العملِ أو للموظّفين. وفي حين أنّني قد أشعرُ بالتّعبِ من الحيلِ الإنتاجيّة الّتي لا تنتهي، والّتي تركتني مرهقاً، إلّا أنّه يُمكنني تأدية هذه الحيلة بحيث تُساعدني في البقاءِ في الصّدارة مع فريقي.

لمزيدٍ من النّصائح الرّياديّة في عالم المال والأعمال، تابع قناتنا على واتساب.