هل تقلق بشأن عملك عندما تسافر؟ إليك نصائح لتدير عملك عن بعد

بقلم ستيفن هوكلي Stephen Hockley، مالكُ تسويقِ السّفرِ البديلِ Alternative Travel Marketing

كيفَ يمكنكَ الحفاظُ على الأمورِ تسيرُ كالسّاعةِ عندما تكون مسافراً؟ لا يحتاجُ الأمرُ إلى ريادةِ أعمالٍ عن بُعدٍ دائمةٍ. يمكنُ أن يكون السّفرُ بسببِ أيّ شيءٍ، سواء كان لبضعةِ أيامٍ لحضورِ مؤتمرٍ دوليٍّ أو لعطلةٍ سنويّةٍ تستمرُ شهراً، والنّصائحُ متشابهةٌ في كلّ الحالاتِ إلى حدٍّ كبيرٍ. ^[1]  

عندما تكونُ مسافراً، قد لا تكونُ خارجَ الصّورةِ تماماً، ولكنكَ ترغبُ في الحفاظِ على سيرِ الأمورِ دون مشاكلٍ، أليسَ كذلك؟ هناك العديدُ من الفروقِ الدّقيقةِ التي يجبُ مراعاتها، أمورٌ قد يلاحظها المبتدئُ صدفةً. وفيما يلي بعض النّقاطِ التي يجبُ مراعاتها إذا كنتَ مسافراً أثناءَ إدارةِ عملكَ.

الاتصال هو كل شيء

لنتناولِ الموضوعِ مباشرةً: لا تنتظر حتى اللّحظةِ الأخيرةِ. لا تفترضْ أنّ Zoom أو Microsoft Teams  أو أيّ برنامجٍ آخر سيعملُ بشكلٍ مثاليّ من البدايةِ. قم بإعدادِ كلّ شيءٍ مع موظّفيك / زملائكَ قبلَ بدءِ السّفرِ. لا يوجد شيءٌ أسوأ من دخولِ اجتماعٍ مع عميلٍ مهمٍّ، ثمّ تظهرُ مشكلةٌ تقنيّةٌ في اللّحظةِ الأخيرةِ. ربّما لا يعمل برنامجُ المكالماتِ الفيديو الذي اقترحتَه بشكلٍ صحيحٍ. أو ربّما يكونُ الإنترنت غيرُ مستقرٍّ في المكتبِ الذي سيتواصلُ فيه فريقكَ. أسدِ لنفسك خدمةً وقم بإجراءِ اختبارٍ قبلَ أن تغادرَ لتجنّبِ أيّ مشاكل مبدئيّة.

بعد ذلك خُطَّ حدوداً وتوقّعاتٍ واضحة قبلَ أن تغادرَ. إذا كان سفرك عبارة عن رحلةٍ عائليّةٍ، فلا تحدد فقط متى ستكونُ متاحاً، بل حدّد متى لن تكونَ متاحاً. توافركَ يعتمدُ بالطّبعِ على ظروفكَ الخاصّةِ، ولكن آخرَ موقفٍ تريدهُ هو أن تتعرّضَ فيه عطلةٌ هامةٌ لمكالماتِ العملِ ورسائلِ البريدِ الإلكترونيّ المفاجئةِ. افعل ما تحتاجُ إلى القيامِ به، أو ما اتّفقتَ عليه قبل مغادرتكَ، ولا شيءَ آخر.

شاهد أيضاً: 3 أمور عليك النظر فيها قبل تأسيس أوّل عملٍ لك

التحضير، التحضير، التحضير

فيما مضى مررتُ بموقفٍ فريدٍ يتعلّقُ بالإنترنت في أوغندا. انقطاعُ التّيارِ الكهربائيّ يحدثُ بشكلٍ متكرّرٍ في كمبالا، العاصمةُ. بما أنّني لديّ العديد من الاجتماعاتِ، كنتُ أقومُ بتوصيلِ جهازِ التّوجيهِ (الرّاوتر) بمصرفِ الطّاقةِ (power bank) عبر  USB. كنتُ أتأكّدُ دائماً من أنّني متصلٌ به قبلَ بدءِ أيّ اجتماعٍ. بهذه الطّريقةِ، إذا حدثَ انقطاعٌ في التّيارِ أثناء اجتماعٍ هامٍّ، يمكنُ للأمورِ أن تستمرَّ بدون مشاكل.

قد لا تكونُ هذه فكرة عبقرية أو أصليّة، ولكنّها ناجحة. لذا الآن، دعني أطرحُ السّؤالَ عليك: ماذا يحدثُ إذا حدثَ انقطاعٌ في التّيارِ في المبنى الذي ستقيم فيه؟ وماذا لو تمّ جدولةُ اجتماعٍ قريبٍ جدّاً من رحيلك، ولا يمكن إعادةُ جدولتهِ؟

شاهد أيضاً: العلم يكشف الحقيقة القاسية وراء الاجتماعات الافتراضية، وطرق إصلاحها

لا شكّ أنَّ وجودَ احتياطي للإنترنت فكرةٌ رائعةٌ في بعضِ الأماكنِ. ولكن ماذا عن وجودِ قنواتٍ احتياطيّةٍ للاتصالِ بفريقك إذا تعطّلَ هاتفك مثلاً أو جهاز الكمبيوتر أيضاً؟ إذا كنتَ ستسافرُ بشكلٍ متكرّرٍ، هل يوجد شخصٌ لديه السّلطة والثّقة للتّصرّف بالنّيابةِ عنك في جميع تلك القرارات اليوميّة؟ ستستفيدُ من وجودِ شخصٍ يمكنه التّدخلُ بالنيابةِ عنك لضمان عدم تعطّل الأمور بسببِ كلّ مشكلةٍ صغيرةٍ.

تناول أكبرَ عددٍ ممكنٍ من هذه السّيناريوهاتِ في الوقتِ المتاحِ. وقد تطولُ القائمةُ، ولكن تأكّد من الانتباهِ بشكلٍ خاصٍّ إلى مسألةِ الاتّصالِ. طالما كانَ لديكَ وصولٌ إلى ذلك، يمكنُ التّغلّبُ على معظم الصّعوباتِ الأخرى ببذل جهدٍ مناسبٍ.

وفيما يتعلّقُ بالتّحضيرِ، إليك نقطةٌ هامةٌ بالنسبةِ للمسافرين خارج الولايات المتحدة. ابذل قُصارى جهدكَ لأخذ الأحداث المحليّةِ في اعتبارك، والتي قد تعطّلُ عملك. على سبيل المثال، كنتُ مؤخّراً أستخدمُ وسائلَ النّقلِ العامةِ في إحدى مدنِ الصين الضّخمةِ خلال عطلةٍ وطنيّةٍ. لا تحتاج أن تمرَّ بهذهِ التّجربةِ إلّا مرّةً واحدةً لتدركَ مدى أهميّةِ معرفةِ ما يفعلهُ النّاسُ في المكانِ الذي تسافرُ إليه. فالاحتفالاتُ، والعطلاتُ، والمناسباتُ الدّينيةُ هي الأمورُ الكبيرةُ التي تجبُ مراقبتها. من الطّبيعيّ أنّه إذا كانَ هناك أيّ احتجاجاتٍ جاريةً، أو حتّى إذا كنتَ تعتقدُ أنّها قد تحدثُ، فابتعدْ. تتبادرُ إلى ذهني ذكرياتٌ عن طلابٍ يبنون جدراناً من الطوبِ عبر مسارِ القطارِ عندما كنتُ مقيماً في برشلونة. يمكنُ أن تكون مثل هذه الأحداث نقاط تعطّلٍ كبيرة، إذا كان لديك جدولٌ زمنيٌّ دقيقٌ عليك اتّباعه.

شاهد أيضاً: 5 استراتيجيات لتحسين تجربة العميل في الشركات الصغيرة والمتوسطة

هل يستحق ذلك؟

أخيراً، اسأل نفسك: هل تحتاجُ إلى إدارةِ كلّ شيءٍ بنفسك؟ ما الذي يمكن تفويضهُ، وما الذي يمكن تأجيلهُ وإعادةُ جدولتهِ؟ إذا كنتَ ستبتعدُ لفترةٍ قصيرةٍ فقط، فربّما من الأفضلِ إعطاءُ المسؤوليةِ لشخصٍ آخر.

إنّهُ، في نهايةِ المطافِ، يجعلُ الحياةَ أسهلَ، ونحن جميعاً نرغبُ في ذلك، أليسَ كذلكَ؟